Modèle de charte d’équipe : une feuille de route pour votre réussite collective (exemples inclus)

La cohésion est la clé du travail d’équipe. Vous aurez beau vous efforcer de combiner au mieux les compétences de vos collègues, si l’un d’entre eux flanche, tous les autres en subiront les répercussions par réaction en chaîne. Pour faire face aux difficultés et parvenir à de meilleurs résultats, votre équipe doit agir en synergie : c’est là qu’entre en jeu la charte d’équipe.

Une charte d’équipe est une source de référence commune destinée à montrer aux membres de votre équipe que l’union fait la force. Dans cet article, nous vous expliquons comment créer une telle charte pour coordonner votre équipe autour d’une vision commune et d’une source unique de référence.

Qu’est-ce qu’une charte d’équipe ?

Une charte d’équipe est une représentation visuelle des valeurs et du mode de fonctionnement de votre équipe. En créant un document dans lequel sont rassemblés les objectifs, les stratégies et les processus communs, vous permettez à tous les membres d’équipe d’être sur la même longueur d’onde lors du lancement de projets. La création d’une charte d’équipe est un processus collaboratif, et le document ainsi élaboré peut servir de source unique de référence à tous vos collègues. Les chartes d’équipe vous aident à :

• Assurer la responsabilisation des membres d’équipe

• Mettre au point un document personnalisé dédié aux processus d’équipe

• Coordonner votre équipe autour d’une vision commune de la réussite du projet

• Améliorer la communication entre les membres d’équipe

• Faire comprendre à chacun les idéaux de l’équipe

En plus de ces avantages sur le plan interne, votre charte d’équipe vous offre l’occasion de présenter la mission de votre équipe au reste de l’entreprise. En lisant ce document dans son ensemble, vos collègues découvriront la raison d’être de votre équipe et la façon dont les membres collaborent.

Éléments à inclure dans une charte d’équipe

Avant de vous expliquer comment créer une charte d’équipe, nous commencerons par vous présenter les éléments clés qui la composent. Libre à vous de choisir le format de votre modèle de charte d’équipe : il peut par exemple s’agir d’une carte heuristique, d’un organigramme, etc.

• Mission et objectifs : décrivez la raison d’être de votre équipe et les objectifs que vous cherchez à accomplir collectivement. 

• Rôles et responsabilités : dressez la liste des rôles et responsabilités des membres d’équipe, de façon à ce que chacun sache ce qui est attendu de lui, mais aussi des autres.

• Budget et ressources : décrivez la façon dont votre équipe procédera pour déterminer le budget et pour allouer les ressources du projet. Répertoriez les éventuelles règles universelles en matière de gestion financière d’un projet.

• Processus de travail : présentez pas à pas les processus suivis par votre équipe et veillez à ce que chacun les comprenne.

• Évaluation des performances : présentez la façon dont votre équipe évaluera la réussite du projet d’un point de vue objectif et subjectif.

• Normes de communication : définissez les modes de communication et les canaux à utiliser. Indiquez si le mode de communication doit changer en fonction de la discussion.

• Règles et résolution de conflits : dressez la liste des règles de base en matière de collaboration entre les membres d’équipe, et établissez des stratégies de résolution des conflits.

• Signatures : réservez une zone dédiée à la signature du document par les membres. Vous établirez ainsi la responsabilité des signataires et scellerez leur accord quant aux informations indiquées.

Comment créer une charte d’équipe ?

En tant que manager, vous aurez sûrement déjà une bonne idée des informations à inclure dans chaque section de la charte d’équipe. Pendant la rédaction de ce document, pensez toutefois à accorder une place de premier plan à la collaboration d’équipe. Pourquoi ne pas impliquer les membres de votre équipe tout au long du processus ? De cette façon, vous concevrez ensemble une charte que vous serez tous fiers d’utiliser. Suivez les étapes ci-dessous pour rédiger votre charte :

1. Définissez la raison d’être de votre équipe

Même si votre équipe travaille sur plusieurs projets, votre activité entre sûrement dans le champ d’application d’un programme global. Pour lancer la création de votre charte et définir la mission de votre équipe, répondez à la question suivante : comment votre équipe fonctionne-t-elle au sein de l’entreprise ?

Conseil : indiquez la raison d’être de votre équipe dans la section de la charte dédiée à la mission et aux objectifs. Pourquoi ne pas en profiter pour resserrer les liens entre les membres de votre équipe ? Demandez-leur de participer à un brainstorming pour définir la mission de l’équipe, et notez toutes leurs propositions. Ensuite, efforcez-vous de résumer cette raison d’être en une phrase, qui fera office d’énoncé de mission officiel et guidera l’équipe telle l’étoile du Berger.

