Templat rencana proyek Agile

Strategi manajemen proyek konvensional sering kali mengikuti metode waterfall yang linear. Tetapi, strategi ini tidak dapat bekerja dengan baik untuk produk dinamis seperti pekerjaan pengembangan perangkat lunak. Pada 2001, metodologi Agile dibuat untuk membantu tim yang dinamis dan bergerak cepat untuk melakukan iterasi dengan cepat dan lebih fokus pada kebutuhan pelanggan. 

Untungnya, ada berbagai macam alat manajemen proyek yang dapat Anda gunakan untuk merencanakan proyek Agile baru. Salah satunya adalah templat rencana proyek Agile. 

Apa itu templat rencana proyek Agile?

Templat rencana proyek Agile adalah kerangka kerja berulang yang dapat disesuaikan dan digunakan untuk proyek Agile mendatang. Menggunakan templat rencana proyek Agile akan mempercepat proses perencanaan proyek dan memastikan proyek tim ditata secara konsisten. 

Rencana proyek Agile biasanya ditata di papan Kanban. Dalam format ini, kartu Kanban merepresentasikan satu tugas yang harus diselesaikan. Tugas ini lalu berpindah dari satu tahap ke tahap lain, yang direpresentasikan oleh beragam kolom di papan Kanban.

Apa itu Agile?

Agile adalah metodologi manajemen proyek umum yang membagi proyek besar menjadi bagian-bagian waktu yang lebih kecil, biasanya disebut sebagai "sprint". Manajemen proyek Agile adalah proses iteratif. Artinya, setelah setiap sprint atau iterasi, tim meluangkan waktu untuk merefleksikan cara meningkatkan sejumlah hal untuk sprint selanjutnya.

Anda dapat menggunakan templat rencana proyek Agile untuk berbagai jenis metodologi Agile, termasuk manajemen proyek lean, Kanban, dan Scrum.

Cara membuat templat rencana proyek Agile

Templat rencana proyek Agile biasanya ditata dengan satu dari dua cara: papan bergaya Kanban atau bagan Gantt. Papan Kanban paling cocok digunakan jika Anda ingin melihat tugas yang ada di tahap tertentu, sedangkan bagan Gantt lebih cocok untuk mengidentifikasi progres proyek dengan cara yang lebih linear.

Sebelum membuat templat rencana proyek Agile, lihat proses perencanaan Agile Anda saat ini. Identifikasi tahap tertentu yang dilalui tugas, ringkasan informasi yang perlu diketahui pemilik produk atau manajer proyek, dan detail spesifik yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan tugas.

Proyek Agile biasanya melacak pekerjaan yang sedang berlangsung, jadi Anda mungkin ingin menata templat menurut tahap seperti: Untuk Dikerjakan, Berlangsung, dan Selesai. Tugas di bagian "Untuk dikerjakan" sering disebut sebagai backlog produk atau backlog. Anda dapat membuat tahap "Berlangsung" secara kustom untuk menyesuaikan dengan alur kerja unik tim. Contoh, beberapa tim akan memiliki berbagai tahap untuk penilaian, peninjauan, dan pengembangan. 

Langkah berikutnya dalam membuat templat rencana proyek Agile adalah mengidentifikasi informasi yang harus dimasukkan ke dalam setiap kartu Kanban, seperti poin stori, tanggal mulai dan selesai, dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas ini. Cara terbaik melakukannya adalah dengan templat kartu Kanban.

Mengapa menggunakan templat rencana proyek Agile digital

Menggunakan templat rencana proyek Agile itu sangat menguntungkan, tidak hanya bagi manajer proyek atau pemilik proyek, tetapi juga seluruh tim. Berikut beberapa alasan Anda sebaiknya membuat templat rencana proyek Agile di alat manajemen proyek digital:

• Visualisasikan proyek dalam berbagai tampilan. Jika menjadi pemilik produk, Anda mungkin lebih mudah melihat proyek dalam tampilan bergaya bagan Gantt untuk mengidentifikasi dependensi hasil akhir dengan cepat. Bagi yang sedang menyelesaikan tugas, mereka mungkin lebih mudah melihat proyek dalam papan Kanban. 

