Quadient con Asana, insieme per una trasformazione epica

Una filosofia aziendale EPIC – empowerment, passione, ispirazione e comunità – ha consentito a Quadient di tracciare un percorso che mette i suoi clienti in grado di offrire a loro volta un'esperienza migliore ai loro clienti, perché le relazioni sono importanti. Oggi, l'azienda vanta una storia considerevole come leader a livello mondiale, posizione che prevede di mantenere grazie alla sua strategia "Ritorno alla crescita". 

Nel corso del tempo la crescita può portare a un sovraccarico organizzativo e all'utilizzo di sistemi legacy, con conseguenti rallentamenti dei tempi di consegna, attriti operativi e quindi una qualità non costante dei risultati. Anziché rischiare di rimanere vittima del suo stesso successo, Quadient ha scelto di creare un ambiente di lavoro stabile e di trasformarsi per mantenere la sua agilità. 

Jayati Shah-Thiel è stato responsabile della transizione del marketing di Quadient alla metodologia Agile e dell'implementazione degli strumenti necessari per consentirne la trasformazione. "Quadient ha una struttura complessa", spiega Jayati. "È un'organizzazione a matrice con gruppi di soluzioni e team globali e regionali. Tutto questo a volte potrebbe causare attriti e divergenze, in quanto il lavoro prima veniva svolto in modi diversi e i resoconti erano creati all'interno di una struttura non uniforme."  Come suggerisce l'Indice dell'anatomia del lavoro, quando i dipendenti lavorano all'interno di queste strutture complesse possono dedicare fino al 58% del loro tempo ad "attività superflue".

Commentando il progetto di trasformazione, Jayati dichiara: "Volevamo promuovere l'unità a livello di regioni e soluzioni, per sostenere le performance che ci consentono di rimanere rilevanti sul mercato. Avevamo bisogno di mantenere i nostri team, che già sono tra i migliori al mondo, concentrati su risultati specifici, in modo che fossero a proprio agio con il ritmi delle nostre attività e le relative esigenze."

La tecnologia è il motore della trasformazione

La trasformazione Agile di Quadient ha richiesto un impegno collaborativo. "Abbiamo iniziato creando un team di progetto per riunire insieme i rappresentanti di tutte le diverse funzioni, e anche per coinvolgere chi aveva sufficiente esperienza per capire davvero di cosa ci occupiamo e come lavoriamo", continua Jayati. "Insieme, dovevamo scoprire come implementare la metodologia Agile nel modo giusto per la nostra attività."

La trasformazione è iniziata con un documento sui requisiti, che definiva le esigenze funzionali e tecniche dell'azienda. Alla fine, il team è stato in grado di selezionare tre soluzioni di gestione del lavoro. "Il nostro team di sviluppo software utilizza già Jira, quindi volevamo valutare se potesse soddisfare i nostri requisiti per un'azienda agile", spiega Jayati. "Avevamo già provato un altro strumento di gestione del lavoro, e intendevamo vedere come si comportava Asana.

"Nonostante all'inizio fosse un qualcosa di praticamente sconosciuto, alla fine il grande elemento di differenziazione di Asana è la sua interfaccia utente: è così facile da usare che chiunque può utilizzarla e capire come funziona."

"Asana e Agile vanno di pari passo"

Dai contenuti alla creatività, dalla demand generation ai portali di e-commerce, alle campagne e altro ancora, quasi tutti i team di marketing di Quadient in tutto il mondo usano Asana. "Abbiamo deciso di allineare i nostri metodi di lavoro, e Asana ha reso operativa la nostra trasformazione Agile", ha affermato Jayati. 

Aumento delle prestazioni e dell'efficienza

Le operazioni di marketing di Quadient sono snelle, i team lavorano in sprint e le consegne sono frequenti. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, il miglioramento dei processi può far risparmiare 257 ore all'anno.

"Nell'ambito della nostra metodologia Agile, valutiamo la portata di un'attività utilizzando il sistema delle taglie, per esempio S, M, L. All'interno di Asana, abbiamo impostato delle regole per riflettere automaticamente la valutazione quando definiamo l'importanza dell'attività", afferma Jayati. "I moduli sono un'altra caratteristica che piace a tutto il team, perché le richieste vengono acquisite in un unico posto e quindi è più semplice procedere con la revisione. Inoltre, facciamo uso di elementi iframe per consentire di inviare richieste anche a chi non ha accesso ad Asana."

Concentrati su flessibilità e collaborazione

Tutti i team di marketing hanno una maggiore visibilità su tutto il lavoro in corso. Questo consente un flusso di comunicazione naturale a livello globale, invece di dover inviare aggiornamenti separati, che secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro possono distrarre e "sovraccaricare" un terzo dei dipendenti.

"L'integrazione di Asana con Jira ci ha permesso di integrare il team di sviluppo software e coloro che lavorano a stretto contatto con loro, inclusi i team di sviluppo web e dei portali, perché possono continuare a collaborare come prima", afferma Jayati. L'interfaccia di Asana include anche dashboard chiare, che semplificano la creazione di resoconti. Nel corso del tempo abbiamo incoraggiato i team a modificare i resoconti standard in base al loro flusso di lavoro."

Più tempo per il lavoro strategico

Nel momento in cui l'Indice dell'anatomia del lavoro mostra la tendenza di una diminuzione del tempo dedicato al lavoro strategico – 9% nel 2022 rispetto al 14% nel 2021 – Quadient ha utilizzato la metodologia Agile per ridurre la necessità di "attività superflue". Le riunioni sono ora riservate solo per prendere decisioni specifiche o fornire risultati specifici.

"Con l'eccezione della nostra conferenza annuale degli utenti, i nostri progetti riflettono le nostre attività quotidiane, e quindi sono configurati come bacheche Kanban. Ciò ci aiuta a gestire i carichi di lavoro e a condividere tra team e regioni le idee di successo per continuare a migliorare", afferma Jayati. "La visibilità è di fondamentale importanza nella metodologia Agile, e Asana ci ha aiutato a vincere qualsiasi esitazione sul fatto di essere così aperti. Senza una totale trasparenza, il nostro team non può sfruttare appieno le funzionalità dello strumento, per esempio il multihoming, che consente di collegare le attività su più bacheche di progetto." 

Unità. Stabilità. Efficienza.

Asana rappresenta il fattore unificante per il successo del marketing di Quadient, e ha permesso di aprire la strada all'adozione della metodologia Agile. Ha creato un ambiente di lavoro stabile, che consente di rispettare ogni giorno la filosofia aziendale EPIC. Già da adesso, alcune funzioni connesse come i team di sviluppo web e dei portali, si stanno rendendo conto dei vantaggi derivanti dall'adozione di un nuovo modo di lavorare, più moderno.

Insieme, Asana e Agile trasformano le aziende in modo da poter realizzare le loro ambizioni.