Plan de gestion de la portée : présentation et mode d’emploi

Gérer la portée d’un projet, c’est comme conduire une voiture : si vous ne gardez pas les yeux sur la route, votre voiture fera des embardées. De la même façon, si vous ne contrôlez pas la portée de votre projet, celui-ci déraillera. Le plan de gestion de la portée définit les processus impliqués dans la mise en œuvre de votre projet et en fixe les limites.

En tant que chef de projet, vous avez pour responsabilité de guider votre équipe tout au long du cycle de vie du projet. Dans cet article, nous vous expliquerons en quoi consiste un plan de gestion de la portée et vous présenterons son utilité dans la phase de planification. Dès lors que vous aurez compris le processus de gestion de la portée, il ne vous restera plus qu’à élaborer un plan et favoriser ainsi les chances de succès de votre équipe.

Quel est l’objectif d’un plan de gestion de la portée ?

Le plan de gestion de la portée vise à structurer le projet en répertoriant les ressources nécessaires pour en atteindre les objectifs. Par ailleurs, l’adoption de ce type de plan a pour avantage de réduire les risques de dérive des objectifs.

Un plan de gestion de la portée vous aidera à éviter certains problèmes communs, notamment :

• Changements constants des besoins

• Dépassements de budget

• Perte de temps

• Incapacité à respecter les échéances

Qu’est-ce que la portée d’un projet ?

Votre plan de portée de projet détermine les limites, les objectifs, les échéances et les livrables de votre projet. La clarification de la portée de votre projet vise à structurer celui-ci en fonction des actions de votre équipe et à présenter les objectifs à atteindre.

Toute l’équipe doit s’impliquer dans la définition de la portée du projet. Il est donc essentiel de communiquer avec les principales parties prenantes et de rédiger un énoncé de portée dans lequel vous consignez les exigences du projet. Par exemple, si vous définissez la portée d’une nouvelle campagne publicitaire, veillez à ce que l’équipe de conception, l’équipe de contenu et l’équipe de marketing numérique s’accordent sur les détails de l’énoncé de portée du projet.

Qu’est-ce que la dérive des objectifs ?

La dérive des objectifs survient quand votre projet dépasse l’énoncé de portée initial. Par exemple, l’ajout d’un livrable de projet supplémentaire par une partie prenante alors que le projet est déjà lancé constitue un parfait exemple de dérive des objectifs.

Toute modification inattendue du projet est susceptible de mener à l’augmentation de divers risques : échéances manquées, budgets dépassés, surcharge de travail ou produit final de piètre qualité, entre autres. La dérive des objectifs peut avoir plusieurs origines, dont les suivantes :

• Portée de projet confuse

• Objectifs de projet irréalistes

• Trop grand nombre de parties prenantes

• Mauvaise gestion de la portée

• Mauvaise communication avec les parties prenantes

Pour éviter toute dérive des objectifs, une solution efficace s’offre à vous : créer un plan de gestion de la portée, encore appelé plan de gestion du périmètre.

Six étapes pour créer un plan de gestion de la portée

Le guide PMBOK (Project Management Body of Knowledge) du Project Management Institute’s (PMI) propose un processus de gestion de la portée de projet en six étapes. L’objectif : créer un plan de gestion de la portée efficace et ainsi garder votre projet sur les rails.

1. Planifier la gestion de la portée

Première étape : planifier la gestion de la portée. Dans ce plan, pensez à inclure votre énoncé de portée de projet, la présentation des exigences du projet et les livrables attendus.

Votre plan de gestion de la portée du projet peut également inclure un processus de contrôle du changement, à suivre pour éviter toute dérive des objectifs en cas de demandes de modification. Reportez-vous à ce document lors des étapes ultérieures de la planification de projet. Il vous sera utile dans le cadre de projets complexes, de projets où de nombreux livrables sont attendus par les parties prenantes, ou lorsque les livrables sont amenés à beaucoup évoluer.

Conseils pour planifier la gestion de la portée du projet : 

• Intégrez l’avis d’experts : lorsque vous planifiez la gestion de la portée, pensez à prendre en compte toutes les parties du processus organisationnel. Consultez la direction et les intervenants des différents services pour veiller à disposer de toutes les informations nécessaires.

• Organisez des réunions de lancement : avant de valider le plan de gestion de la portée du projet, obtenez l’aval de toutes les parties prenantes. Transmettez-leur ce document de façon asynchrone ou organisez une réunion de lancement pour que les autres managers et membres d’équipes impliqués dans le projet puissent contribuer à l’énoncé de portée initial. 

2. Recueillir les exigences du projet

Au cours de cette étape du processus, vous identifierez les besoins des parties prenantes afin de veiller à ce que les objectifs du projet soient atteints. Votre mission : recueillir une liste détaillée des exigences des parties prenantes pour éviter toute modification de la portée du projet en cours de route.

