Het geheim van goede groepsdynamiek

Of u nu voor het eerst projectleider bent of een ervaren teamleider, we hebben allemaal één ding gemeen: we willen dat de mensen aan wie we leiding geven het goed doen. U wilt dat uw teamgenoten met elkaar samenwerken, communiceren en contact houden, zodat ze zo moeiteloos mogelijk hun beste werk kunnen doen. Maar hoe kunt u goed teamwerk tot stand brengen als de mensen aan wie u leiding geeft niet met elkaar overweg kunnen? 

Dat is waar groepsdynamiek om de hoek komt kijken. Als u begrijpt wat tot een goede groepsdynamiek leidt, kunt u uw groep in staat stellen duidelijker te communiceren, doeltreffender samen te werken, en samen meer werk met hoge impact te doen. 

Wat is groepsdynamiek?

Groepsdynamica beschrijft de interacties, houdingen, en gedragingen tussen een groep mensen die samenwerken. De term werd voor het eerst gebruikt door de sociaal psycholoog Kurt Lewin om te beschrijven hoe groepen handelen en reageren op veranderende omstandigheden. 

Deze dynamiek komt niet uit de lucht vallen, zej groeit uit de manier waarop mensen zichzelf zien in relatie tot en onder hun gelijken. U kunt bijvoorbeeld een positieve groepsdynamiek hebben als uw groep zich op zijn gemak voelt om samen te werken. Maar er kan ook sprake zijn van een negatieve groepsdynamiek als twee mensen proberen een project te leiden en niet luisteren naar de inbreng van de ander. 

Bij Asana geloven we dat een goede groepsdynamiek begint met een goede organisatiecultuur. Als teamleden zich welkom voelen om zichzelf te zijn op het werk, kunnen ze effectiever samenwerken en communiceren. 

Om al onze werknemers hun beste werk te laten doen en wej onze missie bereiken, moet iedereen bij Asana het gevoel hebben dat hij gerespecteerd en gewaardeerd wordt en dat hij of zij erbij hoort..”

Wat is een groep?

Een groep is een verzameling mensen die samenwerken. Dit kunnen formele groepen zijn, zoals teamgenoten die onder dezelfde manager werken, een cross-functional projectteam, of leden van een kantoor, of informele groepen, zoals collega's die gemeenschappelijke interesses of identiteiten hebben. 

Bij Asana hebben we bijvoorbeeld informele groepen opgericht die Employee Resource Groups (ERG's) heten. Meer dan twee derde van onze werknemers behoort tot een of meer van deze groepen, die verschillende gemeenschappen ondersteunen om veilige, positieve en inclusieve ruimtes te creëren voor onze werknemers om samen te komen over verschillende functionele groepen heen.

Hoe groepen worden gevormd

Bruce Tuckman beschreef voor het eerst hoe groepen gevormd worden in zijn theorie Tuckman's stadia van groepsontwikkeling uit 1965. Volgens Tuckman zijn er vijf fasen van groepsontwikkeling:

• Vormen.Dit is het moment waarop de groep voor het eerst bijeenkomt. Als ze aan een project werken, kunnen ze de projectdoelstellingen afspreken of hun projectplan vaststellen. In dit ontwikkelingsstadium gedragen de groepsleden zich onafhankelijk van elkaar - de meeste gesprekken tussen de groepsleden zijn beleefd, maar afstandelijk.

• Bestormen. De tweede ontwikkelingsfase begint gewoonlijk met een of andere onenigheid. Deze onenigheid is de katalysator voor groepsleden om actiever hun mening te delen en eerlijk tegen elkaar te zijn. Als gevolg van deze eerlijkheid beginnen de groepsleden elkaar te vertrouwen.

• Normen. Zodra de groep haar aanvankelijke onenigheid of conflict heeft opgelost, worden de groepsinteracties coöperatief en vriendschappelijk. Tijdens deze ontwikkelingsfase begint de groep groepsnormen vast te stellen - ook al bespreken zij die normen niet of leggen zij ze niet vast. In tegenstelling tot de onafhankelijkheid uit de Vormen-fase, neigen de groepsleden in de Normen-fase naar groepsbesluitvorming en geven zij voorrang aan groepscohesie. Het gevaar van de Normen-fase is in feite dat de groepsleden te terughoudend zijn om hun mening te delen, wat tot stagnatie kan leiden.

• Performen. Dit is het moment waarop de groep op zijn best is. Groepsleden zijn in staat om zelfstandig uit te voeren of om als groep problemen op te lossen. In plaats van zich zorgen te maken over hoe de andere groepsleden hen zien, zijn de individuele leden gericht op de doelstellingen van de groep.

