Templat jadwal proyek

Proyek besar dan kompleks membutuhkan struktur untuk tetap berada di jalurnya. Setelah memecah proyek menjadi langkah-langkah yang lebih kecil, Anda pasti ingin menentukan siapa, apa, dan kapan dari setiap tugas yang dapat ditindaklanjuti. Masukkan jadwal proyek. Jadwal proyek membuat pekerjaan tetap fokus dengan menampung setiap tugas di satu tempat.

Apa itu jadwal proyek?

Jadwal proyek menunjukkan kepada Anda tonggak, tugas, dan hasil akhir proyek yang ditampilkan dengan rapi di linimasa. Dari awal hingga akhir, Anda dapat merampingkan keseluruhan proyek dalam satu ruang.

Jadwal proyek adalah komponen utama dari manajemen proyek. Berdasarkan peta jalan proyek dan siklus hidup proyek Anda, jadwal mengatur pekerjaan menjadi urutan yang dapat ditindaklanjuti.

Kenapa menggunakan templat jadwal proyek?

Pada tahap perencanaan, semuanya terasa mungkin. Pekerjaannya memikat dan baru, dan Anda biasanya bersemangat untuk memulai. Tetapi jika Anda masuk ke dalam proyek tanpa jadwal yang jelas, Anda dapat dengan cepat melupakan gambaran besarnya—mengapa Anda memulai dan apa yang ingin Anda capai. Jika Anda menghabiskan waktu di awal untuk membuat templat jadwal proyek, Anda akan memiliki referensi untuk memandu Anda di setiap langkah.

Ada berbagai cara dalam mengelola templat jadwal proyek Anda, tetapi menggunakanalat manajemen proyek akan membantu Anda mendapatkan hasil maksimal. Anda akan dapat menyimpan jadwal favorit sebagai templat dan menggunakannya kembali untuk setiap proyek baru. Menggunakan alat ini juga memungkinkan Anda untuk:

• Merancang jadwal Anda dalam linimasa visual di mana Anda dapat melihat dengan jelas hubungan antara tugas, anggota tim, dan tenggat.

• Menambahkan dependensi sehingga pekerjaan diselesaikan dalam urutan yang tepat.

• Merayakan dan mengakui kemenangan dengan milestone proyek.

• Menghubungkan semua informasi proyek—dari daftar tugas hingga pelaporan—semuanya di satu tempat terpusat.

• Membagikan jadwal proyek Anda ke seluruh tim untuk kolaborasi dan dukungan silang.

• Mengotomatiskan alur kerja di dalam jadwal sehingga Anda dapat mengaturnya dan melupakannya.

• Menggeser tenggat saat prioritas berubah.

• Menyediakan tampilan sekilas tentang status proyek bagi semua pemangku kepentingan.

Jenis jadwal proyek

Dokumen kerja, kertas bekas, perangkat lunak terintegrasi—secara teknis, Anda dapat membuat jadwal proyek di mana saja. Sebelum perangkat lunak manajemen proyek, perusahaan menggunakan kalender kertas dan map tebal untuk melacak proyek. Sekarang, kita mendapat manfaat dari alat digital yang secara otomatis melacak dan menyesuaikan dengan kita saat proyek berjalan, yang mengurangi pekerjaan dan meningkatkan produktivitas.

Berikut adalah tiga cara umum untuk mengatur jadwal proyek, serta pro dan kontra untuk masing-masingnya:

1. Dokumen digital

Saat ini makin jarang yang menggunakan dokumen untuk templat jadwal proyek digital, tetapi masih yang paling mudah diakses.

Pro: Biasanya gratis, mudah dibuat, dan dapat diakses oleh siapa saja.

Kontra: Proyek dapat berubah sewaktu-waktu, tetapi dokumen tidak akan berubah. Hampir tidak mungkin untuk mengubahnya menjadi jadwal hidup. Karena itu, pemeliharaannya memakan waktu lama dan membutuhkan banyak pembaruan manual. Ini meningkatkan risiko kesalahan manusia karena tugas diabaikan atau tenggat dilupakan. Selain itu, orang harus ingat untuk merujuknya—tidak ada pengingat atau alat untuk mengingatkan pemangku kepentingan tentang perubahan yang terjadi.

2. Spreadsheet

Spreadsheet mudah diubah menjadi jadwal proyek, tetapi di situlah sebagian besar manfaatnya berhenti.

Pro: Desain grid spreadsheet secara alami cocok dengan jadwal. Anda juga dapat memasukkan aturan dan rumus untuk mengotomatiskan beberapa pekerjaan. Plus, mereka dapat diakses oleh sebagian besar organisasi dan sebagian besar gratis.

Kontra: Spreadsheet dirancang untuk berfungsi berdasarkan aturan dan rumus—namun Anda perlu tahu aturan dan rumus tersebut agar menjadi efisien. Meskipun siapa pun dapat membuat spreadsheet, hanya sekelompok orang terpilih yang cukup mahir untuk menggunakannya dengan baik. Jika tidak, sebagian besar merupakan tata letak kisi dokumen, dengan sedikit kemampuan dalam hal otomatisasi, penyesuaian, dan komunikasi dengan tim.

