Travail à la maison, mode d’emploi : 24 conseils de productivité

Grâce à la popularité grandissante du travail à distance, à temps partiel comme à temps plein, dites adieu aux temps de transport à rallonge et aux open spaces !

Si l’idée de pouvoir travailler en pyjama nous paraît séduisante (et bien agréable !), Le télétravail vient avec son lot de nouveaux défis, tant en matière de gestion du temps que de communication au travail, sans parler du travail d’équipe. Les employés qui exercent à la maison doivent revoir leurs emplois du temps et trouver de nouvelles solutions pour bien travailler chez eux. En parallèle, les managers doivent réussir à gérer et motiver leurs équipes à distance, tout en collaborant aussi efficacement et en produisant un travail d’aussi bonne qualité qu’auparavant.

Dans de telles circonstances, il n’est pas toujours facile de s’épanouir, c’est pourquoi nous vous proposons 24 astuces pour tirer le maximum du télétravail et gagner en productivité.

Organisez minutieusement votre collaboration

Lorsque l’on est habitué à travailler aux côtés de son équipe au quotidien, passer à une collaboration à distance demande généralement un certain temps d’adaptation. Heureusement, vous pouvez vous fixer des règles qui vous faciliteront la tâche. Quelques astuces pour vous y aider :

1. Établissez des directives en matière de communication

Vous voulez avoir la certitude que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d’onde ? C’est très simple : précisez la fréquence, la temporalité et les outils à employer, sans oublier les modalités de communication entre services.

Décidez du canal de communication adapté à chaque situation. Par exemple, si certains problèmes ou questions peuvent être gérés par e-mail ou sur Slack, il ne sera pas nécessaire d’organiser une réunion.

À l’inverse, si la situation exige des échanges en temps réel à intervalle régulier, mieux vaudrait vous appeler ou communiquer par visioconférence.

2. Configurez vos outils de collaboration à distance

Le télétravail engendre souvent davantage d’échanges par e-mail, et vous devrez donc pouvoir accéder à votre boîte de messagerie professionnelle depuis chez vous.

Outre les communications par e-mail, chaque équipe choisit ses propres outils de collaboration. La vôtre devrait donc décider des outils à utiliser pour l’envoi de messages et les visioconférences, ainsi que pour assurer le suivi de ses projets.

Accordez-vous sur les outils de collaboration à distance nécessaires à votre équipe et vérifiez la validité de tous les identifiants au préalable. Veillez bien à disposer d’un réseau Internet fiable si vous ne voulez pas courir le risque de perdre des données ou interrompre des réunions.

3. Adoptez un outil de collaboration d’équipe

La gestion d’équipes à distance demande énormément de flexibilité de planification. Il vous faudra peut-être apprendre à utiliser de tous nouveaux outils, adopter une communication en différé ou encore faire preuve de créativité pour résoudre certains problèmes.

Outre le choix des bons outils de communication, il est vivement conseillé de centraliser vos activités sur une plateforme de gestion du travail, où vous pourrez planifier les projets et tâches de votre équipe, puis en assurer le suivi. Pour ce faire, vous pouvez créer des feuilles de calcul ou des dossiers à partager pour chaque projet, mais aussi faire appel à un logiciel de gestion de projet pour automatiser ces processus.

Mettez en place un système de gestion de projet fiable pour communiquer à votre équipe toutes les informations nécessaires, lui permettre d’envoyer tous ses livrables au même endroit et ainsi réduire le nombre d’e-mails et de réunions superflus.

4. Communiquez davantage lorsque vous travaillez sur différents fuseaux horaires

Les postes en télétravail permettent aux employés de travailler d’où ils le souhaitent. Toutefois, les équipes qui comptent des membres travaillant sur différents fuseaux horaires verront les temps de réponse s’allonger. Pour éviter de perdre du temps entre les échanges, exprimez-vous avec autant de précision que possible dans vos messages ou e-mails.

Quelques idées à mettre en pratique :

• Donnez autant d’informations que possible dès le départ

• Précisez les échéances des projets ou les dates auxquelles vous devrez faire le point

• Ajoutez des liens vers les ressources ou fils de discussion concernés

• Accompagnez votre message d’images ou de captures d’écran

• Prévenez vos collègues à l’avance en cas d’absence

Habituez-vous à communiquer en différé pour éviter de perdre du temps sur vos projets et donner à votre équipe tous les outils nécessaires pour avancer dans son travail.

