Templat bill of material

Pikirkan terakhir kali Anda memasak makanan yang rumit. Anda mungkin memulai dengan membuat daftar belanja. Dengan begitu, Anda punya semua bahan yang diperlukan untuk membuat resepnya, jadi Anda dapat mengolahnya dengan mudah.

Templat bill of material (BOM) mirip dengan resep masakan—namun, alih-alih mengikuti daftar bumbu dan sayuran, BOM mencantumkan semua detail dan informasi yang diperlukan untuk penyelesaian proyek yang sukses, seperti manufaktur produk atau peluncuran kampanye.

Ini cara membuat templat bill of material—dan alasan Anda harus membuatnya.  

Apa itu bill of material (BOM)? 

Bill of material adalah daftar terperinci berisi detail dan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Secara umum, perusahaan manufaktur dan pengembangan produk—seperti pabrikan mobil—mengandalkan BOM untuk melacak bagian atau komponen rakitan yang digunakan dalam pembuatan produk spesifik. Namun, BOM juga dapat digunakan dalam pekerjaan selain manufaktur, seperti perusahaan SaaS atau agensi kreatif untuk memastikan semua detail yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, misal aset kreatif, telah dimasukkan.

Apa itu templat bill of material? 

Templat bill of material merupakan BOM versi templat yang berfungsi sebagai kerangka yang dapat digunakan kembali untuk proyek dengan elemen atau detail yang perlu dilacak untuk penyelesaian proyek yang sukses. Alih-alih membuat bill of material baru setiap kali memulai proyek, Anda dapat membuat duplikat templat dan mulai mengisi detail proyek secara mudah—tanpa pekerjaan awal dan Anda dapat fokus pada hal penting. 

Manfaat templat bill of material digital 

Sebenarnya, banyak perusahaan telah membuat templat bill of material di alat seperti spreadsheet Excel, Google Sheet, atau bahkan sheet log yang dapat dicetak. Tetapi, metode ini memiliki kelemahan. Contoh, sulit untuk mengelola perubahan dan revisi yang dibuat di spreadsheet, dan BOM berbentuk spreadsheet meningkatkan kemungkinan terjadinya komunikasi yang tersekat-sekat antara berbagai tim. 

Anda memerlukan alat yang mewadahi semua informasi BOM secara langsung—sekaligus memberi ruang untuk kolaborasi antara berbagai tim, membuat standar proses pelacakan aset, dan mengurangi kemungkinan kesalahan yang merugikan. Bill of material digital dapat membantu Anda menyiasatinya.

Dengan membuat templat BOM di alat manajemen proyek, Anda dapat:

• Mengurangi pekerjaan awal pembuatan templat bill of material untuk setiap proyek. 

• Menstandarkan proses pembuatan aset di semua tim dan divisi guna memastikan informasi yang sama tercakup untuk setiap jenis proyek.

• Memberi seluruh tim visibilitas ke semua detail yang diperlukan untuk penyelesaian proyek yang sukses guna mencegah sekat komunikasi dan memastikan semua tim pengguna BOM memiliki pemahaman yang sama.

• Membuat proses yang konsisten untuk pelacakan aset guna meminimalkan penundaan proyek. 

• Mengontrol siapa yang dapat mengakses dan mengedit templat guna memastikan versi yang benar selalu digunakan dan mengurangi risiko penggunaan banyak versi yang menyebabkan kesalahan atau kemunduran proyek.

• Melampirkan dokumen pendukung, seperti gambar desain, pesanan pembelian (PO), aset kreatif, dan petunjuk yang dapat dirujuk dengan mudah. 

Hal yang dimasukkan ke templat bill of material 

Karena templat bill of material adalah sumber yang dapat digunakan kembali, Anda perlu membuat templat BOM dasar yang umum sehingga dapat diterapkan pada banyak proyek. Saat membuat templat BOM, Anda harus memasukkan semua detail yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan gol proyek yang biasanya berbeda menurut industrinya. 

Contoh, jika membuat produk fisik baru, Anda harus mengetahui bagian yang dibutuhkan untuk produksi serta biaya per unit dan biaya total. Atau, jika akan meluncurkan kampanye pemasaran, Anda mungkin perlu terus melacak semua aset kreatif dan tim yang bertanggung jawab membuatnya.

