프로젝트 포트폴리오 관리를 시작하기 위한 가이드

팀과 부서의 다양한 이니셔티브를 관리한다면 명확성을 확보하고 공유하는 일이 얼마나 어려운지 아실 것입니다. 프로젝트 관리 툴은 하나의 이니셔티브를 위해 업무를 체계적으로 정리하고 실행하는 방법을 제공하지만, 팀과 부서 전반에 걸쳐 명확성을 확보하려면 프로젝트 포트폴리오 관리가 필요합니다.

프로젝트 포트폴리오 관리란?

프로젝트 포트폴리오 관리(Project Portfolio Management, PPM)는 여러 프로젝트를 일원화하여 관리하는 것입니다. 프로젝트 포트폴리오 관리를 통해 프로젝트와 이니셔티브 전반에서 가시성을 확보하여 팀의 일상 업무를 회사의 조직 전략과 연결할 수 있습니다. 프로젝트 포트폴리오 관리 툴을 사용하면 전략부터 실행까지 비즈니스 우선순위를 추적하고 전체 상황을 파악할 수 있습니다.

프로젝트 포트폴리오 관리와 프로젝트 관리의 차이점

프로젝트 관리에 익숙하다면 프로젝트 관리가 업무를 계획하고, 관리하고, 실행하는 좋은 방법이라는 것을 아실 것입니다. 프로젝트 관리를 통해 팀은 누가 무엇을 언제까지 수행하는지 명확히 파악하고 특정 이니셔티브에 관한 팀 협업을 개선할 수 있습니다. 반면, PPM은 여러 프로젝트와 대규모 이니셔티브를 관리하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 관리와 프로젝트 포트폴리오 관리는 모두 업무 관리의 하위 집합으로, 프로젝트 및 진행 중인 프로세스부터 일상 작업까지 조직 전체에서 업무를 조율하여 명확성을 높이는 체계적인 접근 방식입니다. 다음과 같은 경우에 프로젝트 포트폴리오 관리가 도움이 됩니다.

• 팀의 여러 프로젝트와 우선순위를 체계적으로 관리하고 추적할 방법이 필요합니다.

• 경영진 이해관계자가 다양한 이니셔티브의 진행 상태를 쉽게 시각화할 방법이 필요합니다.

• 일상 업무를 전략적 목표와 연결하는 더욱 명확한 방법이 필요합니다.

프로젝트 포트폴리오 관리에서의 역할과 책임

프로젝트 관리와 마찬가지로 PPM에도 몇 가지 주요 역할과 책임이 있습니다. 이러한 역할을 통해 모든 사람이 프로젝트 팀 내에서 자신이 맡은 책임뿐만 아니라 다른 모든 팀원의 책임이 무엇인지도 파악할 수 있습니다.

프로젝트 포트폴리오 매니저

예상하신 대로, 프로젝트 포트폴리오 매니저는 프로젝트 포트폴리오를 만들고 관리하는 사람입니다. 프로젝트 포트폴리오 매니저는 포트폴리오에 있는 모든 프로젝트의 프로젝트 매니저가 아닐 수 있습니다. 그러나 포트폴리오에 있는 프로젝트가 최신 상태이고 연관된 최신 상태 업데이트가 있는지 확인하는 것은 프로젝트 포트폴리오 매니저의 일입니다. 개별 프로젝트 매니저와 자주 확인하여 프로젝트 상태 보고서 빈도를 설정하세요.

경영진 이해관계자

경영진 이해관계자는 포트폴리오의 이니셔티브가 어떻게 진행되고 있는지를 전반적으로 파악해야 하는 팀원이나 회사 경영진입니다. 예를 들어, 마케팅 부서 내에서 한 팀을 관리하고 있다면 CMO 또는 마케팅 부서 팀장이 포트폴리오의 경영진 이해관계자일 수 있습니다.

프로그램 매니저

프로그램 매니저는 프로젝트 포트폴리오 매니저와 비슷한 역할을 합니다. 두 역할과 관리 기법의 주요 차이점은 프로그램 매니저는 서로 연관된 프로젝트를 담당하지만, 프로젝트 포트폴리오 매니저는 그렇지 않을 수 있다는 점입니다. 예를 들어, 프로그램 매니저는 특정 제품의 마케팅 출시와 관련된 여러 프로젝트를 관리할 수 있지만, 프로젝트 포트폴리오 매니저는 직접 연관되지 않을 수도 있는 마케팅 부서의 여러 프로젝트를 관리할 수 있습니다.

