Gestion de réunion : optimisez vos réunions, sans les multiplier

Aujourd’hui, vous participez à une réunion d’équipe. Toutefois, vous ne saisissez pas vraiment quelle en est l’utilité et ce que l’on attend de vous. Tout le monde parle, mais personne ne prend de notes. Résultat ? Vous vous épuisez physiquement et émotionnellement, l’humeur loin d’être au beau fixe.

Cela vous dit quelque chose ? Si la réponse est oui, ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas un cas isolé.

Nous perdons près de trois heures par semaine dans des réunions superflues. Recevant des invitations par dizaines, les employés se désintéressent de l’échange en lui-même : plus de la moitié des employés sont occupés à autre chose en réunion et seulement 43 % participent activement lors des réunions en ligne en plus petit comité. Ainsi, nous sommes nombreux à assister à des réunions improductives, superflues ou tout simplement ennuyeuses.

Toutefois, il ne faut pas généraliser, mais plutôt savoir tirer le meilleur de chacune de vos réunions. Il convient de les limiter, mais surtout de les rendre utiles pour l’ensemble des participants. Plus elles seront efficaces, moins vous aurez de tâches supplémentaires à accomplir pour faire avancer le travail.

C’est là que la gestion de réunion intervient.

Qu’est-ce que la gestion de réunion ?

La gestion de réunion est un processus qui consiste à coordonner et mener une réunion afin d’en tirer le maximum. Pour ce faire, vous devez entreprendre un certain nombre d’actions avant, pendant et après la réunion pour assurer son bon déroulement, notamment établir un ordre du jour et attribuer des actions à traiter.

Des réunions bien gérées vous font gagner en efficacité et en productivité. Les participants en comprennent les objectifs et identifient les informations à préparer en amont. Ainsi, ils se focalisent pleinement sur leur travail et veillent à ce que l’échange soit bénéfique pour tous. Plus vos réunions sont efficaces, moins vous aurez besoin de les multiplier : votre planning est allégé et chacun récupère des heures précieuses pour se concentrer sur ses tâches essentielles.

Interrogez-vous sur l’utilité de vos réunions

Toutes ne sont pas nécessaires. Vous participez systématiquement à des réunions inutiles ? Le cas échéant, optez pour une approche globale et procédez à une « purge » des réunions. Si le nom de la démarche intrigue, les avantages ne sont pas négligeables : il s’agit d’encourager les membres de votre équipe à se libérer des réunions récurrentes pour prendre un nouveau départ et renouer avec la productivité. Asana a fait le test, sous la supervision de Rebecca Hinds, entrepreneure spécialiste du monde de l’entreprise. Les résultats parlent d’eux-mêmes : 11 heures gagnées chaque mois en moyenne.

Gérer une réunion en 9 étapes

Quelques petits efforts supplémentaires vous épargneront bien des tracas. Suivez ces 9 étapes pour planifier des réunions efficaces et pertinentes pour tous.

1. Avant la réunion : définir son objectif

Avant toute chose, vous devez comprendre l’objectif visé. Pour le dire autrement, déterminer les actions que vous devrez entreprendre avec les parties prenantes pour assurer la réussite de votre réunion. Précisez notamment les sujets à aborder et les décisions à prendre. Définir l’objectif de votre réunion vous fera réfléchir à sa nécessité. Vous peinez à trouver des thèmes de discussion ou vous pourriez répondre à bon nombre de questions à un autre moment ? Le cas échéant, privilégiez la communication asynchrone.

Suivez ces trois étapes :

1. Définissez un objectif réaliste pour votre réunion afin de maintenir concentration et rigueur au sein de votre équipe.

2. Dressez la liste de tous les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé.

3. Mettez en évidence les sujets pour lesquels vous devrez prendre une décision si vous souhaitez atteindre votre objectif.

Votre équipe se réunit pour définir le budget d’un projet de refonte de blog. Voici quelques pistes pour vous fixer un objectif de réunion :

Objectif de réunion : finaliser le budget du projet de refonte de blog.

Sujets et décisions :

• Estimez les dépenses pour les autres projets de l’équipe et le total des fonds restants.

