Élaborer une demande de devis (RFQ) en 6 étapes, modèle inclus

Trouver chaussure à son pied est loin d’être simple. En effet, dénicher le fournisseur qui permettra à votre projet de voir le jour peut vite sembler insurmontable. Comment être sûr de faire le bon choix ? Si vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté, simplifier le processus et respecter le budget fixé, un conseil, commencez par élaborer une demande de devis (RFQ).

Découvrez dans ce guide en quoi consiste une demande de devis, les étapes à suivre pour en créer une, ainsi que les éléments qu’elle doit absolument contenir. Et pour couronner le tout, nous vous proposons même un modèle de RFQ afin de vous faciliter la tâche.

Qu’est-ce qu’une demande de devis (RFQ) ?

Une demande de devis (request for quote ou RFQ en anglais) est un document envoyé à des fournisseurs potentiels par les entreprises pour connaître leurs tarifs. Ce formulaire standardisé permet de trier les offres très efficacement en raison de son objectivité, facilitant la comparaison des fournisseurs entre eux. Sachez qu’il est par ailleurs possible d’envoyer votre demande de devis accompagnée d’un appel d’offres (request for proposal ou RFP en anglais).

Une entreprise explicite généralement sa demande avant de l’envoyer à un fournisseur potentiel, en espérant recevoir les renseignements dont elle a besoin pour faire son choix. Personnalisez votre document en y ajoutant des informations clés aux yeux de votre fournisseur, notamment vos attentes en matière de tarification ou encore les modalités de livraison.

Quelle est la différence entre une demande de devis (RFQ) et un appel d’offres (RFP) ?

Bien que ces deux procédures se recoupent sur certains points, les demandes de devis et les appels d’offres présentent de grandes différences. Rappelons qu’une RFQ vise principalement à obtenir le meilleur prix possible auprès du fournisseur aux tarifs les plus attractifs.

Un appel d’offres prend quant à lui en compte des facteurs supplémentaires et aborde un certain nombre de questions permettant d’identifier la meilleure option possible. Ce document aborde notamment la gestion des risques, l’analyse de la concurrence, les négociations et plus encore.

RFQ ou cahier des charges et portée du projet ?

Un cahier des charges est un document qui décrit l’ensemble des éléments nécessaires à la réussite d’un projet. La portée du projet en constitue une section, laquelle définit les différentes étapes à franchir pour atteindre les objectifs fixés.

Un cahier des charges est généralement envoyé en amont de la demande de devis afin de présenter les étapes nécessaires à la réussite du projet. Une fois la feuille de route contenant l’ensemble des tâches de votre sous-traitant assimilée, il reste à examiner la tarification à l’aide du document RFQ.

À quel moment envoyer une demande de devis ?

Les entreprises sur le point d’acheter un bien ou un service doivent envoyer une demande de devis aux fournisseurs avec lesquels elles envisagent de travailler. Ces fournisseurs leur renverront le document complété avec leur tarification, laquelle sera à comparer avec les autres offres reçues. À ne pas prendre à la légère, cette étape s’avère cruciale dans la gestion des achats d’un projet.

Une demande de devis n’est à envoyer qu’une fois le fournisseur potentiel ayant pris connaissance du document décrivant vos objectifs, votre budget et les étapes du projet à venir. Disposer de l’ensemble de ces informations lui permettra en effet de comprendre la portée de votre projet et d’évaluer l’intérêt qu’il aurait à y prendre part.

Les étapes de la création d’une demande devis

Une fois le processus de sélection amorcé et les documents comprenant la portée du projet et le cahier des charges envoyés à vos fournisseurs, il est désormais temps de leur adresser votre modèle de demande de devis. Jetez un coup d’œil aux 6 principales étapes que requiert la création d’un document RFQ ci-dessous, et inspirez-vous-en pour vos futurs projets.

1. Établissez le budget de votre projet

Avant toute chose, veillez à établir le budget de votre projet, autrement dit un plan détaillé décrivant étape par étape les dépenses que vous comptez faire ainsi que leur nature.

Il est essentiel de définir votre budget avant de créer votre demande de devis. En effet, celui-ci vous servira de référence pour évaluer les propositions de vos fournisseurs potentiels. Disposer de l’ensemble de ces informations dès le départ vous permettra de maîtriser financièrement votre projet et vous aidera à choisir le fournisseur qui répondra le mieux à vos besoins.

2. Définissez vos exigences

En plus d’un budget à établir, vos exigences seront également à définir au préalable. Identifiez clairement les critères sur lesquels vous souhaitez vous appuyer pour atteindre vos objectifs. Cela vous aidera à éliminer certains fournisseurs de votre liste et vous évitera les mauvaises surprises.

