10 astuces pour maîtriser l’art de la négociation et conclure un accord avec assurance

En tant que professionnel responsable, la négociation est parfois le seul moyen (raisonnable) d’obtenir ce que vous voulez, quand bien même un tel processus peut intimider. Des études suggèrent que 40 % des personnes évitent de se frotter à la négociation dans leur vie quotidienne et dans la mesure du possible.

Pour vaincre cette antipathie, la meilleure solution reste encore de se préparer. En effet, la négociation est une compétence comme une autre. Avec un peu d’entraînement, vous pouvez renforcer votre confiance en vous et aborder les conversations épineuses avec aisance.

Qu’est-ce que la négociation ?

La négociation est une discussion qui permet à deux parties ou plus de parvenir à un accord. Au cours de cet échange, les participants s’efforcent de trouver une solution acceptable qui répond à leurs besoins. Bien souvent, cela implique de faire quelques compromis ou d’accepter une solution « donnant-donnant ». En d’autres mots, chacun est invité à faire des concessions dans l’intérêt de toutes les parties impliquées.

Les négociations ne concernent pas uniquement les grands accords commerciaux. Il peut simplement s’agir de choisir qui prendra des notes pendant votre prochaine réunion, mais aussi d’échanges bien plus importants pour finaliser une fusion d’entreprises, par exemple. En tant que chef d’équipe, négocier est sans doute devenu une seconde nature, qui place le débat au cœur de votre quotidien. Vous pouvez notamment entrer en négociation pour :

• Demander une augmentation de salaire et de meilleurs avantages.

• Obtenir un financement pour un projet.

• Convaincre les parties prenantes de donner la priorité au travail de votre équipe.

• Discuter du prix d’un logiciel informatique avec un nouveau fournisseur.

• Déterminer les livrables à inclure ou non dans un projet.

Comment définir les aptitudes à la négociation ?

Les aptitudes à la négociation font référence aux compétences et techniques qui vous aident à parvenir à vos fins lors d’un échange avec une ou plusieurs parties. En général, il s’agit de compétences dites interpersonnelles ou complémentaires (en anglais, les soft skills), qui vous aident à collaborer efficacement avec vos interlocuteurs. En effet, tout l’art de négocier réside dans l’empathie et la communication. Pour mener à bien une négociation efficacement, veillez à :

• Obtenir l’adhésion des parties prenantes.

• Comprendre leurs besoins.

• Tisser des liens.

• Exprimer clairement vos attentes.

Les aptitudes à la négociation peuvent être divisées en deux groupes principaux : les techniques pour s’y préparer et les compétences utilisées pendant la négociation elle-même. Voyons cela plus en détails.

5 astuces pour se préparer avant d’entamer une négociation

Le processus de négociation peut sembler intimidant, surtout si vous ne savez pas à quoi vous attendre. Vous ne sauriez prédire la réaction précise de votre interlocuteur, mais il n’en reste pas moins possible de préparer votre approche personnelle et de veiller à rassembler toutes les informations nécessaires pour réussir votre négociation.

Quelques conseils pour peaufiner votre approche :

1. Fixez vos objectifs de négociation

Définir des objectifs concrets permettra de guider votre échange ; vous saurez ce que vous défendez et quand vous devez quitter la table des négociations. Pour y parvenir, posez-vous les questions suivantes :

• Quelle est la meilleure issue possible ? Si vos attentes sont particulièrement élevées, vous augmentez vos chances de faire pencher le débat en votre faveur. Songez à la conclusion la plus satisfaisante que vous pourriez raisonnablement espérer. Par exemple, lorsque vous abordez la question du salaire lors d’un entretien d’embauche, visez la fourchette la plus haute possible selon votre expérience et le poste que vous cherchez à décrocher.

• Quelle est la pire issue acceptable ? Dans la plupart des négociations, vous devrez faire quelques concessions ; votre scénario idéal ne se concrétisera donc peut-être jamais. Il est néanmoins important d’identifier ce que vous êtes prêt à accepter ou non, et donc de poser vos limites pour déterminer quand mettre un terme à la négociation si nécessaire. Par exemple, précisez le montant maximum que vous êtes prêt à dépenser pour acquérir un nouveau logiciel informatique avant de commencer à négocier son prix avec un fournisseur.

