Rahasia dinamika grup yang hebat

Baik Anda manajer proyek pemula atau pemimpin tim berpengalaman, kita semua memiliki satu kesamaan: kita ingin orang-orang yang kita pimpin bekerja dengan baik. Anda ingin rekan-rekan tim untuk berkolaborasi, berkomunikasi, dan terhubung satu sama lain agar mereka dapat bekerja sebaik dan semudah mungkin. Tetapi, bagaimana Anda bisa meraih kerja sama tim yang baik jika para anggota yang Anda kelola tidak memiliki hubungan yang harmonis? 

Di sanalah dinamika grup berperan. Jika Anda memahami hal apa saja yang dapat menciptakan dinamika grup yang baik, Anda dapat memberdayakan grup untuk berkomunikasi lebih jelas, berkolaborasi lebih efektif, dan bersama-sama menyelesaikan lebih banyak pekerjaan berdampak tinggi. 

Apa itu dinamika grup?

Dinamika grup menggambarkan interaksi, sikap, dan perilaku antara sekelompok orang yang bekerja sama. Istilah ini pertama kali digunakan oleh psikolog sosial, Kurt Lewin untuk menggambarkan cara grup bertindak dan bereaksi terhadap perubahan keadaan. 

Dinamika ini tidak muncul begitu saja. Dinamika berkembang dari cara orang-orang memandang dirinya dalam hubungannya dengan dan di antara rekan-rekan mereka. Misalnya, Anda mungkin memiliki dinamika grup yang positif jika grup merasa nyaman berkolaborasi. Sebaliknya, Anda dapat melihat dinamika grup yang negatif jika ada dua orang yang mencoba memimpin suatu proyek dan tidak mendengarkan masukan dari anggota lainnya. 

Di Asana, kami percaya dinamika grup yang baik dimulai dengan budaya organisasi yang hebat. Saat para anggota tim merasa dapat menjadi diri sendiri di tempat kerja, mereka dapat berkolaborasi dan berkomunikasi lebih efektif. 

Agar semua pegawai dapat bekerja sebaik mungkin dan kami dapat mencapai misi, setiap orang di Asana harus merasa dihormati, dihargai, dan menjadi bagian dari perusahaan.”

Apa itu grup? 

Grup adalah sekumpulan orang yang bekerja bersama. Ini termasuk grup formal, seperti rekan tim yang bekerja di bawah manajer yang sama, tim proyek lintas fungsi, atau para staf kantor. Grup juga bisa berupa grup informal, seperti rekan kerja yang memiliki minat atau identitas yang sama. 

Contoh di Asana, kami membentuk grup informal yang disebut Grup Sumber Daya Pegawai (Employee Resource Groups/ERG). Lebih dari dua pertiga pegawai kami tergabung dalam satu grup atau lebih. Mereka mendukung komunitas beragam untuk menciptakan ruang yang aman, positif, dan inklusif bagi para pegawai kami untuk berkumpul di berbagai grup fungsional.

Cara grup terbentuk

Bruce Tuckman pertama kali menjelaskan bagaimana grup terbentuk dalam teori tahap-tahap perkembangan kelompok menurut Tuckman pada tahun 1965. Menurut Tuckman, ada lima tahap perkembangan grup:

• Forming (Pembentukan). Inilah waktu grup bertemu untuk pertama kalinya. Jika mereka mengerjakan proyek, mereka dapat menyelaraskan gol proyek atau menentukan rencana proyek. Pada tahap perkembangan ini, anggota grup bertindak secara mandiri. Sebagian besar percakapan antara anggota grup bersifat sopan, tetapi tidak terlalu dekat.

• Storming (Timbulnya konflik). Tahap perkembangan kedua ini biasanya dimulai dengan semacam perselisihan. Perselisihan pendapat ini mendorong anggota grup untuk lebih aktif menyampaikan pendapat dan bersikap jujur ​​satu sama lain. Karena adanya kejujuran ini, anggota grup mulai saling percaya.

