Créer un organigrammes : symboles, types et fonctionnement

Créer un organigramme est une méthode clé pour illustrer les étapes et séquences d’un processus, ainsi que les décisions qui y sont liées. L’organigramme traditionnel prend souvent la forme d’une carte de processus, qui est un outil fiable pour planifier, visualiser, documenter et optimiser les processus dans de nombreux domaines.

Les ingénieurs industriels Frank et Lillian Gilbreth ont été les premiers à concevoir ce qu’ils ont appelé « le diagramme de processus », qu’ils ont présenté à l’American Society of Mechanical Engineers (ASME) en 1921. Depuis lors, cet outil a été affiné et normalisé pour optimiser les processus de divers secteurs.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les différents types d’organigrammes et leurs symboles, cet article est là pour vous aider. Vous y découvrirez également comment créer un organigramme, avec quelques exemples pour vous aider à bien démarrer.

Dans quels cas créer un organigramme ?

Faire un organigramme peut vous être utiles en de nombreuses occasions, notamment lorsque vous devez

1. Documenter un processus : créer un organigramme est un excellent moyen de représenter visuellement et de présenter un projet ou un processus collaboratif.

2. Décomposer et visualiser des idées ou processus complexes: créer un organigramme permet à chacun de suivre l’exécution d’un processus, de comprendre les tâches qui le composent, et d’analyser rapidement et aisément les différentes étapes à accomplir.

3. Organiser le travail de votre équipe et attribuer les tâches judicieusement: Représenter visuellement un processus peut vous permettre d’attribuer plus facilement des tâches aux membres de votre équipe, mais aussi d’organiser et de coordonner aisément le travail de cette dernière.

4. Prendre des décisions et les justifier: Les décisions semblent souvent moins contraignantes et complexes lorsqu’elles sont présentées sur un organigramme.

5. Identifier et éviter les points de blocage ou problèmes: créer un organigramme vous aide à identifier les éventuels obstacles ou soucis avant que ces derniers ne deviennent de vrais problèmes.

6. Standardiser vos processus: Votre organigramme au point, n’hésitez pas à l’employer de nouveau pour travailler sur des projets et processus similaires. À long terme, votre équipe et vous-même gagnerez du temps, et travaillerez plus sereinement.

7. Suivre la progression d’un projet: Suivre le déroulement des différentes étapes de votre organigramme est un jeu d’enfant ; en effet, vous restez informé en tout temps de l’état d’avancement du travail de votre équipe pour le projet ou processus en cours.

Comment créer un organigramme ?

Il existe plusieurs moyens de créer un organigramme. Les logiciels de la suite Microsoft Office, tels que Word, Excel et PowerPoint, offrent des fonctionnalités d’insertion et d’illustration qui facilitent la création d’un organigramme professionnel.

Vous pouvez également utiliser Lucidchart, un logiciel de diagramme en ligne, qui est souvent intégré à des outils de gestion de projets comme Asana. Avec Lucidchart intégré sur Asana, vous pouvez facilement créer un organigramme puis le partager avec votre équipe directement dans votre tableau de bord de projet.

Dans Microsoft Word ou PowerPoint, vous pouvez utiliser l’outil "Création d’organigramme" qui permet de sélectionner les formes et les connexions pour représenter les différentes étapes du processus. Vous pouvez également ajouter du texte et des images pour rendre votre organigramme plus clair et attrayant.

Dans Excel, vous pouvez créer un organigramme à partir de la fonctionnalité "graphiques SmartArt" qui permet de choisir parmi une variété de modèles d’organigrammes.

L’utilisation de Lucidchart offre un avantage supplémentaire car elle permet une collaboration en temps réel sur le même document avec vos collègues, ainsi que des fonctionnalités de commentaires et de partage.

De plus, la mise à jour d’un organigramme créé avec Lucidchart est facile, car vous pouvez ajouter, supprimer ou déplacer les éléments de l’organigramme en fonction de l’évolution du processus, et ces changements seront instantanément visibles pour votre équipe.

Les étapes pour créer un organigramme

Que vous griffonniez simplement dans un carnet ou recouriez à un modèle pour cartographier un processus officiel, suivez ces cinq étapes clés pour créer à coup sû@r un organigramme pertinent et utile.

1. Définir la portée du projet. Avant de prendre un crayon et une feuille de papier ou de lancer votre générateur d’organigrammes, définissez la portée et les objectifs de votre projet. Demandez-vous ce que vous souhaitez accomplir dans le cadre de ce dernier et précisez la date à laquelle le projet doit commencer, ainsi que son échéance.

2. Identifier les tâches dans l’ordre chronologique. Selon le type d’organigramme que vous créez, vous pouvez consulter la documentation existante, interroger vos collègues sur leurs expériences passées ou observer le fonctionnement d’un processus existant. Pensez accessoirement à lister les étapes à accomplir avant de créer votre première ébauche d’organigramme.

3. Organiser les tâches par type et par symbole. L’ensemble de vos tâches rédigées et organisées dans l’ordre chronologique, associez-les au symbole correspondant avant de vous lancer dans la représentation graphique de votre organigramme.

4. Réaliser votre organigramme. Vous pouvez le dessiner à la main, utiliser un générateur d’organigrammes ou recourir à un logiciel d’organigrammes pour en faciliter la transmission à votre équipe.

