Modello di riunione individuale

Un bravo manager promuove una cultura della fiducia nel team. Ma al fine di creare una cultura che porti i membri del team a sentirsi a loro agio e condividere i loro pensieri, è necessario uno spazio sicuro che incoraggi le conversazioni. Il modo migliore per farlo è organizzare riunioni individuali.

Cos'è una riunione individuale?

Una riunione individuale è un incontro privato tra due membri del team, in genere un responsabile e un collaboratore, durante il quale il dipendente può fornire aggiornamento sullo stato di un progetto, rivedere gli obiettivi professionali e condividere eventuali opinioni o domande. 

Se non lo fai già, organizza riunioni individuali cicliche con ciascuno dei tuoi collaboratori, per fare il punto su ciò che è accaduto la settimana precedente e cosa succederà in quella seguente. L'ideale sarebbe programmare queste riunioni con cadenza settimanale o quindicinale, in modo che i tuoi dipendenti sappiano che hai in calendario del tempo dedicato a loro. 

Investi così tanto tempo nel cercare persone fantastiche, che vale la pena aiutarle a crescere affinché realizzino tutto il loro potenziale.”

Cos'è un modello di riunione individuale?

Le riunioni individuali sono molto importanti, ma senza una chiara struttura e dei punti all'ordine del giorno, a volte possono sembrare inutili. Per assicurarti che tu e il tuo collaboratore sfruttiate al meglio il tempo trascorso insieme, hai bisogno di uno spazio nel quale condividere gli ordini del giorno delle riunioni e annotare le azioni da attuare. 

È qui che torna utile un modello di riunione individuale. Il nostro modello semplifica la configurazione e il monitoraggio di ciò che tu e il tuo dipendente volete discutere, seguire qualsiasi azione da attuare concordata durante l'incontro e monitorare lo sviluppo della carriera a lungo termine o gli obiettivi professionali. Poi, puoi duplicare questo modello per creare uno spazio individuale dedicato per ciascun collaboratore.

Con un modello di riunione individuale, puoi: 

• monitorare le azioni da attuare con incaricati e date di scadenza

• monitorare gli obiettivi professionali a lungo termine

• scambiare feedback in modo asincrono per aiutare il dipendente a lavorare più velocemente

• fornire rapidamente ai nuovi dipendenti uno spazio dedicato

• decidere i punti di discussione della riunione prima di affrontarli

• semplificare la collaborazione (specialmente per i team che lavorano da remoto)

• dare seguito a qualsiasi domanda posta durante la riunione

Suggerimenti su come usare un progetto di riunione individuale

Il tuo modello di riunione individuale rappresenta solo il primo passo. Dopo aver aggiornato il modello per includere le sezioni e le categorie che desideri discutere, crea un duplicato per ciascun collaboratore. 

Ecco come usare il tuo progetto di riunione individuale. 

• Aggiungi gli argomenti durante la settimana e incoraggia il tuo dipendente a fare lo stesso. Questo può aiutarti a definire in anticipo l'ordine del giorno della riunione individuale, per assicurarti di non dimenticare di discutere eventuali argomenti che hanno la priorità. 

• Tieni il tuo progetto aperto durante la riunione, in modo da rispettare la tabella di marcia e annotare eventuali azioni da attuare. Fai in modo che le riunioni settimanali si traducano in azioni concrete, siano importanti e utili, sia per te che per i tuoi collaboratori.

• Crea uno spazio dedicato per le domande, gli obiettivi e i flussi di lavoro dei tuoi collaboratori. Il tuo progetto di riunione individuale dovrebbe essere uno spazio privato nel quale tu e il tuo collaboratore lavorate assieme. 

• Condividi gli aggiornamenti di stato e i problemi in tempo reale e in modo asincrono. Questo può aiutarti a monitorare le iniziative dei dipendenti senza ricorrere al micromanaging. Rivedi ciò che i tuoi dipendenti hanno fatto durante la settimana precedente, per aiutarli a capire in cosa possono migliorare.

• Condividi regolarmente feedback costruttivi, in modo che non ci siano sorprese durante le valutazioni più approfondite. Assicurati che il dipendente riceva sufficiente feedback e che sia positivo e costruttivo, in modo che possa crescere e migliorare nel suo ruolo.

• Usa il tuo progetto per monitorare gli obiettivi professionali a lungo termine. Ciò serve non solo per ricordare a te e al tuo collaboratore quali sono i suoi obiettivi professionali, ma anche come riferimento per quando arriva il momento di valutare le sue prestazioni.

• Archivia informazioni di riferimento, documenti e obiettivi in un unico posto. 

Cosa includere nel modello di riunione individuale

Il tuo modello di riunione individuale dovrebbe contenere:

• una sezione per gli argomenti da discutere di persona

• una sezione per le domande asincrone

• un modo per annotare le azioni da attuare

• un modo per monitorare la crescita professionale nel lungo termine

• un posto dove archiviare risorse e riferimenti

Funzionalità integrate

• Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto. 

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

• Obiettivi. Su Asana, gli obiettivi sono collegati direttamente alle attività svolte per raggiungerli. In questo modo, per i membri del team è più semplice vedere a cosa stanno lavorando. Il più delle volte, gli obiettivi sono separati dal lavoro necessario per il loro raggiungimento. Collegando gli obiettivi del team e dell'azienda alle attività correlate, i membri avranno a disposizione approfondimenti in tempo reale e sapranno chiaramente in che modo il loro lavoro contribuisce al successo del team e dell'azienda. Di conseguenza, potranno prendere decisioni migliori. Se necessario, potranno identificare i progetti che supportano la strategia aziendale e dare priorità al lavoro che fornisce risultati misurabili. 

• Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

• Vimeo. Un testo potrà anche arrivare dritto al punto, ma le parole scritte mancano di tono, emozione ed espressività. Con il servizio di videomessaggistica di Asana, sviluppato da Vimeo, puoi dare al tuo team tutto il contesto di cui ha bisogno, senza dover programmare una nuova riunione. Registra brevi videomessaggi riprendendo te, il tuo schermo o entrambi, quindi incorpora i video in attività, progetti, messaggi e commenti per fornire ulteriori informazioni e garantire chiarezza. Asana creerà automaticamente una trascrizione della registrazione, che potrà essere letta e cercata in qualsiasi momento. Lascia un feedback, fai domande e assegna attività, il tutto senza uscire da Asana.

• Loom. I video di Loom ti aiutano ad aggiungere un tocco personale, informazioni e trasparenza alla panoramica del progetto. Puoi facilmente incorporare i video di Loom per presentare i tuoi progetti, definire le aspettative e mettere in evidenza i traguardi più importanti. I videomessaggi di Loom aggiungono dettagli al contesto, fornendo così al tuo team gli aggiornamenti in maniera più rapida. Ma l'aspetto più importante è che il tuo team può guardare i video senza dover uscire da Asana.

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

Domande frequenti