Surmenage professionnel: conseils et outils pour aider vos équipes

Le surmenage, ou l'état de fatigue excessive dû à une surcharge de travail, peut transformer des projets passionnants en sources de stress intense. Ce phénomène qui touche de nombreux professionnels, se manifeste par une lassitude qui dépasse la simple fatigue après une longue journée.

Dans cet article, nous allons définir précisément ce qu'est le surmenage, identifier les signes indicateurs de ce syndrome au sein des équipes, et proposer des stratégies efficaces pour le prévenir et le gérer dans un contexte professionnel.

En adoptant ces stratégies de gestion proactive, vous vous assurez non seulement d'améliorer l'environnement de travail mais aussi d'augmenter la productivité et l'engagement de votre équipe.

Pour faciliter l'application de ces méthodes, envisagez d'utiliser Asana pour vous organiser, prioriser et suivre le travail au sein de vos équipes.

Quels sont les signes du surmenage?

Le surmenage se manifeste par une série de symptômes physiques et mentaux qui peuvent sérieusement compromettre votre qualité de vie au travail et au-delà. Ce syndrome, caractérisé par un état d’épuisement avancé, peut se manifester sous forme de fatigue mentale, de troubles du sommeil, d'irritabilité, de maux de tête, et même de gain de poids. Si vous vous reconnaissez dans ces signes, il est probable que vous soyez affecté par un surmenage. De plus, des difficultés de concentration et une perte de confiance en soi sont des indicateurs non négligeables que votre charge mentale est excessive.

Les autres symptômes du surmenage incluent un stress permanent au travail, une sensation d’anxiété avant même de commencer la journée, des difficultés à déconnecter du travail, et une sensation d’être continuellement dépassé par ses responsabilités. Ces symptômes peuvent s'accompagner d'une baisse de la qualité du travail rendu, malgré tous les efforts déployés.

Il est essentiel pour les professionnels et leurs managers de reconnaître ces signes tôt pour prendre les mesures nécessaires afin de réduire la pression hiérarchique et ajuster la charge de travail. Des actions préventives et correctives peuvent non seulement améliorer le bien-être mais également prévenir le passage du surmenage au burnout, contribuant ainsi à une meilleure hygiène de vie et un bien-être généralisé au sein de l'organisation.

Surmenage et burnout, quelle différence?

Mais comment distinguer le surmenage du burnout ? Bien que ces deux termes soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils ne désignent pas exactement la même chose. Le surmenage est généralement vu comme un prélude au burnout, ce dernier étant classé par l’Organisation mondiale de la Santé comme un syndrome résultant d'un stress chronique au travail qui n'a pas été géré avec succès. En effet, une surcharge de travail persistante est fréquemment citée comme un facteur déclencheur majeur du burnout.

Les principales causes du surmenage au travail

Le surmenage n’est pas simplement un symptôme de stress individuel ; il est profondément ancré dans les structures et les pratiques organisationnelles. Pour lutter efficacement contre l’épuisement professionnel, il est essentiel de comprendre ses origines diverses et complexes :

1. Le "Work About Work"

Le "work about work" désigne toutes les tâches administratives ou organisationnelles qui ne contribuent pas directement à la valeur ajoutée de votre travail, comme la recherche de documents, la gestion des approbations ou le suivi des statuts de tâches. Ces activités, souvent considérées comme inévitables, peuvent pourtant accaparer jusqu'à 60 % du temps de travail, laissant seulement 40 % pour les tâches essentielles.

Cette disproportion crée une pression constante pour augmenter les heures de travail afin de répondre aux exigences de productivité, engendrant un surmenage profond.

2. Travail en vase clos

Le manque de transparence et de visibilité sur le travail des autres peut mener à un isolement fonctionnel où chacun travaille de manière redondante ou inefficace. Ce cloisonnement entrave la collaboration et augmente le temps passé à réaliser des tâches qui pourraient être évitées si une meilleure communication et coordination étaient mises en place. 

3. Objectifs isolés et manque de clarté

L'absence de compréhension claire de l’impact de son travail sur les objectifs de l’entreprise peut amener les employés à ressentir que leur travail est futile. Sans une vision claire de ce qui est prioritaire, les employés peuvent se sentir submergés par des tâches perçues comme urgentes, exacerbant le sentiment de surmenage.

4. Pression hiérarchique et exigences constantes

Dans un monde professionnel qui évolue rapidement, la pression pour répondre instantanément aux demandes—que ce soit par emails, appels, ou réunions—peut mener à une culture de travail où les frontières entre vie personnelle et professionnelle sont brouillées. Répondre aux emails tôt le matin ou tard le soir devient la norme, augmentant le risque de surmenage.

5. Surcharge d’applications et de communications

L'utilisation excessive d'applications diverses pour gérer les tâches, les communications et le suivi peut fragmenter l'attention et réduire l'efficacité. Les employés qui jonglent constamment entre différentes interfaces perdent souvent des informations cruciales et ressentent une urgence accrue qui contribue au surmenage.

