Modello per gli obiettivi e i risultati chiave (OKR)

Gli obiettivi chiave possono essere paragonati alla stella polare: guidano il tuo team e lo aiutano a decidere come definire le priorità e affrontare il lavoro. Ma solo il 26% degli operatori della conoscenza comprende in maniera chiara come il proprio lavoro contribuisca al raggiungimento degli obiettivi aziendali, e questo è un problema. Troppi team definiscono gli obiettivi in uno strumento che non controllano regolarmente, e alla fine quegli obiettivi finiscono solo per prendere polvere. Hai bisogno di un framework che risieda nello stesso posto in cui si svolge il lavoro, così, invece di definire gli obiettivi per poi dimenticartene, riuscirai a lavorare attivamente ogni giorno per il loro conseguimento. 

Ed è qui che entra in gioco il modello per gli obiettivi e i risultati chiave (OKR). 

Cos'e un modello per gli OKR? 

Un modello per gli OKR è una guida riutilizzabile che ti aiuta a definire gli obiettivi e i risultati chiave per il tuo team. Questa metodologia consente al tuo team di definire obiettivi misurabili, seguendo questa semplice formula:  

• Raggiungerò questo [obiettivo] misurato dal [risultato chiave].

Invece di iniziare da zero ogni trimestre, puoi semplicemente copiare il modello e compilare i compi predefiniti per ciascun obiettivo e risultato chiave. 

Seguire un modello per gli OKR ti aiuta a standardizzare il processo di definizione degli obiettivi. Funge da roadmap ogni volta che definisci degli obiettivi, e richiede di seguire sempre gli stessi passaggi e di documentare sempre le stesse informazioni. Quando tutti nel tuo team utilizzano lo stesso modello, avrai la certezza che tutti i membri del team seguono i passaggi giusti per definire obiettivi di qualità.

Vantaggi di un modello per gli OKR in formato digitale

Quando si tratta di obiettivi, seguirli è la chiave di tutto. Non basta definirli per poi dimenticarsene. L'avanzamento deve essere monitorato su base regolare e reso visibile a tutto il team. E a differenza dei documenti statici e dei fogli di lavoro di Excel, un modello per gli OKR in formato digitale facilita la condivisione e il monitoraggio degli obiettivi. 

Quando crei il tuo modello per gli OKR in uno strumento di gestione dei progetti, i tuoi obiettivi si trovano nello stesso strumento che usi per lavorare. Non cadranno nel dimenticatoio di uno strumento che non utilizzi regolarmente. Al contrario, tutto il tuo team potrà visualizzarli e consultarli ogni giorno. I tuoi obiettivi sono direttamente collegati al tuo lavoro, e tutti possono monitorare l'avanzamento verso i risultati chiave in tempo reale. E inoltre, una volta creato un modello per gli OKR in formato digitale, potrai facilmente riutilizzarlo quando il tuo team dovrà definire dei nuovi obiettivi per il trimestre, semestre o per tutto l'anno. 

Quando crei un modello per gli OKR in formato digitale, sarai in grado di fare quanto segue.

• Standardizzare il processo di definizione degli obiettivi per tutto il team o l'azienda.

• Garantire che gli obiettivi del team non vadano persi, in quando vengono creati lì dove si svolge il lavoro.

• Precisare le informazioni chiave che ogni membro del team dovrebbe includere (per esempio: titolare, cronologia e stato). 

• Condividere i tuoi obiettivi con i principali stakeholder. 

• Mostrare in tempo reale l'avanzamento verso la realizzazione delle iniziative. 

• Aggiornare facilmente gli obiettivi se le cronologie o le priorità dovessero cambiare. 

• Allegare i documenti pertinenti, come Fogli o Documenti di Google, immagini o video.

• Creare rapidamente nuovi obiettivi ogni trimestre, semestre o anno. 

Come creare un modello per gli OKR in formato digitale

Come suggerito dal nome stesso, gli OKR sono composti da due elementi importanti: gli obiettivi e i risultati chiave. Nel tuo modello deve esserci spazio a sufficienza per entrambi: gli obiettivi di ampio respiro che intendi raggiungere, e i risultati chiave misurabili che utilizzerai per monitorare l'avanzamento. E dato che ciascun obiettivo può avere più di un risultato chiave, la soluzione migliore è quella di inserire i risultati chiave nel modello e di organizzarli direttamente sotto agli obiettivi cui si riferiscono. A tal fine, puoi creare delle sezioni per ogni obiettivo generale e quindi riportare in ogni sezione i singoli traguardi relativi ai risultati chiave.

Successivamente, ti è necessario un metodo per vedere rapidamente lo stato di ciascun risultato chiave e l'avanzamento verso il suo raggiungimento. Il modo migliore per farlo è di aggiungere due etichette personalizzate, una per il monitoraggio dello stato (per esempio: nei tempi previsti, a rischio o raggiunto) e una per il monitoraggio della percentuale di completamento. E infine, aggiungi un'altra etichetta personalizzata per indicare il periodo entro il quale intendi raggiungere ciascun risultato chiave.

Per fornire al tuo team delle indicazioni aggiuntive, puoi sviluppare le singole attività degli obiettivi chiave del modello e inserire la descrizione dell'attività e le relative istruzioni. In questo modo, tutti i membri del team seguiranno la stessa struttura per scegliere e definire i loro risultati chiave. 

Funzionalità integrate

• Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire la coerenza in tutta l'organizzazione.

• Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

• Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo. 

App consigliate

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

Domande frequenti