• Évaluez la priorité de la refonte du blog par rapport aux autres projets. Décision nécessaire : accorder la priorité à la refonte du blog et puiser dans les ressources financières allouées à d’autres projets ou terminer le projet avec les ressources à disposition ?

• Analysez deux scénarios budgétaires pour ce projet. Décision nécessaire : créer un produit minimum viable (PMV) moins onéreux ou se lancer dans une refonte totale ?

• Approbateurs du budget. Décision nécessaire : qui doit approuver le budget finalisé ?

2. Avant la réunion : sélectionner les participants

Maintenant que vous avez défini le but principal de votre réunion, il est temps de déterminer qui va y participer. Pour une réunion efficace, conviez uniquement les personnes dont la présence est indispensable. Il peut notamment s’agir des parties prenantes, dont la contribution est nécessaire pour prendre des décisions et atteindre votre objectif de réunion. Si d’autres collaborateurs doivent être informés des conclusions de la réunion, mais ne participent pas au processus de prise de décision, envoyez-leur simplement une synthèse de vos notes.

3. Avant la réunion : définir les rôles et les responsabilités

Chaque participant a un rôle à jouer dans une réunion. Clarifiez en amont les rôles et responsabilités pour que chaque partie prenante sache quoi faire et comment se préparer. La prochaine étape vous permettra d’intégrer ces informations à l’ordre du jour de réunion, pour que tous les participants en prennent connaissance au préalable.

Vous ne savez pas par où commencer ? Voici quelques exemples de rôles à attribuer lors d’une réunion :

• Animateur : anime la réunion, présente les sujets à l’ordre du jour. Veille à maintenir concentration et rigueur parmi les participants. Bien souvent, l’animateur est également l’organisateur de la réunion.

• Preneur de notes : prend des notes ou rédige le compte rendu de la réunion pour en garder une trace écrite. Pour les réunions d’équipe récurrentes, essayez d’attribuer ce rôle à une personne différente à chaque fois.

• Preneurs de décision : prend les décisions clés qui permettent d’accomplir l’objectif de la réunion.

• Contributeurs : apportent des mises à jour ou informations permettant d’accomplir votre objectif de réunion. Les contributeurs font des présentations, informent leurs collègues des dernières avancées du projet ou donnent simplement leur avis.

4. Avant la réunion : créer et communiquer l’ordre du jour

Un ordre du jour bien rédigé sert avant tout à planifier et mener votre réunion efficacement. Il permet aussi de communiquer aux parties prenantes toutes les informations à connaître pour préparer la réunion et être plus pertinent le jour J. Pour les aider, transmettez-leur l’ordre du jour au moins 24 heures avant la réunion, si possible.

Cet ordre du jour doit indiquer aux parties prenantes les objectifs de la réunion, les sujets à aborder et les décisions à prendre. Si la finalité de votre réunion est claire, ces informations émergeront naturellement.

Voici les éléments à inclure à votre ordre du jour :

• L’objectif de la réunion

• Les participants et leurs rôles

• Une présentation précisant les sujets à aborder et les décisions à prendre

• Une estimation du temps qui sera consacré à chaque sujet à l’ordre du jour

• Tout document à consulter en amont

5. Avant la réunion : déterminer combien de temps va durer l’échange

La durée d’une réunion n’est pas anodine et influe sur son efficacité, surtout lorsqu’elle se déroule en ligne. D’après le Dr Sahar Yousef, chercheuse en neurosciences cognitives, « vous devez vraiment avoir une raison valable de prolonger une réunion au-delà de 30 minutes ». En effet, une étude réalisée par Microsoft en 2020 a démontré qu’après 30 minutes de réunion en ligne, il devient bien plus difficile de se concentrer : la multiplication des visioconférences entraîne une fatigue supplémentaire. À l’inverse, lorsque nous échangeons en face à face, nous sommes généralement en mesure de rester attentifs pendant 45 à 60 minutes.

Si vous n’avez pas d’autre choix, le Dr Yousef préconise une pause d’une minute toutes les demi-heures. C’est le moyen idéal pour mettre son cerveau en pause et repartir sur de bonnes bases pour la suite.

