5 façons de garder une équipe motivée, même à distance

Apéritifs entre collègues, déjeuners partagés ou conversations autour d’un café… Ces activités ont toutes un point commun : elles permettent de nous réunir. Lorsque que votre équipe est en télétravail, l’absence de ces activités de socialisation sur le lieu de travail peut laisser un vide difficile à combler si l’on ne fait pas preuve d’un peu d’inventivité.

Pour que votre équipe à distance soit motivée, il faut qu’elle se sente soutenue. En l’absence de réunions physiques, envisagez de nouvelles façons de communiquer et de collaborer. Gagnez en visibilité sur vos projets pour faire comprendre à chacun en quoi son travail participe à l’accomplissement des objectifs de l’équipe. Donnez l’occasion aux membres de votre équipe de garder le contact pour que vous puissiez vous soutenir mutuellement et avancer ensemble dans la même direction.

Si vous gérez actuellement une équipe à distance, ces cinq stratégies vous aideront à responsabiliser votre équipe et à faire en sorte que vos collègues restent non seulement en contact, mais également impliqués dans leur travail.

1. N’hésitez pas à surcommuniquer

En télétravail, vous pouvez facilement passer à côté de quelque chose. Il est donc particulièrement important de communiquer, voire de surcommuniquer, qu’il s’agisse de planifier le travail, d’émettre un avis ou de louer les efforts d’un collègue. Au bureau, un sourire peut suffire, mais à distance, essayez de transmettre au mieux vos émotions et de vous exprimer sans voile. Si vous formulez une critique constructive, faites preuve d’un peu d’empathie. Votre message risque-t-il d’être mal interprété ? Pouvez-vous vous montrer plus clair et explicite ?

Surcommuniquer, ce n’est pas envoyer constamment des e-mails ou des mises à jour sans raison. Retenez qu’il est essentiel de tenir votre équipe informée de toute nouvelle initiative et allez régulièrement à la pêche aux nouvelles informations (et émotions). Informez vos employés des changements majeurs pour qu’ils puissent bénéficier du contexte nécessaire. Encouragez les conversations interfonctionnelles afin que tous les intervenants soient sur la même longueur d’onde. Adopter une source unique de référence comme Asana est un excellent moyen d’y parvenir.

2. Restez disponible

Le travail à distance fait parfois naître un sentiment d’isolement, encore plus lorsqu’un membre de votre équipe traverse une période difficile. Si vous échangez majoritairement sur Slack, par e-mail ou sur Asana, vos collègues peuvent avoir du mal à savoir quand et comment vous contacter.

Précisez vos disponibilités sur votre calendrier et indiquez sous quelles formes il est possible d’échanger avec vous. Vous pouvez choisir de faire quelques heures supplémentaires ou organiser des réunions individuelles. Si vous faites comprendre à vos collègues qu’ils peuvent vous contacter, vous les autorisez implicitement à faire part de leur ressenti et à solliciter votre aide, vos conseils ou votre participation à un événement plus festif.

Notez que ce temps d’échange supplémentaire réduira éventuellement quelque peu votre temps de travail. Cependant, accordez ce temps aux membres de votre équipe les aidera à travailler de manière plus efficace. Selon L’Anatomie du travail, les employés qui se sentent soutenus et qui ont une idée claire des répercussions de leur travail sur le reste de l’équipe sont deux fois plus motivés que leurs homologues. Laissez vos collègues être eux-mêmes, vous leur donnerez les moyens de briller.

3. Privilégiez les conversations en personne

À distance, impossible de voir ses collègues en personne. Cependant, les visioconférences sont un atout majeur à exploiter. La vidéo fournit un contexte précieux et rend le télétravail plus vivant qu’un simple appel ou e-mail. Bien entendu, toutes les réunions ne doivent pas nécessairement se transformer en visioconférences. N’hésitez pas à créer une politique à ce sujet, pour déterminer quand une visioconférence est souhaitée ou nécessaire.

