프로그램 매니저와 프로젝트 매니저의 주요 차이점

프로젝트 관리가 무엇인지는 알지만, 프로그램 관리가 무엇인지는 모를 수도 있습니다. 두 용어가 비슷하다고 생각하기 쉽지만, 상당한 차이점이 있습니다.

팀을 위해 적합한 역할을 찾고 있든 업무 관리 프로세스를 향상하려고 하든 프로그램 매니저와 프로젝트 매니저의 차이를 이해할 수 있도록 도와드리겠습니다. 각 역할의 책임뿐만 아니라 팀에 맞는 역할이 무엇인지 알아볼 것입니다. 그럼 프로젝트와 프로그램의 차이부터 살펴보겠습니다.

프로젝트와 프로그램의 차이

프로그램 매니저와 프로젝트 매니저의 차이를 완벽히 이해하려면 먼저 프로젝트와 프로그램의 차이를 이해하는 것이 중요합니다. 간략히 말해서 프로젝트는 기한이 정해져 있고, 프로그램은 기반이 되는 전략입니다. 하지만 알아 두어야 할 주요한 차이점과 유사점이 몇 가지 더 있습니다.

프로젝트와 프로그램의 개념을 이해하는 쉬운 방법은 프로젝트 여러 개가 모여 프로그램을 구성한다고 생각하는 것입니다. 즉, 각 프로젝트는 특정한 목표를 가지고 있으며, 이러한 목표는 더 폭넓은 프로그램의 목표를 구성합니다. 프로젝트에는 명확한 타임라인과 결과물이 요구되지만, 프로그램은 여러 종속 관계가 설정된 장기간의 비즈니스 목표로 이루어져 있습니다.

프로젝트와 프로그램 사이에는 여러 가지 차이점이 있지만, 몇 가지 유사점도 존재합니다. 프로젝트와 프로그램 모두 규모, 난이도, 관계, 불확실성이라는 4가지 요소로 구성됩니다. 둘의 차이는 복잡함의 정도입니다. 프로젝트는 규모가 더 작고 불확실성이 높지 않습니다. 프로그램은 규모가 더 크며 여러 부서 간에 복잡한 관계가 형성되어 있고 불확실성이 더 높습니다.

프로그램 매니저 vs. 프로젝트 매니저

프로그램과 프로젝트의 차이에 대해 알아봤으니 이제 두 역할이 어떻게 다른지 알아보겠습니다. 둘의 차이점에 대해 알아보면 팀 내에서 각 역할을 이해하고 자신의 역할을 개선하는 방법을 파악하는 데 도움이 됩니다.

프로그램 매니저는 여러 가지 프로젝트로 구성된 장기 프로그램 전략을 이끄는 반면, 프로젝트 매니저는 개별 프로젝트를 이끕니다. 다음은 프로그램 매니저와 프로젝트 매니저의 차이점입니다.

• 관리 대상: 개별 프로젝트를 감독하는 프로젝트 매니저와는 달리, 프로그램 매니저는 일군의 프로젝트를 감독합니다. 즉, 여러 소규모 프로젝트로 구성된 대규모 프로그램에 집중합니다. 따라서 여러 가지 프로젝트를 관리하는 것이 프로그램 매니저의 주요 업무가 됩니다.

• 일상 업무 관리: 반면에 프로젝트 매니저는 업무 조정과 타임라인 추적 등을 포함한 일상적인 프로젝트 관리에 집중합니다. 이러한 업무는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 처리할 때가 많습니다. 

• 직급: 대체로 프로그램 매니저가 프로젝트 매니저보다 직급이 더 높습니다. 모든 상황에 적용되는 것은 아니지만, 프로그램 매니저는 더 광범위한 전략을 감독하기 때문에 프로젝트 매니저보다 직급이 높을 때가 많습니다.

• 책임: 프로그램 매니저는 프로젝트 매니저와 함께 일하지만 프로젝트 매니저를 직접 관리하지 않을 수도 있습니다. 역할과 책임을 명확히 파악하려면 RACI 차트를 사용하는 것이 도움이 됩니다.

• 조직 내 역할: 프로젝트 매니저와 프로그램 매니저는 매우 다른 역할을 맡지만, 두 역할 모두 조직의 성공에 있어 없어서는 안 되는 존재입니다.

프로그램 매니저란?

이름에서 알 수 있듯이 프로그램 매니저는 장기 프로그램 전략과 성공 지표를 관리합니다. 프로그램 매니저는 성공을 정의하는 일부터 협업을 관리하는 일에 이르기까지 다양한 업무를 담당합니다.

