Viessmann sviluppa soluzioni climatiche per il futuro con Asana

Da produttore nel settore del riscaldamento a pioniere della tecnologia moderna, il cambiamento è stato una costante per Viessmann negli ultimi 100 anni. L’azienda a conduzione familiare si è trasformata in un fornitore globale di soluzioni di controllo del clima per gli spazi abitativi e si concentra sullo sviluppo e l’implementazione di sistemi energetici intelligenti e sostenibili e soluzioni di raffreddamento per i propri clienti residenziali, industriali e commerciali.  

Con sede in Germania, Viessmann ha ora oltre 12.750 dipendenti in 74 paesi e ha generato entrate per 2,8 miliardi di euro nel 2020. L’azienda è entusiasta dell’innovazione e tiene d’occhio le tendenze tecniche e commerciali per rimanere competitiva e soddisfare le mutevoli esigenze del mercato. 

Creare un posto di lavoro digitale per il futuro

Nel corso delle ultime quattro generazioni, Viessmann è stata guidata da imprenditori lungimiranti che hanno promosso la continua crescita dell’azienda. L’attuale CEO Maximilian (Max) Viessmann è entrato nel 2015 e ha iniziato la fase successiva del percorso dell’azienda: la trasformazione digitale.

Max ha deciso di digitalizzare sia la gamma di prodotti dell’azienda che i processi di lavoro interni. Ha affidato la responsabilità della pianificazione e dell’implementazione del nuovo luogo di lavoro digitale ad Alexander Poellmann, all’epoca Smart Office and Collaboration Manager dell’azienda. 

Sotto la direzione di Max, Alex e il suo team hanno deciso di trovare una piattaforma di gestione del lavoro semplice e intuitiva che tutti i dipendenti potessero utilizzare per collaborare in modo più efficace. E hanno trovato Asana. L’hanno scelta perché avrebbe dato a tutti i dipendenti visibilità sulla strategia aziendale, dalla visione generale agli obiettivi specifici e ai singoli compiti, il che si allinea con la cultura della trasparenza di Viessmann. Asana è anche facile da usare, quindi il team sapeva che i dipendenti l’avrebbero adottata, indipendentemente dal loro stile di lavoro. Infine, è possibile accedervi sempre e ovunque tramite l’app web e mobile, e offre la flessibilità necessaria per collaborare in tutte le sedi e mentre si lavora da remoto.

I primi reparti ad adottare Asana sono stati i team responsabili della trasformazione digitale dell’azienda, dell’IT e della ricerca e sviluppo, e poi è stata introdotta nel resto dell’azienda. Ora Asana è la piattaforma utilizzata per la definizione degli obiettivi strategici e la gestione di progetti interdipartimentali e garantisce flussi di lavoro standardizzati in Viessmann. L’azienda è riuscita a integrarla completamente nelle sue operazioni. Ad esempio, viene utilizzata per gestire l’intero processo di sviluppo del prodotto, dall’ideazione al lancio sul mercato.

L’adozione di Asana da parte di Viessmann è riuscita principalmente grazie ai 50 “Asana Heroes”, il primo punto di contatto per le domande dei colleghi, che lavora attivamente per ottimizzare e adattare la piattaforma. Si tratta di esperti incaricati di mappare i processi Viessmann su Asana e di velocizzare l’adozione delle nuove funzionalità. Lavorano a stretto contatto con il responsabile del successo dei clienti di Asana, che fornisce approfondimenti e aggiornamenti sulle nuove funzionalità man mano che vengono lanciate.

Ottenere il massimo dal nuovo modo di lavorare

Per integrare Asana, Viessmann ha anche implementato Google Workspace per la comunicazione, la condivisione di file e la collaborazione. L’integrazione tra Asana e Google Workspace consente ai dipendenti di creare attività Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail, pianificare il proprio lavoro in Google Calendar e collegare i file di Google Drive ai progetti. Ciò consente di trovare e accedere alle informazioni con la massima facilità.

Viessmann utilizza Asana in quasi tutte le sue filiali in modo che i membri del team di tutta l’azienda possano lavorare insieme senza problemi. Ogni volta che Viessmann acquisisce un’azienda, i nuovi dipendenti vengono invitati su Asana in modo che possano iniziare subito a collaborare con i loro colleghi. E data la natura globale dell’attività, i dipendenti possono coordinare i progetti in fusi orari, team e sedi diversi su Asana, oltre a fissare traguardi realistici e perseguire obiettivi comuni.

