8 langkah membuat rencana kontingensi untuk mencegah risiko bisnis

Tak seorang pun yang ingin Rencana A gagal, tetapi memiliki rencana B yang kuat adalah cara terbaik untuk bersiap menghadapi situasi apa pun. Dengan rencana kontingensi yang solid, Anda dapat secara efektif menanggapi peristiwa tidak terduga dan kembali ke rencana secepat mungkin. 

Rencana kontingensi adalah strategi proaktif untuk membantu Anda mengatasi perkembangan negatif dan memastikan kelangsungan bisnis. Dalam artikel ini, pelajari cara membuat rencana kontingensi untuk kejadian tak terduga dan membangun strategi pemulihan untuk memastikan bisnis Anda tetap sehat.

Apa itu rencana kontingensi bisnis? 

Rencana kontingensi bisnis adalah strategi tentang bagaimana organisasi akan merespons peristiwa bisnis penting atau kritis yang menyimpangkan rencana asli dari jalurnya. Jika diterapkan secara tepat, rencana kontingensi bisnis dapat memitigasi risiko dan membantu Anda kembali ke bisnis seperti biasa secepat mungkin. 

Anda mungkin kenal dengan rencana kontingensi untuk tanggap bencana alam. Perusahaan dan pemerintahan biasanya membuat rencana kontingensi untuk pemulihan dari bencana setelah banjir, gempa bumi, atau tornado. 

Tetapi, rencana kontingensi sama pentingnya dengan risiko bisnis. Misalnya, Anda dapat membuat rencana cadangan yang menguraikan yang akan dilakukan jika pesaing utama Anda bergabung atau cara Anda menyesuaikan jika kehilangan klien utama. Anda bahkan dapat membuat rencana kontingensi untuk kejadian kecil yang akan berdampak besar seperti layanan perangkat lunak yang tidak berfungsi selama lebih dari tiga jam.

Perbedaan antara rencana kontingensi bisnis dan rencana manajemen risiko proyek

Manajemen risiko proyek adalah proses mengidentifikasi, memantau, dan menangani risiko tingkat proyek. Terapkan manajemen risiko proyek pada awal proses perencanaan proyek untuk mempersiapkan segala risiko yang mungkin muncul. Untuk melakukannya, buat daftar risiko untuk mengidentifikasi dan memantau potensi risiko proyek. Jika risiko benar-benar terjadi, Anda dapat menggunakan daftar risiko untuk secara proaktif menargetkan risiko itu dan menyelesaikannya secepat mungkin. 

Rencana kontingensi mirip dengan rencana manajemen risiko proyek karena membantu mengidentifikasi dan menyelesaikan risiko. Namun, rencana kontingensi bisnis harus mencakup risiko yang menjangkau banyak proyek atau bahkan risiko yang dapat memengaruhi banyak bagian. Untuk membuat rencana kontingensi, identifikasi dan persiapkan risiko tingkat bisnis yang besar.

8 langkah membuat rencana kontingensi

Anda dapat membuat rencana kontingensi di berbagai tingkat organisasi. Contohnya, jika Anda seorang pemimpin tim, Anda dapat membuat rencana kontingensi untuk tim atau bagian. Alternatifnya, para eksekutif perusahaan harus membuat rencana kontingensi bisnis untuk situasi yang dapat berdampak pada seluruh organisasi. 

Saat Anda membuat rencana kontingensi, pastikan Anda mengevaluasi kemungkinan dan tingkat keparahan setiap risiko. Kemudian, dapatkan persetujuan dari manajer atau kepala bagian setelah rencana dibuat. Dengan begitu, tim Anda dapat langsung bertindak dan dengan cepat menyelesaikan risiko tanpa harus menunggu persetujuan jika peristiwa buruk benar-benar terjadi. 