En prenant conscience de ces facteurs et en mettant en place des stratégies pour les atténuer, les organisations peuvent non seulement améliorer le bien-être de leurs employés mais aussi augmenter leur efficacité globale.

 Les diverses conséquences du surmenage

Le surmenage, résultant d'une surcharge de travail persistante et d'une pression hiérarchique accrue, peut avoir des effets dévastateurs sur la santé physique et mentale des employés et des managers.

• Impact physique : les symptômes physiques du surmenage incluent ulcères, fréquemment liés au stress chronique, sinusites répétitives, et mal de dos, souvent exacerbés par de longues heures en position assise ou des tensions musculaires dues au stress. Outre la fatigue physique, les troubles alimentaires peuvent aussi apparaître, comme manger de manière compulsive ou ne pas manger du tout en réponse au stress. Ces conditions peuvent conduire à des arrêts de travail nécessaires pour récupérer.

• Impact mental : sur le plan mental, le surmenage se traduit souvent par une fatigue mentale qui diminue la capacité à se concentrer et à rester alerte. Cela peut entraîner des difficultés de concentration sévères et une baisse de la confiance en soi. Les troubles du sommeil, tels que l'insomnie ou le sommeil interrompu, sont courants et exacerbent le sentiment de fatigue. À long terme, ces symptômes peuvent évoluer vers un état dépressif, affectant gravement la vie personnelle et professionnelle (arrêt de travail etc).

• Conséquences pour les managers : les managers, en plus de gérer leur propre travail, doivent veiller à la santé de leur équipe, ce qui peut augmenter leur propre risque de surmenage. Ils peuvent se retrouver pris dans un cycle de stress permanent qui nuit à leur efficacité et peut compromettre leur leadership.

• Impact sur la performance professionnelle : le surmenage nuit à la qualité du travail. Une personne surmenée peut avoir du mal à respecter les délais, gérer les priorités, ou maintenir un niveau de stress gérable. Cela peut se traduire par une baisse de la productivité, affectant l'ensemble de l'équipe et, potentiellement, la rentabilité de l'entreprise.

Pour contrer ces effets, il est essentiel que les entreprises reconnaissent les signes du surmenage et mettent en place des politiques de bien-être au travail. Cela inclut la promotion d'une hygiène de vie saine, des rendez-vous réguliers avec un médecin du travail, et des ajustements dans les charges de travail pour assurer un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Encourager une activité physique régulière et offrir des programmes de gestion du stress sont également des mesures clés pour maintenir la santé et la productivité des employés et des managers.

Conseils pour réduire la charge mentale au travail

La gestion efficace de la charge mentale au travail est essentielle pour prévenir le surmenage et maintenir un bien-être optimal. Voici des stratégies détaillées pour aider les employés à mieux gérer leurs responsabilités et réduire le stress au travail.

1. Réaliser le suivi des tâches qui vous incombent

Vous ne savez pas exactement pourquoi vous vous sentez surmené ? Commencez par réaliser le suivi des tâches sur lesquelles vous travaillez au quotidien et calculez le temps que vous consacrez à chacune d’entre elles. Le cas échéant, notez les tâches que vous exécutez ou les messages auxquels vous vous sentez forcé de répondre en dehors de vos heures de travail.

Un tel suivi vous permettra de prendre de bonnes habitudes :

• Identifier les tâches chronophages. Le perfectionnisme est souvent à l’origine du surmenage professionnel. Identifiez les tâches simples auxquelles vous consacrez trop de temps, simplement parce que vous voulez les exécuter à la perfection. 

• Évaluer les distractions liées aux notifications. Au travail, bon nombre de distractions surviennent en raison des notifications qui s’affichent à l’écran. Celles-ci peuvent briser votre concentration et vous faire prendre du retard sur le planning prévu pour la journée. N’hésitez pas à activer le mode Ne pas déranger lorsque vous vous apprêtez à vous plonger dans un travail exigeant. 

• Organiser ses tâches et chasser les imprévus. Ces tâches auxquelles vous ne comptiez pas initialement vous consacrer sont un autre facteur de surmenage. Si ce n’est pas déjà fait, utilisez un outil de listes de tâches pour suivre vos activités et identifier clairement ce que vous avez à faire chaque jour.

• Comparer vos responsabilités actuelles à celles mentionnées dans la description de votre poste. Au fil du temps, avez-vous endossé de nouvelles responsabilités ? Si vos fonctions actuelles dépassent de loin celles qui figuraient dans la description de poste lors de votre embauche, demandez à votre manager de renommer votre fonction ou d’augmenter votre salaire pour prendre en compte ces nouvelles responsabilités. 

• Reconnaître les moments où vous êtes tout simplement débordé. Parfois, la cause du surmenage est évidente : votre journée de travail n’est pas assez longue pour que vous meniez à bien l’ensemble de vos tâches. Le cas échéant, identifiez les tâches à plus forte valeur ajoutée avec votre manager et essayez de déléguer ou de reporter celles de moindre importance.