프로젝트 매니저

프로젝트 포트폴리오 관리에도 여전히 프로젝트 매니저가 있습니다! 프로젝트 매니저는 더 큰 포트폴리오 안에서 개별 프로젝트를 소유할 수 있습니다. 포트폴리오 규모와 범위에 따라 일부 프로젝트는 프로젝트 포트폴리오 매니저가 소유하고 관리할 수도 있습니다.

프로젝트 팀원

포트폴리오에 있는 프로젝트를 수행하는 모든 사람은 프로젝트 팀의 일원입니다. 프로젝트 팀은 회사 내 여러​ 부서에 속한 구성원으로 이루어진 부서 간 그룹일 수도 있고 기존의 팀원일 수도 있습니다. ‘프로젝트 팀’과 ‘팀’의 주요 차이점은 프로젝트 팀은 프로젝트 기간에 함께 일한 뒤 해산하는 그룹이라는 것입니다.

프로젝트 포트폴리오 관리의 이점

프로젝트 포트폴리오 관리는 귀하와 관련 프로젝트 이해관계자가 대규모 프로젝트와 이니셔티브를 전체적으로 파악하는 데 도움이 됩니다. PPM을 정확하게 사용하면 전반적인 상황을 파악하고 더 나은 전략적 결정을 내릴 수 있습니다. 프로젝트 포트폴리오 관리 툴을 사용하는 팀은 다음과 같은 장점을 활용할 수 있습니다.

• 가시성 향상

• 조율 개선

• 높은 수준의 전체 계획 수립

• 한눈에 인사이트 파악

• 창의적이고 전략적인 업무에 더 많은 시간 할애

• 실시간 프로젝트 진행 상태

• 더 빠른 의사 결정

PPM을 활용하려면 뛰어난 프로젝트 포트폴리오 관리 툴이 필요합니다

프로젝트 포트폴리오 관리는 더 큰 업무 체계인 업무 관리의 일부입니다. 프로젝트 포트폴리오 관리 소프트웨어를 효과적으로 사용하려면 전략을 일상 업무에 연결하고, 모든 업무를 전반적으로 파악하고, 실시간으로 업데이트 정보를 파악할 수 있는 툴이 필요합니다. 프로젝트 포트폴리오 관리 소프트웨어는 다음과 같은 3가지 기능이 필수입니다.

실시간 프로젝트 상태 업데이트

프로젝트 포트폴리오 관리의 주요 가치 중 하나는 포트폴리오에 있는 모든 프로젝트의 진행 상태를 전반적으로 파악할 수 있다는 것입니다. 따라서 프로젝트 포트폴리오 관리 툴이 프로젝트와 포트폴리오 수준에서 보고 기능을 제공하는지 확인하세요. 보고 기능이 있으면 경영진 이해관계자가 포트폴리오 수준에서 한눈에 인사이트를 파악하고, 필요에 따라 프로젝트별 상태 업데이트를 세부적으로 확인할 수 있습니다.

타임라인 및 종속 관계 추적

포트폴리오는 수많은 복잡한 프로젝트로 구성되어 있습니다. 따라서 프로젝트 포트폴리오 관리 소프트웨어가 포트폴리오에 있는 모든 프로젝트의 타임라인과 종속성을 확인하는 방법을 제공하는지 확인하세요. 간트 차트와 같은 보기를 사용하면 모든 프로젝트의 주요 마일스톤과 날짜를 파악하고 프로젝트가 원활하게 진행되는지 확인할 수 있습니다.

업무량 관리

업무량 관리는 리소스 관리 계획을 개발하고 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 업무량 관리 툴을 사용하면 포트폴리오에 있는 모든 프로젝트에서 프로젝트 팀의 책임과 결과물을 명확하게 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 리소스 관리 계획을 변경해야 할 때 어떤 팀원이 업무를 수행할 여력이 있고 어떤 팀원이 번아웃 상태에 가까운지 가시화할 수 있습니다.

