Le « work about work » et ses conséquences sur le travail concret

Dans le monde entier, les entreprises évoluent à toute vitesse. De la montée du travail à distance et à horaires flexibles à la manière dont les organisations communiquent en interne, de nombreux aspects du travail sont aujourd’hui bien différents de ce qu’ils étaient il y a quelques années à peine. En tête de ces évolutions se trouvent notre façon de collaborer et les nouveaux outils et logiciels qui contribuent à simplifier cette collaboration.

Toutefois, en cas de mauvaise gestion, tous les changements ou efforts de collaboration ne sont pas bons à prendre.

La prolifération des canaux de communication et de collaboration s’accompagne également d’innombrables notifications et de projets gérés en vase clos. Face à une charge de travail toujours plus importante, les informations sont de plus en plus dispersées, et les rôles et responsabilités plus flous. En essayant d’être davantage connectés, nous avons généré une multitude d’autres problèmes qui s’ajoutent à tout un tas de tâches inutiles et fastidieuses visant à ne rien perdre de vue.

En d’autres termes, les travailleurs de la connaissance sont aujourd’hui submergés par des volumes énormes de « work about work ».

Le « work about work » ?

Vous vous demandez peut-être ce qu’est exactement le « work about work » ? L’étude d’Asana sur l’Anatomie du travail, portant sur plus de 10 000 travailleurs de la connaissance du monde entier, l’a défini ainsi : toute activité qui vous empêche de vous concentrer sur le travail qui compte et pour lequel vos compétences sont nécessaires. Elles comprennent la communication liée au travail, la recherche d’informations, le va-et-vient entre applications, la gestion des priorités et la vérification de l’état d’avancement du travail.

Mais qu’en est-il dans les faits ? Le « work about work » représente l’ensemble des activités que vous effectuez au quotidien qui ne correspondent pas au travail qualifié pour lequel vous avez été engagé, tel que des études marketing ou l’écriture de code. Il s’agit des tâches banales, mais chronophages, dont la plupart des employés estiment qu’elles font partie intégrante de leur travail.

Selon l’Anatomie du travail, 60 % du temps de travail est dévolu aux tâches d’organisation, en lieu et place d’un travail qualifié. Toutes ces heures mises bout à bout représentent une quantité énorme de temps perdu. À l’échelle mondiale, sur une année, un travailleur de la connaissance passe en moyenne 103 heures en réunions inutiles, 209 heures sur du travail en double et 352 heures à discuter du travail à faire.

Ce temps consacré à tout type de petites tâches plutôt qu’au travail qualifié qui représente notre cœur de métier a des répercussions cumulatives sur l’ensemble de l’équipe et de l’entreprise.

Les effets du « work about work » sur la productivité

Quand on y réfléchit bien, ces activités ne se contentent pas seulement de rendre nos journées plus longues et plus difficiles. Elles empêchent la réalisation d’autres tâches importantes, ce qui se traduit par une multiplication des retards sur les projets, un non-respect des délais et des efforts inutiles.

Et cela pose de réels problèmes, tant aux individus qu’aux entreprises.

Si l’on examine la situation dans son ensemble, l’Anatomie du travail révèle que la grande majorité des travailleurs de la connaissance (88 %) déclare que les projets urgents et les grandes initiatives prennent du retard ou échouent en raison du volume de tâches à gérer.

Devant autant de facteurs de distraction et une telle dispersion des informations, il est presque impossible de se maintenir à jour. Par ailleurs, de nombreuses entreprises ne disposent pas de processus adéquats pour planifier, organiser et exécuter les tâches, ou pour gérer les projets.

Sur le plan individuel, le « work about work » affecte grandement la charge de travail quotidienne de chacun.

L’Anatomie du travail a également révélé que ces tâches contribuent au déséquilibre des charges de travail et à l’allongement des journées de travail. Pourquoi reste-t-on plus tard le soir au bureau ? Parmi les principales raisons évoquées, citons les réponses aux e-mails et autres messages, les réunions imprévues, les difficultés à obtenir une approbation et le manque de transparence concernant les objectifs et les responsabilités.

Dans une précédente étude réalisée par Asana auprès de plus de 6 000 travailleurs de la connaissance au Royaume-Uni, aux États-Unis et en Australie, 80 % des travailleurs concernés se sentaient régulièrement proches du burnout. Le déséquilibre croissant des charges de travail est la source principale de stress pour un employé sur quatre, et parmi les personnes stressées, 82 % d’entre elles déclarent se sentir moins concernées par leur travail.

