효율적인 재택근무 방법: 생산성을 높이는 24가지 방법

파트타임 및 풀타임 원격 근무 기회가 많아짐에 따라 장거리를 출퇴근하거나 사무실에 출근하여 근무하지 않아도 되는 환경에서 일할 수 있게 되었습니다.

원격 근무는 편하게 잠옷 차림으로 일할 수 있다는 점이 매력적이지만, 시간 관리, 직장에서의 커뮤니케이션, 팀워크와 관련된 새로운 어려움이 뒤따릅니다. 따라서 재택근무를 위해 일정을 새롭게 조정해야 하며, 재택근무 환경에서 성공할 수 있는 새로운 방법을 배워야 합니다. 한편, 매니저는 협업과 업무 퀄리티를 사무실에서 근무할 때와 같이 유지하면서 원격 근무 환경에서 팀을 이끌고 동기를 부여해야 합니다.

새로운 환경에서 성공을 거두기는 어렵습니다. 따라서 생산성을 높이면서 재택근무 환경을 최대한 활용할 수 있는 24가지 팁을 소개합니다.

협업을 명확하게 계획합니다

팀과 함께 일하는 것에 익숙해져 있다면 원격 협업에 적응하기까지 시간이 걸릴 수 있습니다. 다행히도 협업에 대한 기준을 분명히 함으로써 이러한 문제점을 극복할 수 있습니다. 그 방법은 다음과 같습니다.

1. 커뮤니케이션 가이드라인을 세웁니다

커뮤니케이션의 빈도, 타이밍, 수단을 정하는 가이드라인을 세워 모든 팀원이 동일한 이해를 바탕으로 커뮤니케이션할 수 있도록 합니다. 이와 더불어 부서 간의 커뮤니케이션 방식을 정합니다.

주어진 상황에 가장 적합한 커뮤니케이션 수단이 무엇인지 결정합니다. 예를 들어, 이메일이나 Slack 메시지를 사용하여 질문이나 문제를 해결할 수 있다면 미팅을 계획할 필요가 없습니다.

이와 반대로 실시간으로 빈번하게 대화를 주고받아야 하는 상황이라면 짧은 미팅을 계획하는 것이 더 적절합니다.

2. 원격 협업 툴을 구성합니다

원격 근무 시에는 평소보다 많은 양의 이메일을 주고받을 가능성이 높습니다. 따라서 집에서 업무용 이메일을 사용할 수 있도록 알맞은 환경을 갖춰야 합니다.

모든 팀은 협업을 위해 이메일뿐만 아니라 다양한 툴을 사용합니다. 팀은 메시지를 주고받기 위한 툴과 화상 회의를 위한 툴을 결정해야 하고 프로젝트를 관리하기 위한 툴을 선택해야 합니다.

팀이 사용할 원격 협업 툴을 결정하고 로그인 자격 증명이 제대로 작동하는지 미리 확인합니다. Wi-Fi가 안정적으로 연결되는지 확인하여 작업 결과물을 잃거나 미팅 중 연결이 끊기는 일이 없도록 합니다.

3. 팀 협업 툴을 도입합니다

원격 팀을 관리하려면 일정 계획 수립과 관련하여 상당한 유연성이 필요합니다. 새로운 툴을 사용하는 방법을 배우고, 실시간으로 이루어지지 않는 커뮤니케이션을 활용하고, 다양한 문제 해결 방법을 고안해야 합니다.

커뮤니케이션 툴과 더불어 팀의 프로젝트와 작업을 한 곳에서 계획하고 추적할 수 있는 프로젝트 관리 플랫폼을 구축하는 것이 좋습니다. 스프레드시트를 만들거나, 각 프로젝트를 위한 폴더를 만들어 공유하거나, 프로세스를 자동화하기 위한 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 프로젝트 관리 플랫폼을 구축할 수 있습니다.

강력한 프로젝트 관리 시스템을 구축하면 팀원이 한 곳에서 필요한 정보를 찾고 결과물을 제출할 수 있으므로 주고받는 이메일 수와 미팅 빈도를 줄일 수 있습니다.