• Norming (Normalisasi) Setelah grup menyelesaikan perselisihan pendapat atau konflik awal, interaksi grup berubah menjadi kooperatif dan bersahabat. Dalam tahap perkembangan ini, grup akan mulai menetapkan norma grup, meski tidak mendiskusikan atau mendokumentasikan norma tersebut. Berbeda dari kemandirian dari tahap Forming (pembentukan), anggota grup pada tahap norming cenderung mengambil keputusan bersama dan mengutamakan kekompakan grup. Bahkan, risiko tahap norming yaitu anggota grup menjadi terlalu enggan menyampaikan opini yang dapat menyebabkan stagnasi. 

• Performing (Berkinerja). Inilah saat grup memiliki kinerja terbaik. Anggota grup dapat bekerja secara mandiri atau mampu menyelesaikan masalah sebagai grup. Daripada mengkhawatirkan cara anggota grup lain memandang mereka, setiap anggota fokus pada gol grup. 

• Adjourning atau mourning (pembubaran). Tuckman menambahkan tahap ini pada tahun 1977 untuk menggambarkan perpisahan grup setelah proyek selesai. Jika grup telah bekerja sama dengan baik, pasti akan ada rasa kehilangan ketika struktur grupnya dibubarkan.

Alasan dinamika grup itu penting

Dinamika grup yang baik mendorong kolaborasi dan komunikasi karena semua ini mengurangi hambatan yang menghalangi kerja tim. Jika percakapan mengalir dengan mudah, bekerja sama tidak akan terasa sulit. Namun, untuk sampai ke tahap itu membutuhkan waktu, latihan, dan dukungan.

Dinamika grup adalah alat yang dapat membantu Anda mendorong komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik. Jika Anda memimpin grup yang tidak berkembang seperti yang diinginkan, mengembangkan dinamika  grup yang baik dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas grup sehingga dapat mencapai gol

Peran komunikasi dalam dinamika grup

Sering kali, komunikasi yang tidak jelas dapat menyebabkan kebingungan, perselisihan, dan dinamika grup yang buruk. Dengan memperjelas ekspektasi dan kanal komunikasi, Anda dapat memberdayakan tim untuk berkomunikasi dengan jelas dan efektif. 

Mulailah dengan membuat rencana komunikasi untuk memperjelas kanal mana yang anggota tim harus gunakan dan kapan. Selain itu, perjelas juga seberapa sering detail yang berbeda harus dikomunikasikan dan siapa yang bertanggung jawab atas kanal yang berbeda. Misalnya, di Asana, kami menggunakan: 

• Email untuk berkomunikasi dengan klien atau mitra eksternal.

• Slack untuk komunikasi langsung seputar pembaruan harian dan pertanyaan singkat dengan anggota tim.

• Asana untuk komunikasi tidak langsung seputar pekerjaan, seperti detail tugas, pembaruan status proyek, atau dokumen proyek utama.

• Zoom atau Google Meet untuk rapat tim apa saja, seperti curah pendapat proyek.  

Mengatasi dinamika grup negatif yang ada

Jika suatu grup memiliki dinamika negatif, anggota grup akan kesulitan untuk menyelesaikan pekerjaan. Dalam kasus yang ekstrem, dinamika grup yang negatif dapat menyakiti perasaan dan memerlukan penyelesaian konflik. Jika Anda memimpin grup dengan dinamika negatif, pertama-tama cari tahu sumber dinamika tersebut. Kemudian, Anda dapat mengidentifikasi penyebab masalah tersebut dan berusaha mengatasinya.

Sebelum dapat mengatasi dinamika grup yang negatif, pertama-tama Anda harus mengenali tanda-tandanya. Dinamika yang negatif dapat berupa tindakan dan perilaku yang berbeda bergantung pada grupnya. Beberapa tanda yang harus diwaspadai termasuk:

• Keputusasaan yang sering terjadi di antara anggota grup

• Anggota grup yang tidak nyaman ketika bersama

• Anggota grup yang bingung, berselisih, atau punya kepercayaan diri yang negatif dalam hubungannya dengan rekan-rekannya

• Anggota grup yang tidak berkolaborasi atau berkomunikasi 

• Grup kecil, subgrup, atau klik yang mengucilkan anggota grup lainnya

• Grup pertemanan eksklusif 

Setelah mengidentifikasi dinamika grup yang buruk, Anda dapat mulai berusaha mengatasi masalah tersebut berdasarkan penyebabnya. Berikut penyebab paling umum dinamika grup yang buruk dan cara mengatasinya di grup Anda.

