6 stappen voor een succesvolle post mortem-vergadering

Een van de meest bevredigende gevoelens in het projectbeheerproces is het voltooien van het project zelf. U en uw team hebben hard gewerkt om zover te komen, en voordat u verder gaat, is het belangrijk wat tijd te nemen om te vieren en na te denken over al het goede werk dat u gedaan hebt.

Een goede manier om na te denken is de post-mortem-vergadering. In dit artikel bespreken we de belangrijkste aspecten van een post-mortem-project, en delen we zes eenvoudige stappen om een succesvolle vergadering te organiseren. 

Wat is een project-post-mortem-vergadering?

Post-mortem-vergaderingen zijn vergaderingen die u houdt na afloop van een project. Tijdens deze vergadering kan uw projectteam nagaan wat er tijdens het project goed is gegaan en wat er anders had gekund. 

Post-mortem-vergaderingen zijn een goede gelegenheid om overwinningen te vieren, na te denken over de workflow van uw team, en eventuele processen te itereren om het de volgende keer beter te doen. 

Post-mortem-vergaderingen kunnen een paar verschillende namen hebben. De meest voorkomende zijn:

• Projectdebriefing: Deze term komt van militaire oorsprong waarin teams na een missie zouden "debriefen" om te achterhalen wat er is gebeurd. 

• Retrospectie: Een projectretrospectie wordt vaak gebruikt in agile-projectbeheer. Omdat het hoofddoel van agile voortdurende verbetering is, worden retrospectieve vergaderingen gewoonlijk gehouden na een sprintcyclus, zodat het team kan nadenken. 

• Projectrecap: Een recap is gewoonlijk een schriftelijke update die de hoofdpunten van een vergadering weergeeft. Projectrecaps doen hetzelfde, maar dan met de nadruk op de hoofdpunten van een heel project.

• Afsluitende vergadering: Wordt gewoonlijk aan het eind van het project gebruikt om de losse eindjes af te ronden of te vereffenen.

• Vergadering over de geleerde lessen: Het Project Management Institute gebruikt dit om het einde van een project aan te geven. Deze vergaderingen kunnen projectleiders helpen om een duidelijk inzicht te krijgen in wat werkte, wat niet werkte en wat verbeterd kan worden.

Post-mortem vs. premortem

Het belangrijkste verschil tussen een postmortem en een premortem vergadering is het tijdstip waarop de vergadering plaatsvindt. Premortem-vergaderingen vinden plaats voordat een project begint. In een premortem-vergadering denkt het team proactief na over alles wat mis zou kunnen gaan, als een manier om het risico te beperken. 

Post-mortem-vergaderingen vinden plaats nadat het project al gebeurd is. Het is een retrospectieve vergadering om na te denken over de dingen die tijdens het project gebeurd zijn. 

Waarom moet u een project-post-mortem-vergadering houden?

Het uitvoeren van een project-post-mortem kan projectmanagers veel goede inzichten geven over hoe ze hun projectproces kunnen verbeteren. In het bijzonder helpen deze vergaderingen u met het volgende:

Leer van uw ervaringen uit het verleden

Post-mortem-vergaderingen over projecten zijn belangrijk omdat ze projectmanagers kunnen helpen processen voor toekomstige projecten te stroomlijnen. Door de tijd te nemen om na te denken over wat goed ging tijdens een project, kunt u die feedback gebruiken om uw plannen voor het volgende project te onderbouwen. Als iets niet goed ging tijdens een project, kunt u deze gelegenheid gebruiken om uw strategie aan te passen. 

Door uw lessen uit vroegere projecten toe te passen, kunt u ook fouten voorkomen en risico's beperken. Als u regelmatig soortgelijke projecten uitvoert, kunt u een sjabloon maken op basis van uw vroegere projectprocessen. Op die manier weet uw projectteam welke actiepunten en deliverables in uw projectplan moeten komen. 

Retrospectie en iteratie zijn belangrijke pijlers van de agile projectbeheermethode. Agile-processen maken van iteratie een prioriteit. Zonder de tijd te nemen om na te denken over wat goed ging of wat niet, kunt u uw processen niet veranderen voor de volgende sprint.

Verhoog de teamcommunicatie

Een van de grote voordelen van een project-post-mortem-vergadering is dat het projectmanagers de gelegenheid geeft een stap terug te doen en na te denken over hoe de andere teamleden zich voelden over hun deel van het project. 

Het succes van een project hangt vaak af van hoe goed een team samenwerkt, dus is het belangrijk om ruimte te scheppen zodat iedereen zijn unieke ervaringen kan delen. Dit is een gelegenheid voor mensen om over hun specifieke pijnpunten te praten en samen oplossingen uit te werken voor het volgende project, zodat die pijnpunten zich niet meer voordoen.

Verbeter het teammoraal

Tijd nemen om terug te denken aan de verwezenlijkingen van uw team is een gemakkelijke manier om het teammoraal te verbeteren. Het is misschien gemakkelijk om een project af te ronden en meteen in het volgende te springen, maar tijd nemen om de goede dingen die uw team gedaan heeft te vieren is belangrijk voor de teamgeest. 

De postmortem-vergadering is een goede gelegenheid om de teamleden te erkennen die meer hebben gedaan dan nodig was om het project tot een succes te maken. Erkenning van uw teamleden kan het teammoraal zeer ten goede komen.

Hier zijn een paar manieren waarop u het moraal tijdens uw post-mortem-vergadering kunt verbeteren:

• Neem in uw retrospectief projectsjabloon een sectie op voor "overwinningen". 

