Templat onboarding pegawai

Setiap pegawai baru menjalani onboarding—tetapi, proses onboarding pegawai lebih dari sekadar daftar tugas. Sekarang kesempatan Anda untuk meninggalkan kesan pertama—peluang berharga untuk mempersiapkan para pegawai untuk pekerjaan baru mereka, menetapkan metrik kesuksesan, dan membuat anggota tim baru merasa menjadi bagian dari perusahaan. 

Pengalaman onboarding yang efektif semakin menjadi penting saat ini. Dengan meningkatnya burnout dan imposter syndrome, perusahaan mencari cara untuk membuat pegawai baru merasa diterima. Solusi: templat onboarding pegawai.

Mengapa menggunakan templat onboarding pegawai? 

Templat onboarding pegawai merupakan cara menstandarkan proses onboarding untuk setiap pegawai baru. Dengan program terpadu, Anda dapat memastikan anggota tim memiliki informasi yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan sejak hari pertama. 

Sederhanakan proses

Sesuai namanya, templat daftar periksa onboarding adalah daftar periksa berisi hal-hal yang harus dikerjakan dan dibaca pegawai baru untuk menyiapkan peran barunya. Templat yang efektif mengumpulkan seluruh informasi ini di satu tempat sehingga pegawai tidak perlu mengingatnya sendiri. Saat dibuat di alat manajemen proyek, templat onboarding juga dapat membantu Anda menghemat waktu dan mengotomatiskan alur kerja. 

Beri anggota tim informasi yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan

Memberikan alat kerja yang tepat kepada pegawai baru sangatlah penting. Saat menjelaskan ekspektasi Anda terhadap pegawai selama minggu pertama, bulan pertama, bahkan tahun pertamanya di perusahaan, Anda memberikan pemahaman yang jelas tentang hal yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan. 

Ini tidak hanya bermanfaat bagi pegawai baru, tetapi juga meningkatkan kepuasan pegawai dalam jangka panjang. Saat pegawai mengetahui hal yang diharapkan darinya, dia cenderung tidak mengalami emosi negatif di tempat kerja, misalnya, burnout dan imposter syndrome. Menurut penelitian kami, burnout dan imposter syndrome—yang secara tidak berimbang memengaruhi pekerja muda—menyebabkan semangat kerja yang rendah, miskomunikasi, kurangnya keterlibatan di tempat kerja, lebih banyak kesalahan, bahkan atrisi.

Buat anggota tim virtual merasa diterima

Memiliki templat onboarding pegawai yang jelas sangat penting untuk onboarding jarak jauh. Pegawai jarak jauh tidak akan memilih banyak waktu tatap muka dengan Anda atau tim virtualnya. Menjelaskan hal yang harus dikerjakan, tempat berkomunikasi, dan cara untuk dapat langsung mulai memberikan dampak akan memberdayakan pegawai—terlepas dari tempat tinggalnya. 

Bagi pegawai yang bekerja di zona waktu berbeda, kejelasan ini sangat penting. Jika tidak dapat online saat pegawai online, Anda harus memberi daftar tugas yang jelas untuk membantunya memulai secara mandiri.

Onboarding adalah momen krusial dalam membuat pegawai merasa dirangkul sejak hari pertama. Hal ini menentukan pola masa jabatan seseorang di perusahaan, menjadi fondasi untuk pengetahuan dan pengalamannya bekerja di perusahaan Anda. Inilah alasan pentingnya membentuk pengalaman onboarding yang inklusif guna menciptakan budaya inklusif dalam perusahaan.”

Templat onboarding pegawai Asana

Dengan menangani proses onboarding secara serius, kami yakin kami dapat memberi dukungan terbaik kepada pegawai baru untuk peran barunya. Bagian terpentingnya, menciptakan visibilitas dan memberikan pemahaman yang jelas tentang gambaran proses onboarding kepada setiap pegawai baru. 

Ini bukan templat onboarding pegawai biasa. Templat onboarding pegawai kami mencakup beberapa hal penting yang kami lakukan di Asana untuk membuat pegawai kami merasa diterima sejak hari pertama. Setiap pegawai yang baru diterima mendapatkan daftar periksa onboarding pegawai baru, yang dimodifikasi manajernya sebelum ia onboarding, untuk menyertakan informasi pekerjaan yang relevan, seperti informasi tentang rapat, check-in, proyek, dan tugas onboarding. 

Membuat sumber informasi terpusat ini—dan membuatnya dapat ditindaklanjuti—memberikan pemahaman yang jelas tentang hal yang harus dilakukan sejak awal oleh pegawai tersebut. Sumber informasi terpusat ini memberikan pengalaman pra-onboarding dan onboarding terbaik dengan menyederhanakan tempat yang harus dituju pegawai baru untuk mendapatkan informasi. Hal ini memudahkannya menemukan dokumen perusahaan dan informasi pekerjaan penting, seperti deskripsi pekerjaan, dokumen pegawai baru, kebijakan perusahaan, dan informasi buku pegangan pegawai.

Elemen-elemen utama dalam templat onboarding pegawai

Untuk membantu pegawai baru meraih kesuksesan, Anda tidak hanya membutuhkan templat efektif untuk onboarding pegawai, tetapi juga perlu mengetahui cara menggunakannya. Agar semua anggota tim baru mendapatkan manfaat dari templat ini semaksimal mungkin, pastikan untuk: 

• Menentukan ekspektasi dan jadwal tentang kapan dan cara penyelesaian pekerjaan.

• Menentukan tenggat untuk setiap item tindakan.

• Mengubah templat menjadi dokumen dinamis yang dapat diperbarui pegawai baru dengan pertanyaan, pembelajaran, dan langkah berikutnya secara real time.

• Menguraikan seluruh rencana onboarding pegawai baru dari awal hingga akhir.

Fitur terintegrasi

• Tampilan Daftar. Tampilan Daftar adalah tampilan bergaya kisi yang menampilkan semua informasi proyek Anda secara ringkas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada tim Anda.

• Subtugas. Terkadang, hal-hal yang harus dilakukan terlalu banyak jika dicantumkan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat yang panjang, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum tugas dirilis, gunakan subtugas untuk melacak pekerjaan ini. Subtugas adalah cara ampuh mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi sejumlah komponen individu sambil memastikan semua pekerjaan yang lebih kecil tersebut tetap terhubung dengan konteks dasar dari tugas induk. Bagi tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil atau catat setiap bagian dari proses multilangkah dengan subtugas.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bidang kustom dapat digunakan di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Multihoming. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh departemen. Tetapi, pekerjaan biasanya berada di satu tempat. Jika setiap departemen memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan menjadi terhambat atau terisolasi. Dengan multihoming di Asana, Anda dapat mengurangi duplikasi pekerjaan dan meningkatkan visibilitas lintas tim dengan menambahkan tugas ke beberapa proyek. Lihat tugas dalam konteks, lihat siapa yang mengerjakan apa, dan buat tim dan tugas tetap terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda. 

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana dengan mudah tanpa harus keluar dari Teams. Anda juga dapat membuat, memberikan, dan melihat tugas selama Rapat Teams tanpa harus beralih ke browser.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

Pertanyaan umum tentang templat onboarding pegawai