Évaluez vos performances grâce aux bases de référence

Imaginez que vous êtes au tir à l‘arc et que vous visez un grand mur blanc. Vous tirez, et votre flèche se fiche en face de vous, droit dans le mur. Vous entamez une danse de la victoire, puis le doute vous saisit : comment savoir si vous avez visé juste, puisque toutes les parties du mur se ressemblent ?

Vous décidez alors de viser une cible. Vous relâchez la corde, la flèche s’envole et se plante en plein milieu de la cible. Cette fois-ci, vous savez que votre tir était parfait.

Nul besoin d’être Robin des bois pour atteindre votre cible en plein dans le mille. En gestion de projet, une base de référence joue le même rôle qu’une cible au tir à l’arc : elle sert de point de repère pour analyser vos performances.

En quoi consistent les bases de référence ?

Une base de référence est une estimation prédéfinie du calendrier, du coût et de la portée d’un projet. Définie dans le cadre du plan de projet, elle vous sert de point de référence auquel comparer les performances du projet au fil du temps.

Chaque projet est associé à trois types de bases de référence :

• La base de référence de la portée définit clairement la portée du projet. Elle inclut une liste des objectifs et des livrables de votre projet.  

• La base de référence du calendrier établit la durée prévue du projet et sert de chronologie pour ce dernier. Elle doit inclure des échéances claires pour chaque livrable, ainsi qu’une date butoir pour votre projet. 

• La base de référence du coût est une estimation du budget du projet. Elle doit présenter en détail les ressources nécessaires pour chaque livrable, ainsi que le coût total estimé du projet.

Votre plan de projet doit impérativement inclure ces trois bases de référence. Pendant votre projet, comparez vos résultats à chacune d’entre elles pour veiller à ne pas vous écarter de la portée, du calendrier et du budget cibles.

Pourquoi les bases de référence sont-elles importantes ?

Les bases de référence sont essentielles à la réussite de vos projets, puisqu’elles vous aident à mener à bien les tâches suivantes :

Surveiller et ajuster les performances du projet

Les bases de référence permettent de définir une norme quant aux performances escomptées de votre projet. À mesure que le travail avance, comparez vos performances aux bases de référence définies pendant la phase de planification, de façon à vérifier que la portée, le calendrier et le budget de votre projet sont bien respectés. En cas d’anomalie, vous n’aurez plus qu’à corriger le tir avant que les problèmes ne dégénèrent.

Combinés, ces trois types de bases de référence (portée, calendrier et budget) constituent votre baseline pour l’évaluation des performances. La comparaison de vos performances réelles au regard des bases de référence dans ces trois domaines vous aidera à faire le point sur les résultats généraux de votre projet.

Il est primordial d’évaluer ces trois bases de référence pour déterminer comment le changement d’un élément affecte les autres (par exemple, les répercussions d’une augmentation de la portée sur le calendrier et sur les coûts). Ainsi, vous pourrez ajuster au mieux la portée, le calendrier et le budget du projet. Si la différence entre vos performances et votre base de référence est trop importante, libre à vous d’en définir une nouvelle et de vous fixer des objectifs plus réalistes.

Par exemple, imaginons que vous travaillez sur une série d’articles de blog. Au lieu des 10 articles initialement prévus, vous devez maintenant en rédiger 11. Résultat de cette augmentation de la portée : votre projet est plus long et coûteux, ce qui vous éloigne de vos bases de référence du budget et du calendrier. Si vous n’avez prévu aucune marge temporelle ou budgétaire dans votre plan de projet, vous serez peut-être contraint de revoir vos objectifs.

Gérer les attentes des parties prenantes

Lorsque vous définissez des bases de référence et que vous les transmettez aux parties prenantes, vous informez ceux-ci des tâches, des échéances et du budget total du projet. Les avantages sont les suivants :

• Votre base de référence de la portée indique aux parties prenantes les objectifs précis que vous comptez atteindre et les informe de ce qui rentre et ne rentre pas en compte dans les livrables du projet. Par exemple, imaginons que vos collaborateurs vous demandent une nouvelle page de destination dotée d’éléments interactifs. En raison de vos contraintes budgétaires actuelles, vous pouvez concevoir cette page, mais pas les éléments interactifs. L’établissement d’une base de référence de la portée vous permettra de les informer au préalable de cette restriction, et tout le monde sera sur la même longueur d’onde.

• Votre base de référence du calendrier définit la date à laquelle vous achèverez les livrables. Elle permet aux parties prenantes de comprendre combien de temps prendra la création de chaque livrable, et donc de savoir quand votre produit final sera terminé. Si les parties prenantes augmentent la portée de votre projet en envoyant de nouvelles demandes, tirez parti de cette base de référence pour en illustrer les répercussions sur le calendrier et le budget du projet. 

