비즈니스 프로세스 관리 템플릿

비즈니스는 끊임없이 성장하고 진화합니다. 비즈니스의 경쟁력과 건전성을 유지하려면 비즈니스 프로세스 또한 발전해야 합니다. ‘구식’ 비즈니스 프로세스를 ‘최신식’으로 바꿔 가는 것은 시간이 많이 걸리지만 그만한 가치가 있습니다.

다행히도 비즈니스 프로세스 관리 템플릿이 있으면 개선 프로세스를 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 관리 템플릿을 사용하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

비즈니스 프로세스 관리란?

비즈니스 프로세스 관리란 비즈니스 프로세스를 분석하고 개선하는 행위를 말합니다. 회사가 성장하고 진화함에 따라 비즈니스 프로세스가 시대에 뒤처지거나 효율성을 잃게 되는 경우가 많습니다. 비즈니스 프로세스 관리를 통해 비즈니스 프로세스의 최신성과 효과를 유지하도록 함으로써 이러한 문제를 극복하고 조직의 효율성을 높일 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리를 주방 개조라 생각해 보세요. 10년 정도 사용하고 나면 주방 용품들이 낡게 됩니다. 물론, 엄밀히 따지면 여전히 기능을 수행할 수는 있지만 효율을 기대하기 어렵고 저녁 만찬을 여는 것은 고생스러운 일이 되고 맙니다. 그래서 오래된 용품들을 더 훌륭한 기능이 있는 윤기 나고 새로운 물건으로 교체하는 개조를 하게 됩니다. 이것이 바로 비즈니스 프로세스 관리가 조직에 하는 일로, 오래된 프로세스를 새롭고 효율적인 프로세스로 교체하는 것입니다.

비즈니스 프로세스 관리 템플릿이란?

비즈니스 프로세스 관리 템플릿은 비즈니스 프로세스를 검토하고 개선하기 위한 템플릿 수단입니다. 이 템플릿은 비즈니스 프로세스 관리의 다섯 단계인 분석, 모델링, 실행, 모니터링, 최적화의 개요를 보여줌으로써 모든 비즈니스 프로세스를 개선하는 데 필요한 기틀을 마련하고, 사전에 비즈니스 프로세스 관리를 계획하는 데 드는 수고를 없애 줍니다.

무엇보다도, 비즈니스 프로세스 관리 템플릿은 재사용할 수 있기 때문에 팀의 비즈니스 프로세스 관리 계획 프로세스를 표준화할 수 있습니다. 채용 및 온보딩 프로세스를 업데이트하는 것부터 새로운 툴을 연동하거나 검토 절차를 간소화하는 것까지 어떤 비즈니스 프로세스를 개선하려 하든 비즈니스 프로세스 관리 템플릿으로 프로세스 개선 계획을 시작할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 관리 템플릿의 이점

Excel이나 Word와 같은 문서에 기반한 비즈니스 프로세스 관리 템플릿을 만들 수도 있지만 이러한 프로그램을 사용하는 데에는 문제점이 있습니다. 프로젝트의 진행 상태를 확인하기 위해 수동으로 체크인해야 하고 부서 간 협업을 어렵게 만들 수 있습니다.

반면 프로젝트 관리 툴에서 생성한 비즈니스 프로세스 관리 템플릿에는 모든 부서에 걸쳐 비즈니스 프로세스 관리 프로세스를 표준화하고 간소화하는 데 필요한 기능이 들어 있습니다.

디지털 비즈니스 프로세스 템플릿을 사용하면 누릴 수 있는 몇 가지 이점은 다음과 같습니다.

• 팀과 조직 전체에 걸쳐 프로세스 개선 단계를 표준화합니다

• 비즈니스 프로세스 분석 후 빠르게 프로세스 업데이트에 돌입합니다

• 예정된 작업과 프로젝트 단계를 실시간으로 확인합니다

• 대시보드로 프로젝트의 진행 상태를 시각화합니다

• 시작일, 담당자, 작업 상태를 확인합니다

• 손쉽게 맞춤 설정하여 특정한 프로젝트 목표의 필요를 충족합니다

• 다른 부서의 팀원과 협업합니다

• 각 프로젝트 단계 또는 작업에 관련 파일과 문서를 첨부합니다

비즈니스 프로세스 관리 템플릿에 포함해야 하는 내용

비즈니스 프로세스 관리 템플릿은 다양한 비즈니스 프로세스를 개선하는 출발점으로 사용되기 때문에 포괄성을 갖추는 것이 좋습니다. (그러면 이를 복제하여 여러 가지 프로세스의 개선에 사용할 수 있습니다.)

우선, 비즈니스 프로세스 관리의 다섯 단계인 분석, 모델링, 실행(이행), 모니터링, 최적화에 적합한 템플릿을 만드는 것부터 시작합니다. 그런 다음, 작업 소유자, 마감일과 종료일, 상태와 같이 템플릿을 사용할 때 팀에 필요한 핵심 정보를 포함해야 합니다.

비즈니스 프로세스 관리 템플릿 사용 방법

비즈니스 프로세스 관리 템플릿을 만들고 나면 프로세스 개선 프로젝트의 상태를 추적하는 데 사용할 수 있습니다. 템플릿 사용 방법은 다음과 같습니다.

1. 개선해야 하는 비즈니스 프로세스를 결정합니다. 비즈니스 프로세스 분석을 통해 비즈니스 프로세스를 검토하여 무엇을 개선해야 할지 결정합니다.

2. 비즈니스 프로세스 관리 템플릿을 복제하고 개선하고자 하는 프로세스에 맞게 업데이트합니다(예: ‘온보딩 프로세스 개선 프로젝트’).

3. 템플릿을 사용자 지정하여 프로세스 개선 프로젝트의 목표에 맞게 설정합니다. 프로세스의 각 단계에 실행해야 하는 사항을 중심으로 작업을 생성하고 작업에 소유자, 마감일, 상태를 배정할 수 있습니다.

4. 프로세스 개선 계획을 실행하고 결과를 모니터링합니다. 이때 비즈니스 프로세스 관리 프로젝트를 통해 프로젝트의 라이프 사이클을 살핍니다.

포함된 기능

• 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

• 프로젝트 상태 업데이트: 더 이상 프로젝트 상태가 어떤지 여러 툴에서 정보를 찾아보거나 이메일로 대신할 수 있는 불필요한 미팅에 참석할 필요가 없습니다. Asana의 프로젝트 상태 업데이트 기능은 간편하게 사용할 수 있을 뿐만 아니라 팀의 업무에 직접 연결되어 있습니다. 따라서 팀원은 프로젝트 계획, 커뮤니케이션 계획, 프로젝트 목표, 마일스톤, 결과물 등의 추가적인 프로젝트 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다. 결과적으로, 프로젝트 상태 보고서 기능을 통해 수작업을 줄이고, 정보를 한 곳에 보관하고, 모두가 새로운 소식에 대한 알림을 받을 수 있습니다.

• 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

추천 앱

• Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

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