현재 시스템에서 프로그램을 도입하려는 계획이 있다면 프로그램 매니저가 매우 중요합니다. 또한 프로젝트 매니저를 감독하고 일상에서 수행하는 프로젝트를 더 큰 프로그램에 연결하는 데 도움이 됩니다.

다음은 프로그램 매니저의 하루를 예로 든 것입니다.

전사적 OKR의 결과인 연간 기준 목표를 완료하며 아침을 보냅니다. 오후에는 다양한 부서의 프로젝트 매니저들과 만나 프로젝트가 프로그램 목표를 달성하기 위해 계획대로 진행되고 있는지 확인합니다. 경영진에게 월간 프로젝트 지표를 보고하는 간부 미팅으로 하루를 마무리합니다. 시간에 여유가 있다면 다음 달 예산 보고서 작업을 미리 시작합니다.

프로젝트 매니저란?

반면 프로젝트 매니저는 그날그날의 프로젝트와 작업을 관리합니다. 프로젝트 매니저는 팀이 체계화되고 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있도록 지원하며, 직장에서 커뮤니케이션을 간소화하는 데 도움을 줍니다.

프로젝트 매니저는 목표를 달성하고 팀원들이 올바른 방향으로 나아가도록 하는 데 중요한 역할을 합니다. 프로젝트 매니저 업무의 대부분은 프로젝트 작업에 집중되어 있지만, 프로젝트가 목표하는 목적을 달성할 수 있도록 프로그램 매니저와 함께 협력합니다.

다음은 프로젝트 매니저의 하루를 예로 든 것입니다. 

팀이 작업하고 있는 두 가지 프로젝트의 진행 상태를 검토하며 하루를 시작합니다. 결과물 중 하나가 마감일을 넘길 것으로 예상되어 팀 리더에게 지원을 요청합니다. 오후에는 프로그램 매니저와 함께 예정된 프로젝트를 검토하고 월간 목표 달성을 향해 원활하게 진행되고 있는지 확인합니다. 프로젝트 자료를 보관 처리하기 전에 지난주에 팀이 완료한 프로젝트를 검토하는 사후 분석 미팅으로 하루를 마무리합니다.

프로그램 매니저의 업무

프로그램 매니저는 매우 보람 있는 역할입니다. 전체 이니셔티브를 비롯하여 많은 책임이 있습니다. 프로그램 매니저는 장기간에 걸쳐 진행되며 규모가 큰 회사 목표에 기여하는 복잡한 프로젝트를 관리하고 프로젝트 팀과 예산 책정의 필요를 조정합니다.

프로그램 매니저와 프로젝트 매니저가 맡는 업무의 차이는 일일 작업에 집중하는 사람이 누구인지 그리고 전반적인 프로젝트 계획에 집중하는 사람이 누구인지를 통해 설명할 수 있습니다. 두 역할 모두 협업을 진행하는 경우가 많습니다. 그럼 프로그램 매니저의 주요 역할과 책임을 먼저 알아보겠습니다.

프로그램 매니저의 역할 및 책임

프로그램 매니저와 프로젝트 매니저의 역할은 서로 다르지만, 프로젝트를 감독하고 커뮤니케이션을 조율하는 것과 같은 공통된 책임을 맡고 있습니다. 프로그램 매니저의 역할과 책임은 회사마다 다르지만, 프로젝트 전략, 품질 관리, 성과 보고, 변경 관리, 위험 계획을 비롯한 업무를 공통적으로 담당합니다.

이와 같은 업무를 잘 해낼 수 있으며 여러 팀을 조율할 수 있는 뛰어난 리더가 좋은 후보자가 됩니다. 프로그램 매니저의 추가적인 역할과 책임을 몇 가지 소개합니다.

전략 구현

프로그램 매니저는 전사적 목표 달성으로 이어지는 작은 프로젝트의 조율을 담당합니다. 프로그램 매니저와 협력하면 일일 프로젝트 목표를 달성하고 더 큰 프로그램을 계획대로 진행하는 데 도움이 됩니다.

프로그램 매니저는 내부 프로세스를 간소화하고 일군의 프로젝트를 위한 모범 사례를 정의합니다. 이를 통해 프로젝트 매니저는 프로젝트를 관리할 때 나아가야 할 명확한 방향을 파악할 수 있습니다. 또한, 커뮤니케이션 부족으로 인한 오류를 방지하고 일을 위한 일에 시간을 허비하지 않을 수 있습니다.

