Benefit Cosmetics memanjakan pelanggan kecantikan dengan Asana

Pada 1976, kembar bersaudara Jean dan Jane Ford membuka toko kosmetik kecil di San Francisco. Tujuan mereka saat itu hanya untuk menghasilkan $33 per hari agar impas, dan itu berhasil. Sekarang, Benefit Cosmetics adalah merek kecantikan yang dicintai dengan produk di lebih dari 55 negara dan lebih dari 3.000 BrowBar Beauty Lounge, yang merupakan pemegang rekor Guinness World Record untuk "pencabutan bulu alis terbanyak dalam delapan jam oleh tim." Perusahaan milik LVMH ini dikenal dengan kemasan dan pemasaran yang kaya akan kepribadian. Slogan mereka menjelaskan semuanya: "tawa adalah kosmetik terbaik."

Jessie Geisen, Manajer Pemasaran Merek dari tim pemasaran Benefit di AS, membantu tim kreatif di balik merek yang menyenangkan ini tetap produktif. Tim kreatif AS mencakup desainer, copywriter, dan spesialis video dan fotografi, yang mengerjakan hingga 75 proyek kapan saja. Jessie mengelola beban kerja mereka, memilah 50-60 permintaan dari tim lain setiap bulan, dan menjadwalkan jadwal kampanye. Dari rilis produk, email, media berbayar, hingga pemasaran influencer untuk pasar AS, Jessie menjaganya tetap teratur dan bertemu dengan tim kreatif setiap minggu untuk meninjau tugas mereka.

Tim AS telah menggunakan alat manajemen kerja, tetapi alat ini tidak memiliki beberapa fitur utama. Tidak ada kemampuan untuk berkomunikasi dan mengajukan pertanyaan di platform, jadi ketika tim kreatif mendapat tugas dengan informasi yang hilang, mereka perlu melacaknya di obrolan atau email. Sementara itu, Jessie perlu menyusun jadwal kampanye dan menghitung beban kerja, tetapi alat tersebut tidak mendukung hal itu, jadi dia perlu mengekspor data ke spreadsheet dan menggunakan formula manual. Sistem ini menghambat tim:

• Banyak percakapan sampingan di obrolan dan email memperlambat produksi dan mengaburkan konteks proyek.

• Pekerjaan terlewat karena tidak terpusat.

• Jessie menghabiskan terlalu banyak waktu menjalankan laporan beban kerja dan merencanakan jadwal secara manual.

 Indeks Anatomi Kerja menunjukkan bahwa jenis "kerja tentang kerja" ini menghabiskan lebih dari 60% waktu pekerja intelektual AS. Jessie memulai pencarian platform pengelolaan kerja baru untuk mempercepat pelaksanaan kreatif dan membuat kolaborasi lebih efisien bagi tim yang berbasis di AS.

Cara yang lebih baik untuk berbagi informasi dan menyederhanakan kalender tim yang sibuk

Tim mencari platform yang dapat melacak semua jenis proyek dan memungkinkan mereka untuk mengajukan pertanyaan di alat itu sendiri. Jessie juga perlu mengelola permintaan masuk dari tim lain, merencanakan jadwal kampanye lebih cepat, dan melakukan perencanaan sumber daya tim.

Beberapa anggota tim telah menggunakan Asana sebelumnya, dan saat mereka membandingkannya dengan opsi lain, mereka menemukan bahwa Asana adalah yang paling visual dan mudah digunakan. Berbagai proyek yang dikelompokkan berdasarkan warna, seperti ungu untuk inisiatif merek, memudahkan Anda melihat semua pekerjaan yang sedang berlangsung. “Asana paling cocok untuk kami karena ramah pengguna,” kata Jessie. "Warna-warnanya membantu saya memahami apa yang terjadi secara sekilas tanpa terjejali oleh begitu banyak informasi."

Mereka juga tertarik dengan tampilan fleksibel Asana, fungsionalitas Beban Kerjanya,  dan kemampuan untuk menambahkan komentar dan lampiran ke tugas. “Komentar Asana sangat penting bagi kami. Jika desainer bingung tentang suatu tugas atau tidak memiliki aset yang dibutuhkan, dia dapat meninggalkan komentar pada tugas tersebut alih-alih pergi dan mengirim pesan ke tim lain secara terpisah,” kata Jessie.

Memperkenalkan Asana kepada tim kreatif

Tim kreatif Benefit bersemangat untuk bergabung di Asana dan menyelesaikan tantangan yang mereka hadapi. Mereka bekerja sama dengan Pengelola Kesuksesan Pelanggan (CSM) Asana untuk mengatur alur kerja yang sesuai dengan cara kerja tim AS. Jessie kemudian memandu tim melalui presentasi dan pelatihan, berdasarkan praktik terbaik implementasi yang disediakan oleh CSM mereka, untuk menunjukkan cara menggunakan Asana untuk peran mereka.

Untuk mendorong penggunaan, Jessie terus mengandalkan Asana dan menjadi orang tepercaya untuk menjawab pertanyaan timnya seputar Asana. Dia mengulangi proses produksi dari waktu ke waktu dan mengirimkan email mingguan dengan pembaruan terkait Asana, seperti pengingat dan peningkatan fitur dari CSM mereka. Setelah dua bulan, tim dan Wakil Presiden pemasaran telah menerima dan tahu cara menggunakan Asana untuk menyelesaikan masalah mereka.

Menghemat 10 minggu kerja per tahun dengan komunikasi dan permintaan terpusat

Hari ini, tim pemasaran AS menggunakan Asana untuk mengelola semua proyek dan permintaan guna eksekusi yang lebih cepat.

