Dokumentasi proses: Cara terbaik dengan contoh

Ingin menjalankan proses baru tetapi tidak yakin bagaimana memulainya? Kami siap membantu. Dokumentasi proses adalah deskripsi rinci tentang bagaimana menjalankan suatu proses. Ini menguraikan langkah-langkah tepat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir.

Membuat sebuah dokumen yang mendetail dapat menyelaraskan kerja tim seputar tujuan proses dan mendorong kejelasan organisasi. Sebagai pemimpin tim, Anda memiliki kesempatan untuk menentukan bidang dan fungsi mana yang paling sesuai dengan tim Anda—mulai dari mengidentifikasi batasan proses hingga mendokumentasikan langkah-langkah proses.

Mari kita bahas tujuan dokumentasi proses, cara membuatnya (dengan contoh), dan manfaat penerapannya untuk tim Anda. 

Apa itu dokumentasi proses?

Dokumentasi proses adalah dokumen internal yang hidup, yang merinci tugas dan langkah yang diperlukan untuk meluncurkan suatu proses baru.

Mulai dari sesuatu yang sederhana seperti melakukan onboarding pada karyawan baru hingga sasaran yang lebih besar seperti mengubah struktur tim, penting untuk mendokumentasikan dan melacak kemajuan dari proses-proses baru dengan benar.

Anda juga dapat membuat dokumentasi proses untuk merampingkan proses yang ada saat ini. Anda mungkin terkejut untuk mengetahui berapa banyak proses yang sudah Anda miliki di organisasi Anda—mulai dari penerapan alat baru hingga komunikasi dengan pelanggan. 

Selain menjaga keselarasan tim, dokumentasi proses berfungsi sebagai peta jalan bagi anggota tim yang membantu memperjelas langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat suaatu proses baru. Dokumen ini juga menghilangkan kebingungan di kalangan anggota tim, dan berfungsi sebagai sumber referensi untuk merujuk kembali tentang cara menyelesaikan sesuatu.  

Dokumentasi proses vs. pemetaan proses

Meskipun kedua istilah ini terdengar serupa, ada beberapa perbedaan pokok antara dokumentasi proses dan pemetaan proses. 

Perbedaan utama antara keduanya adalah tata letak masing-masing sistem. Dokumentasi proses berfokus pada pembuatan dokumen tertulis yang menguraikan detail-detail penting, sedangkan pemetaan proses berfokus pada visualisasi proses. Dan meskipun dokumentasi proses juga menyertakan representasi visual, tapi berbeda dengan visual mendalam yang terdapat di peta proses.

Cara membuat dokumen proses

Mulai dari ruang lingkup awal hingga pengujian dan peninjauan, ada delapan langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat dokumen proses.

Setiap tahap bertujuan untuk secara formal mendokumentasikan berbagai langkah dalam suatu proses, menjaga tim Anda agar tetap selaras dan komunikasi tetap jelas. Kita akan membahas delapan langkah ini dan menyoroti komponen utama yang harus Anda sertakan dalam dokumen proses Anda. 

1. Membuat ruang lingkup proses awal

Pada langkah pertama, manajer proyek harus membuat ruang lingkup informasi awal dan membuat deskripsi singkat berdasarkan sasaran, linimasa, dan prioritas. Ini dilakukan dengan meninjau tujuan dan mendokumentasikannya dalam sebuah kasus bisnis. 

Saat Anda membuat ruang lingkup proses, sertakan:

• Tujuan utama: Pertimbangkan indikator kinerja utama atau tujuan bisnis apa yang ingin dicapai oleh proses Anda.

• Pemangku kepentingan: Meskipun Anda mungkin belum mengenal individu tertentu, pertimbangkan tim-tim mana saja yang akan bekerja sama. 

• Linimasa: Anda dapat memperkirakan ruang lingkup proses dan linimasa penyelesaian dengan metode jalur kritis.

• Prioritas: Tentukan seberapa penting proses ini untuk diterapkan dibandingkan dengan proyek dan tujuan lain yang sedang dikerjakan tim Anda.

Faktor-faktor ini membantu memberikan gambaran yang jelas bagi para pemangku kepentingan dan tim pimpinan untuk dapat dengan cepat memahami proses yang sedang dikerjakan. 