• Votre base de référence des coûts présente les ressources requises pour chaque livrable. Si les parties prenantes veulent envoyer des demandes en plus, votre référence de budget vous permettra de justifier les fonds supplémentaires nécessaires pour les mener à bien. Ensuite, vous aurez le choix entre refuser ces demandes ou plaider pour une augmentation du budget.

Combinées, ces bases de référence permettent aux parties prenantes de comprendre les répercussions de toute modification de la portée, du calendrier ou du budget sur la réussite et les objectifs globaux du projet. Elles vous aideront par ailleurs à justifier vos éventuels refus de demandes supplémentaires, mais aussi à éviter une dérive des objectifs.

Améliorer les futures estimations

Une fois le projet terminé, comparez vos performances réelles aux bases de référence afin d’évaluer l’exactitude de vos estimations initiales. Cette étape vous aidera à identifier les éventuelles améliorations à apporter à votre processus de création de bases de référence. Il peut par exemple s’agir de facteurs que vous n’aviez pas pris en compte lors du calcul de votre budget, de livrables qui ont pris plus de temps qu’escompté ou de tâches qui n’entraient normalement pas dans la portée du projet.

En comparant vos performances réelles aux bases de référence pour chaque projet, vous repérerez les domaines dans lesquels vous enregistrez des résultats inférieurs ou supérieurs aux prévisions. Tirez parti de ces informations afin de créer de meilleures estimations pour vos prochains projets.

Par exemple, imaginons qu’au cours du trimestre, trois projets sur cinq ont dépassé d’une semaine l’échéance, car des membres d’équipe sont tombés malades. À l’avenir, vous pourriez intégrer une marge à votre calendrier pour pallier toute absence imprévue.

Définir des bases de référence en 5 étapes

La création de bases de référence constitue une part importante de tout plan de gestion de projet. Lors de la planification de votre prochain projet, suivez ces étapes pour créer des bases de référence et les transmettre à vos partenaires interdisciplinaires.

1. Évaluez la portée du projet

Commencez par définir la portée de votre projet, sur laquelle vous baserez ensuite votre calendrier et votre budget. La portée du projet énonce les limites de votre projet et définit avec précision les livrables escomptés. Vous pouvez documenter votre portée sous la forme d’un énoncé de portée de projet ou d’un cahier des charges.

Pour créer votre base de référence de la portée, énumérez tous les livrables que vous cherchez à produire dans le cadre du projet. Ensuite, divisez chaque livrable en tâches ou sous-livrables concrets. Par exemple, si l’un de vos livrables consiste à organiser un événement de recrutement, divisez le travail en plusieurs tâches :

• Réserver un lieu pour l’événement

• Réserver les services d’un traiteur

• Finaliser la liste des intervenants

• Envoyer des e-mails de rappel

Vous pouvez également créer un organigramme des tâches (Work Breakdown Structure en anglais, ou WBS) pour bénéficier d’une représentation visuelle de tous les livrables et sous-livrables de votre projet. Cet outil divise les tâches sur plusieurs niveaux ; l’objectif principal apparaît en haut et les livrables et les sous-livrables figurent en dessous. 

2. Définissez le calendrier du projet

Maintenant que vous avez défini la portée de votre projet, il est temps d’en établir le planning et de créer la base de référence du calendrier. Pour ce faire, fixez des échéances claires pour chaque livrable et sous-livrable, ainsi qu’une date butoir finale pour le projet. Veillez à ce que vos échéances soient réalistes, et indiquez clairement les dépendances entre les tâches. Par exemple, il vous faudra finaliser la liste des intervenants qui participeront à votre événement de recrutement avant de pouvoir envoyer les e-mails de rappel.

Dans certains outils de gestion de projet, il est possible de consulter les dépendances au sein du calendrier de projet, ce qui permet aux utilisateurs de planifier les tâches et de définir des échéances en conséquence. Par exemple, la vue Chronologie d’Asana présente les tâches, les jalons et les dépendances des projets, tout comme un diagramme de Gantt. Idéal pour surveiller et partager votre calendrier en temps réel, cet outil vous permet de savoir quelles tâches ont été terminées et à qui elles ont été attribuées.

3. Créez un plan budgétaire

Maintenant que vous avez consolidé votre portée et votre calendrier, vous pouvez créer votre base de référence du budget de projet. Pour établir votre budget, énumérez toutes les ressources nécessaires pour chaque livrable et sous-livrable de votre projet. Ensuite, estimez le coût de chaque ressource.

Votre budget final doit inclure les postes de chaque livrable, sous-livrable et ressource nécessaire, ainsi que les coûts attendus pour chacun de ces postes. Pensez à inclure une chronologie montrant quand vous aurez besoin de chaque ressource et quand vous prévoyez de dépenser les fonds. Pour finir, nous vous conseillons d’indiquer le responsable de chaque composante du budget et le total des dépenses pour l’intégralité de votre projet.

Dans l’exemple ci-dessous, la colonne « Estimated spend » (Dépenses estimées) représente la baseline du budget pour votre projet. Au fur et à mesure de l’avancement du travail, surveillez les dépenses réelles et comparez-les à la base de référence.