4. 서로 다른 시간대에서 근무하는 상황이라면 더욱 상세히 커뮤니케이션합니다

재택 근무를 하면 장소에 구애받지 않고 유연하게 근무할 수 있습니다. 하지만 팀원들이 서로 다른 시간대에서 일한다면 응답하는 데 걸리는 시간이 길어집니다. 메시지를 주고받는 시간을 절약하려면 메시지나 이메일에 가능한 한 상세히 정보를 제공하도록 하세요.

휴식을 취할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

• 사전에 최대한 많은 정보를 제공합니다

• 프로젝트 마감일을 지정하거나 언제까지 회신해야 하는지 구체적으로 언급합니다

• 리소스 또는 관련 논의가 진행되는 스레드의 링크를 제공합니다

• 이미지 또는 스크린샷을 추가하여 메시지를 보충합니다

• 팀원에게 부재중일 때를 미리 알립니다

실시간으로 이루어지지 않는 커뮤니케이션을 주고받는 방법을 터득하면 프로젝트를 진행하면서 시간 낭비를 방지하는 데 도움이 되며, 팀이 업무를 진행하는 데 필요한 모든 것을 갖출 수 있도록 지원할 수 있습니다.

5. 초기 단계에서 프로젝트 목표 및 기대 사항을 결정합니다

커뮤니케이션의 지연을 고려하여 기대 사항을 미리 설정하는 것이 좋습니다. 특히 여러 부서가 참여하는 프로젝트를 진행하는 상황이라면 더욱 그렇습니다. 개인과 팀의 우선순위를 명확히 설정해야 합니다. 상세한 가이드라인, 목표, 프로젝트 일정을 제공하세요.

최초의 기대 사항과 목표를 설정한 후에는 질문에 응하거나 의문점을 명확히 처리할 수 있도록 준비합니다. 프로젝트가 시작되면 기대 사항이 충족되고 있는지 확인할 수 있도록 정기적으로 피드백을 제공합니다.

필요에 따라 유연하게 일정을 조정하는 것이 중요합니다.

6. 팀 미팅을 녹화합니다

규모가 큰 팀 미팅이나 전 직원이 참여하는 미팅은 다른 팀원과 교류하고 회사와 관련된 최신 소식을 알 수 있는 좋은 기회입니다. 하지만 시간대가 다르거나, 아프거나, 휴가 중이라서 미팅에 참여하지 못하는 사람이 있을 수도 있습니다.

소외감을 느끼는 팀원이 없도록 하고 모든 팀원이 동일한 정보에 접근할 수 있도록 지원하기 위해 Skype 또는 Zoom 미팅을 녹화하여 모든 팀원과 공유하세요.

교육 세션이나 기타 중요한 프레젠테이션을 진행할 때도 마찬가지입니다. 모든 팀원이 녹화본과 프레젠테이션 슬라이드를 이용할 수 있도록 준비하면 각자의 속도에 맞춰 내용을 따라갈 수 있습니다.

팀과 연결을 유지합니다

팀원과 직접 만날 수 없더라도 온라인 환경에서 연결을 유지할 수 있습니다. 연락을 유지하는 방법 몇 가지를 소개합니다.

7. 팀원의 업무 진행 상태를 확인하기 위한 정기적인 미팅을 계획합니다

커뮤니케이션은 협업에서 가장 중요한 역할을 합니다. 특히 원격 팀의 경우 커뮤니케이션의 중요도는 더욱 높아집니다.

효과적인 커뮤니케이션을 유지할 수 있도록 하루에 한 번이나 이틀에 한 번 또는 일주일에 한 번 부하 직원과 정기적으로 미팅을 진행하세요. 정기적으로 화상 회의를 열면 팀원은 이메일이나 Slack을 통해 전달하기 힘든 내용을 이야기할 수 있습니다. 또한 팀원이 어떻게 업무를 진행하고 있는지에 대한 더욱 상세한 업데이트를 얻을 수 있습니다.

미팅 안건에 포함할 수 있는 몇 가지 논의 사항은 다음과 같습니다.

• 현재 프로젝트에 대한 업데이트 파악하기

• 과거 또는 현재 프로젝트에 대한 피드백 제공하기

• 팀원의 전반적인 심신 건강 확인하기

• 예정된 프로젝트에 대해 논의하기

• 추가적인 리소스 또는 트레이닝 제공하기

이와 같은 사항에 대해 논의하면 보다 생산적이고 흥미로운 미팅이 될 수 있습니다.

