Une initiation à la gestion du travail

Il y a quelques années, le professeur Martin Viessmann et son fils Max (désormais co-PDG) ont réalisé l’importance de faire entrer leur entreprise de systèmes de chauffage et de refroidissement dans l’ère des appareils intelligents et de l’Internet des objets. En complément de ces innovations produits, ils souhaitaient également améliorer le fonctionnement interne de la société, et encourager les équipes commerciales et opérationnelles de Viessmann à rejoindre ce qu’ils nomment l’« ère de la collaboration efficace ».

Il était donc tout naturel pour la famille Viessmann de croire en l’adoption de la technologie. Selon Martin et Max Viessmann, une entreprise centenaire se doit de continuellement moderniser ses produits et son environnement de travail pour prospérer au fil du temps.

C’est alors qu’est entré en scène Alexander Pöllmann, responsable du service Smart office et collaboration de Viessmann. Son rôle ? Planifier et mettre en œuvre l’« environnement de travail du futur » et faire entrer Viessmann dans cette fameuse « ère de la collaboration efficace ». Franchir ce pas devait permettre à l’entreprise centenaire de prendre le virage de l’ultramodernité et de produire des appareils avancés.

Avant de commencer à introduire de nouvelles technologies, Alexander Pöllmann a pris le temps de l’analyse afin de mieux comprendre les besoins de l’organisation.

Qu’a-t-il observé ? Les employés avaient besoin d’un outil pour garder facilement le contact, collaborer et accomplir davantage de choses ensemble dans une entreprise de moins en moins centralisée. Au fil des décennies, Viessmann s’était développé, et de nombreuses personnes travaillaient désormais dans des pays et sur des fuseaux horaires différents, ce qui compliquait d’autant plus la collaboration, sans parler de l’absence d’une source unique de référence pour gérer le travail entre les équipes.

La mission d’Alexander Pöllmann consistait à assurer une transition numérique en douceur sur l’ensemble de l’entreprise pour changer la façon de collaborer des employés de Viessmann. L’un des éléments clés de cette transformation a été la mise en œuvre d’une plateforme de gestion du travail.

Gestion du travail ou gestion de projet ?

Qu’est-ce que la gestion du travail ? Certains confondent parfois gestion du travail et gestion de projet, mais si ces deux notions se recoupent, elles présentent toutefois de réelles différences.

Avant de se lancer dans des explications détaillées à propos de ces concepts, si nous commencions tout simplement par définir la gestion du travail ? Voici comment Asana voit les choses :

La gestion du travail est une approche systémique. Elle a pour but d’orchestrer les processus de l’organisation afin de donner aux équipes la clarté nécessaire pour atteindre leurs objectifs plus rapidement : projets, processus continus, tâches de routine, etc. Il s’agit de coordonner le travail des employés à tous les niveaux de l’organisation et de s’assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin pour accomplir le travail qui compte le plus.”

En d’autres mots, la gestion du travail est un vaste système, un cadre pour accomplir au mieux son travail. Ce système englobe à la fois les projets, la planification et les processus. Par conséquent, la planification ou la gestion de projet ne représentent qu’une partie de ce qu’est la gestion du travail. En un mot, la gestion de projet n’est que l’arbre qui cache la forêt de la gestion du travail.

La gestion du travail pour mieux coordonner ses projets

La notion de gestion du travail devient chaque jour plus populaire et nombreux sont ceux qui pensent qu’elle peut vraiment jouer un rôle dans leur travail au quotidien, du moins en théorie. Toutefois, à quoi ressemble la gestion du travail en pratique ? Dans quelle mesure permet-elle à votre équipe de coordonner ses projets de manière plus claire et avec davantage de sérénité ?

L’exemple de Viessmann le souligne bien : une plateforme de gestion du travail permet de faciliter la coordination des équipes, en entreprise comme au sein d’une équipe en télétravail ou décentralisée. Voyons cela plus en détail.