Il est également essentiel pour votre équipe de profiter de conversations en personne plus informelles, comme ce serait le cas au bureau. Pourquoi ne pas organiser un apéritif ou un déjeuner virtuel une fois par semaine ? Vous pouvez aussi organiser un jeu avec vos collègues. Les conversations autour de la machine à café appartiennent au passé, mais il est toujours possible de se détendre entre collègues. C’est un excellent moyen de garder le contact.

4. Encouragez vos collègues à prendre le temps de se détendre

La transition vers le télétravail est difficile, et votre équipe peut se sentir stressée. Il est impossible d’éliminer entièrement cette sensation de stress. Toutefois, il est possible de créer des canaux de communication propices à la détente et sur lesquels communiquer sur son état ou ses humeurs. C’est un excellent moyen de garder une équipe motivée. Si vous agissez avec honnêteté et sincérité, votre équipe pourrait revenir au bureau plus soudée que jamais.

Voici quelques idées pour nourrir votre inspiration :

• Créez des canaux pour que votre équipe garde le contact. Vous avez probablement des messageries dédiées aux équipes et aux projets. Cela dit, c’est le moment idéal pour créer des canaux de communication afin de permettre aux employés de discuter d’autre chose que de leur travail. Chez Asana, nous avons mis en place des canaux comme #wear-asana-wednesday (les tenues Asana du mercredi), #book-club (club lecture) et #downdog (où nous publions des photos des animaux de compagnie des employés d’Asana).

• Incitez votre équipe à utiliser les fonctionnalités d’Asana comme l’indicateur de congés ou le mode Ne pas déranger. Aidez-la à fixer des limites entre vie professionnelle et vie privée, en particulier si vos collègues travaillent à la maison : encouragez-les à déconnecter pour échapper au sentiment de « disponibilité permanente ». Les inciter à désactiver les notifications pour faire savoir à l’équipe qu’ils sont hors ligne est un excellent moyen de combattre ce sentiment pesant.

• Rappelez à vos collègues qu’ils restent autorisés à prendre des jours de congés. Si l’un de vos collaborateurs a dû annuler un voyage durant la période de transition vers le télétravail, il a peut-être choisi d’annuler les congés payés sollicités avant son départ. Rappelez à vos collègues qu’ils sont libres de prendre des jours de congés, même si ce n’est que pour profiter simplement de « vacances à la maison ».

• Autorisez les horaires flexibles et accordez si possible des « jours pour souffler ». Certains collègues peuvent trouver le travail à distance plus difficile que d’autres. Ceux qui ont des enfants doivent jongler entre les responsabilités professionnelles et personnelles, notamment la scolarité des enfants. La situation de chaque équipe est différente. Si possible, autorisez les horaires flexibles et accordez des « jours pour souffler » à vos employés afin de les aider à faire face à leurs responsabilités personnelles.

5. Partagez vos bons plans pour se sentir utile

Votre équipe peut actuellement se sentir un peu démunie. Encouragez vos collaborateurs à aider leur communauté locale et créez un document partagé ou un projet Asana qui regroupe toutes les façons de se rendre utiles. Organisez une session de brainstorming en équipe où chacun pourra faire profiter aux autres des restaurants locaux qui proposent des plats à emporter, des organisations à but non lucratif qui offrent leur aide, et des possibilités de bénévolat à distance « à proximité » (sans mauvais jeu de mots !).

Donner les moyens à votre équipe de rester motivée et en contact, non seulement à l’échelle de votre entreprise mais aussi à celle de la communauté dans son ensemble, c’est permettre à vos collègues de s’impliquer pleinement dans leur travail.

Gérez et motivez votre équipe à distance

Garder le contact est le meilleur moyen de maintenir la motivation de votre équipe. Encouragez vos collègues à faire preuve de sincérité et manifestez votre soutien, où que vous vous trouviez. Pour en savoir plus sur la manière de garder la motivation de votre équipe en télétravail intacte, découvrez comment Asana aide votre équipe à collaborer et rester en contact où que vous soyez.