5. Clarifiez les objectifs de projet et les attentes dès le début

Pour prendre en compte ces délais de communication, mieux vaut définir les attentes le plus tôt possible, en particulier pour les projets qui impliquent régulièrement plusieurs services. Vous devez clarifier les priorités au niveau individuel comme à l’échelle de toute l’équipe, de même que tous les objectifs, directives et dates de vos projets.

Après avoir expliqué les objectifs et les attentes, tenez-vous prêt à répondre aux questions ou à clarifier tous les détails au fil de l’eau. Une fois vos projets démarrés, vous devrez faire des retours à intervalle régulier et veiller au respect des attentes que vous avez définies.

Vous devrez également faire preuve de flexibilité et être en mesure de revoir les dates si nécessaire.

6. Enregistrez vos réunions d’équipe

Les grandes réunions d’équipe et autres réunions générales sont de bonnes occasions de tisser des liens avec vos collaborateurs et de vous tenir au courant des dernières nouveautés concernant l’entreprise. Malheureusement, tout le monde ne pourra pas y participer, ne serait-ce qu’en raison des différents fuseaux horaires, ou tout simplement s’ils sont malades ou en congé.

Pour vous assurer qu’aucun membre de l’équipe ne se sente exclu et que tous aient accès aux mêmes informations, enregistrez et partagez ces réunions Skype ou Zoom auprès de tous vos collègues.

Même chose pour les séances de formation et autres présentations importantes. Rendez ces enregistrements et présentations accessibles à tous les membres d’équipe pour leur permettre de les consulter et s’informer à leur propre rythme.

Gardez le contact avec votre équipe

Même si vous ne voyez pas vos collègues en face à face, vous pouvez tout de même créer du lien en ligne. Voici plusieurs techniques pour garder le contact :

7. Prévoyez de faire le point régulièrement

La communication est essentielle à toute collaboration, et plus encore lorsqu’il s’agit d’équipes à distance.

Pour maintenir une bonne communication, prévoyez d’organiser des réunions avec vos subordonnés à intervalle régulier (au quotidien, chaque semaine ou un jour sur deux, par exemple). Ces visioconférences permettront à vos collègues d’aborder les sujets difficiles à traiter par e-mail ou sur Slack. Elles seront également l’occasion de discuter plus en détail des avancées de chacun.

Quelques exemples de points à ajouter à votre ordre du jour de réunion :

• Obtenir les dernières informations au sujet des projets en cours

• Faire des retours sur les projets précédents ou actuels

• Prendre des nouvelles de ses collègues et s’assurer de leur bien-être

• Discuter des prochains projets

• Proposer des ressources ou formations complémentaires

Toutes ces suggestions pourront vous aider à planifier une réunion productive et engageante.

8. Saluez les réussites de votre équipe

Pour que vos collègues soient motivés et se sentent appréciés à leur juste valeur, vous devez reconnaître et célébrer leurs contributions. Trouvez des moyens de montrer votre reconnaissance et d’afficher votre soutien : ce peut être un simple e-mail, un message public sur Slack ou une annonce en réunion, entre autres.

Cela fera un bon exemple à suivre par vos collègues et les poussera à faire preuve de positivité, ainsi qu’à se dépasser.

9. Donnez à votre équipe l’opportunité de tisser des liens

Dans la mesure où il est plus difficile d’interagir avec les autres membres de l’équipe, le travail à distance peut engendrer un sentiment de solitude. Pour aider votre équipe à se sentir impliquée, créez des opportunités d’interaction sociale.

Quelques pistes pour aider les membres de votre équipe à échanger :

• Organisez des activités de team building

• Prévoyez des moments pour sociabiliser

• Partagez des citations sur le travail en équipe pour vous motiver

• Organisez des déjeuners virtuels ou des pauses-café pour créer du lien

Non seulement ces activités aideront les membres de l’équipe à se sentir moins seuls, mais elles renforceront les liens entre vos collègues et joueront sur la cohésion d’équipe et la collaboration.