La gestion du travail facilite la collaboration par la mise en relation des informations : elle associe les questions quoi et comment à la question où (qui désigne l’environnement de travail de votre équipe). Vous l’aurez sans doute compris, nous utilisons de nombreux outils au travail et cette mise en relation des informations avec la collaboration n’est donc pas si simple, d’autant plus dans les environnements de travail à distance. Il est donc impératif d’adopter une pile technologique adaptée et de réfléchir à la manière dont celle-ci peut aider votre équipe à travailler à distance sans difficulté. Voici trois composantes essentielles pour tenir votre équipe informée et coordonnée, en toute simplicité :

• La communication : vous utilisez probablement déjà plusieurs outils de communication (Zoom, Slack, boîte de messagerie, etc.). Votre équipe doit désormais trouver le bon équilibre et décider quel outil doit être utilisé pour quel type de communication.

• Le contenu : les répertoires de contenu sont les emplacements où vous stockez vos documents et informations. Dropbox, Google Drive, ou encore OneDrive sont des plateformes sûres auxquelles vous fier pour sauvegarder et partager votre travail.

• La coordination : vos outils de communication et répertoires de contenus sont sans doute essentiels à votre travail. Toutefois, difficile de collaborer et de coordonner efficacement une équipe sans une plateforme de gestion du travail comme Asana. Cet outil parfait ce système en vous apportant toute la clarté dont vous avez besoin, pour que chacun sache qui fait quoi, et pour quand. Votre équipe bénéficie également de toutes les informations utiles à propos du travail à accomplir. En un mot, Asana constitue votre source unique de référence.

Pour garantir la réussite de votre équipe, vous devez compléter votre arsenal technologique à l’aide d’un outil de coordination qui fait office de source de référence unique. C’est ce que vous proposent les plateformes de gestion du travail comme Asana : un système dynamique où chacun peut consulter et gérer les priorités de l’équipe, échanger à leur sujet, et tout cela au même endroit.

Avant, les équipes pouvaient utiliser les outils de leur choix pour planifier leur travail. Toutefois, cela rendait la collaboration difficile et la communication se faisait en vase clos. Aujourd’hui, nous veillons à centraliser l’ensemble de notre travail sur un seul outil.”

Simplifier les processus et gagner du temps avec la gestion du travail

Votre équipe ou votre organisation a adopté une solution de gestion du travail ? Parfait ! L’heure est venue de songer à simplifier vos processus pour permettre à votre équipe de gagner du temps et de l’énergie.

Nous ne nous en rendons pas forcément compte, mais une grande partie de notre travail concerne des processus répétés ou continus. Lorsque vous aurez une idée claire du travail que votre équipe doit accomplir, de qui fait quoi et pour quand, vous souhaiterez logiquement gagner du temps et concrétiser vos idées de manière efficace. C’est là que l’automatisation prend tout son sens. Repérez les processus récurrents à partir desquels il est possible de créer des modèles ou qui peuvent être automatisés. Votre équipe sera plus efficace et efficiente : le cocktail idéal pour atteindre ses objectifs sans obstacle.

La marche à suivre est la même pour chacun de nos gros projets éditoriaux, c’est pourquoi nous avons créé un modèle de projet. Nous gagnons ainsi un temps précieux et économisons beaucoup d’énergie pendant la phase de planification.”

Un système de gestion du travail comme source unique de référence

« Je suis pour ne conserver qu’une seule source fiable pour nos données. », nous confie Jerod Hillard, ambassadeur Asana. « Mon équipe a choisi Asana. Sur Asana, nous sommes en mesure de fournir à nos collaborateurs tous les éléments de contexte nécessaires, mais également de leur donner accès à des documents supplémentaires sur nos plateformes de stockage en ligne, à nos outils financiers ou liés à d’autres domaines sur Asana. »

Cette transparence renforce la confiance au sein de l’ensemble de votre équipe. Elle permet à chacun de poursuivre son travail pour atteindre des objectifs communs, que votre équipe soit au bureau ou décentralisée. C’est justement ce dont Viessmann pouvait rêver de mieux.

Les équipes et les membres qui les composent doivent visualiser en quoi leur travail contribue aux priorités de l’entreprise pour se sentir soutenus et impliqués, mais aussi pour garder le cap sur les activités les plus essentielles. La gestion du travail apporte de la clarté aux équipes et leur donne la confiance nécessaire pour aller de l’avant : de quoi se concentrer sur les tâches essentielles, sans se perdre en suppositions ou se heurter à des obstacles imprévus.

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