Tingkatkan rapat perdana proyek dalam 10 langkah

Anda telah berusaha keras menyelesaikan proyek, namun sering kali proyek terasa seperti tidak sesuai rencana bahkan sebelum dimulai. Itu karena setiap anggota tim proyek dan pemangku kepentingan memiliki pengetahuan, ekspektasi, dan prioritas yang berbeda ke dalam proyek. Jika Anda tidak memberi kesempatan bagi tim untuk mendapatkan informasi yang sama sebelum pekerjaan dimulai, sisa proyek akan sangat berat untuk dijalani, terlepas dari seberapa keras Anda mencoba untuk memperbaikinya. Untungnya, ada cara yang lebih baik: rapat perdana proyek.

Rapat perdana adalah cara yang efektif untuk membuat tim proyek memiliki informasi yang sama sebelum pekerjaan dimulai. Selama rapat perdana, Anda akan menguraikan tujuan proyek, mempelajari detailnya, dan mendiskusikan langkah selanjutnya. Dengan cara ini, sejauh apa pun  rencana proyek berjalan, semua orang dapat mengikuti Anda.

Apa itu rapat perdana proyek?

Rapat perdana proyek adalah kesempatan untuk bertemu dengan anggota tim dan pemangku kepentingan sebelum proyek dimulai sehingga Anda dapat menyelaraskan detail utama dan mendapatkan persetujuan tentang milestone yang sangat penting. Rencanakan untuk mengadakan rapat perdana proyek setelah piagam proyek disetujui dan rencana proyek telah dibuat, tetapi sebelum Anda benar-benar mulai mengerjakan proyek tersebut. Saat mengadakan rapat perdana, Anda akan menguraikan tujuan, gol, rencana proyek, dan lain-lain. Selain itu, Anda juga menyediakan waktu bagi anggota tim untuk mengajukan pertanyaan dan memperjelas langkah selanjutnya. Pada akhir rapat perdana, seluruh tim harus memiliki informasi yang sama tentang apa yang sedang Anda kerjakan, mengapa, dan bagaimana pekerjaan itu akan diselesaikan.

Apa tujuan rapat perdana? Apa saya benar-benar membutuhkannya?

Singkatnya: ya. Rapat perdana adalah cara yang sangat penting untuk mengomunikasikan informasi proyek utama kepada tim dan memberi mereka kesempatan untuk mengajukan pertanyaan secara langsung. Tidak seperti membagikan detail ini dalam rencana proyek atau melalui email, mengadakan rapat perdana proyek mengurangi kemungkinan miskomunikasi dan memastikan semua orang memulai proyek dari titik awal yang sama. Tanpa rapat perdana, anggota tim dan pemangku kepentingan bisa saja tidak selaras dengan ekspektasi proyek, yang akan menyebabkan  scope creep, dan skenario terburuknya, kegagalan proyek.

Bukan artinya Anda perlu mengadakan rapat perdana yang sama persis untuk setiap proyek. Beberapa proyek, seperti pekerjaan yang berhubungan dengan pelanggan atau inisiatif kompleks, akan terbantu dari rapat perdana formal dengan persiapan yang signifikan, seperti presentasi yang kuat atau bahkan demo, tergantung pada jenis proyek. Proyek lain, seperti yang melibatkan lebih sedikit pemangku kepentingan atau lebih langsung, dapat mengadakan rapat perdana yang informal tanpa dek atau presentasi.

Berbagai jenis rapat perdana

Tidak semua rapat perdana terlihat sama. Pada umumnya, setiap jenis rapat perdana proyek harus mencakup sebagian besar materi yang sama. Namun, mengetahui berbagai jenis rapat perdana proyek dapat membantu Anda memutuskan seberapa formal atau informal rapat perdana yang diperlukan.

Rapat perdana proyek internal

Ini rapat perdana proyek yang paling sederhana. Gol rapat perdana proyek internal adalah untuk membuat tim proyek selaras dan memiliki informasi yang sama, serta memberikan kesempatan bagi mereka untuk mengajukan pertanyaan sebelum proyek dimulai. Seperti rapat perdana lainnya, siapkan materi terlebih dahulu, tetapi tidak perlu menyempurnakannya.

