Modello di grafico dei traguardi

Cos'è un modello di grafico dei traguardi?

Un modello di grafico dei traguardi è una risorsa riutilizzabile che mostra gli obiettivi principali del tuo progetto. I modelli di grafici dei traguardi offrono una rappresentazione visiva dei tuoi traguardi fondamentali, direttamente sulla cronologia del progetto. Consentono di suddividere i progetti in fasi più brevi, per festeggiare i successi del team lungo il percorso. Ma non è necessario creare un nuovo processo per ogni progetto. Salvando il tuo layout preferito di grafico dei traguardi, potrai creare un nuovo grafico con un semplice clic.

Esempio di modello di grafico dei traguardi

Di seguito è riportato un esempio semplificato di modello di grafico dei traguardi utilizzato per i lanci di prodotti. Si può notare che i traguardi separano le fasi del progetto, creando una pausa naturale quando si passa da una serie di passaggi a quella successiva. Questo modello di grafico dei traguardi può essere riutilizzato per ogni nuovo lancio di prodotto, se necessario con lievi modifiche per la personalizzazione delle attività.

Cosa sono i traguardi di un progetto?

I traguardi sono un'opportunità per fare una pausa, riflettere e festeggiare (o apportare delle modifiche) prima dell'inizio della fase successiva. Sono le naturali interruzioni di un progetto, quando una fase giunge al suo termine e ne inizia un'altra. Per esempio, quando un progetto avanza:

• dall'analisi alla progettazione

• dalla ricerca allo sviluppo dell'UX

• dalla pianificazione dei contenuti alla scrittura

Perché usare un modello di grafico dei traguardi?

È importante festeggiare il completamento delle fasi principali del processo del tuo progetto. Una volta identificati i traguardi principali, un modello di grafico dei traguardi ti aiuta a monitorare in tempo reale il tuo progresso verso i risultati finali e le dipendenze. Per ogni nuovo progetto, puoi creare facilmente un nuovo grafico dei traguardi copiando il modello e inserendo i dettagli. 

Di seguito indichiamo alcuni dei vantaggi offerti dai modelli di grafici dei traguardi.

• Offrono una rappresentazione grafica della cronologia, facile da seguire.

• Aiutano a identificare e festeggiare i traguardi principali, per tenere alto il morale del team.

• Consentono di organizzare l'avanzamento del progetto in ordine cronologico.

• Riducono lo sforzo per creare un nuovo grafico dei traguardi per ogni nuovo progetto.

Quando dovresti utilizzare un modello di grafico dei traguardi?

Non sempre sarà necessario un modello di grafico dei traguardi. Per modelli di programmi di progetto più semplici, con cronologie più brevi, spesso un modello tradizionale di cronologia del progetto potrebbe essere sufficiente. Molti progetti sono invece più complessi, strutturati su più livelli. A volte, inoltre, i progetti più grandi si sviluppano su più mesi o addirittura anni. In questi casi, un modello di grafico dei traguardi potrebbe essere utile per riuscire a monitorare i tuoi progressi, sfruttando i traguardi principali per suddividere il progetto in fasi più facili da gestire.

Esempio di situazione per un grafico dei traguardi 

È in corso lo sviluppo di un nuovo prodotto. L'obiettivo finale è l'ingresso sul mercato, ma potrebbero essere necessari alcuni anni. Esaminare il programma di progetto nel suo insieme potrebbe quindi risultare scoraggiante, perché è difficile entusiasmarsi se le date di fine sono così lontane nel futuro. 

Per stimolare il team, devi iniziare a festeggiare i traguardi intermedi man mano che vengono raggiunti. Con un modello di grafico dei traguardi, puoi identificare gli eventi principali e definirli come traguardi, per esempio quando il team completa la progettazione dell'UX e il team di marketing crea il piano di lancio del prodotto. 

Come creare un modello di grafico dei traguardi

Per un modello di grafico dei traguardi davvero efficace, è necessario monitorare tutti i componenti del progetto. A tal fine, usa uno strumento di gestione del lavoro che consenta di collegare attività, scadenze e membri del team direttamente al grafico dei traguardi. Usando le integrazioni, sarai in grado di allegare documenti, file e note a tutti i traguardi e le attività.

