Templat estimasi proyek

“Berapa biayanya?”

Jika pernah menyampaikan pitch atau memimpin proyek, Anda mungkin mendengar pertanyaan itu sebelumnya—dan pertanyaan lain tentang sumber daya yang diperlukan dan durasi proyek berlangsung. Menjawab pertanyaan ini akan terasa seperti menebak-nebak jika Anda tidak siap, khususnya selama fase perencanaan awal. 

Estimasi proyek tidak harus selalu terasa seperti permainan tebak-tebakan. Yang terpenting, estimasi yang akurat adalah fondasi kesuksesan proyek (selain ekspektasi pemangku kepentingan yang terkelola dengan baik). Itulah peran penting templat estimasi proyek.

Apa itu estimasi proyek?

Estimasi proyek adalah proses memperkirakan waktu, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Proses estimasi proyek yang disederhanakan adalah bagian dari strategi manajemen sumber daya yang baik, dan biasanya berlangsung selama fase perencanaan proyek awal.

Estimasi proyek yang akurat membantu Anda dan pemangku kepentingan untuk memahami kebutuhan proyek sebelum memulai proyek tersebut. Dengan begitu, Anda bisa merasa yakin telah memiliki segala yang dibutuhkan untuk berhasil menjalankan dan menyelesaikan proyek, mulai sumber daya yang tepat hingga anggaran proyek yang benar. Terlebih lagi, estimasi akurat membantu menentukan ekspektasi untuk semua orang yang terlibat, mengurangi salah komunikasi dan salah paham. 

Apa itu templat estimasi proyek?

Templat estimasi proyek adalah sumber daya yang dapat digunakan kembali untuk membuat estimasi secara akurat pada awal proses perencanaan proyek. Templat estimasi proyek berfungsi sebagai panduan untuk membuat estimasi akurat—Anda cukup menyalin templat dan mengisi informasi yang relevan dengan proyek spesifik Anda. 

Karena Anda dapat membuat duplikat templat estimasi proyek dan menggunakannya kembali, templat ini membantu menstandarkan proses estimasi proyek. Dengan templat ini, Anda bisa merasa yakin Anda menggunakan variabel yang sama saat membuat estimasi, apa pun proyeknya. 

Mari kita perjelas mengapa tipe templat ini akan menjadi bagian favorit Anda dalam proses perencanaan proyek dan cara menggunakannya. 

Mengapa Anda harus menggunakan templat estimasi proyek? 

Proyek tidak bersifat statis. Proyek merupakan entitas dinamis, yang berubah dan berkembang seiring waktu. Meskipun tidak ada proyek yang permanen, memberikan estimasi sumber daya, biaya, dan waktu yang diperlukan untuk proyek selama tahap perencanaan awal dapat membantu untuk menjaga tim bekerja sesuai rencana, mengelola ekspektasi pemangku kepentingan, dan mengurangi risiko.

Templat estimasi statis, seperti yang dibuat di Excel dan Google Sheet, menawarkan fungsi paling dasar. Anda tentunya akan dapat memasukkan estimasi biaya dan waktu untuk membuat estimasi proyek dasar—tapi fungsinya itu saja. Apalagi versi tipe itu mudah tertimpa tanpa sengaja dan Anda berisiko mengerjakan versi yang salah. 

Agar dapat membuat estimasi proyek secara akurat (dan mudah), Anda memerlukan alat yang berfungsi di mana saja Anda bekerja. Dengan membuat templat estimasi proyek di alat manajemen proyek digital, Anda dapat memperpendek waktu yang dihabiskan untuk beralih alat dan merasa yakin tim memiliki semua detail proyek yang dibutuhkan—langsung dari tempat berlangsungnya pekerjaan. 

Beberapa manfaat lain penggunaan templat estimasi proyek digital termasuk:

• Mengetahui semua sumber daya yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek—termasuk anggota tim yang dibutuhkan, estimasi biaya yang diproyeksikan, dan cakupan proyek atau jam total. 

• Berkolaborasi dan berkomunikasi langsung di alat—tandai anggota tim untuk persetujuan, lampirkan dokumen terkait, atau berikan tugas ke anggota tim langsung di tempat berlangsungnya estimasi. 

• Mendapatkan kepercayaan dari pemangku kepentingan internal dan eksternal sejak awal, serta menentukan ekspektasi proyek sehingga semua orang memiliki pemahaman sama saat Anda memulai proyek.

