Wat is een stroomdiagram? (Symbolen, soorten en hoe je ze moet lezen)

Een stroomdiagram is een diagram waarmee de stappen, volgordes en beslissingen van een proces of workflow worden geïllustreerd. Er zijn verschillende soorten stroomdiagrammen. Een basic stroomdiagram is de eenvoudigste vorm van een proceskaart. Een stroomdiagram is een krachtige tool die op meerdere gebieden kan worden gebruikt voor het plannen, visualiseren, documenteren en verbeteren van processen.

De industrieel ingenieurs Frank en Lillian Gilbreth introduceerden dit instrument voor het eerst bij de American Society of Mechanical Engineers (ASME). Dat was in 1921. Sindsdien zijn stroomdiagrammen verfijnd en gestandaardiseerd zodat ze processen in verschillende industrieën kunnen optimaliseren.

Wanneer u meer informatie wilt over de verschillende soorten stroomdiagrammen en stroomdiagramsymbolen, bent u hier op het juiste adres. We leggen ook uit hoe u stroomdiagrammen kunt maken en geven een paar voorbeelden ter inspiratie.

Wanneer moet u stroomdiagrammen gebruiken?

Stroomdiagrammen kunnen handig zijn in verschillende scenario's, waaronder wanneer u:

1. Voor het documenteren van een proces

Een stroomdiagram is een geweldige manier om een samenwerkingsproject of -proces in kaart te brengen.

2. Om complexe ideeën of processen te vereenvoudigen of visualiseren

Niet iedereen in uw team heeft de tijd (of de middelen) om een gecompliceerd en lang procesdocument door te lezen. Met een stroomdiagram kan iedereen snel en gemakkelijk de workflow volgen, de taken begrijpen en de individuele stappen analyseren.

 3. Om uw team te organiseren en taken effectief toe te wijzen

Een proces visueel weergeven kan het u gemakkelijker maken om taken aan teamleden toe te wijzen en het werk van het team zo te organiseren dat alles beter doorstroomt.

4. Om beslissingen te nemen en rechtvaardigen

Beslissingen zien er vaak veel minder intimiderend en ingewikkeld uit als ze in kaart zijn gebracht in een stroomdiagram. Een stroomdiagram kan u ook helpen de gevolgen van uw beslissingen te zien, waardoor het gemakkelijker wordt op volgende stappen te anticiperen en ze te rechtvaardigen.

5. Om knelpunten te identificeren en op te lossen

Stroomdiagrammen helpen u knelpunten op te sporen voordat ze problemen worden. Door het gehele proces in kaart te brengen met deze visuele handleiding, kunt u elke stap volgen en ervoor zorgen dat u aan elke taak voldoende tijd en middelen toewijst.

6. Om processen te standaardiseren

Zodra uw stroomdiagram gereed is, kunt u het opnieuw gebruiken voor soortgelijke projecten en processen. Dit kan u en uw team op de lange termijn tijd - en stress - besparen.

7. Om de voortgang van een project bij te houden

Omdat het zo gemakkelijk is om de stappen in uw stroomdiagram bij te houden, kunt u altijd precies aanwijzen waar uw team op elk moment is in het project of proces. Dit maakt het bijhouden van de voortgang heel gemakkelijk en biedt u een geweldig overzicht van de taken die nog moeten worden voltooid.

Stroomdiagramsymbolen

Stroomdiagrammen variëren van snel met de hand geschetste visualisaties die helpen bij het documenteren of plannen van een proces, tot uitgebreide workflowdiagrammen die met speciale software worden gemaakt. Om het voor u gemakkelijker te maken om stroomdiagrammen zoals die worden gebruikt in teams, afdelingen en zelfs complete sectoren te begrijpen, heeft het American National Standards Institute (ANSI) in de jaren 60 officiële normen vastgelegd die in 1970 werden aangenomen door de International Organization for Standardization (ISO) en continu worden bijgewerkt en verbeterd. De laatste versie van deze norm werd , bevestigd in 2019.

Wanneer u een stroomdiagram leest, volgt u de westerse norm. U leest het van boven naar beneden en van links naar rechts. Laten we eens een paar veelgebruikte stroomdiagramsymbolen, hun namen en hun betekenis bekijken

• Flowline: De flowline toont de richting van het proces door twee blokken met elkaar te verbinden.