또 다른 전략적 업무는 결과물을 조율하기 위해 프로젝트 매니저와 함께 프로젝트를 조정하는 것입니다.

협업 감독

프로젝트 매니저는 단발성 프로젝트를 위한 협업을 조율하는 데 집중하는 경향이 있는 반면, 프로그램 매니저는 여러 부서 간의 협업이 진행될 수 있도록 조율합니다. 분명 어렵지만 가장 보람 있는 일 중 하나입니다.

프로그램 매니저는 회사의 거시적인 목표를 위한 프로그램 로드맵을 만드는 데 집중하는 경향이 있습니다. 이는 개별 프로젝트 로드맵을 만드는 프로젝트 매니저와는 조금 다릅니다.

프로그램 매니저는 프로그램 관리 소프트웨어와 같이 커뮤니케이션을 간소화하는 새로운 툴이나 팀 단합 게임을 도입하여 협업을 관리하기도 합니다. 두 방식은 서로 다르지만, 모두 팀워크를 촉진하고 가시성을 높이기 위해 설계되었습니다.

성공 지표 정의

프로젝트 매니저와 프로그램 매니저 모두 ROI를 분석하고 보고해야 하지만, 전사적 ROI가 거시적인 목표와 정렬될 수 있도록 하는 것은 프로그램 매니저의 몫입니다.

따라서 프로그램 매니저는 단발성 프로젝트가 최초 목표를 달성할 수 있도록 프로젝트 매니저와 미팅을 진행해야 합니다. 흔히 프로그램 매니저는 회사 경영진에게 ROI 지표와 전반적인 프로그램 성과를 보고하는 대상이 됩니다.

기술 및 경험

프로그램 매니저는 여러 방면에 능한 역량을 갖추어야 하며, 프로젝트 관리와 워크플로 관리 경험이 있어야 합니다. 정식으로 프로그램 관리를 공부하거나 자격증을 취득하는 전문가들도 있지만, 꼭 필요하지는 않습니다.

팀에 프로그램 매니저를 추가하려 한다면 아래에 설명된 기술들을 고려할 수 있습니다.

프로그램 관리 기술

능숙한 프로그램 매니저가 갖춰야 할 최상의 기술에는 조직력, 계획, 일정 수립, 프로그램 전략, 보고, 제안서 작성, 예산 짜기가 있습니다. 이러한 기술은 조직이 찾고 있는 직무와 기존의 팀원들과 함께 일하는 방식에 따라 달라집니다.

프로그램 매니저는 요구되는 특정 기술 외에도 프로그램 관리 역할에서 인간관계 기술을 갖추는 것이 중요합니다. 이 기술이 있으면 협업을 조율하고 팀원이 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 의욕을 북돋을 수 있습니다.

프로그램 관리 경험

능숙한 프로그램 매니저는 프로젝트 관리를 맡아본 경험이 있거나 프로젝트 관리와 조직에 중점을 둔 역할을 수행해 본 적 있을 것입니다.

요구되는 경력은 상황에 따라 다를 수 있지만, 평균적으로 프로그램 매니저는 5년의 경력을 가지고 있습니다. 이는 프로젝트 관리와 차이를 보이는 점입니다. 프로젝트 관리에서는 특정 업무의 복잡함에 따라 상대적으로 적은 경력을 요구합니다.

흔히 경험하는 어려움

타임라인 지연을 해결하려 애쓰든 예산 문제와 씨름하든, 프로그램 매니저는 팀 내 다른 역할과 마찬가지로 문제점을 극복해야 합니다. 실제로 프로그램 매니저는 독특한 상황에 놓여 있습니다. 상사와 부하 직원이 기대하는 바를 모두 관리해야 하기 때문입니다.

다음은 프로그램 매니저가 흔히 겪는 어려움입니다.

• 제대로 조율되지 않은 목표와 커뮤니케이션의 부족처럼 부서 간 협업을 진행할 때 경험하는 어려움은 장기 목표에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

• 부하 직원이 없다면 프로그램 매니저는 권한 및 영향력과 관련하여 어려움을 겪을 수 있습니다.

• 프로그램의 타임라인이 길면 연간 목표를 달성할 수 있도록 단기 프로젝트를 계획대로 진행하기가 어려울 수 있습니다.

프로젝트 매니저의 업무

프로젝트 매니저의 일상 업무는 프로그램 매니저와 다르지만, 프로그램 매니저 역할만큼이나 보람 있는 역할입니다. 프로젝트 매니저의 주된 책임은 프로그램 매니저의 전략을 목표 달성을 위한 개별 프로젝트로 변환하는 것입니다. 여기에는 조직력, 계획, 추적, 업무 수행 등이 포함됩니다.