6. Avant la réunion : envoyer une invitation de calendrier

Programmer des réunions n’est pas une science infuse, surtout si vous faites partie d’une équipe à distance dont les membres travaillent sur différents fuseaux horaires. Pour trouver le créneau horaire idéal, posez-vous les questions suivantes :

• Avez-vous besoin d’un délai supplémentaire pour le transport ou l’installation des équipements ?

• Où la réunion aura-t-elle lieu ? Est-il nécessaire de réserver une salle, d’envoyer une invitation virtuelle ou les deux ?

• Sur quels fuseaux horaires se trouvent les participants ? La réunion se déroulera-t-elle pendant leurs heures de travail ?

7. Pendant la réunion : prendre des notes

Les notes de réunion sont vos alliées pour garder le fil de la discussion et retenir tous les détails importants : décisions prises, mises à jour du projet ou prochaines étapes. Elles permettent également de tenir les parties prenantes au courant de l’avancée de votre projet. Inutile de les convier à une réunion qu’elles suivront passivement : contactez-les ultérieurement et transmettez-leur vos notes, dont elles pourront prendre connaissance tranquillement.

Êtes responsable de la prise de notes peut sembler intimidant, mais vous pouvez facilement vous en sortir haut la main. Voici quelques conseils à garder en tête lorsque vous vous chargez de cette mission :

• Servez-vous de l’ordre du jour comme d’un plan pour votre prise de notes : plus besoin de perdre du temps à organiser les informations, la structure se trouve devant vos yeux.

• Ne transcrivez pas l’intégralité des propos échangés mot par mot. Privilégiez plutôt les informations importantes : actions à traiter, mises à jour du projet ou décisions clés.

• Pour les réunions en ligne sans diaporama de présentation, partagez votre écran avec les autres participants pour que chacun puisse voir vos notes. Les membres de votre équipe pourront intervenir s’ils constatent que vous avez manqué une information importante.

8. À la fin de la réunion : identifier et attribuer les actions à traiter

Vous est-il déjà arrivé de terminer une réunion sans savoir quoi faire ensuite ? Si la réponse est oui, attribuez des actions à traiter concrètes dès votre prochaine réunion. Elles vous aideront à identifier les rôles et les responsabilités de chacun une fois la réunion achevée. Mais ce n’est pas tout ! Les actions à traiter sont aussi un bon moyen pour :

1. S’assurer que chacun est sur la même longueur d’onde quant aux prochaines étapes à suivre et veiller à ce que le travail avance sans accrocs.

2. Cadrer la discussion et faire en sorte que les participants se concentrent sur un plan d’action concret, plutôt que sur des idées éparpillées.

Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, attribuez les actions à traiter en temps réel pendant la réunion. Assurez-vous de tout reporter dans vos notes, afin de garder une trace des responsabilités confiées à chacun. Si votre équipe utilise des outils de gestion de projet comme Asana, attribuez les tâches à accomplir directement depuis votre ordre du jour.

9. Après la réunion : communiquer et archiver les notes

Partager vos notes de réunion avec les participants est un excellent moyen de résumer l’ensemble des discussions. Ces notes aident les parties prenantes à se souvenir des décisions clés et des actions à traiter, pour garder le cap jusqu’à la prochaine réunion. Pour leur éviter d’assister à certaines réunions qui ne présentent qu’un intérêt limité, vous pouvez également les informer de la progression de votre projet de manière asynchrone.

Enfin, assurez-vous de sauvegarder et d’archiver vos notes de réunion à un emplacement accessible à tous : Asana vous permet de rédiger, communiquer et archiver celles-ci sur une même plateforme. Les parties prenantes peuvent alors commenter et collaborer directement sur les notes de réunion. Les tâches à accomplir et les discussions clés à leur sujet sont ainsi réunies au même endroit.