• Verdragen of rouwen. Tuckman voegde dit stadium in 1977 toe om de scheiding van de groep te beschrijven wanneer het project afgelopen is. Als de groep goed heeft samengewerkt, kan er een gevoel van verlies zijn wanneer de groepsstructuur wordt ontbonden.

Waarom groepsdynamiek belangrijk is

Een goede groepsdynamiek maakt samenwerking en communicatie mogelijk, omdat ze de drempel naar teamwerk verkleint. Wanneer gesprekken gemakkelijk verlopen, kan het moeiteloos aanvoelen om samen te werken. Maar om zover te komen is tijd, oefening en steun nodig.

Groepsdynamiek is een tooling die u kan helpen om betere communicatie en samenwerking tot stand te brengen. Als u een groep leidt die niet vooruitgaat zoals u wilt, kunt u door een positieve groepsdynamiek te bevorderen de productiviteit van de groep verbeteren, zodat ze hun doelen kunnen bereiken.

De rol die communicatie speelt in de groepsdynamiek

Maar al te vaak kan onduidelijke communicatie leiden tot verwarring, onenigheid, en een negatieve groepsdynamiek. Door uw communicatieverwachtingen en -kanalen te verduidelijken, kunt u uw team in staat stellen om duidelijk en doeltreffend te communiceren. 

Begin met het maken van een communicatieplan om duidelijk te maken welk kanaal teamleden moeten gebruiken en wanneer, hoe vaak verschillende details gecommuniceerd moeten worden, en wie verantwoordelijk is voor elk van de verschillende kanalen. Bij Asana gebruiken we bijvoorbeeld: 

• E-mail om met externe cliënten of partners te communiceren.

• Slack voor live communicatie over dagelijkse updates en snelle vragen met teamleden.

• Asana voor asynchrone communicatie over werk-achtige taakdetails, projectstatusupdates, of belangrijke projectdocumenten.

• Zoom of Google Meet voor alle teamvergaderingen, zoals project brainstorms. 

Bestaande negatieve groepsdynamiek oplossen

Wanneer een groep een negatieve dynamiek heeft, kunnen groepsleden moeite hebben om dingen gedaan te krijgen. In extreme gevallen kan een negatieve groepsdynamiek tot gekwetste gevoelens leiden en conflictoplossing vereisen. Als u een groep leidt die een negatieve groepsdynamiek heeft, moet u eerst begrijpen waar die dynamiek vandaan komt. Dan kunt u nagaan wat de oorzaak is van die problemen en ernaar streven ze op te lossen.

Voordat u negatieve groepsdynamiek kunt oplossen, moet u eerst de tekenen herkennen. Negatieve dynamiek kan er uit zien als verschillende acties en gedragingen, afhankelijk van de groep. Enkele tekenen om op te letten zijn:

• Veelvuldige frustratie bij de groepsleden

• Groepsleden die zich niet op hun gemak voelen in elkaars buurt

• Groepsleden die verward zijn, in conflict verkeren, of een negatief gevoel van eigenwaarde hebben ten opzichte van hun groepsgenoten

• Groepsleden die niet samenwerken of communiceren 

• Kleine groepen, subgroepen, of kliekjes die andere groepsleden uitsluiten

• Exclusieve vriendschapsgroepen 

Als u eenmaal een negatieve groepsdynamiek hebt vastgesteld, kunt u werken aan het oplossen van die problemen op basis van wat de oorzaak ervan is. Hier zijn de meest voorkomende oorzaken van negatieve groepsdynamiek en hoe u die in uw groep kunt oplossen.

Waargenomen sociaal lanterfanten

• Probleem: Groepsleden hebben het gevoel dat een bepaald lid of bepaalde leden niet ten volle meedoen.

• Oplossing: Ga na wat de oorzaak is van sociaal lanterfanten en steun dat groepslid. 

Sociaal lanterfanten is het waargenomen psychologische verschijnsel dat sommige individuen minder werk verzetten wanneer ze in groepsverband samenwerken. Als groepsleden denken dat een ander zijn steentje niet bijdraagt, kan dat tot frustratie leiden en het moreel van de groep aantasten. Als dit het geval lijkt te zijn, lees dan ons artikel om te leren waarom sociaal lanterfanten meer te maken heeft met duidelijkheid dan met productiviteit, en wat u kunt doen om te helpen.

Onverenigbare communicatiestijlen

• Probleem: Groepsleden gebruiken passieve of agressieve communicatiestijlen, wat een goede communicatie in de weg staat.

• Oplossing: Help de groepsleden om, in plaats daarvan, zich assertief uit te drukken,

Communicatiestijlen beschrijven hoe groepsleden met elkaar omgaan en communiceren. Zoals u zich kunt voorstellen, kunnen sommige communicatiestijlen conflicten op de werkplek veroorzaken. Zo kan een agressieve communicator het voor andere groepsleden moeilijk maken om hun mening te uiten. Als een groepslid een negatieve communicatiestijl lijkt te vertonen, kunt u achterhalen waarom hij of zij op die manier communiceert en hem helpen assertiever te communiceren. Lees onze handleiding voor communicatiestijlen voor managers om te leren hoe.

