Modello di bacheca Kanban

Cosa sono le bacheche Kanban?

Una bacheca Kanban è un modo di visualizzare le attività da svolgere mentre avanzano attraverso le varie fasi. Di solito, ogni bacheca ha diverse colonne, come ad esempio "Da fare", "In corso" e "Fatto". All'interno di ciascuna colonna, le attività del progetto, dette schede, registrano tutte le cose da fare. Man mano che le attività vengono portate a termine, avanzano attraverso le fasi fino ad arrivare alla colonna finale. Le bacheche Kanban vengono spesso utilizzate dai team tecnici e di sviluppo che utilizzano la metodologia Agile di gestione dei progetti, ma in ogni caso offrono vantaggi a tutti i team alla ricerca di uno strumento di collaborazione visivo.

Cosa sono i modelli di bacheca Kanban?

Un modello di bacheca Kanban è un modo per avviare il processo di creazione di una bacheca Kanban, definendo in anticipo le colonne e le informazioni della scheda che dovrebbero essere incluse nel tuo progetto. Forse hai già visto una bacheca Kanban creata su una lavagna o su un foglio di carta con delle note adesive. Sicuramente si tratta di strumenti visivi di una certa utilità, ma mancano della flessibilità offerta da una bacheca Kanban virtuale. Quando crei la tua bacheca con un software di gestione dei progetti, è facile creare modelli e riutilizzare i layout più utili. E inoltre, i modelli virtuali sono più facilmente accessibili ai membri del team, che li potranno utilizzare per gestire il loro lavoro e i loro progetti.

Come creare un modello di bacheca Kanban

Creare un modello di bacheca Kanban significa soprattutto occuparsi della definizione delle colonne e di decidere quali informazioni dovrebbero essere incluse in ogni scheda. Di seguito, daremo un'occhiata a cosa dovrebbe essere incluso in ciascuna scheda. 

Suggerimenti per la creazione delle colonne per il tuo modello di bacheca Kanban

La tua bacheca Kanban dovrebbe includere le sezioni necessarie al tuo team per portare a termine un progetto. Queste sezioni, che rappresentano le fasi del lavoro, vengono visualizzate come colonne sulla bacheca Kanban. Di seguito indichiamo alcuni possibili esempi di colonne.

• Backlog, nuovo o in programma: questa è la tua lista di cose da fare e dovrebbe essere la prima sezione della tua bacheca Kanban. Qui si trovano tutti i lavori che devono essere portati a termine, ma che ancora non sono stati iniziati. 

• Attuale o in corso: qui viene visualizzato il lavoro attualmente in corso, così che tutto il team sappia in tempo reale a cosa si sta lavorando.

• Lavoro completato: per tutte le attività completate. Mantenere le attività nella bacheca Kanban anche una volta completate è un ottimo modo per creare un punto di riferimento unico per tutto il lavoro relativo al progetto. Inoltre, offre agli stakeholder un modo semplice per realizzare cosa è già stato portato a termine. A progetto terminato, saprai esattamente dove trovare tutte le attività collegate alla tua iniziativa.

• Colonne facoltative: puoi decidere di mantenere la tua bacheca Kanban il più semplice possibile e di utilizzare solo le tre sezioni indicate sopra, o di renderla più complessa. Per esempio è possibile includere una sezione "Riferimenti", con le tue roadmap di progetto e le relative metriche, una sezione "In sospeso" per gli elementi iniziati ma che sono stati rinviati a una data di scadenza successiva o ancora da definire, o una sezione "Annullato" per il lavoro non più necessario.

Cosa includere nelle tue schede Kanban

Devi anche decidere quali informazioni raccogliere a livello di scheda. I modelli di bacheche Kanban sono strumenti visivi, di conseguenza i tuoi modelli di schede Kanban dovrebbero mostrare sufficienti informazioni, in modo che il tuo team possa capire a colpo d'occhio cosa sta succedendo. 

Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti a titolo di esempio. 

• Breve descrizione dell'attività. Consigliamo di iniziare sempre i titoli delle schede con un verbo. In questo modo, al team sarà ben chiaro quello che si deve fare.

• Data di scadenza. Sia che si tratti di un intervallo di date che di una specifica data di lancio, accertati che il tuo team sappia esattamente entro quando il lavoro deve essere portato a termine.

