Sette fasi cruciali del processo decisionale

Prendiamo decisioni ogni giorno. Vado al lavoro in macchina o prendo l'autobus? Gelato al cioccolato o alla vaniglia? Latte intero o scremato?

Per quanto semplici siano queste scelte, c'è un intero processo coinvolto nel prendere le nostre piccole decisioni quotidiane. Ma come riusciamo a prendere decisioni più impegnative? 

Al lavoro, le decisioni non sono così semplici come scegliere che tipo di latte vuoi a colazione. Ecco perché comprendere il processo decisionale è davvero importante. 

Che cos'è il processo decisionale?

Il processo decisionale è un metodo che consiste nel raccogliere informazioni, valutare alternative e fare una scelta finale.

Il seguente processo in sette fasi è ideato per decisioni impegnative che coinvolgono più stakeholder, ma può essere utilizzato anche per scelte più semplici, come decidere quali biscotti mangiare a colazione. 

Le sette fasi cruciali del processo decisionale

Fase 1: identificare la decisione che deve essere presa

Nell'identificare una decisione, poniti alcune domande: 

• Quale problema deve essere risolto?

• Quale obiettivo intendi raggiungere adottando questa decisione?

• Come misurerai l'esito?

Queste domande sono tutte tecniche comuni di definizione degli obiettivi, che alla fine ti aiuteranno a trovare possibili soluzioni. Quando il problema è chiaramente definito, hai più informazioni per prendere la decisione migliore per risolverlo.

Fase 2: raccogliere informazioni pertinenti

Raccogliere informazioni relative alla decisione da prendere è un passo importante per raggiungere una decisione informata. Il tuo team dispone di dati pregressi relativi al problema? Qualcuno ha già provato a risolverlo in precedenza?

È anche importante cercare informazioni al di fuori del tuo team o della tua azienda. Un processo decisionale efficace richiede informazioni da molte fonti diverse. Cerca risorse esterne, come ricerche di mercato, affidati a un consulente o parlane con i colleghi di un'altra azienda che hanno esperienza in materia. Raccogliere informazioni aiuta il tuo team a identificare diverse soluzioni al tuo problema.

Fase 3: identificare soluzioni alternative

Questa fase richiede la ricerca di molte soluzioni diverse per il problema in questione. È importante trovare più di una possibile alternativa quando si tratta di prendere decisioni aziendali, perché diversi stakeholder possono avere esigenze diverse a seconda del loro ruolo. Ad esempio, se un'azienda è alla ricerca di uno strumento di gestione del lavoro, il team di progettazione potrebbe avere esigenze diverse rispetto a quello di sviluppo. Scegliere su due piedi una sola soluzione potrebbe non essere la mossa giusta da fare. 

Fase 4: valutare le soluzioni

In questa fase, si vagliano tutte le soluzioni suggerite e si valuta come risolverebbero il problema. Il tuo team inizia a identificare i pro e i contro di ciascuna opzione e a eliminare quelle che non ritiene possibili.

Esistono alcuni criteri comuni che il tuo team può usare per analizzare e valutare le varie opzioni:

• elenco dei pro e contro

• analisi SWOT

• matrice decisionale

Fase 5: scegliere tra le alternative

Il prossimo passo è prendere la decisione finale. Valuta tutte le informazioni che hai raccolto e il modo in cui la decisione può influenzare ogni stakeholder. 

A volte la decisione giusta non è una delle alternative, ma un mix di alcune di esse. Un processo decisionale efficace implica la risoluzione creativa dei problemi e il pensare fuori dagli schemi, quindi tu o i tuoi team non dovreste limitarvi a considerare solo le opzioni più scontate.

Uno dei valori chiave di Asana è rifiutare i falsi compromessi. Optare per una sola decisione può significare perdere i benefici di altre. Se puoi, prova a trovare opzioni che vadano oltre le alternative presentate.

Fase 6: agire

Una volta che l'incaricato della decisione finale ha dato il via libera, bisogna mettere in pratica la soluzione. Trova il tempo necessario per creare un piano di implementazione, in modo che il tuo team sia informato su cosa fare dopo. Metti quindi in atto il tuo piano e monitorane i progressi per determinare se quella è stata una buona decisione o meno. 

Fase 7: analizzare la decisione e il suo impatto (sia positivo che negativo)

Dopo aver preso una decisione, puoi monitorare le metriche di successo che hai delineato nella fase 1. In questo modo, stabilirai se la soluzione soddisfa o meno i criteri di successo del tuo team.

Ecco alcune domande da considerare quando valuti la decisione presa:

• Ha risolto il problema che il tuo team ha identificato nella fase 1? 

• La decisione ha avuto un impatto positivo o negativo sul tuo team?

• Quali stakeholder hanno tratto beneficio dalla decisione? Per quali ha avuto invece un impatto negativo?

Se la soluzione non fosse l'alternativa migliore, il tuo team potrebbe trarre vantaggio dall'utilizzo di una forma iterativa di gestione dei progetti. Ciò gli consente di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e prendere le decisioni migliori con le risorse di cui dispone. 

Tipi di modelli decisionali

Sebbene la maggior parte dei modelli decisionali ruoti attorno agli stessi sette passaggi, ecco alcune metodologie diverse per aiutarti a prendere una buona decisione.

Modelli decisionali razionali

Questo tipo di modello decisionale è il più diffuso. È logico e sequenziale. Le sette fasi sopra elencate sono un esempio di modello decisionale razionale. 

Quando la tua decisione comporta conseguenze importanti per il tuo team e devi massimizzare i risultati, questo è il tipo di processo decisionale che dovresti usare. Richiede di considerare un'ampia gamma di punti di vista con pochi pregiudizi, in modo da poter prendere la migliore decisione possibile. 

Modelli decisionali intuitivi

Questo tipo di modello decisionale non è dettato da informazioni o dati, ma dall'istinto. Richiede esperienza pregressa e il riconoscimento di schemi per sviluppare un forte istinto.

Questo tipo di processo decisionale viene spesso adottato da chi ha molta esperienza di problemi simili e la soluzione che vorrebbe implementare ha già avuto successo. 

Modello decisionale creativo

Il modello decisionale creativo prevede la raccolta di informazioni e approfondimenti su un problema e l'elaborazione di potenziali idee per una soluzione, in modo simile al modello decisionale razionale. 

La differenza è che invece di identificare i pro e i contro di ciascuna alternativa, chi deve prendere la decisione cerca di non pensare attivamente alla soluzione per un certo periodo. L'obiettivo è lasciare spazio al subconscio affinché conduca alla decisione giusta, in modo simile al modello decisionale intuitivo. 

Questo modello è meglio sfruttato in un processo iterativo, in modo che i team possano testare le soluzioni e adattarsi a eventuali cambiamenti.

Monitora le decisioni chiave con uno strumento di gestione del lavoro

Monitorare le decisioni chiave può essere difficile se non sono documentate correttamente. Scopri di più su come uno strumento di gestione del lavoro come Asana può aiutare il tuo team a monitorare le decisioni cruciali, collaborare con i colleghi del team ed essere sempre al corrente dei progressi, tutto in un unico posto.