Werk over werk staat in de weg van echt werk.

Bedrijven over de hele wereld veranderen snel. Van de opkomst van telewerken en flexibel werken tot de manier waarop organisaties intern communiceren, veel aspecten van werk zien er vandaag anders uit dan een paar jaar geleden. De manier waarop we op de werkplaats samenwerken en de nieuwe tools en software die dit mogelijk maken, vormen de voorhoede van zoveel veranderingen.

Maar als het verkeerd wordt aangepakt, is niet elke verandering of samenwerking goed.

De toename van communicatie- en samenwerkingskanalen gaat gepaard met eindeloze meldingen en projecten in silo's. Naarmate de werkbelasting toeneemt, raakt de informatie steeds meer versnipperd en worden de rollen en verantwoordelijkheden onduidelijker. Door te proberen meer verbonden te raken, hebben we een heleboel andere problemen gecreëerd die leiden tot een hoop onnodig en vervelend werk om op de hoogte te blijven van wat er gaande is.

Met andere woorden, de kenniswerkers van vandaag worden overspoeld door enorme hoeveelheden "werk over werk".

Wat is werk over werk?

U vraagt zich misschien af wat "werk over werk" precies is? De Anatomie van werk-index van Asana, die meer dan 10.000 kenniswerkers uit de hele wereld ondervroeg, definieerde werk over werk als: de activiteiten die tijd wegnemen van zinvol werk, waaronder communiceren over werk, informatie zoeken, schakelen tussen apps, verschuivende prioriteiten beheren, en achter de status van werk aanzitten.

Hoe ziet dat er in het echte leven eigenlijk uit? Werk over werk zijn alle activiteiten die u gedurende de dag doet en die niet het daadwerkelijke vakwerk zijn waarvoor u bent aangenomen, zoals marketinganalyse of coderen. Het zijn de alledaagse, tijdrovende dingen waarvan de meeste mensen aannemen dat ze bij het werk horen.

Volgens de Anatomie van werk-index van Asana wordt 60% van de tijd besteed aan werk over werk en niet aan vakwerk. Al die uren tellen op tot enorme hoeveelheden verloren tijd. Wereldwijd besteedt de gemiddelde kenniswerker in de loop van een jaar 103 uur aan onnodige vergaderingen, 209 uur aan dubbel werk en 352 uur aan praten over werk.

Al die tijd voor willekeurige taken in plaats van het vakwerk waarvoor u en uw teamleden zijn aangenomen, creëert negatieve rimpeleffecten die in het hele team en de hele organisatie voelbaar zijn.

Werk over werk schaadt de productiviteit

Als u erover nadenkt, maakt werk over werk niet alleen de dagen langer en zwaarder. Omdat het van ander belangrijk werk wegneemt, zijn de gevolgen te zien in ontelbare vertraagde projecten, gemiste deadlines en nodeloze tijdverspilling.

En het betekent echte problemen voor zowel personen als organisaties.

Als we naar het grote geheel kijken, blijkt uit de Anatomie van werk-index dat de overgrote meerderheid van de kenniswerkers (88%) het ermee eens is dat tijdgevoelige projecten en grote initiatieven achterop raken of over het hoofd worden gezien door de hoeveelheid taken die toegewezen zijn.

Met zo veel afleidingen en verschillende opslagplaatsen voor informatie is het voor mensen bijna onmogelijk om bij de les te blijven. Veel organisaties beschikken niet over de juiste processen om taken te plannen, te organiseren en uit te voeren of projecten te beheren.

Op individueel niveau heeft werk over werk een aanzienlijke invloed op de dagelijkse werkbelasting.

Uit de Anatomie van werk-index bleek ook dat werk over werk bijdraagt tot een onevenwichtige werkbelasting en lange werktijden op het werk. De belangrijkste redenen waarom mensen tot laat werken? Het beantwoorden van e-mails en berichten, onverwachte vergaderingen, het achternajagen van goedkeuringen en gebrek aan helderheid over doelen en verantwoordelijkheden.

In een eerder onderzoek van Asana, waarbij 6.000 kenniswerkers in Australië, de VS en het VK werden ondervraagd, meldde 80% van de kenniswerkers dat ze bijna een burn-out hadden. De toename van onevenwichtige werkbelasting is voor een kwart van de werknemers de voornaamste bron van stress. Men zegt dat 82% zich minder betrokken voelt bij hun werk, wanneer mensen zich gestrest voelen.