5. Valider et affiner votre organigramme. Recueillir l’avis de plusieurs autres collègues à propos de votre organigramme vous permettra d’identifier plus facilement les obstacles ou problèmes éventuels, mais également d’affiner votre organigramme avant le démarrage du processus.

Les symboles utilisés sur un organigramme

SLes organigrammes peuvent prendre diverses formes, allant des simples croquis dessinés à la main jusqu’aux diagrammes de processus complexes créés avec des outils logiciels dédiés. 

Mais comment créer un organigramme de qualité professionnelle? Pour créer un organigramme efficace, il est important de connaître les symboles couramment utilisés pour représenter les différents éléments de votre processus. Vous pouvez utiliser différents outils pour vous faciliter la tâche, que ce soit des logiciels spécialisés ou des applications en ligne. Il est également important de pouvoir ajouter une forme et des illustrations pour rendre votre organigramme plus clair et facile à comprendre.

Une fois que vous avez créé votre organigramme, vous pouvez facilement le mettre à jour pour refléter les évolutions de votre processus ou de votre organisation.

Découvrons maintenant les symboles (accompagnés de leur nom et signification) les plus couramment utilisés pour créer un organigramme.

• Ligne de flux (flèche) : indique la direction du processus et relie deux blocs l’un à l’autre.

• Terminateur ou « terminator » : représente les points d’entrée et de sortie d’un organigramme de processus.

• Processus : symbole le plus courant d’un organigramme, il indique une étape du processus concerné.

• Commentaire ou annotation : pour ajouter des informations supplémentaires au sujet d’une étape.

• Décision : symbole qui représente une décision que votre équipe ou vous-même devez prendre pour passer à l’étape suivante du processus. Le plus souvent, il s’agit d’une décision de type vrai/faux ou d’une question à laquelle vous devez répondre par oui ou non.

• Données stockées : symbolise un fichier ou une base de données.

• Symbole « ou » : indique que le flux du processus se poursuit sur trois branches ou plus.

• Entrée/sortie : représente le processus d’entrée ou de sortie de données externes.

• Affichage : indique une étape à laquelle des informations pertinentes à propos du processus sont affichées.

• Document : représente un document.

• Retard : permet de planifier et de représenter toutes les périodes de retard dans le processus.

• Saisie manuelle : symbole qui représente des données ou informations à saisir à la main dans un système.

• Opération manuelle : symbolise une opération à effectuer à la main ou un ajustement du processus.

• Référence hors page : utilisé pour relier deux symboles qui se trouvent sur des pages différentes.

• Référence sur la page : ce point peut relier deux symboles et remplacer les longues lignes, pour obtenir un organigramme plus clair.

• Symbole d’embranchement : utilisé pour relier plusieurs branches à un même processus.

• Processus alternatif : les lignes qui mènent à ce symbole sont généralement en pointillés. Le symbole lui-même représente une alternative à l’étape normale du processus, pour laquelle opter si besoin est.

• Processus prédéfini : signale un processus déjà défini ailleurs.

• Plusieurs documents : représente plusieurs documents.

• Préparation ou initialisation : indique une étape de préparation ou d’initialisation dans le processus.

Si vous faites un organigramme qui s’appuie sur de multiples formes ou symboles, pensez à inclure une légende pour que vos collègues comprennent cet organigramme et puissent s’y appuyer.

Les différents types d’organigrammes

Les organigrammes sont des outils importants pour visualiser les processus dans différents secteurs. Il existe plusieurs types d’organigrammes qui conviennent à différents besoins, notamment :

1. L’arbre de décision : utile pour décomposer les étapes suivies et anticiper les conséquences de différentes décisions.

2. L’organigramme logique : permet d’identifier les failles, les obstacles ou les contraintes du processus en cours qui pourraient engendrer des dysfonctionnements ou des problèmes.

3. L’organigramme fonctionnel : représente la façon dont les données circulent dans un système, souvent utilisé en comptabilité.

4. L’organigramme produit : graphiquement représente le processus de création d’un produit et l’ordre des étapes de conception à accomplir. Cet outil est utile pour lancer un nouveau produit ou optimiser le processus de production.

5. L’organigramme de processus : indique comment un processus donné permettra d’atteindre le résultat souhaité. Cet outil est couramment utilisé pour optimiser un processus existant ou en établir un nouveau.

 D’autres types d’organigrammes ont été développés au fil du temps pour répondre aux différents besoins de divers secteurs.

Autres types d’organigrammes

Parmi les autres types d’organigrammes courants, citons les suivants :

• Diagrammes de PERT

• Organigrammes de processus

• Diagrammes Swimlane (en couloirs d’activités)

• Diagrammes de flux de données

• Schémas de procédé

• Diagrammes BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation)

• Diagrammes LDS (langage de description et de spécification)

• Diagrammes CPE (chaînes de processus événementielles)

Vous trouverez un exemple d’organigramme de document de processus dans notre article à propos de la documentation de processus. N’hésitez pas non plus à consulter notre article sur les diagrammes de PERT pour en apprendre davantage sur cet autre organigramme couramment employé.

Utilisez des modèles d’organigrammes et optimisez votre productivité

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