2. Menentukan batasan proses

Setelah Anda memiliki informasi tentang proses awal, Anda kemudian dapat menentukan batasan. Untuk melakukannya, buat garis besar di mana proses tersebut dibagi ke dalam berbagai tim dengan mengidentifikasi tugas-tugas berbeda yang akan diselesaikan masing-masing tim. Pertimbangkan di mana proses akan dimulai dan berakhir, dan siapa yang akan terpengaruh oleh hal tersebut. 

Mendefinisikan batasan ini dapat membantu menetapkan panduan tugas yang jelas saat Anda siap untuk menerapkan proses yang baru ini. Misalnya, jika Anda ingin mengurangi pekerjaan yang remeh dengan automasi proses, batasan Anda mungkin termasuk mendedikasikan tim TI Anda untuk memicu proses, dan tim operasi Anda untuk menyelesaikan proses. 

3. Menentukan input dan output proses

Langkah ketiga adalah mengidentifikasi input dan output.

• Input proses adalah sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses. 

• Output proses adalah apa yang ingin Anda capai di akhir proses.

Anda dapat menentukan output dengan melihat tujuan awal proyek Anda dan memilih indikator spesifik yang terukur. Misalnya, jika tujuan Anda adalah menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan yang remeh, salah satu output Anda mungkin adalah mengotomatiskan pengingat tugas. Dalam contoh yang sama, input Anda mungkin untuk menerapkan alat manajemen kerja. 

Menentukan input dan output akan memungkinkan Anda untuk menguraikan masing-masing tujuan ini menjadi langkah-langkah yang lebih kecil nantinya.

4. Mengidentifikasi langkah-langkah proses

Sekarang setelah Anda mengumpulkan informasi yang diperlukan melalui input dan output proses, saatnya untuk menguraikan rencana proses Anda menjadi langkah-langkah kecil. Ini dapat dilakukan secara mandiri, atau dalam sesi brainstorming atau tukar pikiran. 

Mulailah dengan melihat titik awal proses—dengan kata lain, apa yang memicu batasan proses. Dalam beberapa kasus, akan ada dependensi yang harus diselesaikan agar proses dapat dimulai. Misalnya, agar pengingat tugas dapat diotomatiskan, tugas-tugasnya harus dibuat terlebih dahulu. 

Setelah Anda menentukan apa yang memicu proses untuk dimulai dan diakhiri, buat daftar setiap langkah proses secara berurutan. Jika ada beberapa tugas yang diperlukan, daftarkan masing-masing tugas di dalam langkah. Buat langkah Anda ini sesederhana mungkin dan fokuskan hanya untuk mencakup bagian-bagian yang penting dari proses. 

Urai setiap langkah menjadi komponen-komponen kecil yang dapat diberikan kepada masing-masing pemangku kepentingan. Langkah selanjutnya adalah menetapkan tanggung jawab untuk setiap langkah.

5. Menghubungkan dengan pemangku kepentingan proyek

Setelah langkah-langkah ini ditetapkan, saatnya untuk mengurai setiap tugas dan menetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas tersebut. Sebaiknya sertakan informasi mendetail untuk setiap tugas dalam dokumen, seperti hasil akhir dan linimasa. Ini akan memberikan kejelasan dan merampingkan komunikasi. 

Jika Anda harus memberikan latar belakang atau konteks tugas tambahan untuk proyek yang lebih kompleks, pertimbangkan untuk bertemu dengan tim atau arahkan mereka ke informasi yang mereka butuhkan. Ini bisa berupa pengetahuan hukum atau panduan merek yang diperlukan untuk menyelesaikan hasil akhir. 

6. Membuat diagram alur proses

Sekarang tiba bagian yang menyenangkan—memvisualisasikan proses Anda. Salah satu cara mudah untuk melakukannya adalah dengan diagram alur atau flowchart. Bergantung pada jenis proses yang Anda dokumentasikan, diagram alur dapat memberikan kejelasan dengan cara yang mudah dicerna. Anda juga dapat memanfaatkan alat manajemen alur kerja yang memungkinkan Anda untuk melacak sasaran dan tugas di sepanjang pelaksanaannya. 