Gebrek aan creativiteit en innovatie

• Probleem: Groepsleden hebben moeite om problemen creatief op te lossen.

• Oplossing: Moedig co-creatie en meningsverschillen aan om een goede groepssamenwerking te stimuleren en groepsdenken te vermijden. 

Een risico in de Normen-fase is dat uw groep zo hecht wordt dat ze elkaar niet meer uitdaagt. Onenigheid is eigenlijk een kritisch onderdeel van samenwerking1- om de beste oplossing te co-creëren moeten de groepsleden samen een idee uitwerken. Als u merkt dat uw groep met de flow meegaat in plaats van met nieuwe ideeën te komen, daag ze dan uit om met een creatieve oplossing te komen die misschien beter is. 

Te veel (of te weinig) autonomie

• Probleem: Uw groep lijkt vast te zitten in de Bestormen-fase van groepsontwikkeling, ze zijn er niet in geslaagd met succes groepsnormen vast te stellen en zich daaraan te houden. 

• Oplossing: Houd uw managementstijl tegen het licht, indien nodig.

Als groepsleider wilt u uw groep de ruimte geven om met eigen ideeën te komen, creatief te zijn, en te vernieuwen. Maar zorg er wel voor dat u uw groep niet volledig op een de-boel-de-boel-laten-manier leidt. Aan de andere kant moet u ervoor zorgen dat u uw groep voldoende ruimte geeft om groepsnormen te ontwikkelen en met elkaar in contact te komen. Er is een dunne lijn tussen uw groep in de goede richting leiden maar ze ook hun eigen groepsprocessen laten ontwikkelen. Als u twijfelt, moedig uw groep dan aan om samen te werken - maar vergeet niet dat u de uiteindelijke beslissing neemt als dat nodig is.

Maak van uw groep een team

Door de negatieve groepsdynamiek aan te pakken en uw groep doeltreffender te laten samenwerken, kunt u uw gemeenschappelijke doelstellingen bereiken en het groepsmoraal verbeteren. Maar het beste wat u kunt doen om de groepsdynamiek te ondersteunen is uw groep te helpen zichzelf als een team te zien, in plaats van alleen maar een verzameling mensen. 

Het verschil tussen een groep en een team

Een groep is een verzameling van mensen die samenwerken. Ook al werken deze teamleden tijdens een project samen, ze zien zichzelf niet noodzakelijk als deel van een geheel. Gewoonlijk zijn de leden van de groep losjes verbonden door een doel, maar ze hebben waarschijnlijk geen gedeeld doel of een reeks waarden om mee te werken. 

Aan de andere kant, een team is een groep mensen met een gemeenschappelijk doel. Teamleden investeren niet alleen in hun individuele succes, maar ook in het succes van het team. Teams zijn meer gemotiveerd en samenhangender dan groepen, omdat teamleden zichzelf zien als deel van iets groters. Teamleden delen een specifiek doel dat ze samen willen bereiken.

Van groep naar team gaan

Hoe kunt u uw groep in staat stellen zichzelf als een team te zien? Dat is in sommige gevallen gemakkelijker. U kunt bijvoorbeeld een cross-functional groep in een team veranderen door u zich te concentreren op het doel van het cross-functional project. 

Er zijn situaties waarin een duidelijk gemeenschappelijk doel ontbreekt. Zo kan het gebeuren dat een groep mensen met dezelfde manager aan totaal verschillende projecten werkt met totaal verschillende doelstellingen. De manager kan teambuildingactiviteiten gebruiken om de groepsleden dichter bij elkaar te brengen. Maar de gemakkelijkste manier om een team op te bouwen is waarden te delen.

Maak gedeelde waarden om teambuilding te stimuleren 

Door gedeelde waarden te hebben, zit iedereen automatisch in hetzelfde team, omdat ze dezelfde taal spreken. Met gedeelde waarden kunt u de vormingsfase overslaan en meteen aan het werk gaan met een grote impact. 

Onze waarden zijn onze leidraad. En onze mensen vertegenwoordigen de raakpunten voor programma's, communicatie, en gedragingen binnen het bedrijf zelf. We streven naar een cultuur waarin alle werknemers zich met elkaar en met onze missie verbonden voelen, in een omgeving waarin ze zich kunnen ontplooien.”

