La conception de projet en 7 étapes simples, conseils d’experts inclus

En gestion de projet, trouver un point d’entente entre l’ensemble des collaborateurs est parfois un véritable défi. En effet, on ne compte plus les variables, livrables et échanges entre les différents services… Pas étonnant qu’une seule réunion de projet ne suffise pas à tout passer en revue.

La phase de conception du projet est l’occasion pour tous de s’accorder sur les idées, processus et résultats attendus. Dans le cycle de vie du projet, cette phase de préparation précède souvent l’élaboration du plan ou de la charte de projet. En effet, la conception vise à donner une vue d’ensemble de l’initiative, sans s’attarder sur les petits détails. Il n’est pas rare de s’appuyer également sur des aides visuelles comme des organigrammes, des diagrammes de Gantt ou des chronologies. Ces dernières permettent d’emblée aux parties prenantes de mieux visualiser vos intentions et ambitions.

Nous passerons en revue les fondamentaux de la conception de projet, avant d’en présenter les sept étapes clés. Pour finir, nous vous dévoilerons les conseils de nos experts pour vous aider à mieux comprendre ce processus.

En quoi consiste la conception de projet ?

La conception de projet correspond à l’une des premières phases dans le cycle de vie d’une initiative, au cours de laquelle les idées, processus, ressources et résultats attendus sont planifiés. La phase de conception précède l’élaboration du plan de projet, car le but est de fournir une vue d’ensemble de l’initiative, tandis que le plan contient des informations plus détaillées.

La conception d’un projet comporte sept étapes, notamment la définition des objectifs et le recours à des aides visuelles pour communiquer ces derniers.

Un grand nombre d’outils et de méthodes sont à votre disposition pour représenter visuellement votre stratégie de projet : diagrammes de Gantt, tableaux Kanban ou organigrammes, entre autres. Ces éléments vous permettent de clarifier certains aspects du projet (notamment sa faisabilité) et les parties prenantes du projet bénéficient ainsi d’une plus grande transparence. 

Concevoir un projet en 7 étapes

Pour élaborer un processus de conception de projet, il vous faudra suivre sept étapes. Ces dernières regroupent tous les éléments indispensables pour réussir : de la définition des buts et des objectifs de référence au renforcement de votre stratégie. Le tout vous aidera à rester organisé pendant la gestion de ce nouveau projet.

Passons en revue chacune des étapes clés de la conception d’un projet.

Étape 1 : définir les objectifs

Dans un premier temps, définissez les objectifs de votre projet. Pour bien démarrer, organisez une première réunion d’idéation durant laquelle vous établirez la chronologie générale de l’initiative et définirez les livrables.

Commencez par réfléchir aux besoins du projet et des parties prenantes. Quelle problématique essayez-vous de résoudre ? Ensuite, rédigez une brève description du projet et dressez une liste des participants.

Une fois la finalité du projet définie dans les grandes lignes, déterminez et précisez des objectifs concrets à atteindre.

Conseil de pro : définissez des objectifs SMART dès le début de la conception de votre projet pour clarifier votre fil d’Ariane. Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini : voici à quoi correspond l’acronyme de la méthode SMART. 

Étape 2 : déterminer les résultats attendus

Ensuite, précisez les résultats escomptés pour ce projet. En général, vous vous montrez un peu plus précis que lors de la planification initiale de vos objectifs, car vous indiquez quelles sont les tâches à réaliser au cours de l’initiative.

Imaginez que vous travaillez sur un projet dont l’objectif ultime est de créer et publier une nouvelle page d’accueil sur votre site Web. Le cas échéant, l’ajout d’un formulaire d’inscription par e-mail pourrait faire partie des résultats attendus.

Parallèlement à la définition des objectifs du projet, documentez les résultats et les principaux livrables attendus afin de poser les bases de votre calendrier de projet. Nous vous conseillons de vous référer aux méthodologies de gestion de projet les plus répandues afin de déterminer celle qui correspond le mieux à vos besoins.

Conseil de pro : pour les projets complexes, utilisez la méthodologie Agile et procédez par itération pour diviser les tâches en petits sprints. Pour les projets plus traditionnels, utilisez la méthode Waterfall (ou en cascade) ; elle propose une approche étape par étape, plus rigoureuse.