Gol utamanya yaitu membuat templat BOM yang dapat diduplikat di seluruh jenis proyek yang sama. Kemudian, setelah Anda membuat templat asli, tim cukup membuat salinan dan mengisi templat untuk proyek spesifik mereka. 

Hal yang dimasukkan ke templat BOM manufaktur

Jika Anda menggunakan templat bill of material untuk melacak kebutuhan khusus produksi, elemen yang dimasukkan ke templat BOM dasar termasuk: 

• Nomor bagian

• Nama bagian

• Deskripsi terperinci tentang bagian atau komponen

• Proses pengadaan atau sumber, seperti apakah bagian dibuat di pabrik sendiri atau dibeli dari pemasok

• Jumlah yang diperlukan untuk masing-masing bagian

• Unit ukuran yang digunakan untuk masing-masing bagian, seperti “per”, “inci”, atau “kilogram”  

• Biaya per unit

• Biaya total bagian dengan menghitung biaya per unit dan jumlah yang diperlukan 

Elemen yang dimasukkan ke templat BOM peluncuran kampanye

Untuk proyek kreatif, seperti peluncuran kampanye pemasaran atau peluncuran produk, elemen kunci yang dimasukkan ke templat BOM dasar yaitu: 

• Nama aset 

• Kategori aset atau saluran utama

• Jenis aset

• Penerima tugas

• Tenggat 

• Status 

Fitur terintegrasi

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu apa yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bidang kustom dapat digunakan di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda 

• Ikhtisar Proyek. Ikhtisar Proyek adalah tempat terintegrasi untuk semua konteks proyek penting. Beri tim Anda tampilan menyeluruh seputar apa, mengapa, dan bagaimana proyek bekerja. Tambahkan deskripsi proyek guna menentukan gaya untuk cara bekerja sama di Asana. Lalu, bagikan sumber daya dan konteks penting—seperti detail rapat, kanal komunikasi, dan brief proyek—di satu tempat.

• Olahpesan. Perlu berbagi informasi yang tidak dapat ditindaklanjuti? Coba fitur Pesan di Asana. Pesan memungkinkan Anda berkomunikasi di dalam Asana tentang pekerjaan yang tidak dapat ditindaklanjuti. Anda dapat mengirimkan pesan ke gabungan individu, tim, dan proyek, jadi semua orang memiliki pemahaman yang sama. Tautkan ke tugas, proyek, dan Gol di Asana guna memudahkan penerima pesan untuk mendapatkan konteks dan menelaah detailnya.

• Seluler. Asana tersedia di iOS dan Android yang memudahkan Anda untuk memeriksa daftar tugas saat bepergian. Tinjau pemberitahuan baru di kotak masuk, kirim pesan, dan akses tugas proyek, jadi Anda selalu mengetahui informasi proyek terkini. 

Aplikasi yang direkomendasikan

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real-time, semuanya tanpa keluar dari Asana. Sederhanakan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat cepat isu Jira dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat. 

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana. Selain itu, buat, beri, dan lihat tugas selama Rapat Teams tanpa harus beralih ke browser Anda.

• Figma. Tim menggunakan Figma untuk membuat alur pengguna, wireframe, mockup UI, prototipe, dan lainnya. Sekarang, Anda dapat menyematkan desain ini di Asana sehingga tim dapat merujuk ke pekerjaan desain terbaru dalam konteks dengan dokumen proyek yang terkait. Dan, tidak seperti tangkapan layar, sematan diperbarui langsung secara real-time untuk mencerminkan perubahan yang dibuat dalam file desain, menghilangkan aktivitas overhead yang muncul saat menemukan file yang tepat dan memperbarui gambar.

• GitHub. Sinkronkan otomatis pembaruan status permintaan perubahan GitHub ke tugas Asana. Lacak progres permintaan perubahan dan tingkatkan kolaborasi lintas fungsi antara tim teknis dan non-teknis, semuanya dari dalam Asana.

Pertanyaan Umum