프로젝트 관리에서 배운 점을 기록하는 방법

프로젝트를 통해 얻을 수 있는 귀중한 것은 프로젝트 결과물만이 아닙니다. 이니셔티브에서 대성공을 거두든 아쉽게 실패하든 아니면 그 중간 어딘가로 끝나든 프로젝트를 통해 배울 점은 언제나 있습니다.

하지만 배운 점을 효과적으로 기록하고 문서화하는 것은 까다로운 일일 수 있습니다. 이 기사에서는 프로젝트 관리에서 배운 점을 파악 및 논의하고 기록하는 방법에 대해 상세히 설명합니다.

프로젝트 관리에서 배운 점이란?

매 프로젝트마다 새롭게 배울 점이 있습니다. 하지만 배운 점을 논의하는 세션이 있어야 그러한 정보를 기록하고 체계적으로 정리하여 다른 팀과 공유할 수 있습니다. 배운 점을 파악 및 논의하고 이에 대한 보고서를 작성하면 전체 프로젝트 팀이 향후 프로젝트를 개선하는 데 사용할 수 있는 문서를 만들 수 있습니다.

배운 점을 문서화하면 유사한 이니셔티브를 실행하는 다른 프로젝트 매니저에게 전달하거나 유사한 프로젝트를 시작하는 팀원이 사용할 수 있습니다. 팀 간에 배운 점을 공유하는 것은 똑같은 실수의 발생을 예방하는 훌륭한 방법입니다. 배운 점 보고서를 작성하면 스스로의 실수를 통해 배울 수 있을 뿐만 아니라 다른 모든 사람들도 그를 통해 배울 수 있습니다.

배운 점은 프로젝트 타임라인 중 언제든 기록할 수 있습니다. 실제로 프로젝트의 복잡도에 따라 배운 점을 논의하는 세션을 각 프로젝트 관리 단계가 끝날 때마다 수행하면 머릿속에 정보가 선명하게 남아 있는 동안 기록할 수 있어 좋습니다. 이렇게 하면 성공적이었던 점과 그렇지 못했던 점, 그리고 그로부터 배울 수 있는 점이 무엇인지 평가할 수 있습니다.

배운 점 논의 세션의 여러 유형

배운 점 세션은 다양한 이름으로 실시될 수 있습니다. 엔지니어링 팀은 프로젝트 실패의 근본적인 원인을 식별하는 것을 구체적인 목표로 삼는 5가지 왜라고 불리는 배운 점 세션을 열 때가 많습니다. 스크럼 팀은 스프린트 세션이 끝나면 회고를 진행합니다. 어떤 프로젝트 팀은 프로젝트 종료 시 사후 평가를 실시하기도 합니다.

중요한 것은 정보를 공유하고 이를 모두와 공유하는 것입니다. 어떤 명칭으로 부르든 프로젝트마다 배운 점 세션을 최소한 한 번 이상 수행하는 것을 목표로 하는 것이 좋습니다.

배운 점 프로세스를 진행하기 위한 5단계

배운 점 세션을 이제 막 시작하는 단계라면 다음 5가지 단계를 사용하여 프로젝트 정보를 정확하게 기록, 문서화하고 모두가 액세스할 수 있는 방식으로 공유하세요.

1. 식별하기

이 단계에서는 2단계에서 문서화할 수 있도록 프로젝트에서 배운 점을 식별합니다. 식별 단계는 3단계로 이루어져 있습니다.

1단계: 배운 점에 대한 설문 조사

프로젝트를 완수한 직후나 규모가 큰 이니셔티브의 경우 중요 프로젝트 단계가 끝났을 때, 모든 프로젝트 팀 멤버에게 배운 점에 대한 설문 조사지를 발송합니다. 이렇게 하면 모든 멤버가 프로젝트에 대해 선명하게 기억하는 동안 피드백을 받아 기록할 수 있습니다. 그런 다음 정보를 취합하여 모든 팀원이 프로젝트를 통해 배운 점에 대한 전반적인 그림을 완성합니다.