8. 팀원들의 성과를 축하합니다

팀원들이 가치를 인정받는다고 느끼고 동기를 부여받을 수 있도록 팀원들의 기여를 인정하고 이를 축하하는 것은 매우 중요합니다. 이메일을 통해 표현하든 Slack이나 미팅을 통해 공개적으로 표현하든 감사와 지지를 표시할 수 있는 방법을 찾으세요.

이렇게 성과를 인정하는 것은 다른 팀원이 따를 수 있는 긍정적인 행동과 퍼포먼스를 위한 모본을 마련하는 방법이기도 합니다.

9. 팀이 교류할 기회를 마련합니다

원격 근무 중에는 다른 팀원과 교류하기가 더 힘들어지므로 외로움을 느낄 수도 있습니다. 하지만 이러한 문제를 방지할 수 있습니다. 팀원들이 참여하여 소통할 기회를 마련하세요.

팀이 서로 교류할 수 있도록 지원하는 방법은 다음과 같습니다.

• 온라인 팀 단합 활동을 진행합니다

• 교류를 위한 시간을 계획합니다

• 팀에 동기를 부여하는 명언을 공유합니다

• 가상으로 이루어지는 점심시간 또는 커피 휴식 시간을 이용하여 교류합니다

이러한 활동을 통해 팀원들이 서로 교류할 수 있을 뿐만 아니라 팀의 유대를 돈독히 하여 팀의 단합과 협업을 향상할 수 있습니다.

재택 근무 중에도 생산성을 유지합니다

사무실에 출근하지 않더라도 생산성을 발휘할 수 있습니다. 다음 전략들을 시도하여 원격 근무 중에도 집중력을 높여보세요.

10. 아침 루틴을 만듭니다

좋은 아침 루틴을 만들면 알맞은 마음가짐으로 업무를 시작할 수 있습니다. 원격 근무로 전환하면 잘 지켜왔던 일상의 흐름이 끊기게 될 수도 있습니다. 따라서 매일매일 반복되는 아침 루틴을 만들고 이를 지키기 시작하면 업무를 시작할 준비를 갖추는 데 도움이 됩니다.

재택근무 환경에 익숙해질 수 있도록 '업무 모드로 전환하기' 위한 출근 루틴을 만드세요. 예를 들어, 출근할 때처럼 옷을 차려입거나, 샤워를 하거나, 커피를 준비할 수 있습니다. '일하러 간다'라는 마음가짐이 갖춰지면 생산성이 향상될 가능성이 높습니다.

이와 마찬가지로, 업무를 마치고 긴장을 풀기 위한 루틴을 만들 수 있습니다. 예를 들어, 하루 동안 처리한 업무를 되돌아보거나, 옷을 갈아입거나, 명상이나 마음을 정리하기 위한 시간을 가질 수도 있습니다.

11. 계획한 일정을 지킵니다

온라인 재택근무, 원격 근무 등 집에서 근무하면 유연한 일정과 편리함이라는 이점이 있지만, 이러한 업무 환경에서 업무 흐름을 지속적으로 방해하는 요소가 있다면 업무를 처리하는 데 더 오랜 시간이 소요됨을 유념해야 합니다.

반드시 하루에 오전 9시부터 오후 5시까지 일해야 하는 것은 아니지만 업무 흐름을 지속적으로 유지할 수 있도록 업무 시간을 확보하고 가능한 한 이를 따라야 합니다.

재충전할 수 있는 시간을 가질 수 있도록 휴식 시간을 계획하는 것을 잊지 마세요. 정기적으로 휴식을 취하면 뇌가 긴장을 늦추고 다시 집중할 수 있어 업무가 끝날 때까지 생산성을 유지할 수 있습니다.

원격 근무 시에는 시간에 대한 감각이 무뎌지기 쉽기 때문에 시간 추적 소프트웨어를 사용하면 계획한 일정을 따르는 데 도움이 될 수 있습니다.

12. 아침에 우선순위가 높은 작업을 처리합니다

마크 트웨인은 말했습니다. “개구리를 먹어야 하는 것이 당신의 일이라면 아침에 일어나서 제일 먼저 하는 것이 가장 좋다.”