Contoh proyek:

• Peluncuran pemasaran produk

• Pembuatan web

• Rencana pengujian kegunaan

Materi yang diperlukan:

• Rencana proyek yang menguraikan detail utama proyek Anda, termasuk metrik kesuksesan, jadwal proyek, pemangku kepentingan, dll.

• Tujuan proyek SMART yang mencantumkan hal yang akan Anda capai di akhir proyek.

• Ruang lingkup proyek yang ditentukan untuk menetapkan batasan yang jelas tentang pekerjaan yang termasuk dan tidak termasuk dari proyek ini.

• Linimasa proyek visual dengan milestone proyek yang relevan untuk mengidentifikasi kapan pekerjaan utama akan selesai.

Selain membagikan materi ini selama rapat perdana proyek, ingat untuk menyimpan informasi proyek di platform manajemen kerja terpusat. Dengan begitu, setiap anggota tim dapat dengan mudah mengakses dokumen proyek penting.

Rapat perdana proyek sponsor eksekutif

Jika proyek atau program memiliki sponsor eksekutif, Anda mungkin ingin mengadakan rapat perdana di tingkat yang lebih tinggi untuk memastikan semua pemimpin eksekutif memiliki informasi yang sama. Di jenis rapat perdana ini, ingat untuk fokus penuh pada tujuan dan gol proyek, serta cara agar proyek berdampak pada tujuan perusahaan.

Selama rapat perdana ini, jangan habiskan terlalu banyak waktu untuk milestone atau detail proyek perorangan. Anda mungkin masih perlu mengadakan rapat perdana proyek internal untuk tim proyek Anda.

Contoh proyek:

• Peta jalan produk

• Kampanye pemasaran (tanpa agensi)

• Penyebaran perangkat lunak atau sistem

Materi yang diperlukan:

• Tujuan proyek yang disebutkan dengan jelas, yang menghubungkan dampak bisnis proyek ini dengan gol perusahaan.

• Jika berlaku, kasus bisnis yang Anda buat untuk inisiatif ini.

• Tujuan proyek singkat untuk menunjukkan kepada pemangku kepentingan yang Anda akan capai pada akhir proyek.

•  Rencana proyek yang menguraikan detail utama proyek Anda, termasuk metrik kesuksesan, jadwal proyek, pemangku kepentingan, dll.

• Peta jalan proyek, yang berfungsi sebagai linimasa tingkat tinggi dari blok proyek penting.

• Ringkasan eksekutif dengan semua informasi proyek utama ini. Ingat untuk menyajikan ringkasan eksekutif versi tingkat tinggi, kemudian bagikan dokumen tersebut dengan pemangku kepentingan sehingga mereka dapat membaca lebih banyak detail setelah rapat perdana.

• Presentasi atau dek formal.

Rapat perdana proyek eksternal atau yang berhubungan dengan klien

Jika sedang mengerjakan proyek yang berhubungan dengan klien, Anda harus mengadakan rapat perdana antara tim proyek dan pemangku kepentingan utama di sisi klien untuk menyelaraskan gol dan hasil akhir proyek. Rapat ini harus menjadi versi rapat perdana proyek yang paling disempurnakan.

Jenis rapat perdana proyek ini adalah kesempatan untuk menetapkan ekspektasi dan mengembangkan pemahaman bersama tentang gol proyek. Selama rapat perdana ini, rencanakan untuk meluangkan waktu untuk memperkenalkan tim proyek, menyelaraskan seberapa sering Anda dan klien akan berkomunikasi, dan memperjelas gambaran kolaborasi yang efektif. Pastikan Anda dan klien tahu kapan mereka harus menerima informasi terkini untuk meninjau pekerjaan atau cara Anda mengomunikasikan progres proyek.

Contoh proyek:

• Kampanye pemasaran (dengan agensi)

• Perencanaan acara

Materi yang diperlukan:

• Rencana proyek yang menguraikan detail utama proyek Anda, termasuk metrik kesuksesan, jadwal proyek, pemangku kepentingan, dll.

•  Brief proyek atau brief kreatif, tergantung pada jenis pekerjaannya.