1. Buat daftar risiko

Sebelum Anda dapat mengatasi risiko, Anda harus mengidentifikasinya terlebih dahulu. Mulailah dengan membuat daftar setiap dan semua risiko yang mungkin berdampak pada perusahaan Anda. Ingat: ada berbagai tingkat perencanaan kontingensi. Anda dapat merencanakan di tingkat perusahaan, bagian, atau program. Pastikan rencana kontingensi Anda selaras dengan cakupan dan besarnya risiko yang menjadi tanggung jawab Anda. 

Rencana kontingensi adalah upaya skala besar, jadi adakan sesi curah pendapat dengan pemangku kepentingan terkait untuk mengidentifikasi dan mendiskusikan potensi risiko. Jika Anda tidak yakin siapa yang harus disertakan dalam sesi curah pendapat, buat peta analisis pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi siapa yang harus dilibatkan. 

2. Timbang risiko berdasarkan tingkat keparahan dan kemungkinannya

Anda tidak perlu membuat rencana kontingensi untuk setiap risiko yang disusun. Setelah Anda menguraikan risiko dan potensi ancaman, bekerjalah bersama para pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi potensi dampak dari setiap risiko. 

Evaluasi setiap risiko berdasarkan dua metrik: tingkat keparahan dampak jika risiko terjadi dan kemungkinan terjadinya risiko. Selama fase penilaian risiko, tetapkan tingkat keparahan dan kemungkinan untuk setiap risiko. Kami menyarankan untuk menggunakan pengukuran tinggi, sedang, dan rendah. 

3. Identifikasi risiko penting

Setelah Anda menetapkan tingkat keparahan dan kemungkinan untuk setiap risiko, Anda dan pemangku kepentingan untuk memutuskan risiko mana yang paling penting untuk ditangani. Misalnya, Anda harus membuat rencana kontingensi untuk risiko dengan kemungkinan dan tingkat keparahan yang tinggi, namun mungkin tidak perlu membuat rencana kontingensi untuk risiko dengan kemungkinan dan tingkat keparahan yang rendah. 

Anda dan pemangku kepentingan harus memutuskan di mana harus menentukan batas. Misalnya, apa yang akan dilakukan terhadap risiko dengan tingkat keparahan rendah tapi kemungkinannya tinggi? Bagaimana dengan risiko dengan tingkat keparahan tinggi tapi kemungkinannya relatif rendah? 

Inilah contoh berbagai risiko mungkin terjadi dan skenario rencana kontingensi yang berpotensi dihadapi tim:

• Tingkat keparahan tinggi dan kemungkinan tinggi atau tingkat keparahan sedang dan kemungkinan tinggi. Buat rencana kontingensi yang kuat untuk risiko ini. Pastikan Anda memiliki rencana mitigasi yang kuat jika risiko ini terjadi sehingga Anda dapat melanjutkan operasi bisnis normal secepat mungkin. 

• Tingkat keparahan tinggi dan kemungkinan sedang. Buat rencana cadangan untuk risiko ini juga. Meskipun kemungkinannya kecil, hal ini dapat berdampak buruk bagi fungsi bisnis jika terjadi. Perencanaan proaktif untuk skenario terburuk dapat membantu Anda merespons kejadian tak terduga dengan lebih cepat.

• Tingkat keparahan tinggi dan kemungkinan rendah. Anda juga harus membuat rencana kontingensi untuk risiko ini. Satu-satunya perbedaan rencana kontingensi ini adalah dengan siapa Anda membagikannya setelah rencana selesai dibuat. Pertimbangkan untuk membagikan rencana ini dengan beberapa orang saja karena kurang relevan.

• Tingkat keparahan sedang dan kemungkinan sedang atau tingkat keparahan rendah dan kemungkinan tinggi. Pertimbangkan untuk membuat rencana kontingensi untuk risiko ini. Anda mungkin ingin mengadakan rapat pemangku kepentingan yang dihadiri lebih sedikit orang untuk rencana kontingensi ini atau mengambil pendekatan yang tidak terlalu ketat untuk perencanaan kontingensi. Tetapi memiliki Rencana B untuk suatu risiko secara umum merupakan strategi proaktif yang baik, terlebih lagi jika risiko tesebut kemungkinan akan terjadi.

