Come lavorare da casa: ventiquattro suggerimenti per aumentare la tua produttività

Con l'aumento delle opportunità di lavoro da remoto part-time e a tempo pieno, puoi dire addio a lunghi tragitti casa-lavoro e alla scrivania dell'ufficio. 

Nonostante la prospettiva di poter lavorare in pigiama sia accattivante (e più comoda!), il lavoro da remoto porta una serie di nuove sfide quando si parla di gestione del tempo, comunicazione sul luogo di lavoro e lavoro di squadra. Le persone che lavorano da casa devono modificare i propri orari e imparare nuovi metodi per lavorare con successo. Allo stesso tempo, i manager devono capire come guidare e motivare i team da remoto, mantenendo lo stesso livello di collaborazione e di qualità del lavoro.

Riuscire a fare del proprio meglio in queste nuove circostanze può essere difficile. Per questo motivo abbiamo creato un elenco di 24 suggerimenti per lavorare da casa in modo ottimale e aumentare la produttività.

Collabora con intenzione

Se per te lavorare fianco a fianco con il tuo team è un'abitudine, potrebbe volerci un po' di tempo per abituarti alla collaborazione da remoto. Fortunatamente, puoi superare questo ostacolo definendo delle norme di collaborazione che siano chiare. Ecco come.

1. Definisci le linee guida per la comunicazione

Per assicurarti che tutte le persone del tuo team siano sulla stessa lunghezza d'onda, definisci delle linee guida che regolino la frequenza, le tempistiche e i mezzi relativi alla comunicazione. Inoltre, stabilisci come funzionerà la comunicazione tra reparti. 

Decidi quale mezzo di comunicazione è il più adatto a ogni situazione. Ad esempio, se si possono usare le email o Slack per domande o problemi, non è necessario organizzare una riunione. 

Al contrario, se la situazione richiede frequenti botta e risposta, una rapida chiamata potrebbe essere più adatta. 

2. Definisci gli strumenti per la collaborazione da remoto

Quando lavori da remoto, il numero di email inviate e ricevute probabilmente aumenta, di conseguenza devi assicurarti di poter accedere all'indirizzo email di lavoro. 

Oltre alle email, ogni team usa strumenti diversi per collaborare. Il tuo team dovrebbe decidere quali strumenti usare per inviare messaggi, fare videochiamate e monitorare i progetti.

Accordatevi su quali strumenti per la collaborazione da remoto sono necessari per il tuo team e controllate in anticipo che tutti i dati di accesso funzionino. Assicurati di avere una connessione Wi-Fi affidabile, così da non perdere il lavoro o avere problemi durante le riunioni.

3. Implementa uno strumento per la collaborazione del team

La gestione dei team che lavorano da remoto richiede molta flessibilità nella programmazione. Potresti dover imparare a usare dei nuovi strumenti, iniziare a usare la comunicazione asincrona e risolvere problemi in maniera creativa. 

Oltre agli strumenti di comunicazione, è utile impostare una piattaforma centralizzata di gestione dei progetti per pianificare e monitorare i progetti e le attività del team. Puoi farlo creando fogli di calcolo, creando e condividendo cartelle relative a ogni progetto oppure usando un software per la gestione dei progetti per automatizzare i processi. 

Se si ha a disposizione un sistema di gestione dei progetti solido, i membri del team potranno trovare le informazioni necessarie e inviare i deliverable in un unico posto, riducendo il numero di email e riunioni extra. 

4. Comunica più del dovuto quando collabori con persone che vivono in fusi orari diversi

I lavori da casa offrono alle persone che lavorano da remoto la flessibilità di lavorare da ovunque. Tuttavia, quando si lavora in fusi orari diversi, i tempi di risposta si allungano. Per evitare di perdere tempo tra le comunicazioni, fai in modo che i tuoi messaggi e le tue email siano il più dettagliati possibile. 