Étape 3 : identifier les risques et contraintes

Après avoir défini les résultats attendus, identifiez les risques et contraintes potentiels de votre projet. Quels aspects de votre projet pourraient constituer d’éventuelles menaces ? Cette réflexion vous évitera de gaspiller inutilement des ressources pendant l’exécution du travail.

Pour identifier les risques et contraintes, dressez la liste de tout ce dont vous aurez besoin : outils de gestion des ressources, financements et délais. Faites le maximum pour limiter les menaces potentielles avant le début du projet ; pour ce faire, échangez régulièrement avec les parties prenantes et les équipes projet concernées.

Conseil de pro : créez un registre des risques pour analyser, documenter et traiter les risques qui se présentent.

Étape 4 : affiner sa stratégie grâce à des aides visuelles

Une stratégie de projet est la feuille de route visuelle de votre projet. Elle permet d’investir les membres d’équipe d’une mission. Créez votre stratégie en choisissant un support visuel que vous pourrez partager avec les parties prenantes.

Vous pouvez opter pour des aides visuelles de tous types, notamment :

• Les organigrammes : un organigramme constitue un outil idéal pour visualiser les différentes étapes et décisions d’un processus. Les organigrammes sont particulièrement utiles pour visualiser les approches étape par étape et organiser la production des livrables de façon optimale.

• Les diagrammes de Gantt : un diagramme de Gantt est un diagramme à barres horizontales utilisé pour visualiser un projet sous forme de chronologie. Dans un diagramme de ce type, les tâches sont représentées par des barres horizontales, dont la longueur indique la durée.

• Les organigrammes des tâches : un organigramme des tâches est un aperçu visuel de l’ensemble des tâches d’un projet donné. Les chefs de projet se servent de ce type de structure pour mieux visualiser les livrables sans jamais perdre de vue les objectifs correspondants.

• Les cartes heuristiques : il s’agit de diagrammes qui permettent aux chefs de projet de visualiser les relations entre les tâches d’un projet. Grâce à ces arborescences, ils associent plus facilement les livrables à un concept clé ou une idée maîtresse (par exemple un objectif d’équipe bien particulier).

• Les diagrammes de PERT : un diagramme de PERT parfois appelé planning PERT, est un outil servant à planifier, organiser et schématiser visuellement les tâches au sein d’un projet. Ils s’avèrent utiles pour gérer des projets complexes et estimer le temps nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche.

Chaque outil visuel a ses propres caractéristiques ; votre équipe peut donc choisir celui qui correspond le plus à ses attentes et besoins. Un organigramme des tâches est très utile aux grandes équipes, car il détaille les tâches d’un projet et met en évidence leurs dépendances. Un organigramme traditionnel conviendra davantage aux équipes plus modestes qui gèrent des projets simples.

Conseil de pro : analysez les caractéristiques et fonctionnalités de chacune de ces ressources visuelles avant d’y avoir recours dans la conception de votre projet. Commencez par vous renseigner sur le niveau de détails, la facilité d’utilisation et l’apparence de chaque outil. Vous pourrez ainsi opter pour l’aide visuelle qui répond le mieux à vos besoins.

Étape 5 : établir un budget prévisionnel

Ensuite, estimez le budget de votre projet avant d’allouer les ressources disponibles. Votre budget doit tenir compte de la rentabilité du projet, des ressources disponibles et des tâches externalisées, le cas échéant. La direction de votre entreprise peut également vous donner une enveloppe budgétaire fixe ; à vous d’en faire un usage judicieux pour être en mesure d’exécuter tous vos livrables de projet.

Une fois l’accord de la direction obtenu pour votre projet, votre budget devra éventuellement être approuvé ou révisé. Votre budget finalisé, vous pouvez commencer à attribuer les documents de conception, tâches et responsabilités du projet.

Conseil de pro : en ce qui concerne l’allocation des ressources, mettre en œuvre des processus automatisés à l’aide d’un logiciel d’automatisation peut vous faire gagner en efficacité et limiter les erreurs de projet.

