Templat agenda rapat

Kapan terakhir kali Anda selesai rapat dan bertanya, “apa tujuan rapat ini?" Jika Anda seperti kebanyakan pekerja lainnya—yang rata-rata kehilangan tiga jam per minggu karena rapat yang tidak perlu—jawabannya kemungkinan jauh lebih sering dari yang dibayangkan.

Rapat yang tidak fokus dan tidak produktif mungkin terasa seperti bagian yang tidak terpisahkan dalam kehidupan kantor, tetapi ini bisa diubah. Secara jelas menentukan tujuan dan gol rapat, menetapkan ekspektasi anggota tim, dan menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas apa dapat mengembalikan kualitas rapat. Di sinilah templat agenda rapat berperan.

Apa itu agenda rapat?

Pada dasarnya, agenda rapat adalah ikhtisar topik dan poin pembicaraan yang akan didiskusikan tim selama rapat tertentu. Agenda rapat yang disusun dengan baik membantu menciptakan rapat yang efektif dengan menyelaraskan tim terkait tujuan rapat dan menentukan ekspektasi rapat. Dengan secara jelas menguraikan siapa anggota tim yang bertanggung jawab atas topik apa, prioritas topik tersebut, dan durasi yang dialokasikan untuk setiap poin diskusi, Anda dapat menjadikan rapat selalu sesuai rencana dan berguna.

Apa itu templat agenda rapat?

Templat agenda rapat adalah sumber daya yang dapat digunakan ulang yang menguraikan elemen dasar rapat. Agar efektif, rapat harus memiliki tujuan dan ekspektasi yang ditentukan secara jelas. Templat agenda rapat membantu memfasilitasinya dengan menjelaskan hal yang akan dibahas dalam rapat, peran dan tanggung jawab setiap anggota tim, dan item tindakan yang dihasilkan. Contoh, templat agenda rapat Anda mungkin berisi topik diskusi dan anggota tim yang bertanggung jawab atas setiap topik serta durasi yang dibutuhkan untuk mendiskusikan topik tersebut selama rapat.

Dengan templat agenda rapat gratis kami, Anda dapat menghilangkan pekerjaan awal dalam membuat agenda rapat untuk setiap rapat, memungkinkan Anda dan tim untuk mulai berkolaborasi dan menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi lebih cepat. Selain itu, menggunakan templat agenda rapat dalam platform manajemen kerja memungkinkan Anda menata semua informasi dari rapat sebelumnya (seperti rekaman dan catatan rapat) di satu tempat yang mudah diakses. Dengan templat agenda rapat, Anda dapat:

• Menstandarkan cara menyelenggarakan rapat.

• Membuat semua orang sepemahaman dalam tujuan, gol, dan tanggung jawab rapat.

• Menggunakan waktu rapat dengan efektif.

• Membuat rapat tetap fokus dan produktif dengan topik yang telah ditetapkan, alokasi waktu, dan prioritisasi topik.

• Mencatat item tindakan saat tindakan dilakukan dan menugaskannya ke anggota tim yang tepat.

• Mengoordinasikan pekerjaan dan berkolaborasi di satu tempat yang mudah diakses.

Jenis templat agenda rapat

Sekalipun templat agenda rapat dasar kami memberikan landasan yang berguna untuk segala hal, mulai sinkronisasi sekali waktu hingga rapat tim mingguan, beberapa rapat membutuhkan struktur yang lebih spesifik. Contoh, mengadakan rapat 1:1 dengan bawahan langsung sangat berbeda dengan mengadakan rapat dewan dengan dewan direksi dan pemangku kepentingan eksternal.

Terlepas dari jenis rapat yang Anda selenggarakan, kemungkinan besar ada templat yang cocok untuk rapat itu. Lihat jenis templat rapat yang tersedia untuk menemukan yang paling cocok untuk kebutuhan Anda.

• Rapat perdana proyek: Mulai proyek dengan benar dan jadikan tim memiliki pemahaman yang sama dengan rapat perdana proyek. Gunakan templat rapat perdana ini untuk menata dan menstandarkan rapat perdana di seluruh proyek.