En fait, il s’avère que plus de travail et de collaboration ne se traduit pas nécessairement par des gains de productivité ou par une plus grande satisfaction. Mais ce n’est pas tout.

Diminuer le « work about work » et reprendre le fil de son travail

Le « work about work » est un problème universel, mais plusieurs options s’offrent à nous pour le combattre.

Une grande partie du mécontentement et du stress ressentis sont le fruit d’un manque de clarté et d’alignement. L’Anatomie du travail révèle d’ailleurs que seules 43 % des personnes interrogées ont une idée claire des objectifs de leur entreprise pour l’année, et à peine 46 % savent en quoi leurs actions y contribuent.

Pour que les tâches quotidiennes s’enchaînent en douceur, chacun doit nécessairement être en phase avec la vision d’ensemble. En effet, lorsque l’on ne sait pas à quels objectifs généraux correspond le travail effectué, difficile de rester motivé et de produire un travail de qualité.

Chez Asana, nous nous appuyons sur la pyramide de la clarté pour offrir à tous les acteurs de l’entreprise la structure nécessaire. Elle relie objectifs à long et à court terme, qu’il s’agisse de stratégies produits ou de business plans. Au sommet de la pyramide se trouve la mission principale, qui guide toutes les décisions ; elle est suivie de la stratégie, des objectifs à l’échelle de l’entreprise, des objectifs des différents services, puis des objectifs trimestriels, des projets individuels, et enfin des tâches. Les tâches quotidiennes prennent le plus clair de notre temps, mais comme elles sont directement liées à la mission, tout le monde sait exactement en quoi son travail contribue aux objectifs plus larges de l’entreprise.

Une fois que tout le monde est sur la même longueur d’onde et visualise le lien entre ses tâches, les initiatives stratégiques et la mission de l’entreprise, il est nécessaire de repenser l’utilisation de la technologie, de manière à aider les processus et non à les gêner.

De nos jours, un employé utilise en moyenne une dizaine d’applications différentes au quotidien. Et plus il utilise d’applications, plus il se sent distrait ou reporte son travail à plus tard. Faire le tri dans les outils et regrouper tout le monde sur un système unique par le biais d’une plateforme de gestion du travail est considéré comme essentiel par de nombreuses entreprises performantes et à forte croissance.

ClassPass clarifie ses opérations

ClassPass est une entreprise à développement rapide qui s’attache à simplifier la recherche et la réservation de cours de fitness. Son équipe marketing compte 25 personnes et a pour objectif de gérer plus de 200 campagnes par an dans le but de promouvoir la marque et d’augmenter le nombre d’utilisateurs. Mais lancer ces campagnes rapidement et à l’échelle souhaitée n’était pas si simple.

L’équipe marketing faisait appel à une combinaison peu pratique d’e-mails, de messages de tchat et de feuilles de calcul pour collaborer à l’élaboration des campagnes, avec les inconvénients suivants :

• L’absence de source unique et fiable de référence au niveau des échéances

• La nécessité constante de demander des mises à jour de statut

• Des informations cloisonnées et des documents perdus dans des chaînes d’e-mails

• Des demandes de travail en double qui auraient pu être regroupées

Après avoir adopté Asana, ClassPass s’est séparé de beaucoup d’applications et a commencé à collaborer au même endroit. L’entreprise a ainsi réduit le nombre de réunions de 25 %, augmenté de 20 % l’efficacité d’équipe et lancé 30 à 40 % plus rapidement ses campagnes.

En se coordonnant autour des grands objectifs de l’entreprise (augmenter la notoriété de la marque et les inscriptions) et en utilisant plus efficacement la technologie, ClassPass a éliminé en grande partie la confusion et les tâches d’organisation qui gangrenaient jusqu’alors son équipe.

Quand les employés se sentent liés à une mission plus importante et disposent d’outils qui les responsabilisent au lieu de les submerger, ils collaborent plus efficacement, reprennent la main sur leur charge de travail et prennent plus rapidement des décisions. Gageons qu’une fois encore, les résultats parleront d’eux-mêmes.

Téléchargez l’Anatomie du travail pour en savoir plus.