2. Présentez la structure de l’équipe

En commençant par les fonctions les plus haut placées, présentez la structure de votre équipe et indiquez les responsabilités associées à chaque rôle. Cette section réaffirme le rôle de chacun et donne à l’ensemble des membres une meilleure idée du travail réalisé par leurs collègues.

Par ailleurs, cette section est particulièrement utile pour la collaboration entre les équipes. Selon la taille de votre équipe et l’ancienneté des membres, il est possible que certains ne connaissent pas le rôle de tout le monde. En présentant la fonction et les responsabilités de tous dans la charte d’équipe, vous créez une source unique de référence à laquelle chaque membre peut accéder au besoin. En cas d’évolution (changement de rôle ou arrivée de nouveaux membres, par exemple), vous pouvez facilement mettre à jour cette section.

Conseil : n’hésitez pas à organiser une activité de cohésion pour renseigner cette section de façon collaborative. Réunissez les membres de votre équipe (en ligne ou en présentiel) et mettez chacun au défi d’apprendre le nom, la fonction et les responsabilités des autres.

3. Présentez les stratégies en matière de gestion des ressources et du budget

Les ressources et les budgets d’un projet s’avèrent parfois délicats à obtenir, à gérer et à allouer. La création d’une section dédiée aux stratégies de gestion des coûts peut aider les membres d’équipe pendant les processus de planification de projet et de contrôle du changement.

Vous pouvez notamment mettre en œuvre les stratégies suivantes :

• Créer une proposition de budget détaillée pendant la planification du projet

• Allouer les ressources dès que vous connaissez votre budget

• Réduire les coûts dès que l’occasion se présente

• Anticiper les changements qui peuvent affecter le projet

Si les membres de votre équipe savent comment prédire et limiter les coûts, ils auront de meilleures chances de satisfaire les parties prenantes.

Conseil : le principal objectif de cette section est de recenser les processus généraux en matière de gestion budgétaire et de veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Lorsque vous animerez cette discussion, offrez aux membres de votre équipe l’occasion de donner leur avis.

4. Expliquez le processus du projet

Les processus aident les équipes à atteindre leurs objectifs en communiquant les données pertinentes aux bonnes personnes et au moment opportun. En plus de vous permettre d’organiser clairement les informations, vos processus ont l’avantage de pouvoir être reproduits.

Chaque processus projet commence par une phase de planification qui inclut les sept étapes suivantes :

1. Préciser les buts et les objectifs du projet

2. Définir les indicateurs de réussite

3. Présenter les parties prenantes et les rôles

4. Définir votre budget

5. S’accorder sur les jalons et les livrables

6. Présenter votre chronologie et votre planning

7. Diffuser votre plan de communication

Même si chaque projet a ses particularités, vous devez établir un processus général dédié à la création des livrables et à l’accomplissement des objectifs.

Conseil : selon le nombre de programmes ou de flux de travail que vous gérez, il se peut que votre équipe suive plusieurs processus. Dans ce cas, veillez à ce que les membres d’équipe comprennent le déroulement général de chaque processus principal et sachent qui contacter en cas de question.

4. Déterminez votre définition de la réussite

Votre équipe doit pouvoir mesurer la réussite du projet d’un point de vue général, l’idéal étant d’utiliser un mélange de critères subjectifs et objectifs. Ainsi, votre équipe prendra l’habitude d’étudier les projets sous tous les angles avant de les concrétiser.

Pour trouver la définition de la réussite aux yeux de votre équipe, répondez aux questions suivantes :

• Pour évaluer le succès d’un projet, comparez-vous les résultats obtenus aux objectifs initiaux ? 

• Tenez-vous compte des remarques des parties prenantes ou de celles des clients pour évaluer votre réussite ? 

• Avez-vous une définition générale de la réussite fondée sur la mission de votre équipe ?

Conseil : veillez à ce que vos objectifs (même ceux qui sont subjectifs) respectent la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini).

5. Établissez des modes de communication standard

Une bonne communication d’équipe est essentielle à la réussite de votre projet, mais sachez qu’il n’existe pas d’approche universelle en la matière. Même si les réunions en ligne ou en présentiel se prêtent bien à certains types de communication, mieux vaut garder des traces écrites de ces échanges. De cette façon, vous pourrez facilement vous référer à ces notes en cas de besoin.