• Tingkat keparahan sedang dan kemungkinan rendah, tingkat keparahan rendah dan kemungkinan sedang, atau tingkat keparahan rendah dan kemungkinan rendah. Jangan membuat rencana kontingensi untuk risiko ini. Risiko ini mungkin tidak akan terjadi dan tidak akan terlalu memengaruhi fungsi bisnis Anda jika benar terjadi nantinya. Namun, rencanakan untuk membahas risiko ini secara berkala untuk menilai apakah tingkat keparahan dan kemungkinannya telah berubah.

4. Buat rencana kontingensi untuk risiko terbesar

Buat rencana kontingensi untuk setiap risiko yang menurut Anda penting. Sebagai bagian dari rencana kontingensi, jelaskan risikonya dan lakukan curah pendapat mengenai tindakan yang akan diambil oleh tim jika risiko itu terjadi. Setiap rencana harus mencakup semua langkah yang perlu diambil untuk mengembalikan bisnis seperti biasa.

Rencana kontingensi Anda harus mencakup informasi tentang:

• Pemicu yang akan menggerakkan rencana ini

• Tanggapan langsung

• Siapa yang harus terlibat dan diinformasikan

• Tanggung jawab utama, termasuk bagan RACI jika perlu

• Linimasa tanggapan (contohnya hal-hal yang harus segera dilakukan vs. hal-hal jangka panjang yang harus dilakukan)

Contohnya, seumpama Anda telah mengidentifikasi potensi kekurangan jumlah staf sebagai risiko yang mungkin terjadi dan buruk. Hal ini akan berdampak besar pada operasi sehari-hari, jadi Anda sebaiknya membuat rencana kontingensi untuk bersiap menghadapinya. Setiap orang dalam tim memiliki keahlian sangat khusus, jadi mengelola tanggung jawab tim akan sulit jika lebih dari satu orang keluar pada saat yang sama. Rencana kontingensi bisa mencakup siapa yang dapat menangani proyek atau proses tertentu saat Anda mempekerjakan pengganti, atau cara meningkatkan dokumentasi tim untuk mencegah terjadinya isolasi keterampilan. 

5. Dapatkan persetujuan untuk rencana kontingensi Anda

Pastikan pemimpin perusahaan terkait mengetahui rencana itu dan menyetujui tindakan Anda. Hal ini relevan jika Anda membuat rencana di tingkat tim atau bagian. Dengan membuat rencana kontingensi, Anda bukan saja memberdayakan tim untuk segera merespons risiko, tapi juga memastikan tindakan yang diambil adalah tindakan yang benar. Selain itu, dengan pra-persetujuan Anda akan dapat menjalankan rencana dengan yakin karena Anda tahu Anda berada di jalur yang tepat, dan tanpa harus meminta persetujuan sebelumnya.

6. Distribusikan rencana kontingensi Anda

Setelah Anda membuat rencana kontingensi, distribusikan kepada orang-orang yang tepat. Pastikan semua orang tahu apa yang Anda akan lakukan. Jadi, ketika saatnya tiba, Anda dapat bertindak secepat dan semulus mungkin. Simpan rencana kontingensi di dalam sumber kebenaran terpusat sehingga semua orang dapat dengan mudah mengaksesnya jika perlu.

7. Pantau rencana kontingensi Anda

Sering-seringlah meninjau rencana kontingensi Anda untuk memastikannya masih akurat. Pertimbangkan risiko baru atau peluang baru, seperti karyawan baru atau lanskap bisnis yang berubah. Jika seorang pemimpin eksekutif baru bergabung dengan tim, pastikan untuk mengangkat rencana kontingensi untuk mereka tinjau juga. 

