1:1 미팅 템플릿

훌륭한 매니저가 되려면 팀의 신뢰를 높이는 문화를 조성해야 합니다. 그러나 팀원들이 마음을 열고 생각을 공유할 수 있는 편안한 문화를 조성하려면 대화를 장려하는 안전한 공간을 확보할 필요가 있습니다. 이를 위한 가장 좋은 방법은 1:1 미팅을 진행하는 것입니다.

1:1 미팅이란?

1:1 미팅이란 일반적으로 매니저와 부하 직원, 즉 2명의 팀원 간의 비공개 미팅을 의미합니다. 1:1 미팅을 통해 직원은 프로젝트의 상태를 업데이트하고, 직업적인 목표를 확인하며, 피드백이나 질문을 공유할 수 있습니다. 

아직 1:1 미팅을 진행해 본 적이 없다면, 각각의 부하 직원들과 반복적인 1:1 미팅을 계획하여 지난주에 무엇이 진행되었는지와 다음 주에 어떤 일이 계획되어 있는지에 대해 간략하게 이야기를 나눠보세요. 이러한 미팅은 매주 또는 격주로 일정을 예약하여 직원들이 미팅 일정을 알 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 

뛰어난 인재를 찾기 위해 많은 시간을 투자하므로 이들이 최고로 성장할 수 있도록 돕는 것은 그만한 가치가 있는 일입니다.”

1:1 미팅 템플릿이란?

1:1 미팅은 매우 중요합니다. 그러나 명확한 구조와 안건이 없다면 무의미하게 느껴질 수 있습니다. 여러분과 부하 직원 모두 시간을 최대한 활용할 수 있도록 미팅 안건을 공유하고 실행 과제를 파악할 수 있는 공간이 필요합니다. 

바로 이럴 때 1:1 미팅 템플릿이 도움이 될 수 있습니다. Asana의 1:1 미팅 템플릿을 사용하면 여러분과 팀원 모두가 오늘 논의하고자 하는 내용을 손쉽게 설정하여 추적하고, 그 결과 생성되는 실행 과제에 대해 후속 조치를 수행하고, 장기적인 커리어 개발이나 직업적 목표를 모니터링할 수 있습니다. 그런 다음 이 템플릿을 복제하여 각 부하 직원의 1:1 미팅을 위한 전용 공간을 마련할 수 있습니다.

1:1 미팅 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다. 

• 담당자와 마감일이 있는 실행 과제 추적

• 장기적인 커리어 목표 추적

• 직원들이 업무에 더 빠르게 대응할 수 있도록 비동기식 피드백을 교환

• 새로운 직원을 위한 공간을 신속하게 제공

• 미팅 전 논의 요점을 계획

• 협업 간소화(특히 원격 팀의 경우 더욱 중요)

• 미팅 질문에 대한 후속 조치

1:1 미팅 프로젝트를 활용하는 팁

1:1 미팅 템플릿은 단지 시작점일 뿐입니다. 논의하고자 하는 섹션과 카테고리를 포함하여 템플릿을 업데이트한 후 각 부하 직원을 위해 템플릿의 사본을 만드세요. 

전용 1:1 미팅 프로젝트를 활용하는 방법은 다음과 같습니다. 

• 일주일 동안 템플릿에 주제를 추가하세요. 그리고 직원도 동일하게 주제를 추가하도록 권장하세요. 이렇게 하면 1:1 미팅 안건을 미리 지정하여 우선순위가 높은 주제에 대해 잊지 않고 논의할 수 있습니다. 

• 미팅 중에 프로젝트를 열어 놓고 실행 과제를 추적하고 파악하세요. 여러분과 부하 직원 모두가 실행 가능하고, 중요하며, 유익한 미팅을 매주 진행할 수 있습니다.

• 부하 직원의 질문, 목표, 워크플로를 위한 공간을 마련하세요. 1:1 프로젝트는 여러분과 직원이 협업할 수 있는 비공개 공간이어야 합니다. 