이 말을 작업 우선순위 지정에 적용해 보면 매우 유익한 조언입니다. '개구리'를 먹는 일, 즉 가장 규모가 크거나 중요한 작업을 아침에 처리하고 나면 중요도가 더 낮거나 시간에 민감한 작업을 진행할 수 있으므로 하루를 보내면서 성취감은 높아지고 스트레스는 줄어듭니다.

아침에 제일 먼저 처리하는 작업에 온전히 집중할 가능성이 높습니다. 하루가 진행될수록 다른 작업과 알림을 받기 시작하여 방해 요소가 늘어나기 때문입니다.

13. 할 일 목록에 타임 블로킹을 적용합니다

집처럼 편안한 환경에서 일하다 보면 업무를 계획대로 진행하지 않거나 해야 할 일을 미루기 쉽습니다. 시간 관리 또는 작업 관리 전략을 활용하면 이를 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 할 일 목록 소프트웨어와 타임 블로킹을 사용하여 중요도 순으로 작업의 일정을 계획할 수 있습니다.

작업을 시각화하면 업무를 계획대로 진행하고 일정에 맞춰 업무를 처리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 달성하려는 것이 무엇인지 명확히 알고 하루를 시작하면 한 번에 하나의 업무를 처리하는 데 집중하고 멀티태스킹을 방지하는 데 도움이 됩니다.

14. 물리적으로 구분된 업무 공간을 마련합니다

침대 위나 식탁에 앉아서 일하고 싶을 수도 있지만, 이러한 공간은 주변에 방해 요소가 많기 때문에 생산성에 타격을 줄 수 있습니다. 생활 공간과 업무 공간을 구분하면 명확한 경계가 설정되기 때문에 생산성을 유지하는 데 더 좋습니다.

사무실로 사용할 별도의 방이 없다면 한 방에서 구역을 나눠 업무 공간으로 지정하세요. 편안하고 효율적으로 일할 수 있도록 품질 좋은 책상, 의자, 컴퓨터에 투자하세요.

업무를 위한 공간을 마련하면 일하기에 알맞은 마음가짐을 갖출 수 있고 함께 사는 사람에게 일하고 있음을 알릴 수 있습니다.

15. 업무 공간을 깨끗이 정리합니다

책상 위가 너저분하면 업무에 집중하기 어려울 수 있습니다. 한 연구에 따르면 지저분한 공간은 스트레스와 불안감을 높일 수 있는 것으로 나타났습니다.

이를 방지할 수 있도록 시간을 내어 집 안의 업무 공간을 정리하기 위한 체계를 갖추세요. 업무 공간을 깔끔하게 정리하면 필요한 물건을 정리하고 찾는 데 드는 시간이 절약됩니다.

업무 공간을 정돈하는 방법은 다음과 같습니다.

• 파일을 정리하기 위한 디지털 또는 물리적 파일 정리 시스템을 개발합니다

• 북마크와 자주 사용하는 기능으로 브라우저의 툴바를 정리합니다

• 휴식 시간에 책상 위를 정리합니다

하루의 업무를 마치고 난 뒤 다음 날 책상 앞으로 돌아왔을 때 기분 좋게 시작할 수 있도록 책상을 정리합니다.

16. 몰입을 방해하는 요소를 줄입니다

집에서 업무와 일상 생활을 함께하다 보면 업무 시간 동안 외적인 방해 요소를 피하기가 힘듭니다. 그렇지만 최대한 방해 요소를 줄이기 위한 조치를 취할 수 있습니다.

업무 중 방해 요소를 줄이기 위해 할 수 있는 조치는 다음과 같습니다.

• 휴대폰을 사용하지 않아도 된다면 무음 모드나 비행기 모드로 설정합니다

• 집중하기 위한 시간 동안에는 앱의 알림 기능을 끕니다

• 집중을 방해하는 소리를 차단하기 위해 노이즈 캔슬링 헤드폰을 착용합니다

• 주위 사람들이 업무 시간 외의 시간에 연락할 수 있도록 업무 일정을 알립니다

17. 업무 일정과 관련하여 함께 사는 사람과 이야기를 나눕니다

업무와 일상생활 모두 원활히 흘러갈 수 있도록 하려면 함께 사는 사람과 업무 일정과 관련된 기대치를 설정해야 합니다.

