Modèle de compte rendu de réunion

Une nouvelle semaine commence et de multiples réunions figurent déjà dans votre planning… Entre nous, toutes sont-elles vraiment pertinentes et utiles à votre routine de travail quotidienne ?

Si vous vous sentez débordé à force de participer à un trop grand nombre de réunions inutiles et peu productives, ne vous inquiétez pas : vous n’êtes pas un cas isolé. L’étude Asana sur l’Anatomie du travail (version 2022) a montré que chaque employé perd environ trois heures chaque semaine dans des réunions superflues.

Un modèle de compte rendu est idéal pour transformer ce type de réunions peu efficaces et chronophages en réunions productives et exploitables.

En quoi consiste un compte rendu de réunion ?

Les comptes rendus de réunion sont l’équivalent plus formel de la prise de notes classique, et sont utilisés pour documenter vos ordres du jour, sujets de discussion et résultats. Leur objectif ? Garder une trace des décisions importantes et des actions à traiter qui en découlent.

Les comptes rendus et la prise de notes classique se ressemblent beaucoup, excepté que cette dernière n’a rien de formel et n’est pas structurée. Inutile de recourir aux deux ; privilégiez les comptes rendus pour les réunions plus officielles (pour des mises à jour à l’échelle des équipes ou de l’entreprise, par exemple) et les prises de notes pour celles à l’ambiance plus décontractée, notamment les entretiens individuels récurrents. Toutefois, c’est à vous de décider et rien ne vous empêche d’opter pour un compte rendu lors de chaque réunion, en veillant à en ajuster le format.

Un modèle de compte rendu de réunion standard doit inclure :

• La date et l’heure de la réunion

• Les participants à la réunion, présents comme absents

• Les points importants abordés

• Les décisions prises

• Les actions à mener et les prochaines étapes

• La date et l’heure des prochaines réunions

Qu’est-ce qu’un modèle de compte rendu de réunion ?

Un modèle de compte rendu de réunion est une ressource réutilisable qui permet d’organiser, de suivre et de communiquer facilement les comptes rendus au sein de votre entreprise. Ce modèle est formel, fournit une structure et simplifie la prise de notes lors des réunions. Résultat, toute l’équipe gagne en visibilité. Ainsi, chacune de vos réunions sera utile, productive et vous permettra de faire avancer vos projets. Pour le reste, vous pourrez vous contenter d’envoyer un bref e-mail à vos collaborateurs.

Les avantages d’un modèle de compte rendu de réunion

Vous pensez perdre trop de temps en réunion ? Vous avez probablement vu juste. D’après le rapport sur l’Anatomie du travail (version 2022), les travailleurs consacrent 129 heures par an à des réunions superflues. S’y ajoutent les tâches annexes chronophages (ce que nous appelons chez Asana le « work about work ») : planifier les réunions, rédiger les ordres du jour, contacter et tenir au courant les participants pour que chacun soit sur la même longueur d’onde, etc.

Créer un modèle de compte rendu aide à réduire les tâches d’organisation et de préparation de la réunion en amont. Plusieurs moyens existent pour créer et garder une trace de vos comptes rendus : sur support papier, à partir d’un modèle, sur un éditeur de texte ou une feuille de calcul, etc. Cela étant, un outil de gestion de projet reste votre meilleure option, car il vous permet de définir un modèle standard que vous pourrez réutiliser à chaque fois, indépendamment du type de réunions ou des équipes qui y participent.

En outre, avec un modèle numérique de compte rendu de réunion, plus besoin de s’inquiéter des mises à jour ! L’ensemble de l’équipe y accède aisément, s’épargnant ainsi tout suivi manuel. En outre, vous réduisez les tâches répétitives liées à la préparation des réunions et à la prise de notes.