Restez productifs à la maison

Ne pas travailler au bureau ne veut pas pour autant dire perdre en productivité ! Adoptez les stratégies suivantes pour bien vous concentrer lorsque vous êtes en télétravail :

10. Établissez une routine matinale

Une bonne routine matinale devrait vous mettre dans le bon état d’esprit pour travailler. Le passage au télétravail ayant certainement bouleversé votre emploi du temps, revenir à une routine matinale quotidienne pourrait vous aider à entamer votre journée de travail du bon pied.

Remplacez le temps de transport habituel entre chez vous et votre lieu de travail par un petit rituel pour bien démarrer la journée : prenez une douche, faites-vous un café et habillez-vous comme pour aller au bureau, par exemple. Une fois que vous aurez intégré que vous « vous rendez au travail », vous serez certainement plus productif.

Sur le même principe, vous pouvez vous concocter une routine en fin de journée pour décompresser : passez en revue le travail réalisé dans la journée, changez de vêtements, prenez le temps de méditer ou de faire le vide, etc.

11. Préparez-vous un emploi du temps

Si le télétravail, les emplois flexibles et autres opportunités de travail à la maison présentent des avantages, notamment des horaires flexibles et un certain confort, n’oubliez pas pour autant que votre travail pourrait vous prendre plus de temps que prévu si vous êtes constamment interrompu.

Vous n’avez certes pas à travailler de 9 h à 17 h tous les jours, mais vous devriez tout de même vous fixer des heures de travail précises et vous y tenir au maximum pour garder le rythme au quotidien.

N’oubliez pas non plus de prévoir des pauses pour vous donner le temps de repos nécessaire. Faire des pauses à intervalle régulier permet à votre cerveau de se détendre et de se recentrer, ce qui vous aide à rester productif tout au long de la journée.

Enfin, le travail en ligne peut nous faire perdre toute notion du temps, c’est pourquoi si vous voulez respecter votre planning, nous vous conseillons de faire appel à un logiciel de gestion du temps.

12. Traitez les tâches clés le matin

Comme le disait Mark Twain, « qui doit avaler un crapaud ferait mieux de le faire le matin à la première heure ».

Appliquée à la hiérarchisation des tâches, cette citation est de très bon conseil. En avalant le crapaud dès le matin, c’est-à-dire en vous occupant des tâches les plus complexes ou les plus importantes au plus tôt, vous serez davantage motivé et moins stressé lorsqu’il s’agira de traiter toutes les autres tâches moins essentielles ou urgentes au fil de la journée.

En outre, vous serez certainement plus enclin à accorder toute votre attention à une tâche tôt le matin, dans la mesure où vous n’aurez pas à gérer les distractions qui viennent généralement plus tard dans la journée, avec l’arrivée de nouvelles tâches et notifications.

13. Associez liste de tâches et blocs de temps

Lorsque vous travaillez à la maison, vous avez tendance à vous éparpiller ou à remettre les choses à plus tard ? C’est assez courant, et dans ce cas, nous vous recommandons d’adopter des stratégies de gestion du temps ou des tâches, par exemple en faisant appel à un logiciel de listes de tâches et au Time blocking pour planifier vos tâches par ordre d’importance.

Le fait de pouvoir visualiser vos tâches vous aidera à garder le rythme et à terminer votre travail dans les délais. Il vous suffira d’avoir une idée précise de ce que vous avez à faire dans la journée pour mieux vous concentrer et réaliser une tâche après l’autre, au lieu de tenter de tout faire en même temps.

14. Créez-vous un espace de travail dédié

Pourquoi ne pas travailler sur votre lit ou dans la cuisine, nous direz-vous ? Mauvaise idée : avec toutes les distractions auxquelles vous serez confronté, votre productivité pourrait grandement en pâtir. Mieux vaut séparer vos espaces de vie privés de votre lieu de travail et établir des limites claires.

Si vous n’avez pas de pièce en plus à convertir en bureau, aménagez-vous un coin de travail dans l’un de vos espaces de vie. Investissez dans un bureau, une chaise et un ordinateur de qualité pour travailler confortablement et bien vous concentrer.

Une fois que vous disposerez de votre propre espace de travail, vous aurez plus de facilité à vous mettre dans le bain, mais aussi à faire savoir aux personnes qui partagent votre vie à quel moment vous êtes au travail.