Pour établir les modes de communication standard de votre équipe, posez les questions suivantes :

• Comment les membres d’équipe doivent-ils communiquer lorsqu’ils échangent sur les projets ? 

• Comment les membres d’équipe doivent-ils communiquer à propos de questions internes ? 

• Quels canaux les membres d’équipe doivent-ils utiliser pour contacter les clients ? Doivent-ils plutôt vous transmettre les informations et vous laisser gérer cette communication ?

Conseil : pour standardiser les échanges, prenez le temps de vous intéresser à la façon dont votre équipe communique actuellement. Efforcez-vous d’identifier les axes d’amélioration, qui serviront de point de départ pour la rédaction de votre charte d’équipe.

6. Élaborez des règles de base et des stratégies de résolution des conflits

Un jour ou l’autre, les membres de votre équipe finiront forcément par être en désaccord, et c’est bon signe : cela signifie qu’ils se sentent suffisamment à l’aise pour être eux-mêmes et donner leur véritable opinion. Néanmoins, même si ces désaccords n’ont rien de mauvais en soi, vous devez impérativement établir des valeurs d’équipe et des règles de base pour éviter qu’ils ne dégénèrent.

Ces règles n’ont pas à être détaillées, mais elles doivent traduire ce qui tient à cœur aux membres d’équipe. Avec ces derniers, faites le point sur vos valeurs les plus importantes pour créer un socle de règles communes.

Voici quelques exemples de règles de base à inclure dans une charte d’équipe :

• Traiter tout le monde avec respect.

• Toujours partir du principe que les intentions des autres sont positives.

• Traiter sur un pied d’égalité les clients, les collègues et les managers.

• Souligner les réussites des autres.

• Ne faire que des critiques constructives.

• Pratiquer l’écoute active.

En suivant quelques règles fondamentales, vous éviterez les conflits et les malentendus. En cas de désaccord, les membres de votre équipe pourront consulter la stratégie de résolution des conflits indiquée dans la charte pour aller de l’avant.

Voici quelques exemples de stratégies de résolution des conflits que vous pourriez intégrer à votre charte d’équipe :

• Ne pas laisser les problèmes s’envenimer.

• Ne pas confondre intention et effets.

• Traiter ouvertement les conflits.

• Trouver des solutions ensemble.

Conseil : rédigez cette section de la charte d’équipe au cours d’une activité collaborative. Mettez en scène des situations dans le cadre desquelles ces règles de base peuvent être involontairement enfreintes, et entraînez-vous à utiliser vos stratégies de résolution des conflits pour trouver un terrain d’entente. Comme la plupart des compétences complémentaires, la résolution des conflits ne s’apprend pas du jour au lendemain. C’est en mettant régulièrement cette compétence en pratique que vous pourrez vous améliorer.

7. Révisez et approuvez la charte

Tous les membres d’équipe doivent être sur la même longueur d’onde quant aux éléments à inclure dans la charte. Diffusez ce document en ligne via un logiciel de gestion du travail tel qu’Asana pour permettre à tous d’y accéder et de consulter les éventuelles modifications au fil du temps.

Conseil : pour assurer la cohésion de l’équipe et veiller à ce que tout le monde reste sur la même longueur d’onde, diffusez la charte chaque trimestre et demandez à des membres d’équipe de la réviser. Ensuite, organisez une réunion et invitez chacun à proposer des améliorations pour garder le document à jour.

Modèle de charte d’équipe (exemples inclus)

Vous trouverez ci-dessous un exemple de modèle de charte pour une équipe marketing. Facile à modifier et à parcourir, ce modèle permet aux membres d’équipe de visualiser chaque section sans avoir à lire d’interminables pages de texte.

Votre charte d’équipe contiendra sûrement plus de détails que cet exemple, mais il peut être tout aussi digeste et facile à comprendre. Téléchargez ci-dessous notre modèle gratuit de charte d’équipe pour vous lancer.

Clarifiez vos objectifs avec une charte d’équipe

Il ne suffit pas aux membres d’équipe de bien s’entendre pour travailler en synergie. L’efficacité d’une équipe tient à ses valeurs clés et à sa capacité à prendre des décisions de façon collaborative. En suivant une charte d’équipe, vous permettrez à tous vos collègues de garder en tête les processus et la mission de l’équipe.

Intégrez votre charte d’équipe à un logiciel de gestion du travail tel qu’Asana pour renforcer l’esprit d’équipe et montrer ce qu’une collaboration sans faille permet d’accomplir.