Una volta impostato il tuo modello di grafico dei traguardi, continua inserendo le attività che devi completare e i traguardi associati. Per esempio, inizia elencando tutte le attività che il tuo team deve portare a termine nel primo trimestre. Successivamente, imposta dei traguardi periodici relativi al completamento delle attività all'interno di ogni sezione. Per esempio, imposta un traguardo per il completamento della fase di progettazione. Quindi, definisci tali traguardi su una cronologia orizzontale, stabilisci le scadenze, assegna i membri del team e allega tutte le informazioni del caso, inclusi documenti, brief e trascrizioni delle riunioni. 

Per ogni nuovo progetto, copia il tuo modello per creare un nuovo grafico dei traguardi durante la fase di project management relativa alla pianificazione del progetto. Utilizzalo insieme alla roadmap del progetto, al business case o come guida al progetto a sé stante. 

Cosa dovrebbe essere incluso in un modello di grafico dei traguardi?

Il modello che funziona sempre e per tutti non esiste. Il miglior modello di grafico dei traguardi è quello in grado di soddisfare le tue esigenze e quelle del tuo team. Detto questo, di seguito elenchiamo alcune delle migliori pratiche da includere nel tuo modello di grafico dei traguardi, per riuscire a sfruttarlo al meglio.

• Una sezione per definire gli obiettivi del progetto

• Un elenco delle attività

• Traguardi pianificati in base a una frequenza stimata

• Una cronologia

• Collaboratori 

• Spazio per collegare le attività ai file

• Prevedere del tempo nel programma per festeggiare i traguardi

Funzionalità integrate

• Vista Cronologia. La vista Cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista Cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. E inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

• Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto.

• Obiettivi. Gli obiettivi su Asana ti collegano direttamente al lavoro che stai svolgendo per raggiungerli, in questo modo per i membri del team sarà più semplice vedere a cosa stanno lavorando. Il più delle volte i nostri obiettivi vivono separati dal lavoro necessario per raggiungerli. Se si collegano il tuo team e gli obiettivi aziendali al lavoro che li supporta, i membri potranno disporre di approfondimenti in tempo reale e avere chiarezza su come il loro lavoro contribuisce al successo del team e dell'azienda. Di conseguenza, i membri del team potranno prendere decisioni migliori. Se necessario, potranno identificare i progetti che supportano la strategia aziendale e dare priorità al lavoro che fornisce risultati misurabili.

• Panoramica del progetto. La panoramica del progetto è il punto di riferimento unico per tutto il contesto importante del progetto. Metti a disposizione del tuo team una visione d'insieme, spiega il cosa, il perché e il come del tuo progetto. Aggiungi una descrizione del progetto per definire il tono della vostra collaborazione su Asana. Quindi, condividi il contesto e le risorse importanti, per esempio i dettagli delle riunioni, i canali di comunicazione e i brief di progetto, tutto in un unico posto.

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

• Clockwise. Con l'integrazione Clockwise + Asana, puoi aggiungere le attività di Asana come blocchi di tempo nel tuo calendario di Google. L'integrazione Clockwise + Asana consente di definire la durata delle attività, quando verranno svolte e se Clockwise può riprogrammarle automaticamente. Aggiungi le attività al tuo calendario e trova il tempo per portare a termine il tuo lavoro.

• Zoom. Asana e Zoom stanno collaborando per aiutare i team a sfruttare al meglio le riunioni. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di tradurre le conversazioni in azioni e di accedere alle informazioni al termine della riunione. Le riunioni iniziano su Asana, con gli ordini del giorno condivisi per fornire visibilità e contesto su quello che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività all'interno di Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. E a riunione terminata, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare su Asana le trascrizioni e le registrazioni della riunione, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivedere la riunione quando necessario.

Una volta creato il tuo grafico dei traguardi ideale, salvalo come modello per non doverne creare uno nuovo per ogni singolo progetto.

Domande frequenti