15. Rangez votre espace de travail

Difficile de se concentrer lorsque l’on travaille sur un bureau sens dessus dessous  ! Plusieurs recherches ont en effet démontré que le désordre provoque chez nous stress et anxiété.

Pour ne pas être victime de ce phénomène, essayez plutôt de trouver un système pour organiser votre espace de travail à la maison. Un bureau bien rangé vous facilitera le nettoyage, et vous n’aurez pas à perdre de temps à chercher ce dont vous avez besoin.

Voici quelques astuces pour bien vous organiser :

• Créez un système de classement numérique ou physique pour organiser vos dossiers

• Organisez la barre d’outils de votre navigateur en utilisant des signets et autres fonctionnalités courantes

• Rangez votre bureau sur vos temps de pause

En fin de journée, vous devriez laisser votre bureau dans le même état que celui dans lequel vous souhaiteriez le retrouver le lendemain.

16. Limitez les distractions

Lorsque l’on travaille à la maison et que vie privée et activités professionnelles deviennent indissociables, sans surprise, les interruptions extérieures pendant les heures de travail sont inévitables. Cela dit, vous pouvez prendre certaines mesures pour limiter les distractions au maximum.

Quelques astuces pour éviter les distractions pendant vos heures de travail :

• Si vous n’avez pas besoin de votre téléphone, mettez-le en mode silencieux ou en mode avion

• Désactivez les notifications d’application pendant vos heures de pleine concentration

• Portez un casque antibruit pour éviter d’être distrait par les sons extérieurs

• Indiquez vos horaires de travail aux autres de façon à ce qu’on ne vous dérange pas

17. Organisez votre quotidien avec les personnes qui vivent avec vous sous le même toit

Pour que tout se passe bien au travail comme à la maison, vous devez absolument clarifier la situation auprès des personnes qui vivent avec vous.

Communiquez sur votre planning de travail et faites-leur savoir quand et comment vous contacter pendant les heures où vous êtes disponible.

Si vous avez des enfants, qui sont en partie sous votre responsabilité, accordez-vous sur vos emplois du temps. Vous pourriez par exemple organiser la journée en plusieurs périodes de façon à alterner entre vos heures de travail et les moments passés avec vos enfants.

Nous vous recommandons de préciser aux personnes avec lesquelles vous vivez comment vous contacter pendant vos heures de travail. Un exemple : lorsque la porte de votre bureau est fermée, vous pouvez leur demander de glisser une petite note sous la porte au lieu de toquer.

Communiquez toutes ces informations pour créer un cadre clair et éviter les conflits à la maison.

Souciez-vous de votre mental

Entre les difficultés à se fixer des limites et le sentiment d’isolement, entre autres, le travail à distance n’est pas sans conséquence sur notre santé mentale et pose certains défis. Voici quelques stratégies pour entretenir votre bien-être physique et mental lorsque vous exercez chez vous :

18. Échangez avec les membres de votre équipe

L’isolement engendré par le travail à distance peut avoir des répercussions sur notre santé mentale, c’est pourquoi pouvoir s’adresser à certaines personnes de confiance pour discuter a tout son intérêt.

Trouvez-vous un collègue de travail avec qui échanger et partager défis et réussites, professionnels ou non. C’est le moyen idéal pour continuer à forger des relations de travail à distance.

Faites part de vos préoccupations à votre manager, qui saura adapter votre charge de travail en conséquence et vous proposer toutes les ressources nécessaires pour assurer votre bien-être.

Si vous devez revoir vos heures de travail ou si vous souhaiteriez prendre des jours de congé pour vous aérer l’esprit, contactez votre équipe des ressources humaines pour lui demander de l’aide.

19. Gardez du temps pour vous

Si vous espérez concilier activités professionnelles et loisirs, vous devez vous concocter une routine bien structurée. Le choix du degré de précision vous appartient, mais en général, le simple fait de planifier votre emploi du temps en mentionnant vos tâches quotidiennes dans les grandes lignes vous aidera à vous responsabiliser.

Ce conseil est d’autant plus essentiel si vous voulez consacrer du temps à vos passions. Il n’y a rien de plus facile que de faire de son travail une priorité, mais vous devez vous réserver du temps pour vous afin d’éviter le burnout à long terme.

