Matrice des priorités : identifiez les tâches urgentes et gagnez en efficacité

Pour parvenir à garder leurs équipes et projets sur les rails, les chefs de projet doivent avoir recours à tout un éventail de compétences. Au vu de la multitude de variables impliquées, le plus difficile pour eux reste de savoir par où commencer. Lorsqu’un membre d’équipe a deux clients dont les projets sont urgents, comment l’aider à gérer ses priorités et à atteindre les résultats escomptés ?

Cet outil vous permettra de classer votre liste d’actions en fonction de diverses variables telles que l’urgence, l’importance et l’impact. Dans cet article, nous présentons différents types de matrices des priorités et nous vous expliquons comment en tirer parti pour gagner en efficacité.

Qu’est-ce qu’une matrice des priorités ?

La matrice des priorités (ou « matrice de priorisation ») vise à classer les tâches ou projets selon un ensemble donné de variables. Plus ou moins complexes, ces matrices peuvent contenir entre quatre quadrants et vingt lignes ou colonnes.

Plus les matrices des priorités sont complexes, plus elles sont précises, car elles permettent d’intégrer davantage de lignes et de colonnes pour mettre en évidence les tâches les plus pressantes. Les matrices complexes ont toutefois l’inconvénient de rendre la hiérarchisation des priorités un peu plus difficile. L’emploi d’une matrice pour classer vos tâches a un objectif simple : mettre au point un plan d’action bien clair.

Dans une matrice à quatre quadrants, chaque tâche peut relever d’une des quatre catégories. Quelques exemples de quadrants :

• Impact élevé et effort intense

• Impact élevé et faible effort

• Faible impact et effort intense

• Faible impact et faible effort

Le classement de vos tâches dans une matrice des priorités vous aidera à déterminer quand et comment exécuter chacune d’entre elles.

Matrices des priorités et d’Eisenhower : quelles différences ?

Certaines personnes utilisent ces termes indistinctement, mais sachez qu’une matrice des priorités est plus générale et plus polyvalente qu’une matrice d’Eisenhower. Conçue pour classer les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance, cette dernière est une matrice des priorités simplifiée et axée sur la gestion du temps. Les tâches y sont placées dans une grille en fonction de leur degré d’urgence et de leur importance.

La matrice d’Eisenhower vous permet de répartir les tâches dans quatre catégories :

• À faire

• À planifier

• À déléguer

• À abandonner

Avec une matrice des priorités axée sur l’action, vous classerez les tâches dans les catégories suivantes :

• À étudier

• À mettre en œuvre

• À éviter

• À envisager

Quand recourir à une matrice des priorités ?

Les matrices des priorités sont des outils particulièrement utiles lorsque vous cherchez à classer et hiérarchiser rapidement des initiatives clés. Même si ces outils ne vous aideront pas à résoudre des problèmes complexes ni à prendre des décisions axées sur les données, ils constitueront une bonne base pour la création d’un plan d’action.

Utilisez une matrice des priorités pour :

• Hiérarchiser vos tâches ou projets

• Gérer votre temps

• Aider votre équipe à rester sur la même longueur d’onde

La matrice des priorités peut s’avérer utile pour définir des plannings de travail ou des processus, mais aussi pour faciliter la résolution des conflits en cas de désaccord sur les projets ou tâches prioritaires.

Comment utiliser une matrice des priorités ?

La matrice des priorités est un outil polyvalent, très pratique dans diverses situations : classer les tâches à exécuter, gérer des projets d’équipe… Si vous optez pour cet outil, mettez toutes les chances de votre côté en suivant le processus ci-dessous.

1. Créez une liste de tâches

Lorsque vous utilisez une matrice des priorités, la première chose à faire est de dresser la liste des éléments à classer par ordre de priorité. Cette étape peut sembler évidente, mais beaucoup ne prennent pas le temps de définir leur liste de tâches. Pourtant, en notant les tâches qui vous attendent, vous aurez plus de facilités à les visualiser et à les classer.

Votre liste peut inclure les éléments suivants :

• Tâches

• Projets

• Réunions d’équipe

• Appels avec les clients

• Formations

• Tâches personnelles

N’hésitez pas à créer des listes distinctes pour vos obligations internes (qui concernent exclusivement votre équipe, par exemple) et externes (qui nécessitent la participation du client, par exemple). Par ailleurs, vous pouvez faire la distinction entre vos tâches personnelles et professionnelles, mais aussi tout regrouper pour avoir une meilleure vue d’ensemble.

2. Identifiez les variables

Maintenant que vous connaissez la portée de votre liste de tâches, identifiez les variables au regard desquelles vous souhaitez évaluer chaque élément. Pour les trouver, posez-vous la question suivante : quels facteurs définissent la priorité des tâches ?

Quelques exemples de facteurs :

• Degré d’importance

• Impact

• Temps nécessaire

• Efforts à fournir

• Proximité de l’échéance

Ensuite, choisissez deux de ces facteurs au regard desquels évaluer vos tâches. Par exemple, vous pourriez décider que l’échéance (et donc l’urgence) et l’effort à fournir sont les variables qui s’appliquent à la plupart de vos projets.

