Templat dokumen inisiasi proyek

Fase inisiasi proyek adalah waktu yang penting untuk membangun fondasi proyek yang sukses. Menempatkan semua informasi kunci sejak awal memastikan keseluruhan tim memiliki pemahaman yang sama, bahkan sebelum pekerjaan dimulai. Cara terbaiknya? Buat templat dokumen inisiasi proyek.

Apa itu dokumen inisiasi proyek (PID)?

Dokumen inisiasi proyek (PID) merupakan jenis dokumen yang dibuat manajer proyek sebelum memulai proyek. Dokumen ini mengompilasi informasi utama proyek seperti ruang lingkup proyek, gol, kriteria keberhasilan, nilai bisnis, dan potensi risiko proyek. Hal ini juga biasa disebut piagam proyek atau brief proyek.

Tujuan utama PID adalah untuk memberikan tinjauan tingkat tinggi dari suatu proyek sehingga pemangku kepentingan utama dapat dengan cepat memahami tujuan proyek utama dan pendekatan proyek. Informasi penting seperti lima W dalam manajemen proyek (who, what, when, where, why) ditata dengan jelas sehingga anggota tim dapat menemukannya dengan cepat. Ini memberi semua pemangku kepentingan proyek wawasan cepat tentang tujuan proyek, rencana proyek, dan hasil akhir utama proyek.

Apa itu templat dokumen inisiasi proyek (PID)?

Templat dokumen inisiasi proyek (PID) merupakan kerangka dokumen inisiasi proyek yang dapat digunakan kembali. Templat ini paling baik digunakan saat membuat proyek baru, jadi Anda dapat menduplikat templat, lalu mengisi informasi proyek yang relevan. Ini menghemat waktu para manajer proyek sehingga mereka tidak perlu membuat PID baru setiap kali memulai proyek baru.

Kenapa harus menggunakan templat PID?

Dengan templat dokumen inisiasi proyek, tim Anda mendapatkan manfaat berbeda. Templat ini dapat membantu Anda:

• Membangun konsistensi di seluruh proyek: Menggunakan templat PID membantu merampingkan proses pembuatan proyek sehingga manajer proyek dapat dengan mudah mengikuti langkah yang sama setiap kali proyek baru dimulai.

• Memungkinkan penyesuaian untuk tim tertentu: PID membantu menstandarkan proses pembuatan proyek, tetapi salah satu manfaat utamanya Anda masih dapat menyesuaikannya supaya cocok dengan kebutuhan proyek lain. Templat menyediakan struktur utama untuk dokumen inisiasi proyek, tetapi dari sana Anda dapat menambah dan menghapus berbagai bagian berdasarkan kebutuhan proyek spesifik.

• Memberikan konteks dengan cepat kepada pemangku kepentingan: Saat pemangku kepentingan mengelola beberapa proyek sekaligus, mereka harus bisa mendapatkan informasi secepat mungkin dengan konteks sebanyak mungkin. Menggunakan templat dokumen inisiasi proyek memudahkan untuk menemukan informasi yang mereka perlukan tanpa harus memburunya atau mengadakan rapat status yang tidak perlu.

Apa yang dimasukkan ke templat dokumen inisiasi proyek?

Templat dokumen inisiasi proyek yang baik memiliki semua informasi proyek penting yang perlu diketahui pemangku kepentingan secara sekilas. Templat ini mencakup:

• Gol atau tujuan proyek: Ini dengan jelas menyatakan apa yang ingin dicapai proyek dan tujuan bisnis lebih besar yang terkait.

• Metrik keberhasilan: Metrik khusus yang dilacak tim untuk memantau apakah proyek ini berhasil atau tidak.

• Ruang lingkup proyek: Dalam hal ini, ruang lingkup proyek mencakup ruang lingkup pekerjaan, anggaran yang dialokasikan, dan estimasi waktu.

• Rencana komunikasi: Memberi detail informasi tentang cara tim akan berkomunikasi sepanjang durasi proyek.

• Strategi sumber daya: Informasi sumber daya utama seperti rencana alokasi sumber daya atau rencana strategi pengelolaan sumber daya.

• Pemangku kepentingan utama: Individu penting yang terlibat dalam proyek, dari kontributor individu hingga manajemen yang lebih tinggi. Bagan RACI akan disertakan dalam bagian ini.

• Risiko proyek: Informasi tentang risiko proyek, seperti log RAIDatau analisis risiko akan disertakan dalam bagian ini.

Fitur terintegrasi

• Ikhtisar Proyek. Ikhtisar Proyek adalah tempat terintegrasi Anda untuk semua konteks proyek penting. Beri tim Anda tampilan menyeluruh seputar apa, mengapa, dan bagaimana proyek bekerja. Tambahkan deskripsi proyek guna menentukan gaya untuk cara Anda bekerja sama di Asana. Lalu, bagikan sumber daya dan konteks penting, seperti detail rapat, kanal komunikasi, dan brief proyek—di satu tempat.

• Brief Proyek. Ringkasan proyek merupakan cara untuk mengomunikasikan detail dan tanggal penting kepada tim proyek yang lebih luas. Pastikan tim dapat mengakses rangkuman proyek secara mudah dengan menempatkannya di sumber kebenaran utama seperti Asana.

• Beban Kerja. Beban Kerja memberikan gambaran visual tentang kapasitas tim dengan kemudahan untuk melihat apa yang sedang dikerjakan anggota tim di seluruh proyek—semua di satu tempat. Dengan informasi sekilas ini, Anda dapat mengenali konflik, mengatasi risiko, dan menjaga proyek tetap sesuai rencana dengan menugaskan ulang atau menjadwalkan ulang tugas. Periksa Beban Kerja secara teratur untuk memastikan anggota tim tidak kewalahan atau kurang bekerja. Jika ya, Anda dapat menugaskan ulang atau menjadwalkan ulang tugas prioritas rendah agar inisiatif prioritas tinggi tidak terblokir.

• Gos. Gol di Asana terkait langsung dengan pekerjaan yang Anda lakukan untuk mencapainya sehingga memudahkan anggota tim untuk melihat yang sedang dikerjakan. Seringkali, gol kita berada terpisah dari pekerjaan yang dilakukan untuk mencapainya. Dengan menghubungkan gol tim dan perusahaan dengan pekerjaan yang mendukungnya, anggota tim memiliki wawasan dan kejelasan secara real-time tentang bagaimana pekerjaan mereka secara langsung berkontribusi pada kesuksesan tim dan perusahaan. Akibatnya, anggota tim dapat membuat keputusan yang lebih baik. Sehingga mereka dapat mengidentifikasi proyek yang mendukung strategi perusahaan dan memprioritaskan pekerjaan yang memberikan hasil yang terukur 

Aplikasi yang direkomendasikan

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah sehingga permintaan dan pekerjaan tidak hilang di Slack.. 

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan pertemuan yang lebih terarah dan fokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan persiapan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan selesai. Rapat dimulai di Asana, di mana agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks tentang hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat membuat tugas dengan cepat di dalam Zoom sehingga detail dan item tindakan tidak hilang. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana menarik transkrip dan rekaman rapat ke Asana, sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana. Selain itu, buat, beri, dan lihat tugas selama Rapat Teams tanpa harus beralih ke browser Anda.

Pertanyaan Umum