Ecco alcuni modi per farlo:

• fornendo in anticipo quante più informazioni possibili

• specificando le date di scadenza del progetto o la data in cui hai bisogno di una risposta

• aggiungendo dei link a risorse o conversazioni correlate 

• aggiungendo immagini o screenshot ai tuoi messaggi 

• facendo sapere in anticipo ai membri del team quando sarai assente

Capire come gestire la comunicazione asincrona ti aiuterà a non perdere tempo nei progetti e a far sì che il tuo team abbia tutti gli elementi necessari per procedere col lavoro. 

5. Definisci gli obiettivi e le aspettative del progetto fin dall'inizio

Considerando che ci saranno ritardi nella comunicazione, è meglio stabilire fin dall'inizio le aspettative, soprattutto quando si lavora su progetti altamente interfunzionali. Stabilisci con chiarezza le priorità individuali e del team. Fornisci linee guida, obiettivi e date dettagliate per i progetti. 

Dopo aver definito le aspettative e gli obiettivi iniziali, preparati a rispondere a domande e a dare chiarimenti mano a mano che se ne presenta la necessità. Una volta che i progetti sono partiti, fornisci un feedback frequente per assicurarti che le aspettative vengano rispettate. 

È inoltre importante essere flessibili ed essere preparati a spostare le date se necessario.

6. Registra le riunioni del team

Le riunioni di team di grandi dimensioni o quelle aziendali sono un'ottima opportunità per creare coesione con i colleghi e ricevere aggiornamenti sull'azienda. Tuttavia, non tutti potrebbero riuscire a parteciparvi a causa delle differenze di fuso orario o perché in malattia o in ferie.

Per assicurarti che tutti i membri del team si sentano coinvolti e abbiano le stesse informazioni, registra e condividi con loro le riunioni svolte su Skype o Zoom. 

Questo vale anche per le sessioni di formazione o altre presentazioni importanti. Rendi accessibili le registrazioni e i file delle presentazioni in modo che i membri del team possano consultarli e mettersi al passo secondo i propri tempi.

Tieniti in contatto col tuo team

Anche se non puoi fisicamente vedere i tuoi colleghi, puoi tenerti in contatto con loro virtualmente. Di seguito elenchiamo alcuni modi per farlo.

7. Pianifica dei colloqui di verifica

Quando si parla di collaborazione, la comunicazione è fondamentale, soprattutto quando si tratta di team che lavorano da remoto. 

Per mantenere la comunicazione, programma delle riunioni frequenti con i tuoi sottoposti, che siano quotidiane, settimanali o a giorni alterni. Organizzando queste videoconferenze, i membri del team potranno parlare di quegli argomenti che sono difficili da discutere via email o Slack. Riuscirai inoltre a ottenere aggiornamenti più dettagliati sui tuoi colleghi. 

Ecco alcuni argomenti di discussione che potresti voler includere nell'ordine del giorno della riunione:

• aggiornamenti sui progetti in corso

• feedback su progetti passati o in corso

• domande sulla salute dei membri del team

• discussione di progetti in programma 

• fornitura di risorse o formazione aggiuntive

Questi argomenti possono aiutarti a creare una riunione più produttiva e coinvolgente. 

8. Riconosci i successi del team

È importante riconoscere e celebrare i contributi dei membri del team, così che si sentano apprezzati e motivati. Che tu lo faccia tramite email, pubblicamente su Slack o durante una riunione, trova modi per mostrare la tua riconoscenza e supporto.

In questo modo darai un esempio positivo, che gli altri membri del team possono imitare.

9. Crea opportunità per coinvolgere il team

Lavorare da remoto può farci sentire soli, considerando che può essere più difficile legare con i colleghi. Ma non deve essere per forza così. Per aumentare il coinvolgimento dei membri del team, crea opportunità per socializzare. 

Per aumentare il coinvolgimento del team puoi:

• organizzare attività di team building virtuali

• organizzare momenti di socializzazione

• condividere alcune frasi motivazionali

• favorire la coesione organizzando pranzi o pause caffè virtuali

Queste attività non solo aiutano i membri del team a sentirsi più vicini, ma sono anche ottimi modi per rafforzare i rapporti, aumentando così la coesione e la collaborazione.  