• Ruang lingkup proyek yang didefinisikan dengan jelas untuk menetapkan batasan tentang yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek.

• Peta jalan proyek, yang berfungsi sebagai linimasa tingkat tinggi dari blok proyek penting dan mencakup semua milestone proyek yang relevan.

• Daftar pemangku kepentingan proyek dengan perannya masing-masing.

• Tempat tim akan berkomunikasi (mis. Slack, email, Asana), serta cara Anda membagikan laporan status proyek.

• Presentasi atau dek formal.

Rapat perdana proyek agile

Sebagian besar tim Agile menjalankan proyek mereka dalam sprint, yaitu siklus kerja dua atau empat minggu. Anda tidak memerlukan rapat perdana proyek untuk setiap sprint. Pada kenyataannya, hal itu akan memperlambat tim. Tetapi, Anda harus merencanakan rapat perdana proyek setidaknya setahun sekali untuk memastikan semua orang di tim selaras. Selain itu, jika tim memulai proyek baru atau jika memasukkan anggota tim baru, Anda harus mengadakan rapat perdana proyek sehingga semua orang dapat mengikuti informasi terbaru dengan cepat.

Rapat perdana proyek Agile adalah kesempatan untuk memastikan tim memiliki semua yang dibutuhkan selama sprint sehingga Anda dapat menggunakan perencanaan sprint dan rapat retrospektif sprint  untuk fokus pada peningkatan berkelanjutan.

Materi yang diperlukan:

• Kriteria sukses, termasuk arti “selesai” bagi tim Anda.

• Peran tim formal, terutama saat tim melakukan Scrum.

• Daftar acara tim yang telah Anda adakan dan waktu diadakannya.

• Rencana komunikasi yang jelas tentang tempat dan cara tim berkomunikasi (mis. Slack, email, Asana).

• Agenda rapat standup harian tim Anda.

10 langkah untuk merencanakan dan mengadakan rapat perdana proyek yang sukses

Sebagai manajer proyek dari inisiatif utama, Anda bertanggung jawab untuk merencanakan dan mempresentasikannya selama rapat perdana proyek. Demikian pula, jika Anda menjalankan program yang lebih besar dan merencanakan rapat perdana untuk pekerjaan itu, kemungkinan besar Andalah yang akan memimpin rapat itu. Meskipun, Anda dapat mengandalkan setiap pemimpin proyek untuk mempresentasikan informasinya.

Jika Anda belum pernah merencanakan rapat perdana, jangan khawatir! Berikut ini 10 langkah untuk mengadakan rapat perdana yang sukses.

1. Persiapkan rapat

Langkah pertama dalam mengadakan rapat perdana proyek adalah menentukan siapa yang harus hadir dalam rapat dan berapa lama rapat itu harus berlangsung. Tingkat dan detail persiapan akan tergantung pada seberapa formal rapat perdana itu. Apakah Anda mengundang pemangku kepentingan eksekutif atau mitra eksternal? Atau apakah ini rapat perdana informal dengan tim proyek inti? Saat Anda mempersiapkan rapat:

1. Selesaikan daftar undangan. Anda sekarang harus tahu apa jenis rapat perdana proyek yang diadakan dan siapa yang harus diberi tahu. Sebelum mengirim undangan rapat itu, pastikan memeriksa daftar peserta sekali lagi untuk memastikan Anda telah menyertakan semua pemangku kepentingan yang relevan.

2. Jadwalkan waktu (dan durasi). Pastikan untuk menghemat waktu untuk pertanyaan.

3. Tugasi notulis. Pastikan seseorang selain Anda mencatat jika ada pemangku kepentingan yang tidak dapat menghadiri rapat. Jika Anda rapat secara virtual, rekamlah rapat itu juga sehingga anggota tim yang tidak dapat hadir dapat mengikutinya nanti.

4. Buat agenda rapat. Dengan mengirimkan agenda rapat sebelumnya, Anda dapat memastikan semua orang siap untuk rapat perdana proyek. Agenda rapat juga merupakan kesempatan terbaik untuk membagikan semua materi, seperti rencana proyek dan linimasa, yang Anda ingin peserta baca dulu sebelum rapat.