업무 일정을 알리고 업무 중일 때 언제 어떤 방식으로 이야기하는 것이 좋은지에 대해 이야기를 나누세요.

육아에 공동으로 참여하는 부모라면 이에 따라 일정을 조정하세요. 예를 들어, 하루를 교대 근무 시간으로 나눠 업무와 육아를 번갈아 가며 할 수도 있습니다.

함께 사는 사람과 업무 시간 동안에 말을 거는 방법에 대한 규칙을 세우는 것도 좋은 아이디어입니다. 예를 들어, 문이 닫혀 있으면 노크하는 대신 문 아래로 메모지를 밀어 넣어야 한다는 규칙을 세울 수도 있습니다.

이와 같은 사항에 관해 이야기를 나누면 집 안에서 충돌하게 되는 일을 방지하고 업무와 관련된 명확한 기대 사항을 설정하는 데 도움이 됩니다.

정신 건강을 우선시합니다

원격 근무를 하다 보면 경계가 불분명하고 고립감을 느껴 정신 건강에 부정적인 영향을 줄 수 있습니다. 재택근무 중에도 우리의 몸과 마음의 건강을 잘 보살피는 방법은 다음과 같습니다.

18. 팀원들과 논의합니다

원격 근무 환경에서 고립되어 있으면 정신 건강에 안 좋은 영향을 미칠 수 있습니다. 이런 환경에서는 교류할 수 있는 사람으로 구성된 네트워크가 있으면 매우 도움이 됩니다.

업무와 관련되거나 관련되지 않은 어려움과 성공에 관해 이야기를 나누고 교류할 수 있는 동료를 찾으세요. 이렇게 하면 서로 직접 만날 수 없는 상황에서도 계속해서 동료와 좋은 업무 관계를 쌓아 나갈 수 있습니다.

매니저에게 걱정거리를 털어놓으세요. 매니저가 업무량을 다시 조정하거나 필요에 따라 정신 건강 관리에 도움이 되는 리소스를 제공해 줄 수 있습니다.

업무 시간을 다시 조정해야 하거나 정신 건강을 위해 휴가를 신청하는 것과 관련하여 질문이 있다면 인사팀에 지원을 요청하세요.

19. 자신을 위한 시간을 계획합니다

일과 취미 사이의 균형을 유지하려면 루틴을 잘 짜는 것이 중요합니다. 계획을 얼마나 세세히 짜느냐는 본인에게 달려 있지만 대체로 그날의 업무를 위한 대략적인 일정을 세우면 맡은 업무를 책임지고 완수하는 데 도움이 됩니다.

이는 자신이 좋아하는 일을 하기 위한 시간을 확보하려 할 때 특히 중요합니다. 업무를 최우선으로 삼기는 쉽지만, 자기 자신을 위한 시간을 계획해 두면 장기적으로 번아웃이 발생할 가능성을 줄일 수 있습니다.

하루 일정에 다음과 같은 일과를 추가해 보세요.

• 15분 동안 산책하기

• 책 한 챕터 읽기

• 친구나 가족에게 전화하기

하루를 마무리할 때 할 일 목록에서 이와 같은 활동을 완료했다고 표시하면 좋은 기분을 느낄 수 있고 다음 날 업무를 수행할 에너지를 충전하는 데 도움이 됩니다.

20. 휴식 시간을 이용합니다

휴식 시간을 활용하려면 함께 사는 사람이 잠들어 있는 시간을 생산성을 최대로 발휘하기 위한 시간으로 정합니다. 예를 들어, 함께 사는 사람보다 몇 시간 일찍 일어나거나 부재중일 때 업무를 처리할 수 있습니다. 업무를 집중해서 처리할 수 있는 조용한 시간을 계획할 수도 있습니다.

집중력을 최대로 발휘해야 하는 중요한 작업을 처리할 때 조용한 시간을 활용하세요. 그런 다음 하루를 보내며 집중력이 덜 요구되는 작업으로 넘어갈 수 있습니다.

21. 자기 자신과 주위 사람에게 인내심을 가집니다

이 팁은 일하는 부모와 아이가 없는 사람 모두가 활용할 수 있습니다. 주위에 방해 요소가 있든 스스로 집중하지 못하든 인내심을 가지는 것이 가장 중요합니다.

