De kritieke-padmethode: CPM gebruiken voor projectbeheer

Het opstellen van een projectroutekaart kan u helpen visualiseren wat er moet gebeuren om uw einddoel te bereiken. De kritieke-padmethode helpt u precies dat te doen. Het is een projectbeheertechniek waarbij de belangrijkste of kritieke taken die nodig zijn om een project te voltooien in kaart worden gebracht.

Wanneer u deze techniek toepast kunt u de afhankelijkheden tussen taken beheren en realistische tijdsbestekken opstellen. Lees verder om er achter te komen hoe de kritieke-padmethode werkt en hoe u deze met uw team kunt gebruiken om projecttijdlijnen te optimaliseren.

Wat is de kritieke-padmethode (CPM)?

De kritieke-padmethode (CPM) is een techniek waarbij u de taken vaststelt die nodig zijn om het project te voltooien en de planningsflexibiliteit bepaalt. Een kritisch pad in projectbeheer is de langste reeks activiteiten die op tijd klaar moeten zijn om het hele project te voltooien. Elke vertraging in kritieke taken vertraagt de rest van het project.

Bij CPM draait het erom de belangrijkste taken in de tijdlijn van het project te ontdekken, de taakafhankelijkheden te identificeren en de duur van de taken te berekenen.

CPM werd ontwikkeld aan het eind van de jaren 50 als een methode om het probleem van hogere kosten door inefficiënte planning op te lossen. Sindsdien is CPM populair geworden voor het plannen van projecten en het prioriteren van taken. De methode helpt u om complexe projecten op te splitsen in individuele taken en een beter begrip te krijgen van de flexibiliteit van het project. 

Waarom zou u de kritieke-padmethode moeten gebruiken?

CPM kan waardevolle inzichten bieden over hoe projecten moeten worden gepland, middelen moeten worden toegewezen en taken moeten worden ingepland.

Hier vindt u enige redenen waarom u deze methode zou moeten gebruiken:

• Verbetert toekomstige planning: CPM kan worden gebruikt om verwachtingen te vergelijken met de werkelijke voortgang. De gegevens uit huidige projecten kunnen worden gebruikt als basis voor toekomstige projectplannen. 

• Faciliteert effectiever middelenbeheer: CPM helpt projectmanagers taken te prioriteren omdat de methode ze een beter idee geeft over hoe en waar ze middelen moeten inzetten. 

• Helpt knelpunten te vermijden: Knelpunten in projecten kunnen leiden tot kostbaar tijdverlies. Het in kaart brengen van projectafhankelijkheden met behulp van een netwerkdiagram geeft u een beter idee van welke activiteiten wel en welke activiteiten niet parallel kunnen worden uitgevoerd, en stelt u in staat dienovereenkomstig te plannen.   

Het vinden van het kritische pad

Bij het zoeken naar het kritische pad moet u onder meer kijken naar de duur van kritische en niet-kritische taken. Hieronder ziet u een uitsplitsing van de stappen met voorbeelden.

1. Som de activiteiten op

Gebruik een werkverdelingsstructuur om alle projectactiviteiten of -taken op te sommen die nodig zijn om de deliverables te produceren. De lijst van activiteiten in de werkverdelingsstructuur dient als basis voor de rest van de CPM.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat het marketingteam een nieuwe interactieve blogpost aan het produceren is. Hier zijn enkele taken die in de werkverdelingsstructuur kunnen staan:

Zodra u een globaal idee heeft van alles dat moet worden gedaan, kunt u beginnen met het identificeren van taakafhankelijkheden.

2. Identificeer afhankelijkheden

Stel op basis van uw werkverdelingsstructuur vast welke taken er van elkaar afhankelijk zijn. Dit helpt u ook om werk te identificeren dat parallel kan worden gedaan met andere taken.

Hier zijn de taakafhankelijkheden van het bovenstaande voorbeeld:

• Taak B is afhankelijk van A

• Taak C is afhankelijk van B 

• Taak C en D kunnen parallel worden uitgevoerd

• Taak E is afhankelijk van D

• Taak F is afhankelijk van C, D en E

De lijst van afhankelijke taken wordt een activiteitenreeks genoemd. Deze zal worden gebruikt om het kritieke pad te bepalen.

3. Maak een netwerkdiagram

De volgende stap is de werkverdelingsstructuur om te zetten in een netwerkdiagram. Dit is een stroomdiagram dat de chronologie van de activiteiten weergeeft. Maak een vak voor elke taak en gebruik pijlen om de afhankelijkheden van taken weer te geven. 

U voegt nu andere tijdgebonden componenten toe aan het netwerkdiagram totdat u het algemene projectschema hebt.

4. Maak een schatting van de duur van de taken

Om het kritieke pad te berekenen, de langste reeks van kritieke taken, moet u eerst een schatting maken van de duur van elke activiteit.