• Otomatiskan pelaporan data. Beberapa alat manajemen proyek digital memiliki fungsi untuk membuat bagan dan grafik secara otomatis, misalnya, bagan burndown. Ini dapat membantu manajer proyek menghemat waktu dan membantu tim Agile memahami jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan tim pengembangan sebelum sprint berakhir.

• Kolaborasi dengan anggota tim proyek secara real time. Masa dokumen usang dan spreadsheet yang stagnan telah usai. Dengan alat manajemen proyek digital, Anda dapat melihat jadwal proyek, tugas, dan informasi secara real time.

Fitur terintegrasi

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek Anda dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

• Pelaporan. Pelaporan di Asana mengubah data proyek menjadi bagan visual dan grafik yang dapat dipahami. Dengan melaporkan pekerjaan di tempat pekerjaan berlangsung, Anda dapat mengurangi pekerjaan duplikat dan menghilangkan peralihan aplikasi yang tidak perlu. Dan, karena semua pekerjaan tim sudah ada di Asana, Anda bisa mengambil data dari proyek atau tim untuk mendapatkan gambaran akurat tentang hal yang sedang terjadi di satu tempat.

• Milestone. Milestone merepresentasikan checkpoint proyek yang penting. Dengan menetapkan milestone di sepanjang proyek, anggota tim dan pemangku kepentingan proyek dapat mengetahui langkah Anda menuju gol. Gunakan milestone sebagai peluang untuk merayakan kemenangan kecil selama proses mencapai gol besar proyek. 

• Dependensi. Tandai tugas menunggu tugas lain dengan dependensi tugas. Ketahui kapan pekerjaan Anda memblokir pekerjaan orang lain, jadi Anda dapat membuat prioritas sebagaimana mestinya. Tim dengan alur kerja kolaboratif dapat dengan mudah melihat tugas yang mereka tunggu dari orang lain dan mengetahui kapan harus memulai bagian pekerjaan mereka. Saat tugas pertama selesai, penerima tugas akan diberi tahu bahwa dia dapat memulai tugas dependennya. Atau, jika tugas yang menjadi dependensi Anda dijadwalkan ulang, Asana akan mengirim pemberitahuan—memberi tahu apakah Anda perlu menyesuaikan tenggat dependen Anda juga. 

Aplikasi yang direkomendasikan

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

• GitHub. Sinkronkan otomatis pembaruan status permintaan perubahan GitHub ke tugas Asana. Lacak progres permintaan perubahan dan tingkatkan kolaborasi lintas fungsi antara tim teknis dan non-teknis, semuanya dari dalam Asana.

• Jira. Buat alur kerja interaktif dan terhubung antara tim teknis dan bisnis untuk meningkatkan visibilitas seputar proses pengembangan produk secara real-time, semuanya tanpa keluar dari Asana. Sederhanakan kolaborasi dan serah terima proyek. Buat cepat isu Jira dari dalam Asana sehingga serah terima pekerjaan antara tim bisnis dan teknis berlangsung mulus pada waktu yang tepat. 

• ServiceNow. Kurangi pekerjaan manual untuk tim TI yang bekerja di ServiceNow dengan mengotomatiskan pembuatan tugas di Asana dan memberikan visibilitas lintas platform seputar status real-time dan konteks. Tim layanan internal yang menggunakan ServiceNow untuk melacak dan mengelola tiket pegawai sering menerima permintaan yang memerlukan tindakan di luar ServiceNow, misalnya, memenuhi permintaan perangkat keras atau menanggapi pertanyaan penggajian. Integrasi ini memudahkan Anda untuk menghubungkan ServiceNow ke tindakan dan pembaruan yang dilakukan di Asana.

Pertanyaan Umum