4. Rédigez un processus de contrôle du changement

Votre projet s’éloigne de vos bases de référence de portée, de calendrier ou de budget ? Pas d’inquiétude, il n’est pas raté pour autant, et pour cause : l’anticipation des changements fait partie intégrante du processus de création de bases de référence.

Une fois que vous avez finalisé vos trois bases de référence, créez un processus de contrôle du changement pour présenter la manière dont vous gérerez les demandes de changement émises par votre équipe et par les parties prenantes. En plus de vous assurer une certaine flexibilité, ce processus permet à vos collaborateurs de demander des changements, même si le projet a déjà démarré. De cette façon, vous évitez que la portée, le calendrier et le budget de votre projet ne déraillent. Les demandes de changements peuvent revêtir tout un éventail de formes : livrables supplémentaires, mise à jour du calendrier, modification du budget, entre autres.

Les processus de contrôle du changement incluent généralement les étapes suivantes :

1. Amorce : une partie prenante envoie un formulaire de demande de modification présentant des informations pertinentes sur l’importance de ce changement. En général, ce formulaire inclut la description de la demande, la priorité de celle-ci et les échéances clés.

2. Évaluation : le chef de projet ou de service analyse les détails de la demande et détermine les ressources requises, les répercussions de la demande et la personne à laquelle elle doit être transmise. 

3. Analyse : le chef de projet concerné décide d’accepter ou de refuser la demande. Pendant cette étape, vous analysez la demande au regard des bases de référence du projet pour déterminer son incidence sur la portée, le calendrier et le budget du projet.

4. Mise en œuvre : si la demande de changement est validée, commencez à effectuer les ajustements nécessaires avec les parties prenantes du projet. Pensez à prendre note des modifications apportées et de leur incidence sur vos bases de référence. En cas de changement important, il vous faudra peut-être ajuster les objectifs de votre projet et créer de nouvelles baselines.  

5. Clôture : clôturez la demande et conservez les documents, les communications et le journal des modifications dans un espace partagé auquel les parties prenantes pourront facilement accéder ultérieurement. 

L’établissement d’un processus de contrôle du changement vous permet d’évaluer chaque modification potentielle au regard des trois bases de référence du projet. Par exemple, si on vous demande un livrable supplémentaire, analysez les répercussions de cet ajout sur votre calendrier et votre budget. S’il fait trop dévier votre projet des bases de référence, libre à vous de refuser le changement et de clôturer la demande.

5. Tenez compte des commentaires des parties prenantes

Dernier point important, présentez vos bases de référence aux principales parties prenantes pour recueillir et intégrer leurs commentaires. Cette étape est clé, puisqu’elle vous permet, à vous et à vos collaborateurs, de vous accorder sur la portée, le calendrier et le budget cibles de votre projet. Par exemple, si certaines tâches de votre projet dépendent de ressources de l’équipe de conception, transmettez-lui des bases de référence pour qu’elle comprenne en quoi le respect des délais de livraison de ces ressources est essentiel. Si l’équipe de conception ne peut pas respecter l’échéance proposée, modifiez la base de référence du calendrier en conséquence.

Profitez de l’occasion pour peaufiner vos bases de référence, puisque certaines parties prenantes ont peut-être des connaissances spécialisées sur certains aspects de votre projet. Par exemple, l’équipe financière pourra vous fournir des informations sur le coût estimé des livrables ou sur la date d’exigibilité des paiements.

Peut-on modifier les bases de référence d’un projet ?

La réponse est simple : oui. Néanmoins, attention à ne modifier vos bases de référence que lorsque cela est réellement nécessaire, notamment en cas de changement majeur (par exemple, si vous devez réattribuer les responsabilités suite au départ d’un membre d’équipe).

Si vous mettez trop souvent à jour les bases de référence de votre projet, vous réduisez leur pertinence. Certes, les baselines représentent vos objectifs, mais vos résultats finaux n’ont pas besoin de les respecter à 100 %. Votre projet dévie des bases de référence de portée, de calendrier ou de budget ? Vous n’avez pas à vous inquiéter, tant que vous pouvez compenser cette différence dans d’autres domaines. Par exemple, si vous avez augmenté la portée du projet, mais que vous pouvez rogner sur le budget et les délais dans d’autres domaines, vous n’aurez pas forcément besoin de définir de nouvelles bases de référence.

Asana pour vos bases de référence

Les bases de référence sont des outils essentiels pour surveiller les performances de votre projet au fil du temps. Si vous souhaitez que les parties prenantes puissent facilement y accéder, pourquoi ne pas les créer dans un logiciel de gestion de projet ? Un tel outil permettra à votre équipe et à vos collaborateurs d’exécuter tout un éventail de tâches : coopérer, ajouter des commentaires aux bases de référence, consulter en temps réel les éventuelles modifications, et plus encore.