Conseils pour recueillir les exigences du projet : 

• Créez une charte de projet : créez une charte de projet ou une présentation d’accroche qui expliquera clairement aux parties prenantes le projet et les aidera à établir leurs attentes en conséquence. 

• Organisez des ateliers ou des groupes de discussion : organisez des ateliers ou des groupes de discussion pour mieux expliquer votre projet aux parties prenantes. Vous devez impérativement faire part des objectifs du projet à ces dernières si vous souhaitez qu’elles adhèrent à votre plan de portée de projet.

• Créez des prototypes : développez un prototype des livrables avant de présenter votre projet aux parties prenantes. Elles pourront ainsi visualiser le produit final, exprimer au plus tôt leurs éventuelles inquiétudes ou définir des exigences supplémentaires.

3. Définir la portée

Les exigences des parties prenantes ainsi recueillies constituent votre base pour bien établir le périmètre du projet et rédiger une description de produit détaillée. Dans ce même document, faites le point sur les attentes et les livrables du projet, de façon à ce que tous les membres de l’équipe sachent quelles tâches ils doivent accomplir.

Conseils pour définir la portée : 

• Réalisez une analyse produit : avant de définir la portée du projet et de rédiger une description produit détaillée, procédez à une analyse produit poussée. Mettez-vous à la place du client pour analyser le produit que vous comptez créer et déterminer s’il répondra à ses attentes.  

• Proposez des alternatives : pensez à proposer des alternatives pour répondre aux risques éventuels. Par exemple, comment répondrez-vous aux besoins des parties prenantes en cas de report de la date de lancement d’un nouveau produit ?

• Organisez des brainstormings : organisez des sessions de brainstorming pour mettre au clair la portée du projet et encourager la collaboration entre les membres d’équipe. 

4. Créer l’organigramme des tâches

L’organigramme des tâches sert à diviser votre projet en plusieurs niveaux de tâches. Il aide votre équipe à visualiser clairement chaque élément du projet et à faire le point sur les actions à entreprendre.

L’organigramme des tâches permet de hiérarchiser les tâches et sert de base pour la planification, le suivi et le contrôle de votre projet.

Conseils pour créer un organigramme des tâches : 

• Divisez l’objectif de votre projet : l’organigramme des tâches sert à diviser l’objectif de votre projet en dépendances et sous-dépendances, souvent appelées « unités de travail ». La division des tâches vous permet d’obtenir un aperçu clair des besoins de votre projet, dont les heures de travail, le matériel, les outils et le budget.

• Automatisez les processus : l’automatisation des processus peut simplifier la coordination du projet et en améliorer la visibilité. Utilisez un logiciel pour automatiser ces processus et ainsi réduire la collecte manuelle d’informations et les tâches redondantes.

5. Valider la portée

Vous validez la portée lorsque vous avez obtenu l’approbation de toutes les parties prenantes impliquées dans le projet. Veillez à ce que celles-ci comprennent clairement en quoi consistent les livrables afin d’éviter toute dérive des objectifs. Si possible, demandez-leur de vous faire part de leur avis ou de conseils quant à d’éventuelles modifications ou améliorations.

Conseils pour valider la portée : 

• Examinez votre plan : la validation de votre plan de gestion de la portée marque son approbation finale, vous devez donc l’examiner minutieusement au préalable. Les membres de votre équipe peuvent vous aider à l’inspecter avant de l’envoyer aux parties prenantes, mais ces dernières doivent aussi participer à vérification finale : votre plan aura ainsi été contrôlé par un maximum de personnes.

6. Contrôler la portée

La dernière étape de votre plan de gestion de la portée consiste à maîtriser la portée. Lorsque votre projet passe à la phase de mise en œuvre, surveillez son statut et gérez les modifications de la portée. Pour faciliter le contrôle de cette portée, l’idéal est d’utiliser un logiciel de gestion de projet. Ce type d’outil facilite l’envoi de commentaires, de fichiers et de mises à jour de statut, vous permettant d’être averti en temps réel de toute modification.

Conseils pour contrôler la portée : 

• Analysez les écarts : dans cette partie du plan de gestion de la portée, évaluez l’écart entre vos performances et les performances attendues. Ces informations vous seront utiles pour vos prochains projets.

• Reportez-vous au processus de contrôle du changement : au début de la phase de planification, vous avez créé un processus de contrôle du changement. Pensez à le consulter pour faciliter la circulation des informations relatives aux modifications de projet.

Simplifiez la gestion de la portée en tirant parti d’outils de gestion de projet

Un plan de gestion de la portée vous permet d’établir un cadre clair que votre équipe doit respecter pendant la mise en œuvre du projet. L’utilisation d’un outil en ligne vous facilitera la tâche, car vous pourrez communiquer votre plan aux parties prenantes, automatiser les processus internes et diviser vos objectifs en tâches. Un logiciel de gestion de projet vous aidera par ailleurs à simplifier vos processus et à mieux vous préparer pour la suite.