Panduan pemetaan proses: Definisi, cara, dan kiat

Pernah menemukan ide bagus, tetapi tidak yakin harus memulai dari mana? Supaya ide membuahkan hasil, pertama-tama Anda harus mengaturnya dan menyusun rencana. 

Pemetaan proses dapat membantu proses pengorganisasian. Ini adalah representasi visual dari alur kerja, mirip struktur perincian kerja, dan dapat berguna untuk membantu Anda mengidentifikasi masalah dan area peningkatan.

Pemetaan proses dapat menguntungkan saat Anda melakukan curah pendapat dengan tim, membuat keputusan, atau merencanakan proyek. Peta proses juga berguna untuk dokumentasi proses, pelatihan karyawan baru, dan peningkatan proses.

Agar perencanaan dan komunikasi proyek lebih efisien untuk tim, ketahui cara kerja pemetaan proses (beserta contoh), manfaat pemetaan proses, dan cara membuat peta proses.   

Apa itu pemetaan proses?

Pemetaan proses adalah teknik yang digunakan untuk memetakan alur kerja dan proses secara visual. Ini melibatkan pembuatan peta proses yang disebut juga sebagai diagram alir, diagram alir proses, atau diagram alur kerja. 

Pemetaan proses bertujuan mengomunikasikan cara kerja suatu proses dengan ringkas dan lugas. Hal ini memungkinkan setiap anggota tim untuk memahami dengan mudah cara menyelesaikan proses yang ada tanpa penjelasan verbal yang panjang. Dengan memetakan proses dari awal hingga akhir, Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang cara kerja seluruh proses dan mengidentifikasi inefisiensi atau melakukan perbaikan.

Anda dapat menggunakan pemetaan proses untuk memvisualisasikan semua jenis proses, tetapi ini biasanya digunakan untuk analisis proses, pelatihan, integrasi, atau peningkatan proses. Hal-hal ini berguna saat Anda perlu mengomunikasikan proses yang kompleks, mengatasi masalah berulang dalam proses tertentu, atau mengoordinasikan tanggung jawab beberapa anggota tim.

Cara membuat peta proses

Membuat peta proses itu sederhana dan dapat dilakukan di atas kertas atau menggunakan perangkat lunak dan templat manajemen alur kerja . Langkah-langkah di bawah ini menjelaskan cara membuat peta proses dari awal. 

Langkah 1: Identifikasi masalah atau proses untuk dipetakan

Pertama, tentukan proses yang ingin dipetakan. Adakah proses yang tidak efisien yang perlu diperbaiki? Proses baru yang ingin dikomunikasikan secara ringkas kepada tim? Proses kompleks yang sering ditanyakan pegawai? Identifikasi dan cantumkan hal yang ingin dipetakan. 

Langkah 2: Buat daftar aktivitas yang dilibatkan

Dokumentasikan semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proses. Pada tahap ini, urutan tidak menjadi masalah. Buatlah daftar semua aktivitas yang dilibatkan, serta siapa yang bertanggung jawab untuk masing-masing aktivitas. 

Anda dapat berkolaborasi dengan rekan tim dan pemangku kepentingan lainnya yang akan berpartisipasi dalam proses sehingga bisa menjelaskan semua langkah yang diperlukan dan menentukan tingkat detail yang dibutuhkan secara akurat. Selain itu, pastikan untuk menetapkan titik mulai dan akhir proses sehingga Anda mengetahui tugas yang harus disertakan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

Langkah 3: Tuliskan urutan langkah-langkahnya

Setelah menyusun daftar semua aktivitas, langkah berikutnya adalah mengatur aktivitas ini dalam urutan yang tepat hingga proses yang lengkap, dari awal hingga akhir, tercipta. Ini saat yang baik untuk memeriksa apakah ada celah yang mungkin Anda lewatkan pada langkah sebelumnya.

Langkah 4: Buat diagram alir menggunakan simbol pemetaan proses

Pilih format pemetaan proses yang sesuai dan buat prosesnya yang merepresentasikan langkah-langkah dengan simbol pemetaan proses. Ada sekitar 30 simbol standar yang dapat Anda gunakan untuk merepresentasikan elemen yang berbeda dari suatu proses, tetapi kami akan membahas yang paling umum secara lebih detail nanti di artikel ini.

Langkah 5: Selesaikan dan bagikan peta proses

Setelah selesai membuat peta proses, tinjau bersama pemangku kepentingan lain yang terlibat dalam proses untuk memastikan semua orang memahaminya dan setuju dengan cara proses dipetakan. Pastikan tidak ada langkah yang luput dan tidak ada redundansi atau ambiguitas. 

Langkah 6: Analisis peta untuk menemukan area perbaikan

Setelah menetapkan peta proses yang menggambarkan alur kerja proses secara akurat, peta proses yang telah selesai sekarang berfungsi sebagai alat yang dapat dianalisis untuk menemukan cara meningkatkan proses. 