• 실시간 및 비동기적으로 상태 업데이트와 문제점을 공유하세요. 이렇게 하면 세부 사항을 일일이 관리하지 않고도 직원의 이니셔티브를 추적할 수 있습니다. 또한 직원이 지난주에 무엇을 수행했는지 함께 살펴보고 개선할 수 있는 점을 파악합니다.

• 더욱 중요한 검토 과정에서 예기치 못한 상황이 발생하지 않도록 건설적인 피드백을 주기적으로 공유하세요. 직원들에게 긍정적이고 건설적인 피드백을 충분히 제공하여 자신이 맡은 역할을 발전시키고 향상시킬 수 있도록 지원하세요.

• 프로젝트를 사용하여 장기적인 커리어 목표를 추적하세요. 이를 통해 여러분과 부하 직원은 자신의 커리어 목표가 무엇인지 상기시킬 수 있습니다. 또한 인사 고과 시 이를 참조할 수 있습니다.

• 문서, 목표, 참조 정보를 한 곳에 저장하세요. 

1:1 미팅 템플릿에 포함해야 하는 내용

1:1 미팅 템플릿에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 실시간 논의 주제를 위한 섹션

• 비동기식 질문을 위한 섹션

• 실행 과제를 파악할 방법

• 장기적인 커리어 성장을 추적할 방법

• 리소스와 참조 자료를 저장할 공간

포함된 기능

• 마일스톤: 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요. 

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 목표: Asana의 목표 기능은 목표 달성을 위해 수행하고 있는 업무를 직접 목표에 연결하여 팀원들이 손쉽게 자신들이 수행하고 있는 업무의 방향성을 파악할 수 있습니다. 목표는 목표를 달성하기 위해 수행하는 업무와 분리된 경우가 많습니다. 팀과 회사의 목표를 이를 뒷받침하는 업무에 연결함으로써 팀원들은 자신이 맡은 업무가 팀과 회사의 성공에 어떻게 직접적으로 기여하는지 실시간으로 명확하게 파악할 수 있습니다. 그 결과, 팀원들이 더 나은 의사 결정을 할 수 있게 되며, 필요한 경우 회사의 전략을 지원하는 프로젝트가 무엇인지 파악하고 측정 가능한 결과를 만들어내는 업무를 우선적으로 처리할 수 있게 됩니다. 

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

추천 앱

• Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

• Vimeo: 글은 요점을 전달하기 유용할 수 있지만 톤, 감정, 표현을 전달하기는 힘듭니다. Vimeo가 제공하는 Asana의 동영상 메시징을 사용하면 미팅을 잡지 않고도 팀에 필요한 모든 배경 정보를 전달할 수 있습니다. 자신의 모습이나 화면 또는 둘 다를 녹화한 다음 작업, 프로젝트, 메시지, 댓글에 녹화한 동영상을 추가하여 더 명확한 배경 정보를 제공하세요. Asana에서 만든 동영상의 대화록이 자동으로 생성되어 동영상의 내용을 읽고 검색할 수 있습니다. Asana를 나가지 않고도 피드백을 제공하고, 질문하고, 작업을 배정하세요.

• Loom: 프로젝트 개요에 Loom 동영상을 추가하여 특징을 돋보이게 만들고 명확한 맥락을 제공할 수 있습니다. 프로젝트나 기대 사항을 설명하고 주요 마일스톤을 강조하는 내용을 담은 동영상을 손쉽게 삽입할 수 있습니다. Loom 동영상 메시지로 뉘앙스와 맥락을 정확하게 제공하여 팀이 프로젝트를 더 빠르게 처리할 수 있습니다. 무엇보다도 최고의 장점은 팀이 Asana 워크플로를 벗어나지 않고도 동영상을 시청할 수 있다는 점입니다.

• Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

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