Het blijkt dat meer werk en samenwerking niet noodzakelijk tot meer productiviteit en geluk leidt. Maar dit is zeker niet het einde van het verhaal.

Stop met werk over werk en ga terug aan het werk

Werk over werk is een universeel probleem, maar er zijn een paar manieren om het te bestrijden.

Veel ontevredenheid en stress komen voort uit een gebrek aan helderheid en afstemming. Uit de Anatomie van werk-index bleek dat slechts 43% van de ondervraagden duidelijk weet wat de doelstellingen van hun organisatie zijn voor het jaar, en slechts 46% weet hoe hun werk waarde aan het bedrijf toevoegt.

Iedereen op één lijn brengen rond het grote geheel is van cruciaal belang om de dagelijkse gang van zaken soepel te laten verlopen. Als de mensen niet weten hoe hun werk zich verhoudt tot de doelen op hoog niveau, is het moeilijk om gemotiveerd te blijven en waardevol werk te leveren.

Bij Asana gebruiken we de piramide van helderheid om structuur te bieden aan iedereen in het bedrijf. Het verbindt langetermijndoelen met kortetermijndoelen, of het nu gaat om een productroutekaart of een bedrijfsplan. Helemaal bovenaan de piramide staat de missie, die de leidraad is voor alle beslissingen, gevolgd door strategie, dan bedrijfsdoelstellingen, doelstellingen per afdeling, kwartaaldoelstellingen, individuele projecten en taken. Dit is het dagelijkse werk dat het grootste deel van onze tijd opslokt. Maar omdat ze allemaal tot de missie behoren, weet iedereen uiteindelijk precies hoe ze bijdragen tot de algemene doelstellingen van het bedrijf.

Zodra iedereen op één lijn zit en weet hoe ze verbonden zijn met de strategische initiatieven en de missie van het bedrijf, moet de technologie opnieuw worden overwogen en gebruikt op een manier die de processen helpt in plaats van ze te hinderen.

Vandaag de dag gebruikt de gemiddelde werknemer 10 verschillende apps per dag. Hoe meer apps ze gebruiken, hoe langer ze zich afgeleid voelen of aan het uitstellen zijn. Snoeien in de warboel en iedereen in één systeem onderbrengen met een werkbeheerplatform is essentieel voor veel succesvolle, snel bewegende bedrijven.

ClassPass vond helderheid

Bij ClassPass, een snel groeiend bedrijf dat het gemakkelijk maakt om fitnesslessen te vinden en te boeken, moest het 25-koppige marketingteam meer dan 200 campagnes per jaar voeren om de naamsbekendheid en het aantal gebruikers van het bedrijf te vergroten. Maar het was geen eenvoudig proces om die campagnes op grote schaal en snel uit te voeren.

Het marketingteam gebruikte een onhandelbare combinatie van e-mail, chat en spreadsheets om samen te werken aan campagnes, wat resulteerde in:

• Geen bron van waarheid of verantwoording over vervaldatums

• Een constante behoefte aan statusupdates

• Informatiesilo's en documenten raakten verloren in e-mails

• Duplicate werkaanvragen hadden geconsolideerd kunnen worden

Met de invoering van Asana schrapten ze vele toepassingen en begonnen op één plaats samen te werken. Het resultaat was dat ze 25% minder hoefden te vergaderen, 20% efficiënter konden werken en 30 tot 40% sneller campagnes konden produceren.

Door aan te sluiten bij de grotere doelen van het bedrijf, de naamsbekendheid en registraties te verhogen, en vervolgens de technologie efficiënt te gebruiken, heeft ClassPass veel van de verwarring en het werk over werk geëlimineerd dat hun team voorheen stoorde.

Wanneer werknemers zich verbonden voelen met een grotere missie en over tools beschikken die hen kracht geven in plaats van overstelpen, dan kunnen ze efficiënter samenwerken, hun werklast onder controle krijgen en sneller beslissingen nemen. Hopelijk zullen de resultaten nogmaals voor zich spreken.

Download de Anatomie van werk-index voor meer informatie