프로젝트 매니저는 대체로 프로그램 매니저와 함께 협력하거나 프로그램 매니저에게 보고합니다. 담당 업무의 대부분이 프로그램 전에 따른 것이기 때문입니다. 이 외에도 프로젝트 작업을 배정하고, 프로젝트를 체계적으로 정리하고, 타임라인을 만들고, 진행 상태를 추적하는 등 프로젝트와 팀이 회사의 목표를 원활하게 달성하는 데 필요한 업무를 수행합니다.

프로젝트 매니저의 역할 및 책임

프로젝트 매니저의 주된 역할은 팀을 체계적으로 관리하고 커뮤니케이션을 조율하는 것입니다. 이를 통해 마감일과 프로그램 수준의 목표를 계획대로 진행할 수 있습니다. 다른 역할과 책임에는 작업을 배정하고 마감일을 준수할 수 있도록 프로젝트 진행 상태를 추적하는 일이 포함됩니다.

다음은 프로그램 매니저와 프로젝트 매니저의 차이를 알아볼 때 고려해야 할 추가적인 책임입니다.

업무 조율

프로젝트 매니저는 프로젝트 작업을 적절한 이해관계자에게 배정하고 이해관계자가 배정받은 작업을 처리하는 데 필요한 모든 정보를 확보할 책임이 있습니다. 이는 정보를 찾느라 시간을 낭비하지 않도록 하는 데 특히 중요합니다. 현재 많은 팀이 원격으로 근무하고 있으며, 근무 시간의 60%가 실제 업무가 아닌 업무를 조정하는 데 사용된다는 점을 고려할 때 시간 낭비를 막는 것은 가장 어려운 일 중 하나입니다.

팀원들을 조율하기는 어렵지만, 올바르게 이루어진다면 생산성과 팀 효율을 높일 수 있습니다. 이를 통해 팀은 현재 진행하는 결과물에 집중할 수 있게 됩니다.

프로젝트를 체계적으로 관리

프로젝트 매니저는 프로젝트를 체계적으로 정리하는 업무도 담당합니다. 이를 위해 팀원들과 소통해야 할 뿐만 아니라 프로젝트 정보와 이해관계자의 결과물을 관리해야 합니다.

프로젝트를 효과적으로 정리하기 위해서는 많은 노력이 필요합니다. 주요 업무로는 팀원에게 정확한 정보를 제공하고, 결과물을 추진하고, 프로젝트 주기에서 팀 미팅을 이끄는 업무 등이 포함됩니다.

진행 상태 추적

프로젝트 진행 상태 추적은 프로젝트 매니저가 담당하는 또 다른 중요 업무입니다. 이를 위해 작업 타임라인에 따라 결과물을 관리하고 프로젝트를 계획대로 원활하게 진행하여 마감일을 지켜야 합니다.

진행 상태 매핑에는 프로젝트 가시성을 높이고 협업을 강화하기 위해 팀원들에게 진행 상태를 전달하는 일도 필요합니다. 이는 원격으로 근무하는 상황에서 특히 어려울 수 있으며, 인내와 문제 해결 능력이 모두 필요합니다.

기술 및 경험

5년 전후의 경력을 요하는 프로그램 매니저와는 달리, 프로젝트 매니저는 그만큼의 경력을 요하지 않습니다. 프로젝트 매니저에게 주로 요구되는 기술은 조직력, 커뮤니케이션 능력, 업무 조율 경험입니다.

다음의 프로젝트 관리 기술을 살펴보고 프로젝트 매니저에게 요구되는 경험을 파악해 보세요.

프로젝트 관리 기술

프로젝트 관리 기술은 프로그램 관리 기술과 비슷합니다. 하지만 몇 가지 큰 차이점이 있습니다. 두 역할 모두 조직력, 계획 수립, 일정 관리와 같은 기술이 중요합니다. 차이점은 프로젝트 매니저는 빡빡한 일정에 맞춰 작업하고 빠르게 변화하는 환경에서 일할 수 있어야 하지만, 프로그램 매니저는 이와 같이 명확한 타임라인에 맞춰 작업하지는 않습니다. 따라서 프로젝트 매니저는 빠르게 진행되는 업무 환경을 선호하는 사람에게 적합합니다.

프로그램 매니저 역할과 마찬가지로 새로운 방법과 툴을 끊임없이 배우는 것이 중요합니다. Project Management Institute(PMI)와 같은 조직은 자신의 기술 수준을 높이고 새로운 방법을 배워 팀에 전달할 수 있는 툴을 제공합니다.