Ecco alcuni dei modi Viessmann utilizza Asana:

• Comunicazione esecutiva: il direttivo riporta gli aspetti più importanti della strategia aziendale in un progetto Asana, compresi i cambiamenti organizzativi e di prodotto prioritari. Man mano che il lavoro prende il via, tutti gli aggiornamenti vengono condivisi con i follower di queste iniziative, consentendo loro di commentare in modo proattivo, sollevare domande e impegnarsi nel lavoro. 

• Collaborazione del team: le informazioni venivano archiviate in compartimenti stagni dai team, ma poiché Viessmann segue metodologie agili, i dipendenti devono poter condividere le informazioni in modo interfunzionale. Asana consente alle persone di diversi team e funzioni di collaborare e condividere informazioni all’interno di progetti accessibili a tutti. 

• Gestione delle richieste interne: molti team, dal marketing alla gestione della qualità alle funzioni relative alla produzione, utilizzano Asana per gestire le richieste in arrivo. I dipendenti ora compilano un modulo Asana per inviare nuove richieste, che poi vengono trasformate in un’attività nel progetto del team. In questo modo, il team riceve in anticipo le informazioni di cui ha bisogno, tutte le richieste vengono raccolte in un’unica posizione e può gestire facilmente i carichi di lavoro. Inoltre, i dipendenti possono monitorare lo stato di avanzamento della loro richiesta e i team utilizzano le regole per automatizzare le fasi del processo di evasione. Questa maggiore trasparenza tra i richiedenti e i team ha migliorato l’efficienza e la produttività dei processi.

Gestire il lavoro su Asana ha fornito un enorme vantaggio competitivo a Viessmann, soprattutto dall’inizio del COVID-19 nel 2020. I processi hanno continuato a funzionare, indipendentemente dalla posizione, il che ha garantito una preziosa stabilità durante un periodo di gravi interruzioni per i dipendenti che hanno dovuto lavorare da casa. Il numero di azioni quotidiane svolte dai dipendenti su Asana è più che triplicato durante questo periodo, da circa 100.000 a settembre 2019 a circa 350.000 oggi.

Ottimizzazione continua dei processi con Asana

Con Asana, Viessmann ha migliorato l’allineamento tra i team, che sono più agili, lavorano più velocemente e rispondono in modo proattivo alle mutevoli esigenze del mercato, creando, così, più valore per i clienti.

Viessmann attribuisce anche ad Asana il merito di aver contribuito ad aumentare significativamente la trasparenza aziendale. Collegando la strategia aziendale al lavoro operativo in un luogo a cui tutti hanno accesso, gli obiettivi e le responsabilità aziendali sono chiari a tutti. Inoltre, questo aiuta i dipendenti a definire meglio le priorità delle loro attività e a vedere come il loro lavoro contribuisce alla visione aziendale dell’azienda. Asana aiuta anche a rendere Viessmann un’azienda più attraente per i giovani talenti, un chiaro vantaggio competitivo nei momenti in cui c’è una carenza di lavoratori qualificati.

Nel complesso, Viessmann riconosce che Asana ha aumentato significativamente l’efficienza. L’azienda esegue i progetti più velocemente, evita la duplicazione del lavoro e riduce la burocrazia. Inoltre, semplifica il coinvolgimento di risorse aggiuntive nei progetti, contribuendo a evitare ritardi e a rispettare le scadenze, il che ha portato a cicli di sviluppo più rapidi e ad aumenti della produttività.

Cosa succederà in Viessmann?

L’efficienza operativa e la trasparenza ottenute grazie ad Asana hanno permesso a Viessmann di affrontare le nuove opportunità del nostro tempo, come la sostenibilità, con la forza combinata di un team globale. Sta intensificando gli sforzi per raggiungere le emissioni di carbonio “Net Zero”, un obiettivo che Viessmann prevede di raggiungere continuando a sviluppare soluzioni innovative e sostenibili per la protezione del clima. E tutto questo è strettamente allineato con la suo visione per il futuro: portare benefici all’ambiente e offrire opportunità alle generazioni future.