• Rapat 1:1: Templat rapat 1:1 membantu Anda mempersiapkan keberhasilan rapat 1:1. Templat ini memberi ruang bagi Anda dan bawahan langsung untuk merencanakan poin diskusi dan melacak item tindakan serta progres karier.

• Rapat curah pendapat tim: Terus alirkan semangat kreativitas dan pastikan Anda terus mengingat ide dengan templat rapat curah pendapat tim. Atur dan lacak ide seiring proses dan berikan tugas tindak lanjut untuk mengubah ide tersebut menjadi tindakan.

• Rapat tingkat perusahaan: Rampingkan proses rapat seluruh perusahaan dan buat organisasi memiliki pemahaman yang sama dengan templat rapat tingkat perusahaan ini, yang dirancang untuk membantu Anda merencanakan dan mengelola logistik rapat besar perusahaan dan acara serupa.

• Rapat dewan: Buat rapat dewan menjadi efektif dengan menjelaskan gol rapat dan prioritas dengan templat agenda rapat dewan. 

• Rapat perencanaan sprint: Buat tim lintas fungsi satu pemahaman dan sprint selalu sesuai rencana dengan templat perencanaan sprint.

• Rapat standup: Rapat standup adalah cara cepat bagi anggota tim untuk saling berkomunikasi, membagikan pembaruan, dan memastikan proyek berjalan lancar. Sederhanakan proses ini dan hilangkan hambatan dengan templat rapat standup harian.

• Rapat evaluasi: Rapat postmortem yang berhasil akan menyorot hal yang berjalan dengan baik dan hal yang dapat ditingkatkan di masa mendatang. Gunakan templat evaluasi ini sebagai kerangka untuk rapat akhir proyek Anda.

• Rapat penjualan: Lacak keberhasilan penjualan, inisiatif yang akan datang, pembaruan pipeline, dan lainnya dengan templat rapat penjualan.

• Rapat tinjauan kinerja: Rampingkan tinjauan kinerja dengan templat rapat tinjauan kinerja yang memungkinkan Anda menyimpan umpan balik dan mengubahnya menjadi kesimpulan yang dapat ditindaklanjuti dengan mudah.

Elemen yang harus ada di templat agenda rapat

Templat agenda rapat dasar harus mencakup elemen yang akan membantu menentukan gol rapat dan menjaga kelancaran rapat, seperti:

• Bagian ikhtisar rapat untuk terus melacak gol rapat serta fasilitator dan peserta rapat.

• Bagian untuk saran topik, termasuk poin diskusi setiap rapat serta anggota tim yang bertanggung jawab atas setiap topik.

• Bagian item tindakan yang berasal dari setiap rapat serta orang yang bertanggung jawab atas setiap tugas dan tenggat terkait.

• Bagian referensi tempat Anda dapat menyimpan material bermanfaat, seperti rekaman rapat sebelumnya, presentasi slideshow, dan catatan rapat.

Cara menggunakan templat agenda rapat gratis kami

Baik memulai dengan templat agenda rapat gratis kami atau membuatnya Anda sendiri, templat itu mudah digunakan. Untuk memulai, ajukan pertanyaan berikut kepada diri Anda:

• Apa tujuan rapat? Apa yang ingin kami capai?

• Keputusan apa yang harus diambil tim saat rapat? Topik apa yang akan didiskusikan tim, dan manakah topik yang menjadi prioritas tertinggi?

• Siapa yang akan dilibatkan dalam rapat? Apa tujuan keterlibatan mereka? Apa tanggung jawab mereka?

• Berapa lama sebaiknya rapat berlangsung?

Setelah menjawab pertanyaan tersebut, cukup buat salinan templat agenda rapat dan ikuti langkah-langkah ini:

1. Isi ikhtisar rapat. Sertakan informasi rapat penting, seperti tujuan rapat, peserta rapat, dan fasilitator rapat.

2. Buat daftar topik diskusi dan poin pembicaraan. Di bagian saran topik, buat daftar topik diskusi yang akan dibahas dalam rapat. Pastikan topik ini memetakan kembali gol keseluruhan rapat dan pertimbangkan durasi rapat agar waktu tetap produktif.