• Terminal of terminator: De terminal of terminator vertegenwoordigt het begin- of eindpunt van het proces van een stroomdiagram.

• Proces: Het processymbool is de meest voorkomende component van een stroomdiagram en geeft een stap in het proces aan.

• Opmerking of aantekening: U kunt aanvullende informatie over een stap aangeven met een opmerking of notitie.

• Beslissing: Dit symbool staat voor een beslissing die u of uw team moet nemen om bij de volgende stap van het proces te komen. Meestal is het een waar- of niet-waar-beslissing of een ja-of-nee-vraag die u dient te beantwoorden.

• Opgeslagen gegevens: Dit symboliseert een gegevensbestand of database.

• "Of"-symbool: Dit geeft aan dat het proces doorloopt in drie of meer vertakkingen.

• Input/output: Het input/output-symbool staat voor het proces van het in- of uitvoeren van externe gegevens.

• Weergave: Dit geeft een stap aan die relevante informatie weergeeft.

• Document: Dit symbool staat voor een enkel document.

• Vertraging: Met dit symbool kunt u eventuele vertragingsperioden die deel zullen uitmaken van het proces plannen en weergeven.

• Handmatige input: Dit symbool staat voor gegevens of informatie die handmatig in het systeem moeten worden ingevoerd.

• Handmatige operatie: Dit symboliseert een handmatige operatie of aanpassing aan het proces.

• Connector naar een andere pagina: Dit symbool wordt gebruikt om twee symbolen van verschillende pagina's met elkaar te verbinden.

• Connector naar dezelfde pagina: Deze stip kan twee symbolen verbinden en lange lijnen vervangen voor een strakker stoomdiagram.

• Samenvoegingssymbool: Dit symbool wordt gebruikt om meerdere vertakkingen terug te convergeren naar een enkel proces.

• Alternatief proces: De lijnen naar dit symbool zijn meestal stippellijnen. Het symbool zelf staat voor een alternatief voor de normale processtap in geval er een nodig is.

• Voorgedefinieerd proces: Dit symbool geeft een proces aan dat reeds elders is gedefinieerd.

• Meerdere documenten: Dit symboliseert meerdere documenten.

• Voorbereiding of initialisatie: Dit symbool geeft een voorbereidings- of initialisatiestap in het proces aan.

Zodra u heeft geleerd wat de symbolen voorstellen, kunt u vrijwel elk type stroomdiagram lezen - of maken - en een beter begrip krijgen van het gevisualiseerde proces. Als u een stroomdiagram maakt dat verschillende vormen of symbolen nodig heeft, voeg dan een legenda toe zodat het uw teamgenoten het kunnen begrijpen.

Soorten stroomdiagrammen

Omdat stroomdiagrammen zo'n krachtige tool zijn, worden ze in vele velden en sectoren gebruikt. Of het nu in het onderwijs, verkoop en marketing, bedrijven, de techniek of de productie is, stroomdiagrammen worden vrijwel overal aangetroffen.

Afhankelijk van het type proces dat u wilt visualiseren, dient u een ander type stroomdiagram te gebruiken. Volgens Mark A. Fryman en zijn boek uit 2002 Quality and Process Improvement (Kwaliteit en procesverbetering), zijn er vanuit zakelijk perspectief vijf soorten stroomdiagrammen:

• Een beslissingsstroomdiagram helpt de stappen die worden genomen uit te leggen en om zo een beslissing te rechtvaardigen. Dit type stroomdiagram kan nuttig zijn bij het anticiperen op de gevolgen van verschillende beslissingen.

• Een logisch stroomdiagram wordt toegepast om hiaten, knelpunten of beperkingen in het proces te ontdekken die verstoringen of problemen zouden kunnen veroorzaken. 

• Een systeemstroomdiagram laat zien hoe gegevens door een systeem stromen. Ze worden veel gebruikt in de accountingsector.

• Een productstroomdiagram visualiseert het proces van het maken van producten en de volgorde van sequenties. Dit soort stroomdiagram kan een nuttig stuk documentatie zijn wanneer u een nieuw product lanceert of het productieproces verbetert.