Untuk membangun diagram alur atau flowchart ini, Anda harus memiliki langkah-langkah proses, input dan output, dan informasi pemangku kepentingan yang telah diberi tugas. Kemudian, yang harus Anda lakukan adalah menata setiap langkah dengan rapi secara berurutan.

Berikut adalah contoh diagram alur dokumen proses yang dapat dijadikan inspirasi untuk Anda buat sendiri:

Seperti yang Anda lihat, setiap langkah memiliki input dan output yang sesuai. Memvisualisasikan langkah-langkah ini dalam diagram alur memudahkan untuk melihat sumber daya dan hasil apa yang dapat Anda harapkan. Anda juga dapat menambahkan bidang gambar ("swimlane") ke diagram Anda untuk mengkategorikan siapa yang ditugaskan untuk tugas mana. Ini dapat sangat membantu untuk proses yang kompleks.

Meskipun setiap proses akan terlihat sedikit berbeda, penting bagi Anda untuk menghubungkan langkah-langkah Anda secara berurutan dan memberikan informasi yang terpenting di muka.

7. Memperhatikan pengecualian pada alur proses

Sekarang setelah Anda mendokumentasikan representasi visual dari alur proses Anda, perhatikan pengecualian apa pun yang mungkin ditemui oleh tim Anda. Pengecualian ini berasal dari fakta bahwa tidak semua alur akan mengikuti jalur yang sama persis. 

Misalnya, pengecualian untuk alur kerja di atas mungkin karena beberapa tugas tidak memerlukan peninjauan, tergantung pada kerumitan pekerjaan. Dalam hal ini, Anda harus mencatat skenario mana yang tidak memerlukan persetujuan. Anda juga harus menyertakan langkah-langkah yang harus diambil tim Anda untuk mengatasi pengecualian ini. 

8. Menguji proses

Langkah terakhir dalam siklus hidup dokumentasi proses adalah menguji proses untuk memastikannya berfungsi. Saat menguji, identifikasi di mana masalah dapat muncul atau di mana risiko mungkin terjadi, kemudian perbaiki secara langsung (real time). Ini adalah kesempatan untuk menyempurnakan proses baru Anda, jadi buatlah semua perubahan yang diperlukan agar dapat berjalan selancar mungkin. 

Ajukan pertanyaan untuk mengungkap Pain Points atau Titik-Titik Masalah:

• Apakah dokumen alur proses Anda menyelesaikan masalah yang ingin Anda perbaiki? 

• Apakah Anda perlu menerapkan perubahan yang lebih besar agar proses Anda dapat berjalan secara optimal? 

Setelah Anda mengatasi Pain Points atau Titik-Titik Masalah, tentukan efektivitas dari proses ini. Ini adalah kesempatan untuk menyempurnakan proses Anda sehingga dapat berjalan selancar mungkin. 

Terakhir, Anda dapat menutup semua tugas proses yang masih terbuka dan menyimpan informasi di ruang bersama untuk ditinjau lagi nanti jika diperlukan.

Manfaat dari dokumentasi proses

Baik jika Anda membuat alur proses yang mendalam atau tetap berpegang pada garis besar bersama, mendokumentasikan informasi segera dapat mencegah pekerjaan kehilangan arah karena adanya berbagai masalah dalam jangka panjang. 

Mulai dari menghilangkan kesalahan hingga meningkatkan efisiensi dan alokasi sumber daya, ada empat keuntungan utama dari dokumentasi proses:

Menghilangkan kesalahan

Dokumentasi proses bisnis mencegah kesalahan dengan secara proaktif menguraikan setiap langkah proses. Anda dapat menganalisis efektivitas langkah-langkah tersebut dan membuat perubahan sembari berjalan. 

Dengan mendokumentasikan proses Anda secara proaktif, Anda dapat menghilangkan:

• Kurangnya komunikasi: Tanpa dokumentasi yang tepat, komunikasi dapat tersebar yang menghasilkan lebih banyak "kerja tentang kerja".

• Langkah proses yang terlewatkan: Tanpa langkah-langkah yang terperinci, tugas dapat menjadi membingungkan atau terabaikan, sehingga mengakibatkan proses yang tidak efisien.

• Tujuan dan output yang tidak jelas: Jika anggota tim tidak memahami tujuan dari suatu proses tertentu, maka mereka mungkin tidak jelas tentang hasil akhir atau prioritas.