Voor het schatten van de duur kunt u:

• Beredeneerde gissingen doen op basis van ervaring en kennis

• Schattingen doen op basis van de gegevens van vorige projecten

• Schattingen doen op basis van sectorstandaarden

U kunt ook de techniek van de voorwaartse en achterwaartse pass proberen:

• Voorwaartse pass: Dit wordt gebruikt om vervroegde startdatums (ES) en vervroegde einddatums (EF) te berekenen door gebruik te maken van een eerder gespecificeerde startdatum. ES is de hoogste EF-waarde van de directe voorgangers, terwijl EF ES + duur is. De berekening begint met 0 bij de ES van de eerste activiteit en loopt zo door de planning. Het bepalen van ES- en EF-datums maakt het mogelijk om in een vroeg stadium middelen aan het project toe te wijzen. 

• Achterwaartse pass: Dit wordt gebruikt om late startdatums (LS) en late einddatums (LF) te berekenen. LS is LF - duur, terwijl LF de laagste LS-waarde is van de directe opvolgers. De berekening begint bij de laatst geplande activiteit en gaat zo door de hele planning terug.    

De vroege en late start- en einddatums kunnen dan worden gebruikt om de speling, of de planningsflexibiliteit, van elke taak te berekenen. 

5. Bereken het kritieke pad

Het kritieke pad kan handmatig berekend worden, maar u kunt tijd besparen door een algoritme voor kritisch-pad te gebruiken.

Hier zijn de stappen om het kritieke pad handmatig te berekenen:

Stap 1: Schrijf de begin- en eindtijd naast elke activiteit.

• De eerste activiteit heeft een begintijd van 0, en de eindtijd is de duur van de activiteit.

• De begintijd van de volgende activiteit is de eindtijd van de vorige activiteit, en de eindtijd is de begintijd plus de duur.

• Doe dit voor alle activiteiten.

Stap 2: Kijk naar de eindtijd van de laatste activiteit in de reeks om de duur van de hele reeks te bepalen. 

Step 3: De reeks activiteiten met de langste duur is het kritieke pad.

Wanneer we hetzelfde voorbeeld van hierboven gebruiken, ziet het diagram van het kritieke pad er zo uit:

Zodra u het kritieke pad heeft achterhaald, kunt u uw echte projectschema eromheen bouwen.

6. Bereken de speling

Speling, of marge, verwijst naar de mate van flexibiliteit van een bepaalde taak. De speling geeft aan hoeveel vertraging een taak kan oplopen zonder de volgende taak of de einddatum van het project te beïnvloeden.

Het vinden van de speling is nuttig om te bepalen hoeveel flexibiliteit het project heeft. Speling is een middel dat moet worden gebruikt om projectrisico's of onverwachte problemen die zich voordoen op te vangen.

Kritische taken hebben een speling van nul, wat betekent dat hun datum vastligt. Taken met positieve spelingsgetallen horen thuis in het niet-kritieke pad, wat betekent dat ze kunnen worden uitgesteld zonder dat dit invloed heeft op de einddatum van het project. Als u te weinig tijd of middelen hebt, kunnen niet-kritische taken worden overgeslagen.

Het berekenen van de speling kan zowel met een algoritme als handmatig worden gedaan. Gebruik de berekeningen uit de onderstaande sectie om de totale speling en de vrije speling vast te stellen.

Totale speling versus vrije speling

Hier vindt u de types speling uiteengezet:

• Totale speling: Dit is de hoeveelheid tijd die een activiteit kan worden vertraagd vanaf de vroege startdatum zonder dat de einddatum van het project wordt vertraagd of een planningsrestrictie wordt overtreden. Totale speling = LS - ES of LF - EF 

• Vrije speling: Dit geeft aan hoe lang een activiteit kan worden uitgesteld zonder dat dit gevolgen heeft voor de volgende activiteit. Er kan alleen sprake zijn van vrije speling als twee of meer activiteiten een gemeenschappelijke opvolger hebben. Op een netwerkdiagram is dit de plaats waar activiteiten samenkomen. Vrije speling = ES (volgende taak) - EF (huidige taak)

Er zijn verschillende goede redenen waarom projectmanagers baat hebben bij een goed begrip van speling:

• Het zorgt ervoor dat projecten op schema blijven: Wanneer u de speling van een project in de gaten houdt, kunt u bepalen of een project op schema ligt. Hoe groter de speling, hoe groter de kans dat u het project vroeg of op tijd kunt afronden.  

• Het stelt u in staat te prioriteren: Door de taken met vrije speling te identificeren, weet u beter welke taken prioriteit moeten krijgen en welke meer flexibiliteit hebben om te worden uitgesteld. 

• Het is een handig middel: Speling is extra tijd die kan worden gebruikt om projectrisico's of onverwachte problemen op te vangen. Als u weet hoeveel speling u hebt, kunt u de meest effectieve manier kiezen om deze te gebruiken. 

De kritieke-padmethode gebruiken

CPM biedt u inzicht in de voortgang van uw project, waardoor u taken en voltooiingstijden kunt monitoren. Hieronder vindt u enkele bijkomende toepassingen van CPM. 

Planningen comprimeren

Hoewel niet ideaal, zijn er momenten waarop projectdeadlines worden verkort. In die situaties kunt u twee technieken voor het comprimeren van de planning gebruiken: fast tracking en crashen.