2. Relier vos activités aux objectifs de l’entreprise

Comprendre comment vos activités quotidiennes participent aux objectifs de votre équipe et à ceux de votre entreprise vous permet de hiérarchiser vos projets par priorité. Plutôt que d’essayer d’en faire le plus possible, concentrez-vous sur vos tâches clés, vous n’en serez que plus efficace.

Avant de parler à votre manager, réfléchissez à vos objectifs. Quelles initiatives votre travail soutient-il ? Effectuez-vous des tâches sans lien avec vos objectifs ? Pouvez-vous reporter une partie de votre travail ou déléguer certaines tâches à un collègue ?

3. Créer un plan d’action en collaboration avec votre manager

Vous êtes peut-être intimidé à l’idée de parler de surmenage avec votre manager, mais cette conversation est essentielle. Votre manager souhaite que vous réussissiez, alors n’hésitez pas à l’informer que votre niveau de stress a augmenté et que votre charge de travail n’est plus gérable. Pourquoi ne pas en parler lors de votre prochain entretien individuel ? Si vous n’échangez pas souvent avec votre supérieur, demandez-lui de vous accorder un rendez-vous pour en discuter.

Stratégies pour prévenir le surmenage au sein des équipes

Prévenir efficacement le surmenage dans les équipes demande une approche réfléchie et systématique de la part des managers. Voici des méthodes éprouvées pour maintenir un environnement de travail optimal, tout en incorporant des outils adéquats pour maximiser l'efficacité et le bien-être des employés.

 1. Favoriser un dialogue ouvert et régulier

Créez un espace de travail où la communication ouverte est encouragée. Organisez des sessions régulières où les membres de l'équipe peuvent exprimer librement leurs préoccupations et leur niveau de stress. Cette transparence permet de détecter et d’aborder proactivement les signes de surmenage, avant qu'ils ne dégénèrent en burn-out.

2. Clarification des rôles et attentes

Définissez clairement les rôles et les attentes pour chaque membre de l'équipe, en veillant à aligner ces responsabilités avec les objectifs stratégiques de l'entreprise. Cela réduit l'incertitude et minimise les efforts redondants, deux facteurs majeurs de stress chronique au travail.

 3. Optimisation de la priorisation des tâches

Aidez les employés à se concentrer sur les tâches ayant le plus grand impact. Utilisez des systèmes de gestion de projet comme Asana pour définir clairement les priorités et visualiser les progrès. Encouragez votre équipe à refuser poliment les tâches non essentielles et à déléguer les activités de faible valeur ajoutée, réduisant ainsi la charge de travail et augmentant l'efficience.

 4. Automatisation et intégration des outils de travail

Minimisez le work about work en automatisant les processus routiniers et en intégrant les outils nécessaires qui facilitent une gestion efficace des tâches. Cela permet de consacrer plus de temps aux initiatives à haute valeur ajoutée, tout en préservant l'énergie mentale des employés.

 5. Gestion des ressources et équilibrage des charges

Employez des techniques de gestion des ressources pour assurer une distribution équitable du travail. Utilisez un outil de gestion des ressources. pour surveiller les niveaux de charge et ajustez-le en temps réel pour éviter le surmenage. Cela garantit que tous les membres de l'équipe travaillent à un rythme soutenable, contribuant à leur bien-être général.

 6. Leadership par l'exemple

Montrez l'exemple en gérant votre propre charge mentale et en respectant un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Pratiquez ce que vous prêchez en termes de gestion du temps et de bien-être personnel pour inspirer votre équipe à suivre ces pratiques saines.

En mettant en œuvre ces stratégies, non seulement vous améliorerez l'environnement de travail, mais vous renforcerez également la productivité et la motivation au sein de votre équipe.

Adopter des outils comme Asana pour la gestion de tâches peut offrir une aide précieuse, en fournissant une plateforme claire pour gérer efficacement les responsabilités et les priorités sans surcharge.

En tant que leader, c’est à moi de donner le ton de notre culture d’entreprise. Si je ne trouve pas un juste équilibre entre ma vie professionnelle et ma vie personnelle, j’ai peur qu’il ne puisse pas en être autrement pour mes collègues.”

Trouver le juste équilibre pour éviter le surmenage

Que vous tentiez de gérer tant bien que mal votre burnout ou que vous aidiez des collègues en situation de surmenage, clarté et communication sont essentielles. Trouver un juste équilibre entre travail et bien-être vous permettra de vous épanouir professionnellement, mais aussi personnellement.

Pour assurer le bien-être de vos collaborateurs, pensez aussi à intégrer des activités de team building. Ces moments sont excellents pour renforcer la cohésion, la communication, mais aussi l’empathie et la confiance en soi. Enfin, vous pourriez songer à embaucher un Happiness Manager, dont le rôle consiste à ... rendre les salariés heureux !