배운 점에 대한 설문 조사는 배운 점 프로세스에서 가장 중요한 부분 중 하나입니다. 아래에는 직접 사용할 수 있는 템플릿이 준비되어 있습니다. 이 설문 조사는 대체로 어떠한 프로젝트에도 보편적으로 적용할 수 있지만 프로젝트의 필요에 맞게 질문을 바꿀 수 있습니다.

2단계: 배운 점 세션의 일정 계획하기

배운 점 세션을 열기 전에 먼저 세션의 진행자를 선정해야 합니다. 프로젝트 매니저가 아닌 사람을 진행자로 지정하여 팀 멤버가 편안한 마음으로 생각을 자유롭게 말할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 팀 리더나 가까운 팀의 멤버에게 세션을 진행해 달라고 요청해도 좋습니다.

배운 점 세션의 일정을 정한 후에는 진행자가 사전에 읽어 볼 정보를 공유하여 프로젝트 팀원 모두 동일한 내용을 알 수 있도록 해야 합니다. 이때 프로젝트 계획이나 프로젝트 목적과 같은 프로젝트 계획 문서를 다시 공유할 수도 있습니다. 프로젝트의 복잡도에 따라 프로젝트의 타임라인과 성과를 공유할 수도 있습니다.

3단계: 배운 점 세션 수행하기

배운 점에 대한 설문 조사 외에 모든 팀 멤버를 대상으로 라이브 브레인스토밍 세션을 주최해야 합니다. 이는 팀 멤버가 배운 점을 토대로 생각을 확장해 갈 수 있는 기회가 됩니다. 배운 점 브레인스토밍 세션에서 던져야 할 세 가지 주요 질문이 있습니다.

1. 잘된 점은 무엇인가?

2. 잘못된 점은 무엇인가?

3. 개선해야 할 사항은 무엇인가?

2. 문서화하기

배운 점 세션을 실시하는 핵심 포인트는 배운 점을 팀 전체와 공유하는 것입니다. 관련 프로젝트 이해관계자가 검토할 수 있도록 모든 프로젝트 정보와 논의 메모, 그리고 배운 점에 대한 핵심 요약을 담은 자세한 배운 점 보고서를 작성할 계획을 세워야 합니다.

배운 점 보고서의 형식

• 핵심 요약

• 배운 점 요약

• 배운 점에 대한 설문 조사

• 자세한 권고 사항

3. 분석하기

배운 점을 분석하고 적용하여 다른 팀과 향후 프로젝트에서 유익하게 활용할 수 있도록 합니다. 이는 특히 프로젝트 도중 배운 점 세션을 수행할 때 중요합니다. 배운 점에 대한 설문 조사를 통해 알아낸 정보를 분석하여 예정된 단계에서 프로젝트를 효과적으로 개선하도록 합니다. 프로젝트 도중이 아닌 프로젝트 종료 시에 배운 점 세션을 실행한다면 분석 단계를 통해 다음 프로젝트가 시작되기 전에 인사이트와 기회를 모색합니다.

4. 저장하기

프로젝트 관리 툴과 같이 모든 사람이 액세스할 수 있는 단 하나의 리포지토리에 배운 점을 저장합니다. 한곳에 집중된 단일 정보 소스가 있으면 프로젝트 리더는 공유된 정보에 액세스하여 프로젝트에 대한 최선의 준비를 할 수 있습니다.

5. 검색하기

비슷한 프로젝트를 진행하고 있다면 지난 프로젝트에서 배운 점 보고서를 검색하여 이전 프로젝트와 동일한 실수를 하지 않도록 하세요. 이러한 보고서는 모든 프로젝트 매니저가 프로젝트 계획 프로세스 전에 검토할 수 있도록 한곳에 집중된 단일 정보 소스에 공유해야 합니다.