3. Créez votre matrice

Avant de créer votre matrice des priorités, décidez si vous souhaitez qu’elle soit simple ou complexe. Ces deux modèles vous permettront d’évaluer vos tâches selon les variables définies, mais sachez qu’une matrice complexe vous aidera à jauger plus précisément l’urgence de vos tâches et les efforts qu’elles impliquent.

Admettons que vous ayez opté pour une matrice complexe composée de cinq colonnes et cinq lignes plutôt qu’une matrice simple à quatre quadrants. Donnez un nom à chacune de ces lignes et colonnes afin de savoir où placer les tâches. Par exemple, classez les niveaux d’urgence et d’effort sur une échelle de 1 à 5, comme présenté ci-dessous.

Urgence :

• Très élevée (5)

• Élevée (4)

• Modérée (3)

• Faible (2)

• Très faible (1)

Effort :

• Très intense (5)

• Intense (4)

• Modéré (3)

• Faible (2)

• Très faible (1)

Nous vous conseillons d’associer une valeur numérique à chaque niveau de variable, de façon à pouvoir obtenir une note en multipliant les chiffres en abscisse et ceux en ordonnée, et ce pour chacune des tâches. Une fois chaque tâche associée à une note, classez-les dans l’ordre. Par exemple, une tâche très urgente (5) nécessitant des efforts modérés (3) serait associée à une priorité de 5x3, soit 15.

4. Placez les tâches dans la matrice

Pour placer les tâches dans la matrice des priorités, il vous faudra faire preuve de subjectivité. Cette grille ayant pour but de vous aider à rapidement faire avancer les choses, vous devrez faire appel à votre expérience et à vos connaissances de fond pour choisir le bon emplacement au regard des variables sélectionnées.

Si deux de vos projets vous semblent équitablement prioritaires en matière d’urgence et d’effort, entrez dans les détails jusqu’à trouver une raison de faire passer l’un avant l’autre. Dans ce genre de situation, d’autres variables sont susceptibles d’entrer en jeu. Par exemple, il se peut que les deux tâches soient urgentes, mais que l’une d’entre elles ait plus d’impact que l’autre sur les résultats : elle sera donc prioritaire.

5. Créez un plan d’action

Une fois que vous aurez placé toutes vos tâches dans la matrice, vous devriez commencer à y voir plus clair sur vos priorités. Ne vous arrêtez pas en si bon chemin : maintenant, basez-vous sur cette matrice pour établir un plan d’action.

En plus de mettre en avant les tâches prioritaires, votre plan d’action vous aidera à définir la façon dont vous comptez atteindre vos objectifs. Pour créer un plan d’action basé sur les tâches de votre matrice des priorités, vous devrez :

1. Définir des objectifs SMART

2. Allouer les ressources

3. Établir des échéances et des jalons

4. Surveiller et revoir votre plan si besoin

Utilisez un logiciel de gestion des tâches pour rationaliser votre plan d’action depuis une source unique de référence : l’idéal pour communiquer avec votre équipe et suivre l’avancement des tâches.

Exemple de matrice des priorités

Plus tôt, nous vous avons expliqué la différence entre une matrice simple et une matrice complexe. Ici, nous allons vous présenter une matrice complexe ayant pour variables l’urgence et l’effort. Grâce aux valeurs numériques et au code couleur, l’identification des tâches prioritaires se fait un en clin d’œil !

Voici ce à quoi aurait pu ressembler la liste de tâches sur laquelle a été basée cette matrice :

• Planifier l’atelier d’équipe

• Finaliser la proposition de budget pour le client A

• Intégrer la nouvelle recrue

• Envoyer les évaluations des performances au chef de service

• Rédiger un guide numérique à publier sur le site Web de l’entreprise

• Modifier le livre blanc du client B

• Signer le contrat de la nouvelle recrue

Une fois les priorités établies, cette liste de tâches est ainsi ordonnée :

• Finaliser la proposition de budget pour le client A (20)

• Intégrer la nouvelle recrue (15)

• Rédiger un guide numérique à publier sur le site Web de l’entreprise (15)

• Modifier le livre blanc du client B (12)

• Envoyer les évaluations des performances au chef de service (10)

• Signer le contrat de la nouvelle recrue (8)

• Planifier l’atelier d’équipe (6)

L’intégration de la nouvelle recrue et la rédaction d’un guide numérique pour le site Web de l’entreprise sont toutes les deux associées à un niveau de priorité de 15. Néanmoins, l’intégration du nouvel arrivant passe en premier, car c’est une action plus urgente. Bien souvent, le degré d’urgence est la variable la plus importante de toute matrice des priorités.

Intégrez votre matrice des priorités à un outil de gestion des tâches

Bravo, vous avez classé vos tâches à l’aide d’une matrice des priorités ! C’est une étape importante, mais ce n’est que le début. Maintenant que vous connaissez vos priorités, le temps est venu de vous mettre au travail. Pourquoi ne pas associer votre nouvelle matrice à un outil de gestion des tâches ? De cette façon, vous bénéficierez d’une source unique de référence tout au long du projet. En plus de vous aider à classer vos projets par ordre de priorité, Asana vous permet d’assurer le suivi des tâches, de déléguer des actions et de définir des échéances pour veiller à l’accomplissement des projets dans les délais.