• Een processtroomdiagram geeft weer hoe een proces een bepaalde uitkomst bereikt. U zult waarschijnlijk een processtroomschema maken om een bestaand proces te verbeteren of een nieuw proces op te zetten. Een voorbeeld van een processtroomdiagram is een zwembaandiagram.

Naast de soorten stroomdiagrammen die Fryman voor zakelijke doeleinden definieerde, zijn er nog vele andere soorten die in de loop der jaren werden ontwikkeld.

Andere soorten stroomdiagrammen

Enkele van de meest gebruikte soorten stroomdiagrammen zijn bedacht door Alan B. Sterneckert in zijn boek uit 2003 Critical Incident Management. Daartoe behoren:

• Documentstroomdiagram

• Gegevensstroomdiagram

• Systeemstroomdiagram

• Programmastroomdiagram

In 1987 publiceerde Andrew Veronis een boek met de titel Microprocessors: Design and Application waarin hij de volgende drie soorten stroomdiagrammen beschreef:

• Systeemstroomdiagram

• Algemeen stroomdiagram

• Gedetailleerd stroomdiagram

Andere veelgebruikte soorten stroomdiagrammen zijn:

• PERT-grafiek

• Workflow-stroomdiagram

• Zwembaandiagram

• Gegevensstroomdiagram (DFD, Data Flow Diagram)

• Processtroomdiagram (PFD, Process Flow Diagram)

• Bedrijfsprocesmodel en notatie (BPMN 2.0, Business Process Model and Notation)

• Specificatie- en beschrijvingstaal stroomdiagram (SDL, Specification and Description Language Flowchart)

• Gebeurtenisgestuurd procesketenstroomdiagram (EPC, Event-Driven Process Chain Flowchart)

U kunt een procesdocumentstroomdiagram vinden in ons artikel over procesdocumentatie en PERT-grafieken voor een voorbeeld van een andere veelgebruikt stroomdiagram.

Een stroomdiagram maken

Of u nu een stroomdiagram op uw notitieblok schetst of een stroomdiagramsjabloon gebruikt om een officieel proces in kaart te brengen, er zijn altijd vijf stappen die u moet zetten om een zinnig en nuttig stroomdiagram te maken.

1. Definieer de doelstelling en het bereik. Voordat u uw potlood in de hand neemt of uw stroomdiagramtool opent, moet u uw projectbereik en procesdoelstelling definiëren. Vraag uzelf af wat uw project moet bereiken en wat geschikte begin- en einddatums zijn.

2. Zet uw taken in chronologische volgorde. Afhankelijk van het soort stroomdiagram dat u gaat maken, kunt u bestaande documentatie bekijken, teamleden interviewen over hun ervaringen uit het verleden, of een bestaand proces onder de loep nemen. Het kan helpen om een aantal stappen op te schrijven in de vorm van een lijst voordat u uw eerste stroomdiagram maakt.

3. Rangschik uw taken op type en stroomdiagramsymbool. Zodra u al uw taken hebt uitgeschreven en chronologisch hebt geordend, wijst u ze toe aan hun overeenkomstige symbool, zodat u gereed bent om uw stroomdiagram te tekenen.

4. Teken uw stroomdiagram. U kunt het met de hand schetsen of een stroomdiagramtool of stroomdiagramsoftware gebruiken om een stroomdiagram te maken dat u gemakkelijk met uw team kunt delen. 

5. Bevestig en verfijn uw stroomdiagram. Als u een tweede, derde of zelfs vierde paar ogen naar uw stroomschema laat kijken, kunt u knelpunten of potentiële problemen aan het licht brengen en het stroomdiagram verfijnen voordat het proces begint.

Gebruik stroomdiagramsjablonen om uw productiviteit te maximaliseren

Een stroomdiagram wordt verondersteld uw leven gemakkelijker te maken. Gebruik dus computerprogramma's of app-integraties zoals Lucidchart om ze te maken. Met de Lucidchart + Asana-integratie neemt u naadloos diagrammen, stroomdiagrammen en proceskaarten op in uw Asana-project. Kies uit duizenden sjablonen om alle stroomdiagrammen te maken die u nodig hebt.