Evenementplanning-sjabloon

Er zijn zo veel bewegende delen om in de gaten te houden wanneer je een evenement plant. Tussen het plannen van het budget, onderhandelen met leveranciers en het coördineren van taken in de aanloop naar de grote dag, is er veel te doen voordat het evenement plaatsvindt. 

Om je evenementplanningsproces soepel te laten verlopen, moet je al je evenementtaken en -details op één gemakkelijk toegankelijke plaats organiseren. Met de evenementplanningsjabloon van Asana kun je de tijdlijn van je evenementplanning op hoog niveau bekijken en eenvoudig samenwerken, zodat je doelgericht kunt plannen.

Wat is een evenementplanningssjabloon?

Een evenementplansjabloon is een dupliceerbaar raamwerk dat helpt om het evenementplanningsproces te stroomlijnen. Het biedt je één enkele plek om evenementdetails te beheren en bij te houden. Het evenementplanningsjabloon van Asana is vooraf gebouwd met aangepaste secties en velden om aankomende evenementtaken en -details bij te houden. Het zorgt voor consistentie en maakt het gemakkelijk om je bestaande workflows voor evenementenbeheer te repliceren. Dit betekent dat je erop kunt vertrouwen dat je team geen stappen zal missen, zodat je het best mogelijke evenement kunt organiseren. 

Wat zijn de voordelen van het gebruik van Asana's evenementmarketingplansjabloon?

Met onze gratis evenementplanningsjabloon kan je alle details voor je evenement op één toegankelijke plaats beheren, waardoor je duidelijkheid krijgt op een manier die statische spreadsheets niet kunnen. Van het bijhouden van je budget en het communiceren met leveranciers tot het op schema houden van je evenement: het gebruik van onze sjabloon zorgt ervoor dat je evenement soepel verloopt. 

Bovendien kun je het sjabloon voor elk evenement dupliceren in plaats van een nieuw project te maken. Dit vermindert onnodig vooraf werk en zorgt ervoor dat je team dezelfde stappen volgt bij het plannen van soortgelijke evenementen.

Andere voordelen van ons evenementplanningsjabloon zijn:

• Budgetteer je evenement voordat het begint.

• Visualiseer je evenementenplan op een tijdlijn.

• Maak een uitvoerbare checklist voor de planning van evenementen om evenemententaken bij te houden voor een vlottere planning.

• Bekijk eenvoudig welke taken afhankelijk zijn van anderen en verwijder blokkades voordat ze problemen met de planning veroorzaken.

• Deel statusupdates en voortgang van evenementen direct vanuit het project.

• Gebruik mijlpalen om de voortgang van de planning bij te houden. 

• Beheer de relaties met leverancierslijsten en gasten op een proactieve manier.

• Gebruik de geïntegreerde apps van Asana, zoals Outlook, Gmail en Slack, om berichten om te zetten in uitvoerbare taken en belangrijke documenten bij te houden.

• Beheer dagtaken en evenementenplannen vanaf elke locatie met de mobiele app.

Welke evenementdetails kun je beheren met het evenementplanningsjabloon van Asana?

Ons sjabloon voor evenementplanning is vooraf gevuld met secties en aangepaste velden die je kunt gebruiken om belangrijke evenementinformatie te beheren. Je kunt ook je eigen aangepaste labels bouwen om evenementdetails bij te houden, waaronder:

• De tijdlijn van het evenement

• Het evenementbudget

• Leverancierscontracten en andere belangrijke documenten

• De gastenlijst

• Noodzakelijke logistieke details, zoals wanneer taken voltooid moeten zijn en welke teams hiervoor verantwoordelijk zijn   

• Je kritieke dagtaken en -schema's

• Eventuele evaluaties na het evenement of prestatierapportage

Zo gebruik je Asana's evenementplanningssjabloon

Eens je onze evenementenplanningssjabloon hebt gedownload, is het gebruik ervan gemakkelijk. Maak gewoon een kopie van het sjabloon en pas het aan zodat het overeenstemt met je aankomende evenement. 