Persepsi social loafing (kemalasan sosial)

• Masalah: Anggota grup merasa ada anggota tertentu atau beberapa anggota tidak berkontribusi penuh.

• Solusi: Identifikasi penyebab social loafing (kemalasan sosial) dan dukung anggota grup itu. 

Social loafing (kemalasan sosial) adalah fenomena persepsi psikologis di mana beberapa individu melakukan lebih sedikit pekerjaan ketika mereka berkolaborasi dalam grup. Jika anggota grup berpikir ada anggota lainnya yang tidak berkontribusi penuh, hal itu dapat membuat kesal dan menurunkan semangat kerja grup. Jika ini masalahnya, baca artikel kami untuk mempelajari mengapa kemalasan sosial lebih tentang kejelasan daripada produktivitas, dan hal yang dapat Anda lakukan untuk membantu.

Gaya komunikasi yang tidak cocok

• Masalah: Anggota grup menggunakan gaya komunikasi pasif atau agresif, yang menghambat komunikasi yang baik.

• Solusi: Bantu anggota grup mengekspresikan diri mereka dengan percaya diri. 

Gaya komunikasi menggambarkan cara anggota grup berinteraksi dan berkomunikasi. Seperti yang Anda bayangkan, beberapa gaya komunikasi dapat menimbulkan konflik di tempat kerja. Misalnya, orang yang berkomunikasi agresif mungkin menyulitkan anggota grup lain untuk menyuarakan pendapat mereka. Jika ada anggota grup menunjukkan gaya komunikasi yang buruk, Anda dapat mengidentifikasi penyebab utama mereka berkomunikasi seperti itu dan membantu berkomunikasi dengan cara yang lebih percaya diri. Baca Panduan Manajer mengenai gaya komunikasi untuk mempelajari caranya.

Kurangnya kreativitas dan inovasi

• Masalah: Anggota grup kesulitan untuk menyelesaikan masalah secara kreatif.

• Solusi: Dorong kreasi bersama dan perselisihan pendapat untuk memicu kolaborasi grup yang baik dan menghindari groupthink (pemikiran kelompok). 

Satu risiko yang mungkin terjadi dalam tahap Norming adalah grup menjadi begitu kompak sehingga mereka tidak lagi saling berselisih. Perselisihan pendapat itu sebenarnya bagian penting dari kolaborasi. Untuk bersama-sama menemukan solusi terbaik, anggota grup harus membangun ide bersama. Jika Anda mendapati grup mengikuti prosesnya begitu saja tanpa memunculkan ide-ide baru, minta mereka untuk menemukan solusi yang lebih kreatif dan lebih baik. 

Terlalu banyak (atau terlalu sedikit) otonomi

• Masalah: Grup Anda tampaknya mengalami masalah pada fase Storming dalam pengembangan grup. Mereka belum berhasil menetapkan dan mematuhi norma grup. 

• Solusi: Pertimbangkan kembali gaya manajemen Anda jika perlu.

Sebagai pemimpin grup, Anda harus memberikan ruang kepada grup untuk memunculkan ide-ide, menjadi kreatif, dan inovatif. Tetapi, pastikan Anda tidak menggunakan pendekatan laissez-faire (biarkan apa adanya) secara menyeluruh untuk memimpin grup. Di sisi lain, pastikan Anda memberi ruang yang cukup bagi grup untuk mengembangkan norma grup dan terhubung satu sama lain. Ada perbedaan tipis antara memandu grup ke arah yang benar, tetapi juga harus membiarkan mereka mengembangkan proses mereka sendiri. Jika ragu, dorong grup Anda untuk berkolaborasi. Tetapi, ingat, Andalah yang membuat keputusan akhir jika perlu.