3. Atur topik menurut susunan prioritas, jadi anggota rapat tahu topik yang harus dibahas dan yang kurang penting saat waktu tidak cukup.

4. Tetapkan poin pembicaraan kepada peserta. Setelah menentukan topik yang perlu didiskusikan tim, tetapkan penanggung jawab setiap topik agar anggota tim mempersiapkan diskusi terlebih dulu.

5. Alokasikan durasi yang realistis untuk setiap topik dengan memperkirakan rentang waktu diskusi dan menambahkan beberapa menit sebagai buffer.

6. Kirim agenda ke anggota tim lebih awal sehingga setiap peserta memiliki waktu untuk mempersiapkan dan memahami tujuan rapat.

7. Tambahkan bagian referensi untuk material bermanfaat, seperti pembelajaran rapat sebelumnya, dokumen, rekaman, dan sumber daya relevan lainnya.

8. Gunakan agenda rapat untuk melacak item tindakan yang berasal dari rapat serta penanggung jawab dan tenggat terkait, jadi setiap peserta rapat mengetahui apa tanggung jawabnya dan sebelum kapan.

Integrasi dan aplikasi untuk digunakan dengan templat Asana Anda

Kumpulkan semua pekerjaan Anda di satu tempat dengan menghubungkan templat agenda rapat ke aplikasi favorit dan menggunakan fitur bawaan kami.

Fitur terintegrasi

1. Tampilan Daftar. Tampilan Daftar adalah tampilan bergaya kisi yang memudahkan Anda untuk melihat semua informasi proyek secara ringkas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus sehingga Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga melihat bidang kustom yang relevan seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Ciptakan kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa yang melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim.

2. Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu apa yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bidang kustom dapat digunakan di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

3. Subtugas. Terkadang daftar tugas terlalu besar untuk dilakukan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat yang luas, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum dapat suatu postingan dapat siap tayang, subtugas dapat membantu. Subtugas adalah cara ampuh untuk mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi komponen individual—sekaligus menjaga daftar tugas kecil tetap terhubung ke konteks tugas induk yang menyeluruh. Bagi-bagi tugas itu menjadi komponen yang lebih kecil atau uraikan komponen individual dari proses multi-langkah dengan subtugas. 

4. Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh departemen. Tetapi, jika setiap departemen memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terisolasi. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas fungsi, tetapi juga membantu tim melihat tugas dalam konteks, melihat siapa yang mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas selalu terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

1. Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan pertemuan yang lebih terarah dan fokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan persiapan rapat, mengadakan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan selesai. Rapat dimulai di Asana, di mana agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks tentang apa yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat membuat tugas dengan cepat di dalam Zoom, sehingga detail dan item tindakan tidak hilang. Dan setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana membuat transkrip dan rekaman rapat di Asana, sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

2. Clockwise. Dengan integrasi Clockwise + Asana, Anda dapat menambahkan tugas Asana sebagai blok waktu di Kalender Google Anda. Integrasi Clockwise + Asana memungkinkan Anda untuk menentukan durasi tugas, kapan tugas itu terjadi, dan apakah Clockwise dapat menjadwal ulang tugas tersebut secara otomatis. Tambahkan tugas ke kalender Anda dan luangkan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan.

3. Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana. Selain itu, buat, beri, dan lihat tugas selama Rapat Teams tanpa harus beralih ke browser Anda.

4. Vimeo. Teks mungkin bisa menyampaikan maksud, tetapi kata-kata tertulis tidak memiliki nada, emosi, dan ekspresi. Dengan pesan video di Asana, yang didukung oleh Vimeo, Anda dapat memberi tim semua konteks yang dibutuhkan, tanpa harus menjadwalkan rapat lain. Rekam pesan video singkat diri Anda, layar Anda, atau keduanya, lalu sematkan video dalam tugas, proyek, pesan, dan komentar untuk memberikan kejelasan dan konteks tambahan. Transkrip rekaman secara otomatis dibuat oleh Asana sehingga dapat dibaca dan dicari. Berikan umpan balik, ajukan pertanyaan, dan berikan tugas, semuanya tanpa keluar dari Asana.

Pertanyaan Umum