Mantieni la produttività lavorando da casa

Lavorare da casa non deve per forza portare a un calo di produttività. Di seguito elenchiamo alcune strategie che puoi provare per aumentare la concentrazione quando lavori da remoto.

10. Crea una routine mattutina

Avere una buona routine mattutina ti può aiutare ad affrontare il lavoro con la giusta mentalità. Passare al lavoro da remoto può aver modificato i tuoi orari, quindi ricreare una routine può darti la spinta per iniziare la giornata lavorativa. 

Crea un tragitto "casa-lavoro" per iniziare la tua giornata lavorativa. Ad esempio, vestiti come se dovessi andare in ufficio, fatti una doccia o prendi un caffè. Una volta che hai definito una routine che ti ricorda che stai "andando a lavorare", probabilmente la tua produttività aumenterà.

Allo stesso modo, puoi creare una routine per chiudere la giornata lavorativa e decomprimere. Ad esempio, potresti rivedere le attività che hai completato durante la giornata, cambiarti i vestiti e prenderti del tempo per meditare o schiarirti le idee. 

11. Attieniti a un programma

Il telelavoro, i posti di lavoro flessibili e altre opportunità di lavoro da casa possono offrire i vantaggi della comodità e di un orario flessibile, ma ricordati che ti ci potrebbe volere più tempo per completare le tue attività se il tuo flusso di lavoro viene continuamente interrotto. 

Non devi per forza seguire il tipico orario lavorativo, ma dovresti crearne uno tuo e seguirlo quanto possibile per mantenere un flusso di lavoro continuo. 

Non scordarti di programmare delle pause per avere il tempo di ricaricarti. Fare pause frequenti consente al tuo cervello di rilassarsi e ritrovare la concentrazione, aiutandoti a mantenere la produttività durante la giornata.

Inoltre, può essere facile perdere la cognizione del tempo quando lavori online, quindi usare un software per monitorare il tempo può aiutarti a seguire il tuo programma. 

12. Affronta le attività ad alta priorità durante la mattinata

Come disse Mark Twain: "Se devi ingoiare un rospo, è meglio che sia la prima cosa che fai al mattino".

Questa citazione diventa un consiglio saggio quando viene applicata all'assegnazione delle priorità. Ingoiando il tuo "rospo" (ovvero affrontare l'attività più lunga o importante) alla mattina, avrai la sensazione di aver raggiunto qualcosa e sentirai meno stress durante la giornata, quando lavorerai ad attività meno importanti o meno urgenti. 

È probabile che tu riesca a concentrarti maggiormente su un'attività subito alla mattina, poiché più tardi avrai più distrazioni, mano a mano che ricevi nuove attività e notifiche.

13. Combina l'elenco di cose da fare con il time blocking

È facile perdere il filo del lavoro o procrastinare quando lavori comodamente da casa. Di conseguenza potrebbe essere utile usare delle strategie di gestione del tempo e delle attività. Ad esempio, puoi usare un software per liste di cose da fare e il time blocking per programmare le attività in ordine di importanza.

Avere una visione d'insieme delle tue attività può aiutarti a rispettare le tempistiche e completare le attività entro la scadenza. Iniziare la giornata con un'idea chiara di quello che vuoi fare ti aiuterà a concentrarti a completare un'attività alla volta e a evitare il multitasking. 

14. Crea un ambiente di lavoro separato

Lavorare dal letto o dalla cucina può essere un'opzione allettante, ma la tua produttività potrebbe risentirne, date le distrazioni presenti. È preferibile creare un ambiente di lavoro separato, in modo da definire confini chiari. 

Se non hai una stanza che puoi trasformare in ufficio, crea un ambiente di lavoro in una parte di qualsiasi stanza. Investi in una buona scrivania, una buona sedia e un buon computer, in modo da lavorare comodamente e poterti concentrare. 

Avere un ambiente di lavoro designato ti può aiutare ad avere la giusta mentalità per lavorare e far capire alle persone che vivono con te che stai lavorando. 

15. Metti in ordine il tuo ambiente di lavoro

Quando la tua scrivania è in disordine, puoi far fatica a concentrarti. Ricerche hanno dimostrato che il disordine può creare stress e ansia. 