• Stato dell'attività. Il lavoro procede secondo i piani? Ci sono degli ostacoli da affrontare? 

• Ore di impegno effettive. Per monitorare il lavoro puoi usare ore, story point o le taglie delle T-shirt, l'importante è che il tuo team sappia quanto tempo richiederà l'attività in questione. 

• Priorità. Utilizzala per segnalare i lavori che devono essere portati a termine con urgenza. 

Esempio di caso d'uso di un modello Kanban

Immagina di creare un modello di bacheca Kanban per la pianificazione di uno sprint del tuo team Agile. In questo caso, la prima colonna dovrebbe includere il backlog delle attività. Questa è la lista delle cose da fare alla quale farà riferimento il tuo team. La colonna successiva potrebbe essere una sezione "In corso" per tutte le attività già iniziate. Continua a creare colonne per ciascuna fase del tuo processo lavorativo, fino a completare il flusso di lavoro. 

In base alle esigenze del tuo team, potresti voler includere delle schede Kanban di esempio nel tuo modello, da consultare se devi svolgere delle attività specifiche in delle specifiche bacheche. In ogni caso, la maggior parte delle bacheche Kanban sono sufficientemente intuitive e utilizzano sezioni come "Fatto" per ridurre la confusione.

Perché utilizzare un modello di bacheca Kanban?

I modelli di bacheca Kanban sono dei semplici strumenti di gestione del flusso di lavoro. Il vantaggio principale dell'utilizzo di un modello per la tua bacheca Kanban è che consente di definire rapidamente la lista delle attività del progetto, specialmente quando il modello viene creato in un software di gestione dei progetti. Da qui, tu e il tuo team potrete controllare l'intero progetto in tempo reale, osservando come le attività dei membri del team avanzano da "Da fare" a "In corso."

Puoi anche definire delle automazioni nel tuo progetto, che fanno avanzare automaticamente le attività da una colonna all'altra in base alle modifiche di stato. Per esempio, quando un membro del team indica che sta lavorando su una scheda, è possibile attivare l'avanzamento immediato di quella scheda alla sezione "In corso". 

Esempi di modelli di bacheca Kanban

I modelli di bacheca Kanban sono tradizionalmente usati dai team di sviluppo e di prodotto, ma funzionano per tutti i team che necessitano di uno strumento di project management semplice ma versatile. Di seguito vengono elencati alcuni esempi.

• Team di sviluppo software che lavorano ai product backlog.

• Start-up che necessitano di un modo chiaro e semplice per coordinare il lavoro con risorse e un numero di membri del team limitati.

• Team di content marketing che devono assegnare gli articoli a più scrittori. L'articolo può avanzare tra diverse fasi, e in questo caso le colonne potrebbero essere: Da fare, Assegnato, Bozza, Revisione e Pubblicato.

Funzionalità integrate

• Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Panoramica del progetto. La panoramica del progetto è il punto di riferimento unico per tutto il contesto importante del progetto. Metti a disposizione del tuo team una visione d'insieme, spiega il cosa, il perché e il come del tuo progetto. Aggiungi una descrizione del progetto per definire il tono della vostra collaborazione su Asana. Quindi, condividi il contesto e le risorse importanti, per esempio i dettagli delle riunioni, i canali di comunicazione e i brief di progetto, tutto in un unico posto.

• Messaggi. Devi condividere delle informazioni che non sono traducibili in azioni? Prova i messaggi di Asana, che ti consentono di comunicare all'interno di Asana in merito alle attività di riferimento. Puoi inviare dei messaggi a persone, team e progetti, in modo che tutti siano sempre aggiornati. Collegali alle attività, ai progetti e agli obiettivi di Asana per offrire ai destinatari del messaggio maggior contesto e una visualizzazione approfondita dei dettagli.

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.

• Figma. I team utilizzano Figma per creare flussi di utenti, wireframe, bozze di interfacce utente, prototipi e molto altro. Ora è possibile incorporare questi progetti grafici su Asana, in modo che il tuo team possa fare riferimento a quelli più recenti nei documenti dei relativi progetti. A differenza degli screenshot, gli elementi incorporati dinamici si aggiornano in tempo reale per mostrare le modifiche effettuate in un file grafico, facendo risparmiare il tempo impiegato a trovare i file giusti e ad aggiornare le immagini.

Domande frequenti