Gedeelde waarden zijn iets wat u op team-, afdelings-, of bedrijfsniveau kunt bepalen. De meeste bedrijven hebben al gedeelde waarden - en als het uwe die heeft, zorg er dan voor dat u die waarden in het dagelijkse werk inbrengt. Door uw groep eraan te herinneren dat ze deze waarden delen, kunt u de Normen-fase overslaan, omdat de gedeelde waarden de norm zijn. In plaats van moeite te doen om te leren samenwerken, kunnen de teamleden de samenwerking ontsluiten omdat ze allemaal dezelfde waarden hebben. 

Hoe we gedeelde waarden gebruiken bij Asana

Bij Asana geloven we dat onze bedrijfswaarden ons leiden om onze missie te bereiken. Elke Asana-medewerker in de wereld deelt dezelfde set van negen bedrijfswaarden:

• Missie. We zijn doelgerichte mensen, toegewijd om iets te dienen dat verder gaat dan onszelf. Door missie als waarde te hebben, kunnen we ons ook voortdurend ijken op de reden waarom we Asana bouwen. 

• Grootse dingen snel doen. Wij verbinden ons ertoe groots te zijn in de dingen die we doen en ze snel te doen, zonder het een voor het ander op te offeren. 

• Helderheid. Ons product en onze cultuur moeten ervoor zorgen dat teams weten wie wat doet, wanneer, en waarom, wat de beste werkervaringen en resultaten oplevert.  

• Co-creatie. Grootse prestaties zijn bijna altijd het resultaat van niet één, maar van velen. We brengen het beste van onszelf, laten ego's los, werken met empathie en vertrouwen om samen grootse dingen te doen.

• Geef en neem verantwoordelijkheid. Het hebben van integriteit rond onze verbintenissen betekent dat we opwindende kansen grijpen, en het ons ook toe-eigenen als we ergens prioriteiten voor moeten aanpassen. We aanvaarden de volle verantwoordelijkheid voor onze verbintenissen, en geven anderen de kracht en het vertrouwen om die van hen te verwezenlijken. 

• Mindfulness. We concentreren ons op het heden en streven ernaar onszelf tijd te geven om na te denken en ruimte om te integreren wat we leren. Deze praktijken stellen ons in staat om collectief te leren van alles wat we doen en het te verbeteren, en om onze cultuur voortdurend te ontwikkelen. 

• We verwerpen verkeerde compromissen. We blijven nieuwsgierig, creatief, en staan open voor nieuwe perspectieven. Kiezen tussen twee kanten van een uiterste leidt tot het verlies van de voordelen van het ene, dus we verbinden ons ertoe te zoeken naar een derde weg die de waarheden van beide in zich verenigt.

• Wees echt (tegenover uzelf en anderen). We weten dat ons beste werk verbonden is met echtheid, die groei en samenwerking mogelijk maakt. We brengen ons hele zijn naar het werk en verbinden ons ertoe een inclusieve omgeving te creëren waarin alle mensen zich veilig voelen en enthousiast zijn om hun volledige zelf te zijn. 

• Hartitude. We omarmen wat ons menselijk maakt, nemen de tijd om te spelen en plezier te maken, en creëren zinvolle ervaringen voor hun eigen bestwil. Waarom laten we een eenhoorn over ons product vliegen als we een taak als voltooid markeren? De echte vraag is: waarom niet?

Gedeelde waarden vormen een kern van overtuigingen waarin iedereen in het team zich kan vinden. Onze gedeelde waarden bij Asana helpen ons bijvoorbeeld onmiddellijk te bepalen hoe een groep met elkaar zal omgaan: ze moeten samen oplossingen creëren en tegelijk verantwoordelijkheid geven en nemen. Op dezelfde manier hebben de teamleden, wanneer ze grotere projecten aanpakken, een gedeelde basislijn van hoe ze dat zullen doen, door valse compromissen te verwerpen en tegelijk snel grote dingen te doen. Meer informeel helpen waarden als hartelijkheid en mindfulness ons om elke dag in onze teams en in onze kantoren voor de dag te komen. 

We weten dat grote prestaties bijna altijd het resultaat zijn van niet één, maar van vele. Hoewel onze waarde, Verwerp verkeerde compromissen, onze aanpak voor het opbouwen van onze cultuur vertegenwoordigt, doet de manier waarop we dat blijven doen mij denken aan een andere kernwaarde: Co-creatie. Elke werknemer heeft een rol te spelen en een verantwoordelijkheid om bij te dragen aan het in stand houden en laten groeien van de cultuur van Asana.”

Een goede groepsdynamiek begint bij één persoon

U leert mettertijd een goede groepsdynamiek op te bouwen. Door goede zachte vaardigheden in samenwerking en communicatie te gebruiken, kunt u uw team in staat stellen hun beste werk te doen. Waar mogelijk, creëert u vroeg en vaak gedeelde waarden om van uw groep een team te maken.

Om meer te weten te komen, lees ons artikel over doeltreffende communicatie op de werkplek.