PPM 프로세스 및 모범 사례

프로젝트 포트폴리오 관리는 포트폴리오를 실시간으로 업데이트된 상태로 유지할 때 가장 효과가 좋습니다. 개별 프로젝트 매니저와 주기적으로 확인하고 프로젝트가 정확한지 확인하는 것은 프로젝트 포트폴리오 매니저의 일입니다. 이렇게 하면 프로젝트 포트폴리오 매니저와 모든 경영진 이해관계자가 계획대로 진행 중인 프로젝트가 회사의 전략적 목표와 정확히 일치되도록 하면서 위험한 상태이거나 계획에서 벗어난 프로젝트를 파악하고 방향을 바로잡을 수 있습니다.

PPM을 시작하려면 다음의 간단한 5단계를 따르세요.

1단계: 포트폴리오를 비즈니스 목표와 일치시킵니다

PPM은 일상 업무를 전략적 목표에 연결하는 데 도움이 될 수 있지만, 이를 가장 효과적으로 수행하려면 연결하려는 전략적 목표가 무엇인지 알아야 합니다. 회사에서 연간 또는 분기별 목표를 설정하면 매출 목표부터 이탈률 감소 목표까지 다양한 목표가 있을 것입니다. 포트폴리오가 어떤 전략적 목표나 OKR에 어떻게 기여하는지 명확히 하세요.

2단계: 프로젝트를 추가합니다

포트폴리오에는 모든 관련 프로젝트가 포함되어야 합니다. 정확한 프로젝트를 추가하고, 필요에 따라 중요도에 따라 우선순위를 지정하세요. 프로젝트 포트폴리오 매니저는 시간을 내어 개별 프로젝트 매니저와 소통하여 포트폴리오의 각 프로젝트가 전략적 목표와 연결되는 방식을 조율해야 합니다. 마지막으로, 포트폴리오에 관련 프로젝트가 모두 포함되어 있는지 확인하세요.

3단계: 포트폴리오를 경영진 이해관계자와 공유합니다

포트폴리오는 프로젝트 매니저와 보조를 맞추고 프로젝트 업무의 우선순위를 효과적으로 지정하는 데 도움이 되는 툴이지만, 경영진 이해관계자가 부서 전체의 이니셔티브를 전반적으로 파악할 수 있는 수단이기도 합니다. 경영진 이해관계자가 PPM 소프트웨어에 쉽게 액세스할 수 있게 해야 합니다. 경영진이 프로젝트 진행 상태를 실시간으로 파악할 수 있을 때 더 좋은 결정을 내릴 수 있습니다.

4단계: 실시간으로 프로젝트 업데이트를 받습니다

프로젝트 매니저가 개별 프로젝트를 주기적으로 업데이트하도록 해야 합니다. 이렇게 하면 포트폴리오가 모든 이니셔티브를 관리하는 팀의 통제 센터가 됩니다. 모든 이니셔티브를 한 곳에서 볼 수 있으므로 종속 관계를 더 잘 시각화하고, 새로운 프로젝트 기회를 포착하고, 위험한 상황에 놓인 프로젝트를 지원할 수 있습니다.

5단계: 리소스 관리에 포트폴리오를 사용합니다

포트폴리오는 프로젝트 매니저와 주요 이해관계자에게 프로젝트 진행 상태에 대한 최신 정보를 제공할 뿐만 아니라, 리소스를 관리하는 강력한 툴이기도 합니다. 각 프로젝트의 프로젝트 계획 단계에서 리소스 관리 계획을 세웠을 것입니다. 그러나 전반적인 포트폴리오 관점에서 프로젝트가 계획에서 벗어낫다는 것을 알게 되면 사용 가능한 리소스를 프로젝트에서 재배정하여 문제를 해결할 수 있습니다. PPM 툴이 리소스 할당과 재배정에 관한 가시성을 향상할 수 있도록 업무량 관리 소프트웨어를 제공하는지 확인하세요.

프로젝트 포트폴리오 관리를 통해 전반적인 상황을 파악하세요

PPM은 팀 전체가 협업할 수 있는 가장 좋은 방법입니다. 한 곳에서 모든 이니셔티브를 전반적으로 파악할 수 있으므로 적절한 곳에서 정확한 지표를 추적할 수 있습니다.

프로젝트 포트폴리오 관리를 사용할 준비가 되셨나요? 모든 이니셔티브를 한 곳에서 손쉽게 연결하려면 Asana 포트폴리오에 대해 자세히 알아보세요.