• Que faire si aucun accord n’est possible ? Toutes les négociations ne sont pas couronnées de succès. Si vous ne parvenez pas à vous entendre, déterminez la meilleure alternative à un accord négocié, communément désignée par l’acronyme anglais BATNA (c’est-à-dire « Best Alternative To a Negotiated Agreement »). Une BATNA vous aide à comprendre quelles sont les alternatives envisageables afin de déterminer dans quels cas accepter ou refuser un accord. Un exemple : vous essayez de vendre votre voiture à un ami pour 10 000 €. Si la négociation échoue, vous savez que vous pouvez encore économiser 6 000 € sur une nouvelle voiture en revendant l’ancienne auprès de votre concessionnaire. La meilleure alternative sera donc de ne pas céder votre véhicule pour moins de 6 000 €.

2. Déterminez un angle d’attaque

Votre angle d’attaque est le point de départ de votre stratégie de négociation, la porte par laquelle vous entrerez dans l’échange avant de mettre sur la table les points clés grâce auxquels vous tenterez de convaincre votre interlocuteur de conclure un accord. Ne vous contentez pas de réagir aux propos de l’autre partie : choisissez un angle d’attaque en amont et préparez vos arguments en vue d’une négociation active.

Prenons un exemple : vous essayez de convaincre les dirigeants de l’entreprise de financer un nouveau projet d’infrastructure Web pour votre site. Dans le cadre de cette négociation, indiquez que cette infrastructure améliorée va apporter de nettes améliorations et permettre à l’entreprise d’économiser. En effet, cette refonte du site Web limitera les bugs, les équipes passeront moins de temps à les corriger et votre entreprise perdra moins d’argent.

3. Peaufinez votre style de négociation

Le style de négociation se réfère à la façon dont vous vous exprimez et agissez pendant les échanges. En identifiant votre style, vous vous ferez une meilleure idée de la perception qu’ont les autres de votre comportement. Cette mise en perspective vous permettra d’améliorer vos performances à venir.

Pour ce faire, examinez votre comportement lors de négociations précédentes. Au moment de faire des propositions, avez-vous plutôt tendance à hésiter ou à vous montrer trop insistant ? Vous focalisez-vous uniquement sur les avantages d’une situation ou, au contraire, vous concentrez-vous trop sur les pièges potentiels ? Le plus important est d’être honnête avec vous-même : la perfection n’existe pas et tout négociateur a ses failles. Une bonne analyse des obstacles qui se dressent en travers de votre chemin vous aidera à établir une stratégie pour renforcer vos compétences en communication. Si vous êtes plutôt réservé, vous pouvez notamment travailler sur votre assertivité ; si vous êtes du genre insistant, développez votre écoute active.

4. Renseignez-vous sur votre interlocuteur

Savoir avec qui vous négociez est un atout ; vous vous sentirez bien mieux préparé une fois assis à la table des négociations. Si vous n’avez jamais rencontré l’autre partie, faites quelques recherches pour en apprendre davantage à son sujet (ses centres d’intérêts ou les contraintes auxquelles elle fait face et qui pèseront dans la négociation). Pas besoin de remuer ciel et terre : faites simplement une recherche rapide sur LinkedIn, Glassdoor ou Google. Dans le cadre d’un recrutement, vous pouvez notamment vous renseigner sur les salaires généralement proposés par l’entreprise.

Il est tout aussi important de comprendre ce qui vous lie à l’autre partie. Cela vous aidera à adapter vos tactiques de négociation, surtout si vous souhaitez entretenir et développer des relations à l’avenir.

Quelques questions clés à vous poser :

• Selon vous, que peut apporter l’autre partie à la table des négociations ? Quelles sont ses contraintes ? Qu’aurait-elle à gagner ou à perdre dans cet échange ?

• Si vous avez déjà travaillé avec cette partie prenante, comment se sont déroulées les précédentes négociations en sa compagnie ?