Mengubah grup menjadi tim

Mengatasi dinamika grup yang buruk dan membantu grup bekerja sama dengan lebih efektif dapat membantu Anda mencapai gol bersama dan meningkatkan semangat kerja tim. Tetapi, cara terbaik untuk mendukung dinamika grup adalah membantu grup menganggap diri mereka sebagai sebuah tim, bukan hanya sekumpulan orang. 

Perbedaan antara grup dan tim

Grup adalah sekumpulan orang yang bekerja sama. Meskipun anggota tim ini bekerja sama selama proyek, mereka tidak selalu menganggap diri mereka sebagai bagian dari keseluruhan. Biasanya, anggota grup umumnya disatukan oleh gol, tetapi kemungkinan besar tidak memiliki tujuan bersama atau serangkaian nilai untuk memandu pekerjaan. 

Sebaliknya, tim adalah sekelompok orang dengan tujuan dan gol yang sama. Anggota tim tidak hanya fokus pada kesuksesan individu, tetapi juga pada kesuksesan tim. Tim lebih termotivasi dan kompak daripada grup karena anggota tim menganggap diri mereka sebagai bagian dari sesuatu yang lebih besar. Anggota tim memiliki gol spesifik yang sama dan fokus untuk mencapainya bersama-sama.

Berawal dari grup hingga menjadi tim

Bagaimana Anda dapat memberdayakan grup untuk melihat diri mereka sebagai tim? Ini lebih mudah dalam beberapa kasus. Misalnya, Anda dapat mengubah grup lintas fungsi menjadi tim dengan berfokus pada gol proyek lintas fungsi. 

Ada beberapa situasi yang tidak memiliki gol bersama yang jelas. Misalnya, sekelompok orang yang memiliki manajer yang sama mungkin mengerjakan proyek yang sangat berbeda dengan gol yang sangat berbeda. Manajer dapat menggunakan aktivitas pembangunan tim untuk mendekatkan anggota grup. Namun, cara termudah untuk membangun tim adalah melalui nilai bersama.

Buat nilai bersama untuk mendorong pembangunan tim 

Dengan memiliki nilai bersama, semua orang secara otomatis berada dalam tim yang sama karena mereka memiliki pemahaman yang sama. Dengan nilai bersama, Anda dapat melewati fase Forming dan langsung mengerjakan pekerjaan berdampak tinggi. 

Nilai kami adalah panduan kami. Orang-orang kami mewakili titik kontak untuk program, komunikasi, dan tindakan di dalam perusahaan itu sendiri. Kami berkomitmen untuk mendukung budaya tempat semua pegawai merasa terhubung satu sama lain dan misi kami, yakni dalam lingkungan tempat mereka dapat berkembang.”

Nilai bersama adalah sesuatu yang dapat Anda buat di tingkat tim, departemen, atau perusahaan. Sebagian besar perusahaan sudah memiliki nilai bersama. Jika milik Anda juga demikian, pastikan Anda menerapkan nilai-nilai itu ke dalam pekerjaan sehari-hari. Dengan mengingatkan anggota grup bahwa mereka memiliki nilai bersama ini, Anda dapat membantu melewati fase norming karena nilai bersama ini adalah normanya. Daripada kesulitan belajar bekerja sama, anggota tim dapat mendorong kolaborasi karena mereka semua memiliki nilai yang sama. 

Cara kami menggunakan nilai bersama di Asana

Di Asana, kami percaya nilai perusahaan memandu kami mencapai misi. Semua pegawai Asana di seluruh dunia memiliki sembilan nilai perusahaan yang sama:

• Misi. Kami adalah orang-orang yang berorientasi pada tujuan, berkomitmen untuk melayani sesuatu melebihi diri kami. Dengan memiliki misi sebagai nilai, kami juga dapat terus-menerus mengingatkan diri sendiri tentang alasan membangun Asana. 

• Lakukan hal-hal hebat dengan cepat. Kami berkomitmen untuk menjadi hebat dalam hal yang kami lakukan dan menyelesaikannya dengan cepat, tanpa mengorbankan satu sama lain. 

• Kejelasan. Produk dan budaya kami bertujuan untuk memastikan tim tahu tentang siapa yang melakukan apa, kapan, dan mengapa. Hal ini memberikan pengalaman kerja dan hasil terbaik. 