Memilah permintaan kreatif melalui Formulir

Sekarang tim kreatif menerima permintaan pekerjaan melalui Formulir Asana, rata-rata 78 kiriman formulir per bulan. Ini berkontribusi pada perkiraan penghematan waktu hampir enam minggu kerja per tahun dengan menghilangkan pesan bolak-balik. Permintaan masuk ke "Permintaan Kreatif Masuk" proyek Asana, yang berfungsi sebagai kotak masuk yang Jessie pilah. Ini memiliki bagian untuk "permintaan baru "," permintaan yang disetujui," dan "permintaan yang diarsipkan."

Setiap pengajuan ditampilkan sebagai sebuah tugas, dengan kolom kustom yang diisi dengan informasi yang dimasukkan kolega mereka ke dalam kolom formulir. Saat permintaan disetujui, Jessie membuat subtugas untuk setiap langkah eksekusi dan memberikannya ke anggota tim konten atau desain yang sesuai. Semua umpan balik dan komunikasi dilakukan di dalam komentar pada tugas induk sehingga para kolaborator dapat melihat konteks lengkap dan keputusan terbaru.

Jessie memperbarui formulir Asana untuk mengulangi proses tim. Ini memastikan pemohon memberikan semua informasi yang dibutuhkan di awal kepada tim kreatif sehingga mereka dapat segera mulai bekerja. Di salah satu bagian formulir, pemohon diminta untuk mencantumkan setiap "kolaborator" proyek—orang-orang yang mungkin ingin tetap terhubung. Jessie kemudian menambahkan orang-orang ini ke tugas Asana sehingga mereka dapat menerima pemberitahuan dan berpartisipasi dalam ulasan.

Melacak beban kerja

Jessie menggunakan Beban Kerja untuk menghitung bandwidth tim secara otomatis dan memvisualisasikannya di linimasa mingguan. Dia membuat Portofolio untuk setiap tim guna menyatukan proyek dan tugas mereka, seperti portofolio tim desain, dan dia dapat mengeklik tampilan Beban Kerja untuk melihat tugas setiap desainer. Jessie membagikannya dengan tim kreatif setiap hari Senin untuk mendiskusikan apa saja yang akan dilakukan sepanjang pekan dan melakukan penyesuaian. Gambaran visual ini tidak mungkin didapat ketika Jessie menggunakan spreadsheet. Sekarang, dia melihat pembaruan otomatis saat tenggat atau ada pergeseran tanggung jawab di Asana.

Mengelola pekerjaan dengan cara ini di Asana membantu tim kreatif Benefit membuat argumen bisnis untuk merekrut lebih banyak sumber daya, seperti desainer atau copywriter lepas, karena mereka dapat dengan mudah membandingkan beban kerja dengan jumlah permintaan yang telah diterima.

Merencanakan jadwal untuk kampanye

Untuk merencanakan linimasa kampanye baru di AS, Jessie cukup menggunakan templat proyek Asana dengan milestone utama. Dia memasukkan tanggal peluncuran, dan Asana secara otomatis akan mengisi tenggat untuk setiap tugas. Kemudian dia menambahkan tugas lain yang unik ke kampanye itu. “Asana mengisi tanggal dalam lima detik, dibandingkan dengan setidaknya satu jam menggunakan spreadsheet,” kata Jessie.

Tim kreatif juga menggunakan tampilan Kalender untuk melihat kapan sejumlah kampanye berlangsung bersamaan sehingga memungkinkan mereka menemukan celah dan merencanakan antisipasi tumpang tindih. Tugas menggunakan bidang kustom untuk menetapkan berbagai jenis pekerjaan dengan warnanya sendiri, seperti "konten", "media berbayar", dan "pengiriman ke influencer." Ini memungkinkan tim memfilter dan melihat kategori pekerjaan tertentu—misalnya, hanya linimasa pemasaran influencer.

Memusatkan komunikasi dan kolaborasi

Total perkiraan penghematan waktu tim pemasaran AS dari menggunakan Asana adalah 52 hari kerja atau 10 minggu kerja per tahun. Efisiensi baru ini meningkatkan semangat desainer, membantu tim menyelesaikan setiap inisiatif yang mereka mulai (alih-alih membiarkannya luput), dan memungkinkan tim untuk menangani proyek yang lebih ambisius dan rumit—seperti kampanye media berbayar yang rumit untuk POWmade, peluncuran produk alis baru.

Selain formulir, memusatkan komunikasi di tugas Asana merupakan kontributor besar pada penghematan waktu ini. Tim berbagi lebih dari 600 komentar per bulan, yang mengurangi pergeseran konteks antara email, obrolan, dan platform lainnya.

“Tim kami mampu menyelesaikan proyek kreatif jauh lebih cepat karena mereka lebih cepat mendapatkan informasi yang diperlukan,” ungkap Jessie. “Ini keuntungan besar untuk semua orang. Frustrasi dan komunikasi eksternal, yang menambah serta memperlambat hari kerja, menjadi berkurang.”

Kolaborasi kreatif yang efisien memungkinkan Benefit menyebarkan lebih banyak kegembiraan

Kampanye yang lebih menyenangkan tersedia karena tim pemasaran Benefit di AS menantikan satu tahun peluncuran produk yang menarik. Tim kreatif mereka menghasilkan ide-ide baru untuk mendorong minat konsumen terhadap produk baru, dan mereka berencana mengelola inisiatif serta acara ini di Asana. Jessie berupaya membuat proses kreatif makin efisien, karena dia berharap dapat mengajak lebih banyak tim yang berkolaborasi dengannya ke Asana, seperti tim media sosial Benefit. Masa depan tampak begitu menjanjikan bagi perusahaan yang percaya bahwa tertawa adalah kosmetik terbaik—dan yang menggunakan Asana untuk menyampaikan pesan ini kepada pelanggan mereka di AS.