Votre emploi du temps devrait inclure des tâches de ce style :

• Faire une pause de 15 minutes

• Lire un chapitre de livre

• Appeler un ami ou un proche

Quoi de plus agréable que de pouvoir rayer ces activités de la liste en fin de journée ? En outre, cela vous motivera davantage à travailler le lendemain.

20. Profitez au maximum des périodes de tranquillité

Profitez des accalmies pour donner votre maximum. Vous pouvez par exemple vous lever quelques heures avant tout le monde, ou encore travailler en leur absence. Vous pouvez également vous aménager des heures au calme pour bien travailler.

Profitez de ces moments paisibles pour traiter les tâches prioritaires qui vous demandent le plus de concentration. Vous n’aurez alors plus qu’à vous consacrer aux tâches moins exigeantes au fil de la journée.

21. Faites preuve de patience envers vous-même et envers les autres

Ce conseil est valable aussi bien pour les parents qui travaillent que pour les employés qui n’ont pas d’enfants. Vous êtes assailli de distractions extérieures ? Vous n’arrivez pas à vous concentrer ? Patience !

Personne n’est parfait et ne peut tout faire en même temps, alors n’hésitez pas à assouplir les règles à certains moments. Vous avez par exemple tout à fait le droit de faire des pauses supplémentaires, tant que vous veillez à ne pas perdre le fil de vos livrables.

Difficile de trouver le temps de tout faire, entre le travail, vos relations avec votre entourage et les moments où vous prenez soin de vous. En conséquence, mieux vaut planifier les choses à l’avance. Pourtant, personne n’est jamais à l’abri d’un imprévu. Dans ces cas-là, prévenez votre équipe et convenez d’un plan de secours.

Et surtout, faites preuve de patience envers vous-même. C’est un fait, tous les jours ne seront pas tous roses, chacun ayant besoin de temps pour s’adapter.

22. Dormez à heures régulières

À mesure que nos heures de travail gagnent en flexibilité, nous sommes de plus en plus tentés de veiller devant Netflix jusqu’à des heures tardives ou de nous réveiller à midi. Néanmoins, qui dit rythme circadien perturbé dit baisses de régime et manque de tonus au cours de la journée.

Normalement, un adulte devrait bénéficier d’au moins sept heures de sommeil par nuit. Respectez cette règle pour être en pleine forme et au top de votre concentration tout au long de votre journée de travail.

23. Fixez des limites à votre vie professionnelle

Lorsque la frontière entre vies privée et professionnelle s’efface, il est parfois plus difficile de séparer les deux. La preuve : en 2020, 71 % des travailleurs ont connu au moins un épisode de burnout, et 87 % ont déclaré travailler quasiment 2 heures de plus tous les jours.

Pour lutter contre le surmenage et parvenir à un équilibre optimal entre travail et vie personnelle, il est essentiel de fixer des limites. À ce titre, un emploi du temps bien défini précisant vos heures de travail et quand vous êtes joignable peut être un début de solution.

Votre journée terminée, ne vous préoccupez plus de quoi que ce soit en rapport avec vos activités professionnelles jusqu’au lendemain, y compris des e-mails que vous recevez hors de vos horaires de travail. Accordez-vous du temps pour vous, vos loisirs et vos relations.

24. Réservez-vous 30 minutes dans la journée pour prendre un bon bol d’air

Après des heures passées devant l’écran à traiter des milliers d’informations, nous sommes tous épuisés physiquement et mentalement.

Chaque fois que vous faites une pause plus longue, éloignez-vous de l’écran pour reposer vos yeux et votre cerveau.

Quelques idées à mettre en pratique :

• Levez le pied sur les réseaux sociaux

• Faites des promenades pendant les pauses

• Désactivez les notifications liées au travail en attendant le prochain jour ouvrable

• Laissez de côté l’ordinateur après le travail

Un changement de décor pourrait aussi vous aider à stimuler votre créativité.

Optimisez votre travail à la maison

Que vous travailliez pour une startup ou une PME-PMI, pas facile de concilier vie privée et vie professionnelle ! Faites preuve de flexibilité et exprimez vos besoins à votre équipe au fil de l’eau.

Une fois que vous aurez les bons outils pour bien travailler à distance, vous pourrez vous organiser votre petit espace de travail à la maison et y faire des étincelles. Dans tous les cas, n’oubliez pas que le télétravail a ses avantages, d’autant plus si vous appliquez nos conseils.