Contoh agenda rapat perdana proyek

2. Buat pengantar

Jika ini rapat pertama dengan tim proyek, ada kemungkinan beberapa orang di tim tersebut belum pernah bekerja sama sebelumnya. Mulailah pertemuan dengan beberapa pengantar atau pertanyaan pencair suasana untuk membantu semua orang mengenal satu sama lain.

3. Mulailah dengan tujuan proyek

Hal terpenting untuk diselaraskan selama rapat perdana proyek adalah hal yang sedang Anda kerjakan, dan alasan pekerjaan ini penting. Menurut sebuah penelitian terbaru, hanya 26% pegawai yang memahami dengan jelas tentang bagaimana pekerjaan pribadi mereka berhubungan dengan gol perusahaan. Tanpa kejelasan ini, anggota tim tidak tahu pekerjaan yang harus diprioritaskan atau cara mengelola perubahan prioritas.

Saat Anda membagikan tujuan proyek, sediakan waktu untuk menjelaskan bagaimana proyek terhubung dengan gol bisnis dan organisasi yang lebih luas. Jawab pertanyaan “Mengapa kita mengerjakan ini?” dan “Apa yang sedang kita kerjakan?” Kemudian dalam rapat, Anda memiliki kesempatan untuk mempelajari detail proyek dan alur kerja spesifik, tetapi membagikan tujuan proyek di awal rapat adalah cara terbaik untuk membuat semua memiliki informasi yang sama.

Contoh tujuan proyek

Tujuan proyek ini adalah untuk meningkatkan kesadaran merek di NAMER dan EMEA melalui kampanye merek digital di Q3.

4. Bagikan rencana proyek

Pada umumnya, Anda sudah membagikan rencana proyek dalam agenda rapat sehingga anggota tim memiliki kesempatan untuk membacanya sebelum rapat. Selama rapat perdana proyek, Anda tidak perlu membahas setiap detail kecil dari rencana proyek. Namun, berfokuslah pada informasi utama seperti linimasa proyek, milestone penting, atau hasil akhir utama.

Contoh rencana proyek

5. Uraikan ruang lingkup proyek

Salah satu hal terpenting untuk didiskusikan sebagai grup adalah apa yang termasuk dalam ruang lingkup, dan sama pentingnya, apa tidak termasuk dalam ruang lingkup. Pastikan setiap orang memiliki ekspektasi yang sama, jadi tidak ada hal tidak terduga di menit-menit terakhir atau perubahan hasil akhir saat proyek berjalan. Memperjelas ruang lingkup proyek lebih awal dan seringkali merupakan cara terbaik untuk mencegah scope creep, yang dapat menunda atau bahkan menggagalkan proyek.

Contoh ruang lingkup proyek

Tujuan Proyek: Meluncurkan iklan display dan video di K3 untuk meningkatkan kesadaran merek di NAMER dan EMEA.

Sumber daya:

• Tim desain merek (enam orang), 15 jam per minggu selama empat minggu

• Anggaran belanja media sebesar $50,000

Hasil akhir:

• Desain halaman tujuan

• Iklan display (dua variasi untuk pengujian A/B), ukuran sesuai dengan lembar spesifikasi tampilan

• Iklan video pendek (iklan 6 detik dan 30 detik), ukuran menurut lembar spesifikasi video

Persyaratan kreatif: Display

• Menampilkan logo dan CTA di seluruh animasi

• Spanduk statis dan HTML5 diperlukan

Video

• Menampilkan branding dalam 5 detik pertama

• Sertakan sulih suara

Laman landas

• Iklan dan laman landas harus menciptakan pengalaman visual yang konsisten

Tidak termasuk dalam ruang lingkup:

Menerjemahkan aset kampanye merek

6. Tetapkan peran dan tanggung jawab proyek

Anda mungkin tidak perlu melakukan ini untuk proyek internal langsung, tetapi jika tim proyek belum pernah bekerja sama sebelumnya atau jika bekerja dengan mitra eksternal, pastikan semua orang selaras dalam peran dan tanggung jawab. Siapa kontak utama untuk proyek tersebut? Apakah proyek ini mempunyai sponsor atau pimpinan eksekutif? Apakah satu pemberi persetujuan atau sekelompok pemberi persetujuan?