Siklus hidup dokumentasi proses menganalisis kesalahan dan memberi Anda suatu sistem untuk terus memantau potensi kemacetan di sepanjang siklus hidup proses. Ini memberi Anda kesempatan untuk mengubah atau menghilangkan langkah-langkah yang tidak diperlukan. 

Mengurangi pekerjaan yang remeh

Dokumen proses yang tepat mengurangi pekerjaan yang remeh dan waktu yang dihabiskan untuk sekedar "kerja tentang kerja" karena informasi disajikan di depan dan dipasangkan dengan visual.  

Hambatan umum yang dapat dihilangkan oleh dokumentasi proses antara lain:

• Rapat yang terlalu sering: Dokumen proses dapat merinci informasi yang dibutuhkan, yang sebelumnya harus diberikan melalui pertemuan. Rapat yang tidak efektif hanya membuang-buang waktu dan bahkan dapat meningkatkan kebingungan dalam kasus-kasus tertentu. 

• Duplikasi pekerjaan: Ketika tugas sudah diatur dengan benar sejak awal, maka pekerjaan cenderung tidak akan terduplikasi. 

• Komunikasi yang tidak terorganisir: Informasi yang disimpan di berbagai lokasi dapat menyebabkan komunikasi yang tidak terorganisir. 

Mengurangi kesalahan ini membantu tim Anda menjadi lebih produktif dan fokus pada pekerjaan yang ada. Anda juga dapat melangkah lebih jauh dan menerapkan automasi proses bisnis untuk menghilangkan pekerjaan remeh yang lain.

Merampingkan alokasi sumber daya

 Dokumen proses dapat merampingkan alokasi sumber daya dengan mengatur informasi ke dalam langkah-langkah yang jelas dan menghubungkannya dengan sumber daya yang dibutuhkan. 

Ini memastikan bahwa sumber daya akan:

• Digunakan dengan cara yang benar: Ketika tim mengetahui sumber daya mana yang digunakan, mereka dapat menggunakannya dengan benar dan efisien. 

• Terhubung ke langkah yang tepat: Dengan menghubungkan sumber daya ke tugas, akan menjadi jelas bagaimana dan kapan sumber daya ini harus digunakan.

• Menghasilkan hasil sesuai tujuan: Ketika sumber daya dialokasikan dengan benar, maka dapat digunakan sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan.

Karena penyalahgunaan sumber daya dapat mengakibatkan pengeluaran yang berlebihan, penting untuk memetakan alokasi dengan benar sehingga tim Anda siap dengan sumber daya yang diperlukan.

Meningkatkan komunikasi

Melakukan komunikasi dalam suatu alat bersama dapat mencegah masalah proses di masa mendatang. Hal ini dapat dilakukan dengan memberi semua pemangku kepentingan akses ke "sumber kebenaran informasi bersama" yang dapat dilihat kapan saja.  

Komunikasi yang ditingkatkan dapat membantu:

• Pekerjaan dapat diselesaikan dengan benar sejak pertama kali: Komunikasi yang jelas mengurangi risiko kebingungan dan pekerjaan berkualitas rendah.

• Membuat pengetahuan proses yang jelas: Komunikasi dapat membuat tim selalu mengetahui informasi terkini tentang proses yang baru ini. 

• Meningkatkan peta proses dan prosedur operasi standar: Komunikasi dapat memperjelas informasi dan memastikan peta proses dan prosedur selaras dengan tujuan proses yang semula.

Komunikasi tim dapat menjadi pembeda antara proses yang baik dan proses yang hebat, jadi pastikan untuk berkomunikasi secara terbuka dan sering untuk menciptakan kejelasan.

Percepat progres Anda dengan dokumentasi proses

Dokumentasi proses dapat membantu mengoptimalkan peningkatan proses dan membuka jalan bagi berbagai proses lain di masa mendatang. Proses yang terdokumentasi dapat membantu mencegah inefisiensi dan kemacetan, sambil mempersiapkan anggota tim untuk menghasilkan proyek yang sukses di masa depan. 

Bawa dokumentasi proses Anda selangkah lebih maju dengan perangkat lunak manajemen alur kerja yang dapat membantu tim merampingkan proses.