8. Buat rencana kontingensi baru jika perlu

Bagus jika Anda telah membuat rencana kontingensi untuk semua risiko yang ditemukan, tetapi pastikan untuk terus memantau risiko-risiko baru. Jika Anda menemukan risiko baru yang memiliki tingkat keparahan atau kemungkinan yang cukup tinggi, buatlah rencana kontingensi baru untuk risiko tersebut. Sebaliknya, Anda dapat menengok kembali rencananya dan menyadari beberapa skenario yang pernah dikhawatirkan tidak mungkin terjadi atau, jika terjadi, tidak akan terlalu berdampak pada tim Anda.

Jebakan umum perencanaan kontingensi dan cara menghindarinya

Rencana kontingensi adalah alat yang ampuh untuk membantu Anda kembali ke fungsi bisnis normal dengan cepat. Untuk memastikan proses perencanaan kontingensi Anda semulus mungkin, berhati-hatilah terhadap jebakan umum, seperti: 

Kurangnya dukungan

Membuat rencana kontingensi membutuhkan kerja keras, jadi sebelum Anda memulai, pastikan Anda mendapat dukungan dari pemangku kepentingan eksekutif. Saat Anda membuat rencana, terus kontak sponsor untuk memastikan risiko utama telah teratasi dan rencana tindakan Anda kuat. Dengan melakukannya, Anda dapat memastikan pemangku kepentingan mendukung rencana kontingensi Anda.

Bias terhadap pemikiran gaya "Rencana B"

Beberapa budaya perusahaan tidak suka memikirkan Rencana B. Mereka suka menghabiskan semua yang mereka miliki ke Rencana A dan berharap itu berhasil. Tetapi berpikir seperti ini sebenarnya dapat membuat tim menghadapi lebih banyak risiko daripada jika Anda secara proaktif membuat Rencana B.

Anggap saja seperti memeriksa cuaca sebelum berlayar sehingga Anda tidak terjebak dalam badai. Sembilan dari sepuluh hari, cuaca yang cerah tidak akan tiba-tiba berubah menjadi badai, tetapi baiknya Anda bersiap-siap. Membuat rencana kontingensi dapat membantu memastikan jika peristiwa buruk terjadi, perusahaan Anda akan siap menghadapinya dan bangkit kembali secepat mungkin. 

Rencana kontingensi yang dibuat satu kali saja

Dibutuhkan banyak usaha untuk menyusun rencana kontingensi menjadi satu. Terkadang ketika Anda selesai, Anda cenderung merasa sudah puas dan melupakannya. Pastikan Anda menjadwalkan pengingat rutin jika perlu (mungkin sekali atau dua kali setahun) untuk meninjau dan memperbarui rencana kontingensi. Memperbarui rencana kontingensi dapat memastikan Anda memiliki respons terbaik terhadap peristiwa buruk jika risiko baru muncul atau jika operasi bisnis Anda berubah. 

Anda telah membuat rencana kontingensi. Lalu bagaimana?

Rencana kontingensi membutuhkan banyak usaha untuk membuatnya, tetapi Anda akan bersyukur ketika memerlukannya jika Anda telah membuat rencana kontingensi. Namun selain membuat rencana kontingensi yang kuat, pastikan Anda selalu memperbarui rencana Anda.

Bersikap proaktif dapat membantu Anda mengurangi risiko sebelum terjadi. Jadi, pastikan untuk mengomunikasikan rencana kontingensi kepada anggota tim yang akan bertanggung jawab untuk melaksanakannya jika risiko terjadi. Jangan tinggalkan rencana cadangan dalam dokumen saja dan tidak dilihat lagi. Setelah membuatnya, Anda harus menggunakannya jika perlu!

Setelah Anda membuat rencana, pastikan Anda menyimpannya di lokasi terpusat yang dapat diakses semua orang, seperti platform manajemen kerja. Jika tiba saatnya untuk menggunakan salah satu rencana kontingensi, menyimpannya di lokasi yang dapat diakses secara terpusat dapat membantu tim Anda dengan cepat mengubah rencana menjadi tindakan.