Voici quelques exemples d’informations utiles à inclure dans votre demande de devis :

• La quantité des matériaux nécessaires

• Les exigences de livraison

• Le processus d’approbation de la demande de devis

• Les conditions générales

• Les modalités de paiement

Loin d’être gravées dans le marbre, vos exigences évolueront en fonction des types de projets sur lesquels vous travaillerez et seront à adapter à vos besoins.

3. Préparez le document

Une fois la phase de préparation accomplie, il est grand temps de passer aux choses sérieuses et de préparer le document. Un conseil, ne lésinez pas sur les détails. Il est important d’inclure dans votre RFQ autant de détails que possible afin de donner à votre fournisseur potentiel une idée claire des étapes et de la portée de votre projet. Il sera alors plus à même de communiquer avec précision son offre pour le travail en question.

Voici quelques facteurs à prendre en compte lors de la préparation de votre modèle de demande de devis :

• Les objectifs du projet : décrire précisément le projet et ses objectifs est indispensable. Plus vous fournirez de détails, plus le devis du fournisseur sera précis.

• La chronologie du projet : pour savoir s’ils sont en mesure de répondre à vos attentes, il est essentiel de donner à vos fournisseurs un aperçu clair de la chronologie de votre projet. Soyez le plus réaliste possible et prenez en compte le temps que mettront les fournisseurs à se procurer les matériaux et la main-d’œuvre nécessaires à la réalisation de votre projet.

• Les attentes en matière de tarification : veillez à demander à vos fournisseurs potentiels une estimation détaillée des coûts. À vous de préciser le degré de détail attendu, en vous renseignant par exemple sur le coût de la main-d’œuvre, des fournitures et les éventuels frais supplémentaires.

• Les modalités de livraison : indiquez les échéances à respecter ainsi que la manière dont devra être renvoyée la demande de devis. Ajouter ces informations à votre document vous garantira que le travail sera bien effectué en temps et en heure.

• Les coordonnées : élémentaire nous direz-vous, mais rappeler l’importance essentielle de cet élément ne peut pas faire de mal. Après tout, comment feront les candidats pour revenir vers vous si vous n’indiquez pas les coordonnées de votre entreprise ?

Disposer d’un document décrivant clairement vos exigences limitera non seulement les risques de malentendus, mais vous aidera également à obtenir des réponses et des estimations de coûts plus précises.

4. Envoyez la demande

Ça y est, le moment fatidique approche. Il est désormais temps d’envoyer la demande de devis à votre liste de fournisseurs. Relisez-la une dernière fois et assurez-vous qu’elle contient bien toutes les informations nécessaires.

Il est important de laisser plusieurs semaines à vos fournisseurs pour vous répondre, afin qu’ils aient suffisamment de temps pour estimer les prix avec leur équipe. Un délai amplement suffisant de 3 à 4 semaines leur est généralement accordé pour comprendre les livrables du projet et poser des questions si nécessaire. Attention cependant aux informations relatives aux devis, elles doivent rester confidentielles. Motus et bouche cousue.

5. Examinez la demande de devis complétée

Examiner les devis reçus ne devrait pas prendre trop de temps, le travail de préparation ayant été fait en amont pour sélectionner les fournisseurs les plus adaptés à vos besoins. Cette méthode vous permettra d’évaluer l’offre de chaque fournisseur et de choisir celui qui répondra le mieux à l’ensemble de vos exigences, et ce, au moindre coût.

6. Sélectionnez vos fournisseurs

Une fois toutes les demandes de devis des fournisseurs en poche, un choix difficile s’impose. C’est pourquoi utiliser un modèle cohérent s’avère très utile, il permet en effet de comparer plus efficacement les fournisseurs entre eux. Prenez le temps de lire attentivement chaque proposition pour vous assurer que les conditions et les prix de chaque fournisseur correspondent bel et bien à vos attentes.

Modèle et exemple de demande de devis

Consultez notre modèle de demande de devis ci-dessous pour faciliter votre recherche du fournisseur idéal. Tandis que vous devrez y décrire en détail le projet en question, votre fournisseur potentiel n’aura plus qu’à compléter les informations concernant sa tarification et son entreprise.

Découvrez ci-dessous un modèle de demande de devis entièrement complété par un fournisseur en vue de la planification d’un événement. N’hésitez pas à vous en inspirer et modifiez-le à votre guise en fonction de vos besoins.

Simplifiez votre processus avec un modèle de RFQ

Un modèle de demande de devis concis et correctement rédigé facilitera votre processus et vous aidera à y voir plus clair pour obtenir le produit ou le service de votre choix au prix le plus bas. Testez l’outil de gestion de projet d’Asana pour simplifier votre prochain projet et atteindre efficacement vos objectifs.