Templat manajemen insiden

Tidak ada rencana yang sempurna, jadi wajar jika ada masalah atau hambatan selama proyek. Saat itu terjadi, Anda memerlukan cara untuk melacak insiden, berkolaborasi secara real time, dan menemukan solusi sebelum masalah yang kecil itu menjadi besar. 

Solusinya? Templat manajemen insiden. 

Apa itu manajemen insiden? 

Manajemen insiden adalah proses yang membantu Anda melacak dan menanggapi masalah dengan cepat. Manajemen ini merupakan cara mendokumentasikan insiden, memilahnya ke anggota tim yang sesuai, dan menemukan solusi sebelum hambatan dapat menggagalkan proyek atau proses bisnis. Misalnya, tim TI menggunakan manajemen insiden untuk mendeteksi dan menangani insiden keamanan siber, sementara tim web menggunakannya untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kegagalan sistem dan bug. 

Apa itu templat manajemen insiden? 

Templat manajemen insiden adalah panduan yang dapat digunakan kembali yang membuat Anda dapat menyiapkan pelacak manajemen insiden proyek dengan cepat. Alih-alih membuat pelacak dari awal, Anda dapat membuat duplikat templat dan langsung memulai proses manajemen insiden. Membuat templat manajemen insiden memerlukan sedikit upaya pada awalnya, namun hal ini dapat menghemat waktu berharga Anda pada permulaan setiap proyek mendatang. 

Manfaat templat manajemen insiden digital

Banyak hal lain dalam manajemen insiden daripada sekadar menuliskan masalah ketika terjadi. Untuk mendapatkan solusi dengan cepat, seluruh tim Anda perlu melihat progres insiden secara real time. Namun, jenis pelacakan dinamis tersebut tidak mungkin dilakukan dengan spreadsheet Excel atau PDF yang statis. 

Templat manajemen insiden digital menyediakan sumber kebenaran tunggal untuk tim. Saat insiden muncul, Anda dapat memperbarui pelacak dengan informasi baru untuk menunjukkan kepada seluruh tim tentang hal-hal yang berubah, orang yang mengerjakannya, dan hal yang telah mereka lakukan sejauh ini secara real time. 

Saat membuat pelacak insiden di alat manajemen proyek dan bukan di dokumen statis, Anda dapat: 

• Melihat dari satu tempat semua insiden yang sedang berlangsung dan yang telah teratasi.

• Mencatat dan melacak insiden secara real time.

• Membagikan status insiden kepada pemangku kepentingan. 

• Melakukan kolaborasi terkait insiden di tempat yang sama dengan tempat Anda melacaknya. 

• Menetapkan pemilik dan batas waktu sehingga jelas siapa yang harus menangani insiden sebelum kapan.

• Memperbarui tenggat, status, dan pemilik saat prioritas berubah.

• Melampirkan tangkapan layar, dokumen, atau spreadsheet yang relevan. 

• Bergerak cepat dan tetap memastikan semua orang sepemahaman. 

• Melaporkan jumlah dan jenis insiden yang Anda selesaikan.

Apa yang harus dicantumkan dalam templat manajemen insiden Anda

Templat manajemen insiden dapat membantu Anda mengidentifikasi potensi kerentanan, melakukan penilaian risiko, dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan dengan cepat. Untuk melacak potensi insiden secara efektif, rencana manajemen insiden digital Anda harus menyediakan konteks dan informasi yang memadai sehingga semua pemangku kepentingan dapat mengakses informasi penting tersebut di satu tempat.

Fitur terintegrasi

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu apa yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang Anda pekerjakan untuk mereka. Aturan dalam Asana berfungsi berdasarkan pemicu dan tindakan—pada dasarnya "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk secara otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai dari automasi ad hoc hingga keseluruhan alur kerja, Aturan menghemat waktu tim Anda untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Formulir. Saat seseorang mengisi Formulir, tindakan ini akan ditampilkan sebagai tugas baru dalam proyek Asana. Dengan memasukkan informasi melalui Formulir, Anda dapat menstandarkan cara mulai bekerja, mengumpulkan informasi yang dibutuhkan, dan memastikan tidak ada pekerjaan yang luput. Alih-alih membuat setiap permintaan sebagai proses ad hoc, buat sistem standar dan serangkaian pertanyaan yang harus dijawab setiap orang. Atau, gunakan logika bercabang untuk menyesuaikan pertanyaan berdasarkan jawaban pengguna sebelumnya. Pada akhirnya, Formulir membantu Anda menghemat waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengelola permintaan masuk, jadi tim dapat menghabiskan waktu lebih banyak untuk pekerjaan penting.

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang memperlihatkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real-time, semuanya tanpa keluar dari Asana. Sederhanakan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat cepat isu Jira dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat.

• GitHub. Sinkronkan otomatis pembaruan status permintaan perubahan GitHub ke tugas Asana. Lacak progres permintaan perubahan dan tingkatkan kolaborasi lintas fungsi antara tim teknis dan non-teknis, semuanya dari dalam Asana.

• Zendesk. Dengan integrasi Zendesk Asana, pengguna dapat dengan cepat dan mudah membuat tugas Asana langsung dari tiket Zendesk. Tambahkan konteks, lampirkan file, dan tautkan tugas yang ada guna melacak pekerjaan yang dibutuhkan untuk menutup tiket. Integrasi ini juga memberikan visibilitas berkelanjutan di kedua sistem, jadi semua orang selalu memiliki informasi terbaru terlepas dari alat yang digunakan.

• Salesforce. Hilangkan hambatan dengan memberdayakan tim penjualan, kesuksesan pelanggan, dan layanan untuk berkomunikasi langsung dengan tim dukungan mereka di Asana. Bagikan lampiran dan buat tugas yang dapat ditindaklanjuti dan dilacak untuk kebutuhan pra-penjualan. Dengan Service Cloud, hubungkan tim implementasi dan layanan dengan tim pendukung di Asana untuk menghadirkan pengalaman luar biasa bagi pelanggan.

Pertanyaan Umum