1. Fast tracking: Kijk naar het kritische pad om te bepalen welke activiteiten gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd. Het parallel uitvoeren van processen verkort de totale duur.

2. Crashing: Bij dit proces worden er meer middelen toegewezen om de activiteiten te versnellen. Voordat u meer middelen inzet, moet u zich ervan vergewissen dat u binnen het projectbereik blijft en moet u de belanghebbenden op de hoogte stellen van eventuele wijzigingen.

Als u het kritieke pad hebt uitgestippeld, kunt u de juiste strategie kiezen om de nieuwe deadlines te halen.

Middelentekorten oplossen

Houd er rekening mee dat CPM geen rekening houdt met de beschikbaarheid van middelen. Wanneer er een tekort aan middelen is, zoals een teamlid dat teveel is ingepland, of gebrek aan apparatuur, kunt u technieken voor middelennivelering gebruiken om het probleem op te lossen. 

Deze technieken zijn erop gericht problemen met overbezetting op te lossen en ervoor te zorgen dat een project kan worden voltooid met de middelen die op dit moment beschikbaar zijn.

Bij middelennivelering worden de begin- en einddatums van een project aangepast zodat het kan zijn dat u het kritieke pad moet aanpassen of deze techniek alleen kunt toepassen op activiteiten met speling.

Gegevens verzamelen voor toekomstig gebruik

De planning die met de CPM is gemaakt, is aan verandering onderhevig, omdat u werkt met geschatte duur van activiteiten. Naarmate het project wordt uitgevoerd, kunt u het oorspronkelijke kritieke pad steeds beter vergelijken met het werkelijke kritieke pad.

Deze gegevens kunnen ter referentie worden gebruikt om voor toekomstige projecten de duur van de taken nauwkeuriger te schatten.

Kritieke-padmethode versus PERT

CPM en de Project Evaluation and Review Technique (PERT) werden beide ontwikkeld in de jaren vijftig. PERT wordt gebruikt om de onzekerheid rond projectactiviteiten te schatten door een gewogen gemiddelde van een optimistisch en een pessimistisch scenario toe te passen. Deze techniek evalueert de tijd die nodig is om een activiteit te voltooien.

PERT gebruikt drie schattingen om een reikwijdte te vinden voor de duur van een activiteit:

1. Meest waarschijnlijke schatting (M)

2. Optimistisch (O)

3. Pessimistisch (P) 

De berekening voor PERT is: Geschatte tijd = (O + 4M + P) / 6

Het belangrijkste verschil tussen PERT en CPM is de mate waarin er zekerheid bestaat omtrent de duur van activiteiten - PERT wordt gebruikt om de tijd te schatten die nodig is om activiteiten te voltooien, terwijl CPM wordt gebruikt als de duur van activiteiten al is geschat.

Laten we eens kijken hoe deze technieken zich tot elkaar verhouden:

• PERT beheert onzekere projectactiviteiten, CPM beheert voorspelbare projectactiviteiten.

• PERT richt zich op het halen of minimaliseren van de projectduur, CPM richt zich op afwegingen tussen tijd en kosten.

• PERT is een probabilistisch model, CPM een deterministisch model.

• PERT heeft drie schattingen voor elke activiteit, CPM slechts één.

Afgezien van de verschillen, analyseren zowel PERT als CPM de volgende componenten:

• Lijst van vereiste taken

• Geschatte duur voor elke taak

• Taakafhankelijkheden

Om hun effect te verhogen kunt u de twee technieken in combinatie gebruiken. U kunt PERT gebruiken om meer realistische schattingen van de taakduur te krijgen en vervolgens verder gaan met het berekenen van het kritieke pad en de spelingen.  

Kritieke-padmethode versus Gantt-grafiek

Gantt-grafieken zijn horizontale staafdiagrammen die de projectactiviteiten in kaart brengen, die vervolgens worden afgezet tegen een vastgestelde tijdlijn. Zowel CPM als Gantt-grafieken tonen de afhankelijkheden tussen taken.

Laten we eens naar een paar verschillen tussen de twee tools kijken:

CPM

• Visualiseert kritieke en niet-kritieke paden en berekent de projectduur

• Geeft een netwerkdiagram met verbonden vakken weer

• Toont niet de vereiste middelen

• Brengt activiteiten zonder tijdschaal in kaart op een netwerkdiagram

Gantt-grafiek

• Visualiseert de voortgang van projectactiviteiten

• Toont een horizontale balkengrafiek

• Toont de middelen die voor elke activiteit vereist zijn

• Brengt activiteiten in kaart op een tijdschaal

Gantt-grafieken kunnen worden gecombineerd met CPM om kritieke paden in de tijd te volgen en zo uw project op schema te houden. 

Gebruik de kritieke-padmethode voor beter projectbeheer

CPM kan een nuttig middel zijn bij projectbeheer, met name voor het plannen van taken en het beheren van middelen. Met behulp van projectplanningstools zult u moeiteloos in staat zijn om planningen te maken en projecten bij te houden. Om nog efficiënter te werken, kunt u 12 tips om vandaag productiever te zijn lezen.