Pemangku kepentingan yang berbeda harus terus diberi informasi terkini pada tahap proyek yang berbeda. Jika tim proyek Anda tidak menjelaskan peran dan tanggung jawab selama rapat perdana, pertimbangkan untuk membuat dan membagikan bagan RACI sebagai item tindakan.

Contoh peran proyek

• Penanggung Jawab: Daniela Vargas

• Akuntabel: Kabir Mandan

• Consulted: Kat Mooney, Ray Brooks

• Informed: Avery Lomax

7. Bagikan tempat Anda akan melacak data proyek dan pembaruan real-time

Pekerja pengetahuan rata-rata menghabiskan 60% waktunya untuk kerja tentang kerja seperti melacak informasi dan mencari dokumen. Semua kerja tentang kerja ini artinya tim Anda memiliki lebih sedikit waktu untuk fokus pada pekerjaan berdampak tinggi mereka.

Untuk mengurangi kerja tentang kerja dan memberdayakan tim Anda agar efektif, pastikan Anda memiliki sumber informasi terpusat untuk semua pekerjaan proyek utama. Ketika semua informasi proyek Anda berada di satu tempat yang mudah ditemukan, tim dapat dengan cepat menemukan dokumen proyek, mendapatkan pembaruan proyek secara real-time, memeriksa milestone proyek yang relevan, dan tetap mendapatkan informasi terbaru tentang hasil akhir proyek.

8. Sediakan waktu untuk pertanyaan

Setelah rapat perdana, tim proyek Anda mungkin memiliki pertanyaan tentang hal yang dipresentasikan, seperti ruang lingkup proyek atau ekspektasi tugas tertentu. Pastikan untuk menyediakan banyak waktu di akhir rapat perdana untuk menjawab pertanyaan apa pun. Ingat: gol rapat perdana proyek adalah semua orang memiliki informasi yang sama setelah rapat selesai dan siap untuk mulai bekerja.

9. Uraikan langkah selanjutnya

Bagian akhir rapat perdana proyek harus menjawab pertanyaan, "Apa selanjutnya?" Pada titik ini, Anda harus memperjelas tempat pekerjaan ini didokumentasikan, dan membaca kembali item tindakan yang dikumpulkan selama pertemuan. Ini juga dapat membantu untuk menguraikan dengan cepat hal yang akan dilakukan tim terlebih dahulu.

Selanjutnya, jelaskan tempat dan cara Anda membagikan pembaruan status proyek. Terlalu banyak rapat adalah salah satu dari tiga penghalang utama produktivitas pada tahun 2021. Alih-alih menjadwalkan rapat pembaruan status secara langsung atau virtual, pertimbangkan untuk membagikan laporan status proyek secara virtual melalui sistem manajemen kerja. Dengan begitu, anggota tim dapat terus menyelaraskan dan terhubung secara efisien melalui perubahan baru apa pun.

10. Daftar tugas setelah rapat

Selamat, rapat sudah selesai! Setelah Anda selesai, minta notulis untuk membagikan semua catatan rapat di proyek bersama Anda. Jika Anda mengadakan rapat virtual, pastikan untuk membagikan rekaman dan/atau transkrip rapat. Terakhir, jika ada item tindakan dari rapat, pastikan itu dikumpulkan dan ditugaskan ke anggota tim yang relevan.

Setelah rapat perdana

Setelah Anda mengadakan rapat perdana proyek, Anda siap untuk memulai pekerjaan proyek. Cara terbaik untuk tetap selaras dan jelas setelah rapat perdana proyek adalah dengan tetap menggunakan sumber informasi terpusat dan kolaborasi, seperti alat manajemen kerja. Dengan membagikan semua pekerjaan, pembaruan status, dan pesan di satu tempat, Anda tidak hanya bisa membuat anggota tim memiliki informasi yang sama, namun juga dapat menyatukan mereka di situ.

Pelajari selengkapnya tentang cara Asana dapat membantu Anda mengatur pekerjaan sehingga tim tahu apa yang harus dilakukan, mengapa itu penting, dan bagaimana menyelesaikannya.