Étape 6 : créer un plan d’urgence et de poursuite d’activité

Avant de commencer à attribuer les tâches, créez un plan d’urgence et de poursuite d’activité. Il s’agit d’un plan B conçu pour faire face aux risques et contraintes du processus évoqués précédemment. Lorsque des problèmes surviennent, disposer d’un plan d’urgence bien ficelé permet de trouver des solutions en temps réel et de gagner en efficacité.

Créez votre propre plan d’urgence : organisez vos risques à l’aide d’un diagramme de Gantt ou d’un outil de planification, puis établissez un plan pour chaque risque. Imaginons qu’il existe un risque que les matériaux dont vous avez besoin n’arrivent pas à temps. Le cas échéant, vous pouvez créer un plan d’urgence pour vous procurer des matériaux auprès d’un autre fournisseur ou choisir de commencer une autre partie du projet en attendant de recevoir les matériaux.

Vous avez défini un plan pour chaque risque ? Parfait, vous êtes prêt à commencer l’exécution de votre projet.

Conseil de pro : adoptez Asana, et créez des listes, calendriers et diagrammes de Gantt pour mieux visualiser votre plan de projet.

Étape 7 : documenter ses jalons de projet

Lors de cette dernière étape, documentez les jalons du projet de votre équipe. C’est le meilleur moyen de s’assurer que le travail est effectué dans les temps et d’identifier aisément les incohérences dès qu’elles se présentent.

Pour ce faire, servez-vous d’un logiciel de gestion de projet pour que les parties prenantes puissent accéder aux informations et visualiser l’avancement du travail. Bien gérer vos jalons jusqu’à la fin du projet est le meilleur moyen de veiller à ce que les tâches soient achevées dans les délais impartis.

Conseil de pro : communiquez régulièrement avec les parties prenantes du projet pour garder vos dépendances de tâches sous contrôle et vous assurer que les objectifs à court terme sont atteints.

3 conseils d’experts pour optimiser la conception de votre projet

Concevoir un projet qui puisse améliorer la collaboration et faire gagner votre équipe en efficacité n’est pas une sinécure. En complément des sept étapes ci-dessus, voici quelques conseils pour un processus de conception encore plus abouti.

Gardez ces trois conseils en tête lors de la conception de votre projet :

1. Communiquez avec les parties prenantes en amont et régulièrement : la communication est essentielle, quel que soit le projet sur lequel vous travaillez. Miser sur le travail collaboratif dès le début du projet est le meilleur moyen de s’assurer que l’ensemble des parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et comprennent les objectifs clés. Pour instaurer une communication efficace, n’hésitez pas à organiser des réunions tout au long du projet et à mettre en œuvre des processus pour rationaliser le travail d’équipe.

2. Gardez vos objectifs en tête à tout moment : relier les objectifs aux livrables de projet permet de vérifier votre progression à chaque étape. Pour ce faire, appuyez-vous sur une application logicielle de chronologie de projet afin de faire aisément le lien entre vos objectifs et les tâches à accomplir pour les atteindre.

3. Utilisez des éléments visuels pour suivre vos jalons clés : si rédiger un business case et dresser une liste de ses tâches quotidiennes s’avère bien utile, ajouter des éléments visuels aide les parties prenantes à bénéficier d’une vue d’ensemble du travail. Des diagrammes de Gantt aux diagrammes PERT, de nombreux outils sont à votre disposition pour représenter visuellement votre projet.

Au-delà de ces trois conseils, gardez toujours à l’esprit les intérêts de votre équipe. Si vous lui fournissez les informations nécessaires et si vous programmez le travail en fixant des délais raisonnables, votre équipe restera impliquée et efficace.

Un ensemble cohérent grâce à la conception de projet

La phase de conception est un élément essentiel pour mener à bien tout projet. De la collecte des informations et des ressources nécessaires à la coordination avec les membres d’équipe, votre mission consiste à concrétiser vos ambitions. Si la conception de votre projet est irréprochable, votre équipe et vous-même pourrez accomplir de grandes choses.

Adoptez un logiciel de gestion du travail et devenez un expert de la planification de projets. De la rationalisation du travail au gain de visibilité, Asana peut aider votre équipe à relever tous les défis avec clarté et assurance.