• Quelles relations souhaitez-vous entretenir avec elle à l’avenir, le cas échéant ?

• Qui détient le plus de pouvoir dans cette confrontation et comment cela peut-il influer sur le processus de négociation ?

• Quelle serait l’issue la plus avantageuse pour votre interlocuteur et pour quelles raisons ?

5. Gardez la chronologie de négociation à l’esprit

Durant une négociation, vous pouvez facilement vous sentir pressé par le temps, voire obligé de prendre une décision rapidement, sous peine de laisser s’échapper vos chances de réussite. Mauvaise idée : conclure un accord dans la précipitation, c’est surtout prendre le risque d’accepter une solution qui ne répond pas vraiment à vos besoins.

En amont, établissez une petite chronologie de la négociation pour déterminer à quel moment conclure un accord ou trouver une solution. Cela permet d’éliminer en partie les contraintes de temps et le stress qui les accompagnent au cours du processus de prise de décision. Vous pouvez alors prendre du recul, agir en conscience et avec assurance.

Un autre exemple : vous êtes en train de négocier les termes d’un contrat informatique et votre entreprise doit absolument trouver un prestataire d’ici la fin du mois. Si la négociation se déroule en début ou en milieu de mois, vous n’êtes pas obligé de prendre votre décision définitive dans l’instant ; vous avez le temps de faire une pause, de prendre le temps de la réflexion et, si nécessaire, de vous concerter avec votre équipe avant de reprendre la discussion.

5 atouts à déployer pendant la négociation pour parvenir à un accord

Fort du travail de préparation effectué en amont, vous êtes fin prêt à entamer la discussion pour tenter de parvenir à vos fins. Voici les astuces et tactiques à exploiter lorsque vous entamez la négociation, qu’elle se déroule en face-à-face ou par téléphone.

1. Encouragez le respect mutuel

Lors d’une négociation, la règle est toujours de traiter votre interlocuteur avec respect pour assurer le bon déroulement de l’échange. Lorsque chaque partie se montre polie, il est possible d’instaurer un sentiment de confiance, de créer du lien et de signaler implicitement à l’autre partie que vous vous intéressez à son point de vue. Ce faisant, vous encouragez votre interlocuteur à en faire de même et celui-ci portera plus volontiers attention à vos propositions.

Voici quelques conseils pour négocier avec respect :

• Pratiquez l’écoute active pour bien comprendre le point de vue de votre interlocuteur.

• Veillez à entretenir une communication non verbale positive. Par exemple, établissez un contact visuel avec la personne qui vous parle et hochez la tête pour montrer que vous l’écoutez.

• Servez-vous de votre intelligence émotionnelle pour cerner votre interlocuteur et faire preuve d’empathie à son égard.

• Présentez-vous et demandez à votre interlocuteur si tout va bien afin de développer une relation harmonieuse et établir des liens.

• Séparez la personne du problème qui vous oppose. Rappelez-vous qu’en dehors de cette négociation, il s’agit d’un être humain comme un autre avec ses propres expériences et difficultés.

2. Posez des questions

Poser des questions présente trois avantages majeurs :

1. Vous êtes plus à même de comprendre la proposition de votre interlocuteur.

2. Vous indiquez à l’autre partie que vous ne vous contenterez pas d’une solution prise à la va-vite.

3. C’est un bon moyen de déterminer les raisons pour lesquelles votre interlocuteur souhaite parvenir à un accord.

Ce dernier point est délicat, mais néanmoins important. Posées de la bonne manière, les questions peuvent rappeler au négociateur qui vous fait face pourquoi il souhaite travailler avec vous en particulier et l’inciter à conclure un accord en votre faveur.

Imaginons le scénario suivant : vous souhaitez acheter un logiciel d’analyse pour votre équipe et négociez avec un fournisseur à ce sujet. Pour le motiver, demandez-lui en quoi son produit se démarque des autres, sur un marché aussi concurrentiel que celui-ci. Vous rappellerez subtilement à votre interlocuteur que les concurrents ne manquent pas, ce qui l’incitera probablement à défendre vigoureusement son produit pour le vendre à votre entreprise.