3. Linimasa digital

Dikenal juga sebagai bagan Gantt, jadwal proyek visual ini menunjukkan tugas yang diplot dalam suatu linimasa.

Pro: Templat bagan Gantt adalah cara ideal untuk membuat jadwal proyek kustom. Semua itu dirancang secara visual dan menyertakan semua detail yang diperlukan—sehingga Anda dapat melihat semuanya sekaligus. Ini sangat membantu sehingga Anda dapat memvisualisasikan jalur kritis—atau urutan tugas minimum yang perlu diselesaikan agar proyek berhasil. Templat ini memberikan pandangan sekilas tentang status proyek untuk semua pemangku kepentingan dan mudah diubah. Anda dapat menyesuaikan tugas, anggota tim, atau tenggat dengan beberapa klik saja. Jika Anda menambahkan dependensi dan aturan otomatisasi, Anda dapat melakukan otomatisasi alur kerja proyek sepenuhnya dari awal sampai akhir.

Kontra: Perangkat lunak manajemen proyek khusus seringkali diperlukan untuk membuat linimasa digital yang mudah diedit.

Membuat jadwal Anda sendiri

Semua jadwal proyek akan mencakup fitur-fitur dasar yang sama—tenggat dan tugas. Dari sana, Anda dapat menyesuaikannya. Ini tergantung bagaimana Anda menggunakan templat jadwal proyek. Misalnya, jika Anda mengoordinasikan pekerjaan secara lintas kolaboratif, Anda mungkin ingin menambahkan dependensi proyek yang mengelola alur kerja.

Fitur terintegrasi

• Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua tugas Anda dalam bagan batang horizontal. Anda tidak hanya dapat melihat tanggal mulai dan berakhir setiap tugas, tetapi dependensi antartugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak bagaimana potongan-potongan rencana Anda cocok satu sama lain. Selain itu, saat Anda dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, mudah untuk mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum hal itu terjadi, sehingga Anda dapat mencapai semua gol sesuai jadwal.

• Dependensi. Tandai tugas menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan harus memulai bagian pekerjaan mereka. Saat tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—memberi tahu apakah Anda perlu menyesuaikan tenggat dependen Anda juga. 

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual, jadi tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang menjadi pekerjaan mereka. Di Asana, Aturan berfungsi menurut pemicu dan tindakan, pada dasarnya "saat X terjadi, lakukan Y". Gunakan Aturan untuk secara otomatis memberikan tugas, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai automasi ad hoc hingga keseluruhan alur kerja, Aturan menghemat waktu tim Anda untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Ikhtisar Proyek. Ikhtisar Proyek adalah tempat terintegrasi untuk semua konteks proyek penting. Beri tim Anda tampilan menyeluruh seputar apa, mengapa, dan bagaimana proyek bekerja. Tambahkan deskripsi proyek guna menentukan gaya untuk cara bekerja sama di Asana. Lalu, bagikan sumber daya dan konteks penting—seperti detail rapat, kanal komunikasi, dan brief proyek—di satu tempat.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat langsung membuat tugas Asana dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail untuk mencari tugas secara langsung dari kotak masuk Gmail.. 

• Outlook. Saat item tindakan masuk via email, seperti meninjau pekerjaan dari agensi Anda atau permintaan aset desain dari mitra, Anda sekarang dapat membuat tugas untuk item itu di Asana langsung dari Outlook. Anda lalu dapat memberikan tugas baru kepada diri sendiri atau rekan tim, menetapkan tenggat, dan menambahkan tugas itu ke proyek agar terhubung ke pekerjaan relevan lain.

• Clockwise. Dengan integrasi Clockwise + Asana, Anda dapat menambahkan tugas Asana sebagai blok waktu di Kalender Google Anda. Integrasi Clockwise + Asana memungkinkan Anda untuk menentukan durasi tugas, kapan tugas itu terjadi, dan apakah Clockwise dapat menjadwal ulang tugas tersebut secara otomatis. Tambahkan tugas ke kalender Anda dan luangkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

Untuk mulai membuat linimasa proyek Anda sendiri, ikuti praktik terbaik ini:

• Gunakan sistem yang memudahkan untuk menyesuaikan tenggat. Dengan alat manajemen proyek, Anda dapat mengubah beberapa tenggat sekaligus dan memberi tahu pemangku kepentingan utama secara real-time. 

• Gunakan dependensi proyek untuk mengurangi risiko kehilangan pekerjaan. Ini sangat membantu dalam skenario di mana Anda ingin agar item diselesaikan untuk menjalankan tugas berikutnya. Misalnya, memerlukan persetujuan hukum sebelum situs web dapat ditayangkan.

• Tetapkan tugas dan delegasikan pekerjaan sehingga semua pemangku kepentingan memiliki rasa memiliki terhadap proyek.

• Tambahkan milestone proyek untuk melacak dan merayakan setiap pencapaian.

• Tentukan ruang lingkup pekerjaan dengan hasil kerja yang jelas dan tanggal mulai yang diharapkan serta perkiraan tanggal akhir untuk setiap tugas. 

Pertanyaan Umum