배운 점 설문 조사 템플릿

배운 점 세션의 첫 번째 단계에서는 프로젝트 팀으로부터 정보를 얻을 수 있도록 배운 점 설문 조사지를 발송합니다. 프로젝트에 대한 직접적인 논의 과정이 예정되어 있긴 하지만 배운 점에 대한 설문 조사는 프로젝트를 통해 배울 수 있도록 정확한 정보를 기록하는 매우 중요한 과정입니다.

다음은 어떠한 프로젝트에도 사용할 수 있는 일반적인 형태의 배운 점 설문 조사 템플릿의 예시입니다.

다음 각 문장에 대해 어느 정도로 동의하거나 동의하지 않는지 표시해 주세요.

‘동의하지 않음’이나 ‘매우 동의하지 않음’을 선택한 경우, 향후 프로젝트 계획 세우기 프로세스를 개선할 수 있도록 추가적인 설명을 기재해 주세요.

프로젝트 계획 세우기

프로젝트 계획에는 상세 정보가 적절한 수준으로 포함되어 있었다. 프로젝트의 내용을 이해하는 데 필요한 모든 것을 제공받았다.

• 매우 동의함

• 동의함 

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음

• 해당 사항 없음

프로젝트 계획에 프로젝트의 목적이 명확하게 설명되어 있었다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트의 범위가 잘 정의되어 있었다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트 일정이 명확하고 따르기 쉬웠다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트 커뮤니케이션 계획에 프로젝트 업무에 대한 커뮤니케이션 방식과 대상이 명확히 정의되어 있었다.

• 매우 동의함

• 동의함 

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트 계획이 모든 이해관계자와 공유되었고 찾기 쉬웠다. 

• 매우 동의함

• 동의함 

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

이해관계자로서 프로젝트 계획 프로세스에 관여한 수준에 만족한다.

• 매우 동의함

• 동의함 

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트 실행

프로젝트가 진행되는 동안 모든 사람의 담당 업무가 무엇인지 이해했다.

• 매우 동의함

• 동의함 

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트 이해관계자가 프로젝트 업무에 참여하였고 효과적으로 관여하였다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트가 협력적인 환경에서 진행되었다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트 매니저가 시간을 내주었고 대응이 빨랐다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트의 변동 사항이 감당 가능한 수준이었고 프로젝트 범위에 적합하였다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트 계획에 기록된 초기 프로젝트 일정이 실제 프로젝트 일정과 거의 일치하였다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트의 결과가 원래 프로젝트 헌장에 정의되어 있던 내용과 일치하였다. 

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트 팀의 모든 팀원이 프로젝트 목표와 각자의 책임을 이해하고 있었다.

• 매우 동의함

• 동의함 

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

결과

프로젝트가 현실적이고 달성 가능한 것이었다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트 라이프 사이클 전체에 걸쳐 배정 업무가 명확히 정의되었다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트에 성공을 정의하는 데 도움이 되는 탄탄한 성과 지표가 마련되어 있었다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

프로젝트 목표를 달성했다고 생각한다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

워크로드, 시간, 작업량을 포함하여 프로젝트에 대한 내 관여 수준은 내 기대치를 충족했다.

• 매우 동의함

• 동의함

• 중간 

• 동의하지 않음

• 매우 동의하지 않음 

• 해당 사항 없음

배운 점

배운 점을 기록하면 조직 차원의 지식을 식별하고 전달하는 데 도움이 됩니다. 이미 누군가 거쳤던 시행착오를 겪을 필요 없이 팀원과 프로젝트 리더는 효과적인 방식과 효과적이지 않은 방식, 그리고 무엇을 개선할 수 있을지에 대해 명확한 인사이트를 얻을 수 있습니다.

과거에 배운 점을 향후 팀 업무와 연결함으로써 프로젝트를 순조롭게 시작할 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 마치고, 어떤 일이 발생했고 왜 발생했는지를 모두가 정확히 파악할 때, 팀이 영향력 있는 업무를 해낼 수 있는 힘이 더욱 커집니다.