Per evitare questa situazione, prenditi il tempo per creare un sistema per organizzare il tuo ambiente di lavoro casalingo. Una postazione di lavoro ordinata non ti farà perdere tempo a pulirla o a cercare le cose di cui hai bisogno.

Puoi organizzarti:

• sviluppando un sistema digitale o fisico per organizzare i documenti

• aggiungendo segnalibri e funzionalità usate di frequente alla barra degli strumenti del tuo browser

• riordinando la tua scrivania durante le pause

A fine giornata, lascia la scrivania come vorresti trovarla il giorno dopo. 

16. Limita le distrazioni

Quando lavori da casa, la tua vita personale e quella professionale si intrecciano, rendendo (comprensibilmente) inevitabili le interruzioni esterne durante l'orario lavorativo. Detto ciò, puoi trovare diverse soluzioni per limitare le distrazioni il più possibile.

Per ridurre le distrazioni mentre lavori puoi:

• mettere il telefono in modalità silenzioso o aereo, se non ne hai bisogno

• disattivare le notifiche delle app durante i momenti che necessitano di alta concentrazione

• usare le cuffie antirumore per eliminare i suoni che ti distraggono 

• far sapere alle altre persone quali sono i tuoi orari di lavoro, così possono contattarti quando hai finito

17. Comunica le tue aspettative alle persone che vivono con te

Per fare in modo che tutto proceda in maniera fluida sia al lavoro che a casa, è fondamentale definire le aspettative con le persone che vivono con te. 

Comunica i tuoi orari lavorativi e quando e come contattarti quando stai lavorando. 

Se fai parte di una coppia con figli, coordinate i vostri orari per prendervene cura. Ad esempio, potete dividere la giornata in turni, alternando il lavoro alla cura dei figli.  

È una buona idea definire con le persone con cui si vive le aspettative relative a come desiderate essere contattati durante l'orario lavorativo. Ad esempio, se la porta è chiusa vi possono infilare un foglietto sotto la porta invece di bussare. 

Ciò eviterà conflitti a casa e, se tutto va bene, definirà le aspettative relative al lavoro.

Dai priorità alla tua salute mentale

Il lavoro da remoto può essere stressante per la nostra salute mentale: potresti per esempio far fatica a stabilire confini chiari o provare un senso di isolamento. Di seguito elenchiamo alcune strategie per prenderti cura della tua salute mentale e fisica mentre lavori da casa.

18. Parla coi colleghi

L'isolamento causato dal lavoro da remoto può avere un impatto sulla tua salute mentale. Avere a disposizione una rete di persone con cui parlare può essere estremamente utile.

Trova un collega che puoi contattare per parlare delle tue sfide e dei tuoi successi, che siano relativi al lavoro o meno. In questo modo puoi continuare a costruire le tue relazioni lavorative anche quando non puoi incontrare dal vivo le altre persone. 

Metti al corrente il tuo responsabile delle tue preoccupazioni. Se necessario, potrà adattare il tuo carico di lavoro o fornirti le risorse per prenderti cura della tua salute mentale. 

Se devi modificare il tuo orario lavorativo o hai domande relative ai giorni di riposo per la salute mentale, contatta le risorse umane per assistenza. 

19. Programma del tempo per prenderti cura di te

Creare una routine strutturata è importante quando si cerca di mantenere l'equilibrio tra lavoro e hobby. Quanto vuoi che questo piano sia dettagliato dipende da te ma, in generale, creare una bozza di programma delle attività quotidiane può aiutarti a fare ciò che hai pianificato. 

Questo è particolarmente importante quando cerchi di trovare del tempo per fare cose che ti piacciono. Può essere facile mettere il lavoro al primo posto, ma programmare dei momenti per te può diminuire la possibilità di burnout nel lungo termine. 

Il tuo programma potrebbe includere attività come:

• fare una passeggiata di quindici minuti

• leggere il capitolo di un libro

• chiamare un amico o un familiare

Depennare queste attività dalla tua lista alla fine della giornata ti fa sentire bene e può alimentare la tua passione per il lavoro il giorno successivo. 