3. Faites preuve de scepticisme et de retenue

Dans toute négociation, il y a généralement une partie plus enthousiaste que l’autre. Paradoxalement, il est préférable d’être dans la retenue, car cela vous donne un pouvoir de négociation plus important. Le cas échéant, votre interlocuteur vous présente essentiellement sa proposition : en clair, elle aura davantage tendance à faire des concessions pour vous convaincre.

Vous montrer sceptique face à la proposition de votre interlocuteur (même si vous n’êtes pas réellement opposé à ses arguments) vous permettra d’inciter la personne qui vous fait face à défendre son point de vue et vous donnera plus de marge de manœuvre pour négocier. Voici comment faire :

• Misez sur sur le langage corporel : les plus fervents négociateurs ont tendance à être tendus et assis en bordure de chaise, légèrement penchés en avant. Au contraire, restez détendu et asseyez-vous confortablement. Si la négociation se déroule à distance, baissez les épaules et calez votre dos contre le dossier de la chaise.

• Parlez lentement et calmement : les personnes enthousiastes ont tendance à parler vite et fort. Au contraire, prenez la parole en toute décontraction pour signaler que votre objectif n’est pas de parvenir à un accord dans la précipitation.

• Nuancez vos propos : vous montrez ainsi que vous ne considérez pas la partie comme gagnée d’avance. Préférez des tournures au conditionnel (« Si nous faisions… », plutôt qu’au futur (« Lorsque nous ferons… »).

• Communiquez de manière affirmée : l’assertivité indique à votre interlocuteur que vous ne sauriez vous contenter d’une solution qui ne répond pas à vos besoins. Pour s’affirmer, inutile de hausser le ton ou de vous exprimer de manière agressive ; il suffit de défendre son point de vue avec assurance et de rester calme.

• Suspendez la discussion quelque temps : dans la mesure du possible, entrecoupez la négociation de pauses, pour bien signifier à votre interlocuteur que vous n’êtes pas pressé. Cela peut provoquer une poussée d’adrénaline chez ce dernier et l’inciter à accepter certains compromis qu’il n’aurait peut-être pas été prêt à faire autrement.

4. Tenez-vous-en aux faits

Les suppositions peuvent compliquer toute négociation, même la plus anodine. Pour que l’échange reste simple, tenez-vous-en aux faits. N’essayez pas de deviner les motivations de la personne qui vous parle, ce qu’elle pourrait penser ou son ressenti vis-à-vis de la situation. En l’absence de données concrètes, gardez-vous également d’anticiper tout scénario potentiel quant à la suite des événements. Chacun de nous fait des suppositions, certes ; mais essayez plutôt d’apprendre à mieux vous connaître pour garder les pieds sur terre et simplifier le processus de négociation.

5. Envisagez les issues possibles avec votre interlocuteur

Enfin, n’oubliez pas que toute négociation passe par la collaboration. Votre objectif n’est pas d’obtenir tout ce que vous voulez sans rien céder à votre interlocuteur. Au contraire, travaillez main dans la main pour trouver une solution qui convienne à chacune des parties. Pour vous y aider, voici quelques stratégies de résolution de problèmes qui vous aideront à envisager les issues possibles lors de tout processus de négociation « donnant-donnant » :

• Rendez la négociation plus alléchante. Faites quelques compromis supplémentaires pour satisfaire au mieux les attentes de votre interlocuteur.

• Proposez des alternatives qui pourraient s’avérer gagnantes pour chacun de vous.

• Accordez quelques faveurs à l’autre partie, par exemple en respectant ses priorités.

• Proposez une compensation en échange des sacrifices des uns et des autres.

• Identifiez les valeurs que vous partagez avec l’autre partie et trouvez un terrain d’entente.

Négociez avec brio

La négociation est une composante essentielle de la collaboration. Les désaccords ponctuels nous permettent de prendre du recul, identifier le problème et trouver de nouvelles solutions. Vous devez donc développer vos aptitudes à la négociation pour échanger en toute confiance et accomplir un travail d’équipe bien plus efficace.

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