Analyse après action : débriefez vos projets pour une amélioration continue

Lorsque vous avez du pain sur la planche, il est tentant de passer d’un projet à l’autre sans aucune transition. Vos collègues comptent sur vous pour respecter les échéances et il vous faut enchaîner rapidement pour garder le cap. Toutefois, il y a bien plus important que de tenir les délais : la réussite du projet.

Ce n’est pas sorcier : pour travailler efficacement, il faut prendre le temps de la réflexion. Ainsi, vous pourrez tirer des enseignements de projets passés pour mieux réussir ceux à venir. Les analyses après action, ou after action review (AAR) en anglais, sont un moyen d’assurer la transition entre deux projets et un moment privilégié pour faire le point sur leurs aspects positifs et négatifs.

Analyse après action : définition

Une analyse après action (3A, AAA), ou after action review (AAR) en anglais, est un bilan réalisé après un projet ou un événement pour comprendre ce qui s’est passé, les causes et les améliorations à apporter la fois suivante. Lorsqu’elle est utilisée correctement, cette analyse met en évidence les points forts et les points faibles de votre projet ou de votre équipe.

L’analyse après action vous apporte des informations sur les aspects suivants :

• Communication d’équipe : votre équipe communique-t-elle de façon efficace ?

• Taux d’utilisation : votre équipe a-t-elle assez de membres pour réaliser les tâches dans les délais ?

• Ressources du projet : y a-t-il suffisamment de ressources et sont-elles correctement allouées pour réaliser les livrables du projet ?

• Rôles et responsabilités : les membres de l’équipe assurent-ils correctement leurs rôles et responsabilités ? Travaillent-ils ensemble pour accomplir les tâches ?

Une analyse après action se déroule à la fin d’un projet et a pour objectif d’améliorer les projets qui auront des processus ou caractéristiques similaires à l’avenir. Admettons qu’une AAR révèle que votre équipe a eu des difficultés pour allouer les ressources à cause d’une mauvaise stratégie : vous pourrez alors redéfinir une nouvelle stratégie d’allocation des ressources pour la prochaine fois.

Quelles sont les 4 phases d’une analyse après action ?

Cette réunion post-action s’appuie sur une structure en 4 phases que vous pouvez assimiler à un processus de projet. Chaque phase comporte ses propres étapes qui favorisent la réflexion et l’identification d’améliorations exploitables.

Les 4 phases de l’AAR sont :

1. Conception : identifiez les informations clés de votre AAR.

2. Préparation : effectuez des recherches sur votre projet et planifiez vos activités dans le cadre de l’AAR.

3. Mise en œuvre : passez à la réflexion et à l’analyse de vos données.

4. Communication : faites le tri dans vos conclusions, rédigez un rapport et créez un plan d’action.

Découvrez ci-dessous le détail de chacune des phases de l’AAR pour approfondir votre analyse et obtenir des informations sur la performance générale de votre projet.

1. Conception

La phase de conception est cruciale pour donner de la structure à votre AAR. Les projets se déroulant en plusieurs parties, il est indispensable d’identifier l’approche que vous souhaitez adopter pour trouver des améliorations.

Définir la portée et les objectifs :

Nul besoin d’analyser les membres de l’équipe, les parties prenantes, les éléments du budget ou les jalons dans les moindres détails lors d’une analyse après action : afin d’en tirer le meilleur parti, il suffit de définir la portée et les objectifs clés de ce que vous espérez accomplir. En général, nous avons tous une grossière idée de ce que nous cherchons ou des enseignements à tirer avant de commencer ce type de réunion. Servez-vous-en pour fixer vos objectifs.

Identifier les parties prenantes :

Les parties prenantes désignent toutes les personnes qui sont impliquées dans votre réunion post-action et concernées par les informations que vous en obtenez : membres de votre équipe, clients, parties prenantes et responsables du projet en question. Gardez ces personnes à l’esprit tout au long du processus pour une plus grande diversité de perspectives.

2. Préparation

Lors de la phase de préparation, vous rassemblerez des informations et autres éléments qui vous seront utiles pour la majeure partie de votre AAR. Ce sera l’occasion de discuter avec votre équipe à propos de vos activités ou de lui poser des questions pendant l’analyse des différentes phases du projet, préalablement identifiées durant la phase de conception.

Réaliser des recherches :

Les recherches de la phase de préparation consistent à rassembler des éléments du projet pour aider votre équipe à répondre aux questions de la prochaine phase de l’AAR. Par exemple, si vous souhaitez vous focaliser sur la gestion du budget et des ressources du projet, vous aurez besoin d’accéder à la proposition de budget, vérifier les fournisseurs engagés et retrouver les reçus des achats ainsi que l’historique des communications.

Rassembler des éléments sur lesquels travailler :

Votre équipe peut lancer un brainstorming pour identifier les activités à réaliser dans le cadre de l’analyse après action et compte tenu du sujet à traiter. Si vous souhaitez identifier des difficultés au sein d’une chronologie de projet étendue, il serait pertinent de réaliser un « event storming » ou un diagramme des difficultés. Un tableau blanc et des notes adhésives seront nécessaires pour ces activités. Vous pouvez également mener une séance de « Quoi ? Et alors ? Et maintenant ? » (What, So What, Now What?), un modèle de réflexion qui permet aux équipes de passer par différents niveaux de réflexion pour trouver des solutions sans aucun matériel.