Dengan bantuan umpan balik dari tim, identifikasi hambatan dan inefisiensi dalam proses. Langkah apa yang bisa dihilangkan? Manakah Tugas yang dapat diselesaikan dengan lebih efisien? Setelah mengidentifikasi area perbaikan ini, ambil tindakan untuk memperbaikinya dan kerjakan ulang peta proses untuk mencerminkan perbaikan. 

Mengapa menggunakan peta proses?

Pemetaan proses memungkinkan Anda memantapkan ide dan menyederhanakan proses dengan mengomunikasikan secara visual langkah-langkah yang diperlukan untuk mengeksekusi sebuah ide. 

Berikut adalah beberapa cara agar pemetaan proses dapat berguna bagi Anda dan tim:

• Identifikasi inefisiensi: Membantu Anda mengidentifikasi hambatan, celah, dan masalah lain dalam alur proses.

• Sederhanakan ide: Membagi ide-ide kompleks menjadi langkah-langkah yang lebih kecil.

• Tingkatkan pemahaman: Mendorong melalui pemahaman menyeluruh suatu proses.

• Buat rencana cadangan: Memungkinkan rencana cadangan dan memberikan panduan pemecahan masalah.

• Delegasikan tanggung jawab: Mengoordinasikan tanggung jawab antara berbagai individu atau entitas. 

• Buat dokumentasi: Memberikan dokumentasi proses.

• Komunikasikan dengan jelas: Menyederhanakan komunikasi melalui format visual yang ramah pengguna. 

• Buat keputusan lebih cepat: Memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat karena komunikasi yang lebih cepat.

• Bantu pegawai: Meningkatkan kinerja dan kepuasan kerja pegawai.

• Penuhi standar: Membantu bisnis mematuhi standar ISO 9000 dan ISO 9001.

Jenis peta proses

Peta proses memiliki berbagai bentuk dan ukuran. Semuanya memiliki tujuan yang sama, tetapi jenis peta proses tertentu mungkin lebih cocok untuk proyek tertentu. Berikut beberapa jenis peta proses yang paling umum. 

Diagram alir

Bentuk paling sederhana dari peta proses adalah diagram alir dasar. Diagram alir dasar menggunakan simbol pemetaan proses untuk menggambarkan input dan output suatu proses dan langkah-langkah yang disertakan dalam menyelesaikan proses. 

Diagram alir dasar dapat digunakan untuk merencanakan proyek baru, meningkatkan komunikasi antara anggota tim, merancang dan mendokumentasikan proses, memecahkan masalah dalam proses saat ini, dan menganalisis serta mengelola alur kerja. 

Paling cocok untuk: Menunjukkan cara suatu proses dilakukan dari awal hingga akhir, biasanya berurutan.

Peta proses umum

Peta proses umum, juga dikenal sebagai peta top-down atau peta rantai nilai, memberikan ikhtisar umum dari suatu proses. Langkah-langkah hanya terbatas pada esensi proses dan mencakup detail yang minimal. 

Peta proses umum dapat digunakan untuk mendefinisikan proses bisnis dan mengidentifikasi langkah-langkah utama yang dilibatkan. Peta proses ini juga berguna untuk mendiskusikan proses dengan atasan atau pihak ketiga yang tidak perlu mengetahui spesifikasi operasi. 

Paling cocok untuk: Mengomunikasikan langkah-langkah penting suatu proses.

Peta proses terperinci

Berbeda dengan peta proses umum, peta proses terperinci menyediakan semua detail dari setiap langkah dan termasuk subproses. Peta ini mendokumentasikan poin keputusan serta input dan output setiap langkah. Peta proses ini memberikan pemahaman yang paling menyeluruh tentang proses yang dipetakan dan paling efektif dalam menunjukkan area inefisiensi karena sangat detail. 

Paling cocok untuk: Memberikan pemahaman komprehensif tentang suatu proses, termasuk semua detail dan rencana cadangan.

Peta swimlane

Peta swimlane, juga dikenal sebagai diagram alir lintas fungsi atau penyebaran, mendelegasikan aktivitas proses menjadi "swimlane" untuk menunjuk siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Peta tersebut dibagi menjadi sejumlah kanal untuk setiap pemangku kepentingan dalam proses dan mencantumkan setiap aktivitas di kanal pemangku kepentingan yang sesuai. Jenis peta proses ini menyoroti peran berbeda yang terlibat dalam proses dan interaksi antara pemangku kepentingan. 

Peta swimlane cocok untuk melatih pegawai mengenai peran mereka dalam suatu proses dan meningkatkan akuntabilitas. Peta swimlane juga berguna untuk mengidentifikasi inefisiensi dalam proses, misalnya, penundaan, redundansi, dan potensi kegagalan proses. 

Paling cocok untuk: Menjelaskan peran berbagai pemangku kepentingan dalam suatu proses.

Peta aliran nilai

Peta aliran nilai adalah alat manajemen lean yang memvisualisasikan proses menghadirkan produk atau layanan kepada pelanggan. Peta aliran nilai cenderung kompleks dan menggunakan sistem simbol yang unik untuk menggambarkan aliran informasi dan material yang diperlukan untuk proses tersebut. 