• Laat elk teamlid minstens één "kudos" uitdelen aan een ander teamlid van het project.

• Bereid enkele belangrijke overwinningen van tevoren voor, voordat de vergadering begint.

6 stappen voor een succesvolle postmortem-vergadering

Het postmortem-proces hoeft niet ingewikkeld te zijn. Hier zijn een paar eenvoudige stappen om u op weg te helpen bij het leiden van een succesvolle postmortem-vergadering.

1. Binnen een paar dagen na de voltooiing van het project vergaderen

Een postmortem-analyse is het doeltreffendst wanneer de ervaring van het project nog vers in het geheugen van uw teamleden ligt. Een gemakkelijke manier om ervoor te zorgen dat de postmortem binnen een redelijke termijn wordt gedaan, is de vergadering te plannen wanneer u met het project begint. Door het postmortem-proces in uw workflow in te bouwen bent u er zeker van dat deze stap niet vergeten wordt.

Over het algemeen is het beste moment om een postmortem te plannen een paar dagen na de voltooiing van het project. Dit biedt uw team een kleine pauze na het project om na te denken over hun eigen tijd, voordat ze aan een teamretrospectie beginnen.

2. Stuur een vragenlijst vóór de vergadering

In de tijd tussen het einde van het project en de postmortem-vergadering is het nuttig om een vragenlijst naar uw team te sturen, om in een vroeg stadium te weten te komen wat uw team van het project vond. Als verschillende teamleden dezelfde kwestie aansnijden, zorg er dan voor dat dat onderwerp een hoofdpunt van bespreking is tijdens uw postmortem-vergadering.

Voorbeeldvragen vóór de vergadering:

• Wat zijn drie dingen die goed zijn gegaan tijdens dit project?

• Wat zijn drie dingen die niet goed zijn gegaan tijdens dit project?

• Hebt u suggesties over hoe we ons voor het volgende project kunnen verbeteren?

Nadat u deze gesprekspunten hebt vastgelegd, is de volgende stap uw agenda op te stellen en die vóór de vergadering naar het team te sturen.

3. Deel een agenda voor een postmortem-vergadering

Het delen van een agenda vóór elke vergadering, niet alleen voor postmortem-vergaderingen, is een goede praktijk. Door het team van tevoren op de hoogte te brengen van de belangrijkste onderwerpen, kan het zijn gedachten van tevoren voorbereiden.

Voorbeeld van een agenda:

• Introductie (2,5 minuten)

• Teamshoutouts (5 minuten)

• Wat ging er goed (5 minuten)

• Wat had er beter gekund (5 minuten)

• Suggesties voor het volgende project (5 minuten)

• Afronden (2,5 minuten)

4. Wijs een speciale notulist en moderator aan

Voordat een vergadering begint, moet u een notulist en een moderator aanwijzen. In het ideale geval zijn dat twee verschillende teamleden, want als u beide tegelijk doet, kan dat leiden tot onderbrekingen in het gesprek. Vaak neemt de hoofdprojectmanager de rol van gespreksleider op zich, terwijl iemand anders aantekeningen maakt. 

Als u deze vergadering virtueel houdt, is het een goed idee om de vergadering op te nemen, zodat de deelnemers ernaar kunnen terugkeren en u een referentiepunt hebt wanneer u uw notulen herziet.

5. De vergadering organiseren

Wanneer u de vergadering daadwerkelijk houdt, is het van belang enkele basisregels vast te stellen voor hoe de vergadering zal verlopen. De moderator leidt gewoonlijk het gesprek door de hoofdpunten van de agenda te volgen. Maar wat gebeurt er als het gesprek vastloopt? 

Het is de taak van de moderator om het gesprek voort te zetten en meer gesprek over het project aan te moedigen. Hier zijn een paar doordachte vragen die moderators aan teamleden kunnen stellen om het gesprek op gang te brengen:

• Heeft iemand van het team problemen gehad om de in het projectplan vastgestelde tijdlijnen te halen? Zo niet, wat hield u dan tegen?

• Denkt u dat het team over voldoende middelen beschikte om het project binnen de gestelde deadline te voltooien? Zo niet, welke andere middelen hadden we kunnen verstrekken om deze deadlines te halen?

• Als u, na deze ervaring opgedaan te hebben, dit project opnieuw zou kunnen doen, wat zou u dan anders doen?

• Zou u opnieuw aan een project als dit willen werken? Waarom of waarom niet?

• Zou u dit een geslaagd project vinden? Waarom of waarom niet?

Open vragen zoals deze kunnen u helpen aspecten van uw projectproces te identificeren die u tijdens het proces misschien niet kent. U kunt deze inzichten van uw team gebruiken om een beter proces te ontwikkelen voor uw volgende project.

6. Stuur een recap van de vergadering naar de aanwezigen

Stuur na afloop van de vergadering een recap van de belangrijkste punten naar uw team. Zorg ervoor dat u alle actiepunten die u tijdens de vergadering hebt vastgesteld opneemt, en deel uw eerste gedachten over wat uw team kan verwachten voor het volgende project waaraan het werkt.

Meer informatie over essentiële vaardigheden in projectbeheer

U kunt niet alleen lessen leren uit de postmortem-vergadering van uw project, maar u kunt zich ook doeltreffend voorbereiden op een geslaagd project met de belangrijkste projectbeheervaardigheden, zoals het opstellen van een projectplan en het houden van een projectstartvergadering voor uw volgende project. 

Wilt u meer leren over hoe u uw projectbeheervaardigheden kunt aanscherpen? Meer informatie uit de bibliotheek met hulpmiddelen voor projectbeheer van Asana.