D’autres avantages à utiliser un modèle numérique de compte rendu de réunion :

• Garder une trace de chaque ordre du jour et des notes au même endroit

• Conserver les comptes rendus dans un endroit facilement accessible par tous les membres d’équipe

• Donner de la visibilité aux parties prenantes dans l’impossibilité d’assister à certaines réunions

• Transformer les actions à traiter en tâches et préciser les responsabilités de chacun des membres d’équipe

• Documenter les décisions importantes et accéder rapidement aux anciens comptes rendus

• Suivre la progression du travail à accomplir à l’issue des réunions, pour ne rien oublier

Comment utiliser un modèle de compte rendu de réunion ?

Les modèles numériques de comptes rendus de réunions sont faciles à créer et à utiliser. Commencez avec une version de base comportant les sections suivantes :

• Informations de base sur la réunion : le nom du projet et de l’équipe, l’objectif, la date, les participants et les informations pratiques.

• Sujets à l’ordre du jour : les points abordés, le temps alloué pour chacun d’eux et la personne chargée de mener l’échange pour chaque sujet de discussion.

• Actions à traiter : toutes les actions à entreprendre après la réunion, notamment les tâches à accomplir, en précisant leurs responsables et échéances.

• Informations à propos de la prochaine réunion : tout élément important concernant cette dernière, notamment la date et l’heure.

Ajustez ensuite votre modèle en fonction du type de réunion que vous organisez. Pendant l’échange, assurez-vous d’aborder chaque sujet et prenez les décisions qui s’imposent, sans oublier d’ajouter les mesures à prendre dans la section « Actions à traiter ». Une fois la réunion terminée, concrétisez vos discussions sans attendre et attribuez les tâches à accomplir aux personnes concernées.

Fonctionnalités intégrées

• Sous-tâches : certaines activités sont bien trop complexes pour se cantonner à une seule tâche Asana (travail impliquant plusieurs collaborateurs, tâches à échéance ouverte, projets nécessitant des vérifications ou approbations de la part de diverses parties prenantes, etc.). Dans ces cas-là, n’hésitez pas à vous faciliter le travail en créant des sous-tâches. Celles-ci permettent de diviser les tâches en plusieurs éléments indépendants pour répartir efficacement le travail, tout en veillant à ce que ces petites actions restent intégrées à la tâche parente. Utilisez des sous-tâches pour subdiviser les tâches ou détailler les différentes étapes d’un processus.

• Jalons : les jalons représentent les étapes clés d’un projet. En fixant des jalons tout au long du projet, vous permettez aux membres d’équipe et aux parties prenantes de suivre (et célébrer !) l’avancement du travail au regard des objectifs.

• Dépendances : les dépendances de tâches vous permettent d’indiquer qu’une tâche est en attente d’une autre. En repérant aisément les tâches qui bloquent le travail de vos collègues, vous êtes plus à même de gérer vos priorités en conséquence. Les équipes qui suivent des processus collaboratifs peuvent ainsi identifier les tâches dont dépendent les leurs et savoir à quel moment se lancer dans leur propre travail. Lorsque la première tâche est terminée, le responsable de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer la sienne. Enfin, si la tâche dont dépend votre travail est reportée, Asana vous en informe afin que vous puissiez modifier votre propre échéance si nécessaire.

• Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

• Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

• Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

• Gmail : avec l’intégration Asana pour Gmail, vous pouvez créer des tâches Asana directement depuis votre boîte de réception Gmail. Les tâches ainsi créées incluent automatiquement toutes les données liées à votre e-mail pour ne rien oublier. Vous rédigez un e-mail et avez besoin de vous référer à une tâche Asana ? Utilisez l’extension Asana pour Gmail et recherchez la tâche directement depuis votre boîte de réception Gmail, sans même avoir à ouvrir Asana.

• Microsoft Teams : grâce à l’intégration Asana pour Microsoft Teams, vous pouvez trouver toutes les informations dont vous avez besoin, mais aussi relier vos conversations sur Teams à des éléments concrets sur Asana, le tout sans quitter Teams. En outre, vous pouvez créer, attribuer et afficher des tâches Asana pendant vos réunions Teams. Pas besoin d’ouvrir votre navigateur !

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