Dengan mendokumentasikan data seperti waktu siklus dan jumlah orang yang terlibat dalam setiap langkah, pemetaan aliran nilai berguna untuk mengidentifikasi area pemborosan yang dapat dikurangi dan menemukan peluang untuk memfokuskan proyek masa depan. 

Paling cocok untuk: Menggambarkan proses menghadirkan produk kepada pelanggan dan mendokumentasikan data kuantitatif tentang proses tersebut.

Diagram SIPOC

SIPOC adalah akronim dari Supplier (Pemasok), Input, Process (Proses), Output, Customer (Pelanggan). Diagram SIPOC bukan peta proses, melainkan bagan yang mengidentifikasi elemen kunci dari proses yang dapat dibuat sebagai langkah awal untuk menyusun peta proses yang terperinci. 

Seperti yang ditunjukkan akronimnya, bagan SIPOC harus menampilkan lima kolom yang mencakup langkah-langkah dasar dalam proses, output proses, pelanggan, input proses, dan pemasok dari setiap input. Selain mempersiapkan peta proses yang lebih terperinci, diagram SIPOC juga berguna untuk mendefinisikan ruang lingkup proses yang kompleks. 

Paling cocok untuk: Mengidentifikasi elemen utama dan pemangku kepentingan dalam suatu proses.

Simbol pemetaan proses

Pemetaan proses menggunakan simbol dari Unified Modeling Language (Bahasa Pemrograman Standar atau UML) untuk merepresentasikan elemen utama pada peta proses, seperti langkah, titik keputusan, input dan output, dan anggota tim yang berpartisipasi. 

Berikut adalah simbol pemetaan proses yang paling umum dan penggunaannya:

• Terminator: Oval menunjukkan awal dan akhir proses.

• Langkah proses: Persegi panjang merepresentasikan aktivitas atau tugas dalam proses.

• Alur: Panah menghubungkan langkah-langkah dalam proses dan menunjukkan aliran arah.

• Keputusan: Wajik menggambarkan titik tempat keputusan perlu dibuat, biasanya dengan opsi "ya" atau "tidak" yang bercabang dari titik ini.

• Penundaan: Simbol berbentuk D menunjukkan penundaan dalam proses.

• Dokumen: Persegi panjang dengan garis bawah bergelombang merepresentasikan dokumen atau informasi yang dapat dibaca orang-orang. Beberapa dokumen ditunjukkan dengan simbol yang menyerupai tumpukan beberapa persegi panjang bergelombang bertumpuk.

• Data: Jajar genjang merepresentasikan data yang merupakan input atau output dari langkah proses.

• Input manual: Persegi panjang dengan garis miring di atas menunjukkan langkah tempat data harus dimasukkan secara manual.

• Subproses: Persegi panjang dengan garis vertikal ganda menunjukkan subproses yang telah ditentukan di tempat lain. 

Ada sejumlah simbol lain yang juga dapat dimasukkan ke dalam peta proses, tetapi simbol umum ini akan sangat membantu, terutama saat Anda memulai. 

Contoh pemetaan proses

Anda dapat membuat peta proses untuk semua jenis proses, tetapi Anda mungkin masih bertanya-tanya cara menerapkan alat ini pada tim Anda. 

Untuk membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik mengenai tampilan peta proses, berikut contohnya:

Teknik pemetaan proses

Anda dapat menyesuaikan peta proses agar sesuai dengan kebutuhan dan preferensi, tetapi ada juga kiat umum yang perlu dipertimbangkan saat pemetaan proses untuk memaksimalkan efektivitas. Berikut adalah beberapa praktik terbaik pemetaan proses untuk diterapkan saat Anda memulai:

Merencanakan peta proses: 

• Tetapkan batasan proses sehingga hanya informasi yang diperlukan yang disertakan.

• Tetapkan tujuan yang jelas untuk proses tersebut.

• Hanya petakan proses yang memiliki output yang jelas dan objektif.

Menyusun peta proses:

• Bekerja mundur dari output ke input.

• Jaga agar subproses tetap sederhana.

• Sertakan semua detail yang diperlukan, tidak lebih dan tidak kurang.

• Gunakan notasi standar sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Meninjau peta proses: 

• Dapatkan umpan balik dari semua orang yang terlibat dalam proses.

• Buat perincian rute alternatif untuk memenuhi kondisi yang diinginkan jika memungkinkan.

• Petakan proses sesuai keadaan saat ini, tidak harus keadaan yang sempurna atau ideal, lalu lakukan perbaikan dari sana. 

Terapkan kiat-kiat ini di setiap tahap pemetaan proses sehingga Anda dapat menghasilkan peta proses yang paling efektif.

Kendalikan proyek di arah yang benar dengan peta proses

Pemetaan proses adalah alat yang efektif untuk mendokumentasikan dan meningkatkan proses. Gabungkan informasi di atas dengan tujuh langkah sederhana ini untuk membuat alur kerja. Dengan menggunakan alat yang tepat, Anda dapat mulai memetakan dan mengelola proses untuk mencapai komunikasi yang jelas dan meningkatkan efisiensi.