• Kreasi bersama. Pencapaian besar itu bukanlah hasil dari satu orang saja, tetapi banyak orang. Kami melakukan yang terbaik, melepaskan ego kami, bekerja dengan empati, dan kepercayaan untuk meraih hal-hal besar bersama-sama.

• Beri dan terima tanggung jawab. Memiliki integritas dalam komitmen kami berarti tidak hanya mengambil peluang yang menarik, tetapi juga menerima tanggung jawab ketika kami harus menurunkan prioritas sesuatu. Kami bertanggung jawab penuh atas komitmen kami, dan memberdayakan serta mempercayai orang lain untuk memenuhi komitmen mereka. 

• Mindfulness (pemusatan perhatian). Kami fokus pada kehidupan saat ini dan meluangkan waktu untuk merenungkan, serta memberikan ruang untuk menggabungkan hal-hal yang telah dipelajari. Pendekatan ini memungkinkan kita untuk belajar bersama dan memperbaiki semua yang dilakukan, dan terus-menerus mengembangkan budaya kita. 

• Menolak pertukaran palsu. Kami terus ingin tahu, kreatif, dan terbuka terhadap perspektif baru. Jika memilih salah satu sisi dari dua sisi ekstrem, Anda melepaskan keuntungan dari satu sisi. Jadi, kami mencoba mencari cara ketiga untuk menggabungkan kebenaran dari keduanya.

• Menjadi autentik (untuk diri sendiri dan orang lain). Kami memahami bahwa bekerja sebaik mungkin itu erat kaitannya dengan keautentikan, yang memungkinkan pertumbuhan dan kolaborasi. Kami dapat menjadi diri sendiri saat bekerja dan berkomitmen untuk membangun lingkungan yang inklusif tempat semua orang merasa aman serta bersemangat untuk menjadi diri mereka sendiri. 

• Kesungguhan. Kami mendukung segala sesuatu yang membuat kami menjadi manusia, menyediakan waktu untuk melakukan hal yang mengasyikkan dan menyenangkan, serta menciptakan pengalaman yang bermakna demi itu. Mengapa ada unicorn terbang melintasi produk kami saat kami menandai tugas sebagai selesai? Pertanyaan sebenarnya adalah mengapa tidak?

Nilai bersama membentuk sejumlah keyakinan inti yang dipercaya oleh semua orang di tim. Misalnya, nilai bersama di Asana membantu kami segera menetapkan cara suatu kelompok akan berinteraksi. Mereka harus bersama-sama membuat solusi sekaligus juga memberi dan menerima tanggung jawab. Demikian pula, ketika anggota tim mendekati proyek yang lebih besar, mereka memiliki dasar bersama tentang cara mereka akan melakukannya, dengan menolak pertukaran palsu sekaligus melakukan hal-hal hebat dengan cepat. Untuk hal yang lebih informal, nilai seperti kesungguhan dan mindfulness membantu kami berperan aktif di tim dan kantor setiap hari. 

Kami tahu bahwa pencapaian besar itu hampir selalu bukanlah hasil dari satu orang saja, tetapi banyak orang. Meskipun nilai Menolak pertukaran palsu mewakili pendekatan kami untuk membentuk budaya kami, cara kami terus melakukannya membuat saya memikirkan nilai inti lainnya: Kreasi Bersama. Setiap pegawai memiliki peran dan tanggung jawab untuk berkontribusi dalam mendukung dan mengembangkan budaya Asana.”

Dinamika grup yang baik dimulai dari satu orang

Anda akan belajar membangun dinamika grup yang baik seiring berjalannya waktu. Dengan menggunakan keterampilan lunak, kolaborasi dan komunikasi yang baik, Anda dapat memberdayakan tim untuk menyelesaikan pekerjaan sebaik mungkin. Jika memungkinkan, buatlah nilai bersama lebih awal dan sering-seringlah mengubah grup menjadi tim.

Untuk mempelajari selengkapnya, baca artikel kami mengenai komunikasi yang efektif di tempat kerja