• Menggunakan templat estimasi proyek sebagai linimasa proyek yang tersendiri untuk menentukan durasi proyek selama fase perencanaan. 

• Membuat duplikat templat dengan mudah untuk proyek serupa selanjutnya, tanpa perlu melakukan pekerjaan awal dan membuat proses standar untuk estimasi sumber daya proyek.

• Menguraikan sumber daya yang diperlukan untuk proyek internal atau menggunakan templat untuk mengklarifikasi dan membuat perincian biaya jika melakukan outsourcing. 

• Menggunakan templat sebagai titik awal untuk post-mortem proyek guna membandingkan estimasi anggaran Anda dengan biaya aktual.

Apa yang dimasukkan ke templat estimasi proyek 

Estimasi proyek bukan satu untuk semua—artinya Anda harus menyesuaikannya menurut proyek yang diestimasikan—dan ini bukan masalah. Templat estimasi proyek dasar akan berfungsi sebagai kerangka untuk proyek serupa, jadi yang terpenting adalah fokus untuk memasukkan informasi dasar yang akan disesuaikan di seluruh proyek. 

Templat estimasi proyek Anda minimal harus mencakup:

• Informasi tentang sumber daya proyek yang diperlukan, seperti deskripsi terperinci tentang sumber daya yang Anda butuhkan. 

• Biaya total sumber daya, dengan menghitung variabel seperti biaya tenaga kerja, tarif per jam, dan estimasi jam.

• Estimasi tanggal mulai dan akhir yang berhubungan dengan setiap sumber daya, seperti lamanya pembuatan hasil akhir.

• Biaya total proyek jika semua pengeluaran dihitung.

Fitur terintegrasi

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu apa yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bidang kustom dapat digunakan di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Tampilan Daftar. Tampilan Daftar adalah tampilan bergaya kisi yang memudahkan Anda untuk melihat semua informasi proyek secara ringkas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus sehingga Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga melihat bidang kustom yang relevan seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Ciptakan kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim.

• Tanggal mulai. Terkadang, Anda tidak saja harus melacak kapan tugas berakhir—tetapi juga perlu mengetahui kapan harus mulai mengerjakannya. Jam dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang berapa lama tiap-tiap tugas harus diselesaikan. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan untuk menyelaraskan tujuan tim dan mencegah agar dependensi tidak luput. 

• Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh departemen. Tetapi, jika setiap departemen memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terisolasi. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas fungsi, tetapi juga membantu tim melihat tugas dalam konteks, melihat siapa yang mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas selalu terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan pertemuan yang lebih terarah dan fokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan persiapan rapat, mengadakan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan selesai. Rapat dimulai di Asana, di mana agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks tentang apa yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat membuat tugas dengan cepat di dalam Zoom, sehingga detail dan item tindakan tidak hilang. Dan setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana membuat transkrip dan rekaman rapat di Asana, sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dengan mudah dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah sehingga permintaan dan pekerjaan tidak hilang di Slack.. 

Cara menggunakan templat estimasi proyek

Setelah menyiapkan templat estimasi proyek dasar, Anda dapat dengan mudah membuat duplikat dan menggunakannya sebagai kerangka untuk membuat estimasi proyek baru. Begini caranya:

1. Buatlah daftar induk dari semua biaya yang terkait dengan proyek Anda. Selama fase perencanaan proyek awal, adakan pertemuan dengan anggota tim serta pemangku kepentingan internal dan eksternal untuk membahas sumber daya yang diperlukan untuk kesuksesan proyek. 

2. Tambahkan semua sumber daya proyek yang diperlukan ke templat estimasi proyek Anda, memisahkannya menurut kategori (misal, fase proyek) jika sesuai. 

3. Isi templat dengan informasi tambahan untuk setiap item baris, seperti jumlah jam yang dibutuhkan, jenis sumber daya, dan biaya sumber daya total. 

4. Hitung biaya total proyek dan durasi proyek serta sumber daya yang dibutuhkan menggunakan informasi di atas.

5. Berkumpul kembali dengan tim dan pemangku kepentingan Anda untuk membahas proyek dan biayanya. 

6. Majukan proyek atau sesuaikan menurut kebutuhan. 

Pertanyaan Umum