3. Mise en œuvre

La phase de mise en œuvre marque le début de la discussion et de l’analyse au cours de l’AAR. À ce stade, vous devez connaître les sujets que vous aimeriez aborder, la façon dont vous souhaitez les analyser et les personnes concernées.

Réaliser des activités et des analyses :

• À partir des éléments rassemblés en phase 2, commencez les activités liées à votre projet. Lors de l’event storming, placez des éléments et actions clés sur une chronologie fictive à l’aide de notes adhésives. Discutez de l’ordre des événements et identifiez les difficultés potentielles sur la chronologie. Si vous optez pour un diagramme, placez ces difficultés en fonction des axes vertical et horizontal, le premier indiquant la pénibilité et le second, les efforts nécessaires.

Poser 4 questions clés :

Répondez à ces 4 questions clés pendant votre AAR :

1. Quels étaient les résultats attendus ?

2. Que s’est-il passé ?

3. Quelles ont été les aspects positifs et négatifs ? Pourquoi ?

4. Que peut-on améliorer et comment ?

Les réponses à ces questions permettront un débriefing complet du projet concerné et de mieux comprendre comment l’améliorer.

4. Communication

Vous avez terminé vos activités et répondu aux 4 questions clés ? Il est désormais temps de partager vos trouvailles. La dernière étape est de rédiger un rapport post-action qui résume les informations et rassemble des suggestions exploitables pour les prochaines fois.

Tirer des conclusions :

Le rapport post-action vous servira de référence pour de prochains projets. Vous pouvez y consigner les conclusions tirées de vos réussites et échecs, ainsi que des mesures correctives à prendre. Par exemple, vous pouvez conclure que le dépassement du budget est lié à un manque de recherches avant l’élaboration de la proposition de budget.

Élaborer un plan d’action :

Lorsque vous tirez des conclusions de votre AAR, trouvez des solutions pour assurer un meilleur déroulement à vos prochains projets. Toutes vos solutions ne pourront pas s’appliquer à chaque fois, mais personne ne rechigne à se lancer dans de nouveaux projets en étant mieux préparé. Le plan d’action que vous aurez rédigé pourrait comprendre un processus de planification détaillé pour vos propositions de budget ou une stratégie d’allocation de ressources.

Exemple d’analyse après action

Voici un exemple d’After Action Review pour un projet de campagne sur les réseaux sociaux. Cette analyse concerne la manière dont l’équipe a géré le budget et les ressources du projet.

Dans ce modèle de réunion post-action se trouvent des sections qui permettront à votre équipe de s’y retrouver dans la structure, de se préparer pour les activités et de répondre aux 4 questions clés.

Modèle d’analyse après action

Servez-vous du modèle d’analyse après action ci-dessous comme guide lors de votre prochain projet.

Ce document doit servir de référence à votre équipe. Lors du déroulement d’une AAR, en présentiel ou à distance, discutez activement du sujet concerné pour répondre aux questions et trouver des solutions.

Les avantages de l’analyse après action

Il est plus judicieux de montrer aux membres de votre équipe comment s’améliorer plutôt que de le leur dire. Cela vous donnera l’occasion de diriger par l’exemple et d’instaurer un climat de confiance au sein de votre équipe.

Si vous tirez des informations de votre AAR à mettre en œuvre, votre travail et votre dynamique d’équipe n’en seront que meilleurs.

L’analyse après action présente les avantages suivants :

• Encouragement de l’innovation : connaître les erreurs déjà commises permet de trouver des solutions créatives pour les éviter.

• Meilleure prise de décision : prendre le temps de réfléchir aide les chefs et les membres d’équipe à prendre de meilleures décisions à l’avenir.

• Identification des erreurs passées : l’AAR vous donnent l’occasion d’étudier des projets passés et d’identifier les erreurs ou les difficultés mal gérées.

• Création d’une synergie d’équipe : les ateliers menés favorisent la collaboration au sein des groupes pour l’élaboration d’un plan d’action utile. Le résultat ? La cohésion d’équipe est renforcée.

• Amélioration des prochains projets : l’objectif premier d’une AAR est d’apporter des améliorations aux projets futurs.

L’analyse après action est un outil qui vous donne la possibilité d’apprendre, et c’est là que réside son principal avantage. En apprenant du passé, vous renforcerez vos compétences pour l’avenir. Véritable vectrices d’amélioration continue, ces réunions vous permettent d’implémenter de petits changements en éliminant les inefficacités passées, qui entraînent une amélioration conséquente à long terme.

Adoptez un logiciel de gestion du travail pour simplifier vos analyses après action

La collaboration d’équipe est indispensable lors de réunions post-action. Votre équipe en apprendra ainsi davantage sur elle-même à mesure qu’elle travaillera ensemble pour s’améliorer. Pour simplifier votre débriefing de projet, intégrez votre modèle d’analyse après action à un outil de gestion du travail. De cette manière, vous pourrez plus facilement partager l’ensemble de vos documents et regrouper les informations de projet. Créez un processus d’AAR avec Asana pour une amélioration continue fluide et coordonnée.