8 conseils pour une gestion de réunion efficace

La gestion de réunion est un processus relativement simple, mais seule la pratique vous aidera à la maîtriser. Pour vous épargner bien des difficultés et monter en compétences dans ce domaine, suivez ces 8 conseils :

1. Communiquer l’ordre du jour en amont : les parties prenantes arriveront préparées à la réunion et prêtes à partager leurs idées. Vous entrerez ainsi dans le vif du sujet dès le début de la réunion, au lieu de perdre un temps précieux à faire le point avec vos collègues.

2. S’en tenir aux sujets à l’ordre du jour : ce document fait office de guide de réunion. Vous y retrouverez tous les sujets à aborder, les décisions à prendre et le temps alloué pour chaque élément. Veillez à le garder à proximité pendant la réunion pour mieux gérer votre temps et ne pas vous écarter du sujet. Si vous évoquez des thèmes supplémentaires, effectuez un suivi ultérieurement, en différé ou lors d’une prochaine réunion.

3. Organiser des réunions courtes : plus la réunion dure et plus il est difficile de maintenir la concentration et l’implication des participants. Servez-vous de l’ordre du jour pour déterminer la durée de votre réunion et retenez que toutes n’ont pas besoin de durer une heure ! Organisez une réunion qui répond à vos besoins : 15 ou 30 minutes peuvent suffire. Si votre équipe travaille à distance, raccourcissez vos réunions d’affaires ; en effet, après 30 minutes de réunion en ligne, la fatigue liée à la vidéo se fait sentir. À l’inverse, lorsque nous échangeons en face à face, nous sommes généralement en mesure de maintenir notre attention pendant 45 à 60 minutes.

4. Limiter le nombre de participants au strict nécessaire : votre réunion n’en sera que plus efficace. Organisée en petit comité, la réunion gagnera en productivité, ce qui laissera le temps nécessaire à chacun des participants d’intervenir. Quant aux autres parties prenantes, elles s’épargnent une réunion superflue supplémentaire et ne perdent pas de temps. Dressez la liste des participants en conviant les collaborateurs qui contribuent directement à la prise de décision : en effet, votre réunion doit déboucher sur un résultat concret et ne pas se limiter à un partage d’informations. Vous pourrez toujours envoyer vos notes à toute partie prenante soucieuse de se tenir informée.

5. Commencer la réunion à l’heure : attendre quelques minutes que tous les participants arrivent ne pose pas le moindre problème. Néanmoins, n’attendez pas trop longtemps ; votre productivité pourrait en pâtir. Dans la mesure du possible, essayez de lancer vos réunions à l’heure prévue, même si tout le monde n’est pas encore présent. Les retardataires sont nombreux ? Commencez par une question brise-glace de 5 minutes pour laisser à chacun le temps d’arriver.

6. Rendre la réunion interactive : les échanges les plus fructueux mêlent créativité et dynamisme. Les participants ne se contentent pas d’écouter les autres passivement, bien au contraire : ils contribuent activement à la discussion. Pour rendre vos réunions plus interactives, demandez directement l’avis des uns et des autres ou réservez du temps pour une session de brainstorming.

7. Prévoir du temps pour les questions : il est essentiel de s’en tenir à l’ordre du jour, mais vous devez également vous montrer flexible et prendre le temps de répondre aux questions. Incitez les participants à les poser en cours de route, sans attendre la fin de la réunion. Ainsi, ils ne risqueront pas de les oublier et vous pourrez y répondre en contexte.

8. Assurer un suivi immédiat : communiquez vos notes, planifiez des réunions de suivi ou attribuez des actions à traiter, sans laisser le temps aux participants d’oublier ce qui s’est dit.

Réconciliez-vous avec vos réunions

Qui a dit que les réunions étaient nécessairement une perte de temps ? Si vous ne deviez retenir qu’une seule chose de cet article, c’est qu’une réunion productive en vaut mille. Avec quelques efforts de planification, il est tout à fait possible de faire avancer votre travail sans perdre de temps, voire même de gagner en productivité. Vous pourrez alors vous concentrer davantage sur les tâches essentielles.

Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez nos articles sur les réunions debout, les rétrospectives de sprint, les réunions de planification de sprint, les réunions de lancement de projet et les réunions post-mortem.