20. Approfitta dei momenti di inattività

Per sfruttare al meglio i momenti di inattività, fai in modo che i tuoi orari di massima produttività coincidano con quelli in cui le persone che vivono con te dormono. Ad esempio, puoi svegliarti prima di loro o lavorare quando non ci sono. Puoi anche programmare dei ritagli di tempo in cui puoi lavorare in tranquillità. 

Usa queste ore tranquille per dedicarti ad attività ad alta priorità che necessitano della massima concentrazione. Puoi quindi lavorare alle attività che richiedono meno concentrazione durante la giornata. 

21. Sii paziente con te e con le persone che ti circondano

Questo suggerimento vale sia per le persone con figli che per quelle senza. Che le distrazioni siano attorno a te o che sia tu a crearle, essere pazienti è fondamentale. 

Puoi dedicare la tua attenzione solo a un numero limitato di cose alla volta, quindi, in certi casi, potresti aver bisogno di regole più permissive. Ad esempio, non è un problema fare pause più lunghe. L'importante è non fare in modo che diventino un'abitudine che ti porta a non completare in tempo i deliverable.

Equilibrare lavoro, il prendersi cura di sé e le relazioni con gli altri può essere difficile. Pianificare in anticipo è di grande aiuto, ma anche in questo caso possono presentarsi degli imprevisti. Ricordati di informare il team quando questo succede e pensa a un piano di riserva. 

Soprattutto, non perdere la pazienza. Accetta il fatto che alcuni giorni saranno migliori di altri, dato che tutti hanno bisogno di tempo per adattarsi.

22. Mantieni un ciclo di sonno costante

Mano a mano che gli orari lavorativi diventano più flessibili, restare svegli fino a tardi per guardare Netflix o dormire fino a mezzogiorno può essere allettante. Tuttavia, interrompere il tuo ritmo circadiano può causare una modifica nei livelli di energia e stanchezza.

È consigliabile per gli adulti dormire per sette ore o più tutte le notti. Segui questa regola generale per sentirti al meglio quando lavori e massimizzare la tua concentrazione.

23. Definisci dei confini lavorativi

Quando i confini tra casa e lavoro non sono ben definiti, può essere più difficile tenere separate le due cose. Di fatto, il 71% dei lavoratori ha subito gli effetti del burnout almeno una volta nel 2020. Inoltre, l'87% dei dipendenti ha dichiarato di lavorare quasi due ore oltre l'orario di lavoro tutti i giorni.

Per evitare il burnout e trovare il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata, è fondamentale definire confini ben chiari. È qui che definire un programma torna utile. Stabilisci il tuo orario lavorativo e quando le persone possono contattarti. 

Una volta che hai terminato la tua giornata lavorativa, ignora tutto ciò che è legato al lavoro fino al giorno successivo, anche le email che arrivano dopo l'orario lavorativo. Prenditi del tempo per te, i tuoi hobby e le relazioni. 

24. Prenditi mezz'ora a metà giornata per una boccata d'aria

Guardare uno schermo per ore ed elaborare grandi quantità di dati può essere stancante sia a livello fisico che mentale. 

Quando hai bisogno di una pausa più lunga, allontanati dallo schermo per far riposare gli occhi e il cervello.

Ecco alcuni modi per farlo:

• limitando l'utilizzo dei social media

• facendo una passeggiata quando sei in pausa

• disattivando le notifiche fino alla successiva giornata lavorativa 

• mettendo via il laptop o il computer dopo lavoro

Anche cambiare aria può aiutarti a riaccendere la creatività. 

Fai in modo che lavorare da casa sia un vantaggio

Ci vuole un po' di tempo per riuscire a trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata, sia che tu lavori per una start up o per una piccola azienda. Mantieni la tua flessibilità e comunica i tuoi bisogni al team mano a mano che ti adatti alla situazione. 

Una volta che hai a disposizione gli strumenti giusti per lavorare da remoto, puoi sistemarti nel tuo ufficio casalingo e lavorare da lì. Non dimenticarti che questa situazione ha dei vantaggi, soprattutto se metti in pratica alcuni di questi suggerimenti.