한 번에 집중할 수 있는 일의 수는 정해져 있으므로 때로는 스스로 정한 규칙을 완화해야 할지도 모릅니다. 예를 들어, 점점 휴식 시간을 점진적으로 늘려도 괜찮습니다. 다만 업무 결과물을 제때 제출하지 못하는 결과로 이어지는 습관이 되지 않게 해야 합니다.

일, 자기 관리, 주위 사람과의 관계 사이에서 균형을 유지하기란 어려울 수 있습니다. 미리 계획하는 것은 매우 도움이 되지만 꼼꼼히 계획하더라도 언제나 예상치 못한 상황에 부딪힐 수 있습니다. 이럴 때는 팀에 알리고 대체 방안을 생각해야 합니다.

무엇보다도 인내심을 가져야 합니다. 누구나 적응하는 시간이 필요하므로 마음에 들지 않는 날이 있을 수도 있음을 인정해야 합니다.

22. 일관된 수면 패턴을 유지합니다

업무 시간이 더 유연해지면서 늦은 시간까지 자지 않고 넷플릭스를 시청하거나 해가 중천에 뜰 때까지 자고 싶은 유혹이 들 수 있습니다. 하지만 하루 리듬이 깨지면 에너지 수치가 불안정해지고 온종일 피곤함을 느끼게 될 수 있습니다.

성인에게 권장되는 적정 수면 시간은 하루에 7시간 이상입니다. 업무를 처리할 때 최고의 역량을 발휘하고 집중력을 극대화할 수 있도록 이 규칙을 따르세요.

23. 업무와 일상의 경계를 정합니다

업무와 일상의 경계가 모호해지면 이 두 가지를 구분하기가 더욱 어렵게 느껴질 수 있습니다. 실제로 2020년 한 해에 근로자의 71%가 최소 한 번 번아웃을 경험한 것으로 나타났습니다. 또한, 직원의 87%는 매일 2시간가량 야근을 하는 것으로 나타났습니다.

번아웃을 방지하고 일과 삶의 적절한 균형을 이루기 위해서는 명확한 경계를 설정하는 것이 매우 중요합니다. 일정을 계획하면 효과적으로 경계를 설정할 수 있습니다. 업무 시간과 사람들로부터 연락을 받을 수 있는 시간을 지정하세요.

그날의 업무가 마무리되면 업무와 관련된 모든 것은 다음 날로 넘기세요. 업무가 끝난 후 이메일을 받게 되더라도 다음 날에 확인하세요. 하루의 업무가 끝나면 자기 자신과 취미, 인간관계에 집중할 수 있는 시간을 가지세요.

24. 재충전할 수 있도록 낮에 30분의 휴식 시간을 계획합니다

몇 시간 동안 모니터 화면을 들여다보며 많은 양의 정보를 처리하다 보면 육체적으로나 정신적으로 지칠 수 있습니다.

다른 때보다 더 긴 시간 동안 휴식을 취할 때는 모니터 화면 앞에서 벗어나 눈과 머리를 쉬게 하세요.

휴식을 취할 수 있는 방법은 다음과 같습니다.

• 소셜 미디어 사용 시간을 줄입니다

• 휴식 시간 동안 산책합니다

• 다음 업무일까지 업무 관련 알림을 끕니다

• 업무가 끝난 뒤에는 노트북이나 컴퓨터 사용을 자제합니다

모니터 화면에서 눈을 돌려 창밖의 풍경을 바라보면 창의력을 높이는 데 도움이 됩니다.

재택근무를 효율적으로 활용하세요

스타트업에서 근무하든 소규모 회사에서 근무하든 일상과 업무의 균형을 유지하는 것에 능숙해지려면 시간이 걸립니다. 재택근무를 진행하면서 유연하게 대처하고 필요한 것이 있으면 팀과 함께 소통하세요.

적절한 원격 근무 툴과 홈 오피스 환경을 갖추면 이제 홈 오피스에 적응하고 재택근무를 본격적으로 시작할 준비가 됩니다. 특히 이 기사에서 소개한 팁을 활용한다면 재택근무를 통해 많은 이점을 얻을 수 있습니다.