Volg deze stappen om aan de slag te gaan:

1. Begin met ons evenementplanningssjabloon en pas het aan de behoeften van je specifieke evenement aan.Geef het project een unieke naam die overeenkomt met je evenement en vul de projectbeschrijving in met een nauwkeurig overzicht van het evenement en het doel van het evenement.

2. Organiseer je evenementtaken binnen de secties die overeenkomen met de tijdlijn van het evenement. Ons sjabloon heeft vooraf ingevulde secties die je verder kunt invullen of aanpassen aan je evenementenschema. 

3. Voeg binnen elke sectie taken en vervaldatums toe om in kaart te brengen wat je team moet doen wanneer het evenement nadert. Gebruik mijlpalen om belangrijke voortgangspunten bij te houden en wijs afhankelijkheden toe om aan te geven welke taken moeten worden voltooid voordat anderen kunnen beginnen. 

4. Hou interne teamleden en externe belanghebbenden op de hoogte voor zichtbaarheid en verantwoordelijkheid. Wijs taken toe aan teamleden en nodig externe contactpersonen voor evenementen, zoals leveranciers of aannemers, uit om samen te werken. Leverancier niet in Asana? Geen probleem, gebruik onze app-integraties, zoals Gmail en Outlook, om berichten en e-mails om te zetten in uitvoerbare taken. 

5. Gebruik onze Tijdlijnweergave om je evenementenschema op hoog niveau te zien. Houd de voortgang van de planning in de gaten om te verzekeren dat het evenement op schema zit, herschik eenvoudig de vervaldatums wanneer prioriteiten verschuiven en ontdek planningsconflicten voordat ze zich voordoen.

6. Deel de voortgang in het sjabloon met statusupdates om je team op één lijn te houden en communicatiesilo's te vermijden. 

7. Zorg dat de grote dag vlot verloopt door je dagplanning te beheren in Asana en via de mobiele app van Asana.

Integraties en apps die je kunt gebruiken met het evenementplanningssjabloon van Asana

Met de geïntegreerde functies en apps van Asana kunnen teams het aankomende evenement coördineren, erover communiceren en belangrijke documenten en informatie bijhouden, allemaal zonder Asana te verlaten. 

Geïntegreerde functies

1. Tijdlijnweergave. De tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontaal staafdiagram. Je kunt niet alleen de begin- en einddatum van elke taak zien, maar ook de afhankelijkheden tussen de taken. Met de tijdlijnweergave kun je gemakkelijk bijhouden hoe de stukken van je plan in elkaar passen. En als je al je werk op één plek kunt zien, is het gemakkelijk om afhankelijkheidsconflicten te identificeren en aan te pakken voordat ze ontstaan, zodat je al je doelen op tijd kunt halen. 

2. Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door mijlpalen in te stellen doorheen je project, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten aan welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren onderweg naar het grotere projectdoel. 

3. Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen. 

4. Projectstatusupdates. Neem afscheid van het doorzoeken van verschillende tools om informatie over de projectstatus te vinden, of het bijwonen van weer een vergadering waarvan het onderwerp ook met een e-mail had kunnen worden afgehandeld. Projectstatusupdates in Asana zijn niet alleen gemakkelijker te gebruiken, ze zijn ook direct verbonden met het werk dat je team doet. Zo kunnen teamleden gemakkelijk aanvullende projectinformatie raadplegen, zoals je projectplan, communicatieplan, projectdoelen, mijlpalen, deliverables, en meer. Uiteindelijk verminderen projectstatusrapporten de hoeveelheid handmatig werk dat je moet uitvoeren, centraliseren ze informatie, en houden ze iedereen op de hoogte.

Aanbevolen apps

1. Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken. 

2. Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in traceerbare taken en reacties in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack. 

3. Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana-integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Koppel je Teams-gesprekken eenvoudig aan uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams-vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen.

4. Outlook. Terwijl actiepunten via e-mail binnenkomen, zoals het beoordelen van werk van je agentschap of een aanvraag voor het ontwerp van assets van een partner, kun je nu taken in Asana voor ze maken, rechtstreeks vanuit Outlook. Vervolgens kun je de nieuwe taak aan jezelf of een teamgenoot toewijzen, een vervaldatum instellen, en het toevoegen aan een project zodat het verbonden is met ander relevant werk. 

Veelgestelde vragen