프로젝트 관리 경험

프로젝트 매니저가 되는 데 필요한 경험은 역할의 난이도에 따라 달라집니다. 대부분의 역할은 2년 정도의 경력을 요구하지만, 최소한의 경력을 요구하거나 경력을 요구하지 않는 역할도 있습니다.

프로그램 매니저와 마찬가지로 프로젝트 매니저에게 필요한 경험은 조직에서 찾고 있는 경험에 따라 달라집니다. 프로젝트 계획 수립에 도움이 필요한 소규모 팀에는 경험이 적은 프로젝트 매니저가 적합할 수 있지만, 복잡한 프로젝트 결과물을 다루는 대규모 팀에는 경험이 많은 프로젝트 매니저가 적합할 수 있습니다.

흔히 경험하는 어려움

전략과 관련된 어려움을 경험하는 프로그램 매니저와 달리, 프로젝트 매니저는 커뮤니케이션이나 생산성 문제와 같은 일상적인 어려움에 직면합니다.

프로젝트 매니저가 일상에서 직면하는 큰 어려움은 다음과 같습니다.

• 이해관계자 사이에 커뮤니케이션이 부족하면 결과물이 누락되거나 최악의 경우 잘못 처리될 수 있습니다.

• 프로젝트가 계획된 타임라인을 넘기면 범위 변동이 문제가 될 수 있습니다. 체계성이 부족하거나 적절한 툴이 마련되어 있지 않으면 이와 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

• 성공 지표가 부족하면 목표와 기회를 추적할 때 문제가 될 수 있습니다.

팀에 적합한 역할

프로젝트 매니저는 프로젝트를 실행하고 커뮤니케이션과 팀의 업무량을 관리하는 데 있어 중요한 역할을 하는 반면, 프로그램 매니저는 성공적인 프로젝트 전략에 있어 중요한 역할을 합니다. 그럼 어느 역할이 팀에 적합한지 결정하는 방법을 살펴보겠습니다.

개선이 필요한 영역을 고려한 다음 프로젝트 매니저와 프로그램 매니저 중 업무에 적합한 역할이 무엇인지 결정합니다. 현재 역할이 제대로 활용되고 있는지 평가하는 것도 도움이 됩니다. 프로젝트 매니저가 프로그램 매니저의 업무를 담당하는 경우가 많습니다. 하지만 이로 인해 번아웃이 발생하거나 개별 프로젝트에서 오류가 늘어날 수 있습니다. 어느 역할이 장기 목표에 가장 가까운지 파악하기 위해 전사적 OKR을 살펴볼 수도 있습니다.

팀이 직면할 수 있는 상황과 이러한 상황을 해결하는 데 도움이 되는 역할을 판단하는 방법은 다음과 같습니다.

시나리오 1: 팀이 마감일을 지키고는 있지만, 성과를 측정하고 회사의 목표를 달성하는 데 어려움을 겪고 있나요?

• 해결책: 프로그램 매니저는 성과 지표를 설정하고 작은 프로젝트 목표 달성이 전사 목표 달성으로 이어지도록 전략적으로 계획할 수 있습니다.

시나리오 2: 팀이 마감일이 지키는 데 어려움을 겪고 담당하는 작업에 압도당하고 있나요?

• 해결책: 프로젝트 매니저는 마감일을 준수하고 커뮤니케이션이 명확하게 이루어질 수 있도록 마감일과 팀의 업무량을 관리할 수 있습니다.

시나리오 3: 조직에서 큰 성장을 목표로 하지만, 결과물을 완성하고 성과를 측정하는 데 어려움을 겪고 있나요?

• 해결책: 팀에 프로그램 매니저와 프로젝트 매니저를 모두 추가하면 도움이 될 수 있습니다. 프로그램 매니저는 장기 목표를 전략적으로 계획하고 프로젝트가 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다. 프로젝트 매니저는 그날그날의 타임라인, 결과물, 팀 커뮤니케이션을 관리하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 매니저와 프로그램 매니저

프로젝트 매니저와 프로그램 매니저 모두 높은 성과를 달성하는 팀에서 필수적인 역할을 합니다. 두 역할은 각자의 방식으로 프로젝트를 관리하며, 서로 다른 관점에서 일상 업무에 임하고 있습니다. 우리는 모두 업무와 전략을 관리하는 데 도움을 받을 수 있습니다.

프로그램 관리에 대한 추가적인 정보는 Asana에서 제공하는 프로그램 관리 가이드를 읽어 보세요.